林業(yè)工程檔案管理精細(xì)化的探討

郝睿妍

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和科技的不斷進(jìn)步，國家對(duì)林業(yè)生態(tài)工程的檔案管理也是越發(fā)重視，而且也要求工作人員做好檔案管理的基礎(chǔ)工作。如果工程檔案管理工作沒做好，那么將會(huì)直接影響到工作的開展，所以為了能夠全面地提升林業(yè)生態(tài)工程檔案管理工作，必須不斷地加強(qiáng)精細(xì)化管理，只有這樣才能夠讓林業(yè)檔案部門的工作得到保障，另外只有嚴(yán)格按照規(guī)定以及扎扎實(shí)實(shí)地進(jìn)行檔案管理工作，才能提升林業(yè)生態(tài)工程檔案的現(xiàn)代化信息管理。

關(guān)鍵詞：重點(diǎn)林業(yè);工程檔案;精細(xì)化

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.084

構(gòu)建林業(yè)工程檔案管理體系既是林業(yè)工程建設(shè)、質(zhì)量監(jiān)督、項(xiàng)目審計(jì)、效益評(píng)估的具體工作需要，也是依法管檔、治檔、用檔的檔案管理發(fā)展需求，既具有現(xiàn)實(shí)意義，也具戰(zhàn)略意義。林業(yè)工程“功在當(dāng)代、立在千秋”。隨著國家生態(tài)文明建設(shè)步伐不斷加快，天然林保護(hù)工程、“三北”防護(hù)林體系建設(shè)工程、退耕還林還草工程、野生動(dòng)植物保護(hù)和自然保護(hù)區(qū)建設(shè)工程、林果業(yè)產(chǎn)業(yè)建設(shè)工程等重大林業(yè)項(xiàng)目逐步實(shí)施，林業(yè)工程檔案資料大幅增加。這類檔案既是工程立項(xiàng)、招投標(biāo)、施工、竣工的必備文件，又是對(duì)工程進(jìn)行檢查、驗(yàn)收、移交、使用、管理、維修、改擴(kuò)建的原始依據(jù)。

1 林業(yè)重點(diǎn)工程檔案管理存在的問題

林業(yè)重點(diǎn)工程是指以營造森林，保護(hù)林草、野生動(dòng)植物、濕地等資源，改善生態(tài)環(huán)境，優(yōu)化生存空間，實(shí)現(xiàn)林業(yè)建設(shè)可持續(xù)發(fā)展為目的的工程。各級(jí)管理單位或施工單位雖然在之前的林業(yè)重點(diǎn)工程建設(shè)中積累了不少先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，但其中暴露出來的問題仍然值得思考。

1.1 重視施工管理，忽視檔案建設(shè)

林業(yè)重點(diǎn)工程建設(shè)規(guī)模大、連續(xù)性強(qiáng)、時(shí)效期長、多部門參與等特點(diǎn)，從而形成檔案材料多，涉及部門、單位和環(huán)節(jié)多等現(xiàn)象。在眾多因素的促使下，如市場利益與施工周期、參建單位檔案意識(shí)薄弱等，在林業(yè)重點(diǎn)工程建設(shè)中存在“重實(shí)體建設(shè)、輕檔案記錄”的問題，缺少有林業(yè)重點(diǎn)工程檔案是林業(yè)重點(diǎn)工程建設(shè)基礎(chǔ)工作的重要組成部分的意識(shí)，致使林業(yè)管理出現(xiàn)滯后的情況，嚴(yán)重制約了項(xiàng)目各方對(duì)檔案資料的重復(fù)利用。除此之外，林業(yè)重點(diǎn)工程實(shí)施單位缺乏完整的管理機(jī)制、職責(zé)不清，嚴(yán)重影響到林業(yè)重點(diǎn)工程檔案的收集、整理工作。

1.2 檔案意識(shí)薄弱，工作銜接困難

做好檔案建設(shè)工作前提和保障是，管理人員對(duì)林業(yè)重點(diǎn)工程建設(shè)檔案管理有較強(qiáng)思想意識(shí)。然而，目前部分領(lǐng)導(dǎo)與工作人員對(duì)檔案建設(shè)認(rèn)識(shí)不足，控管意識(shí)薄弱，學(xué)習(xí)力度亟待加強(qiáng)，緊盯工程建設(shè)進(jìn)度和驗(yàn)收，忽視對(duì)于檔案管理的整理歸檔，從而造成了檔案管理各環(huán)節(jié)嚴(yán)重脫鉤。這造成許多重要資料不能及時(shí)歸檔甚至下落不明的現(xiàn)狀，究其原因，是因?yàn)橄嗷リP(guān)聯(lián)的部門內(nèi)部之間缺乏有效互動(dòng)溝通，檔案管理職責(zé)遲遲無法落實(shí)。加之檔案管理部門的專業(yè)性較強(qiáng)，施工人員和檔案管理人員在專業(yè)技術(shù)領(lǐng)域存在較大的溝通障礙，致使檔案管理工作缺乏及時(shí)性、規(guī)范性和系統(tǒng)性。

1.3 標(biāo)準(zhǔn)差異較大，配套硬件滯后

隨著林業(yè)領(lǐng)域社會(huì)關(guān)注度和技術(shù)更新速度的加快，林業(yè)重點(diǎn)工程建設(shè)檔案管理也面臨著適應(yīng)新情況、新要求等方面問題，這也給檔案管理工作對(duì)接帶來了新的困難。

其一，傳統(tǒng)陳舊的林業(yè)管理模式已經(jīng)無法滿足新形勢的需要，新舊更替之際，卻又缺乏完整的規(guī)章制度管理、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、管理方法，各環(huán)節(jié)的檔案建設(shè)管理質(zhì)量難以達(dá)到規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)要求。其二，參與工程管理的各方檔案標(biāo)準(zhǔn)不一致、不配套，如歸檔的資料內(nèi)容和格式不規(guī)范、前后內(nèi)容不吻合甚至矛盾，這給后期檔案的檢查與利用造成了極大的困難。

2 林業(yè)工程檔案管理精細(xì)化途徑

2.1 構(gòu)建科學(xué)合理的管理體制機(jī)制

黨的十八大以來，隨著依法治國戰(zhàn)略的實(shí)施，習(xí)近平總書記提出了檔案工作要“走向依法管理”的發(fā)展要求，林業(yè)工程檔案管理必須依法構(gòu)建科學(xué)合理的管理體制機(jī)制。一是統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分工負(fù)責(zé)。堅(jiān)持黨委政府和林業(yè)部門領(lǐng)導(dǎo)、上級(jí)檔案部門歸口指導(dǎo)、林業(yè)項(xiàng)目工程建設(shè)各單位共同參與的檔案工作體制。在林業(yè)部門合理設(shè)置檔案管理部門和崗位，履行檔案行政管理和保管利用職能。成立重點(diǎn)林業(yè)工程專門工作機(jī)構(gòu)或協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)時(shí)，根據(jù)需要確定專人負(fù)責(zé)檔案工作，確保建檔工作與工程實(shí)施同步進(jìn)行。二是積極推進(jìn)依法管檔。安全生產(chǎn)、審計(jì)監(jiān)督和工程建設(shè)單位對(duì)林業(yè)工程檔案資料管理有嚴(yán)格要求，有的明確指出：如果工程檔案資料不符合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，則判定該項(xiàng)工程不合格，對(duì)工程質(zhì)量具有否決權(quán)。按照《檔案法》和《檔案行政處罰自由裁量細(xì)化執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)》要求，積極構(gòu)建“部門聯(lián)合、專項(xiàng)跟進(jìn)、反應(yīng)迅速、查辦有力”的林業(yè)工程檔案聯(lián)合執(zhí)法檢查機(jī)制，確保各項(xiàng)法規(guī)政策落實(shí)到位，嚴(yán)防各類檔案違法問題發(fā)生。

2.2 建設(shè)良好的基礎(chǔ)設(shè)施，配備必要的專業(yè)設(shè)備

工欲善其事，必先利其器。要加大對(duì)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備的資金投入，為林業(yè)工程檔案的收集、保管、利用提供必要的經(jīng)費(fèi)和物質(zhì)保障。一是以省、市級(jí)政府為建設(shè)主體，根據(jù)全國檔案館設(shè)置原則，統(tǒng)籌規(guī)劃，設(shè)置建設(shè)林業(yè)工程檔案專館，以便更加規(guī)范地實(shí)施管理行為，方便開發(fā)使用統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)，防止重復(fù)建設(shè)和資源分散。二是可以在各級(jí)林業(yè)部門建設(shè)林業(yè)工程檔案室或林業(yè)工程檔案專柜，為林業(yè)工程檔案的管理使用提供必要的庫管場地。三是根據(jù)林業(yè)工程的特點(diǎn)，配備與工作相適應(yīng)的掃描儀、高拍儀、計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、磁盤陣列、移動(dòng)硬盤等專用設(shè)備，將紙質(zhì)文件、工程圖紙、照片、音視頻資料等采集錄入檔案管理系統(tǒng)，轉(zhuǎn)換成數(shù)字檔案信息。通過強(qiáng)基層、打基礎(chǔ)，把林業(yè)工程檔案館（室）建成設(shè)施完善、功能齊全、安全保密、服務(wù)便捷、節(jié)能環(huán)保的檔案保管基地。

2.3 建立功能完備的林業(yè)工程檔案信息管理系統(tǒng)

近年來，國家檔案局制定了檔案“存量數(shù)字化，增量電子化”戰(zhàn)略，也在加快實(shí)施數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，其中最迫切、最有效的是檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)。開發(fā)OA系統(tǒng)接口或其他接口程序，方便各級(jí)林業(yè)行政部門、內(nèi)部業(yè)務(wù)科室和林業(yè)站、所、林場等參與林業(yè)工程的單位收集、上傳、存儲(chǔ)電子檔案，實(shí)現(xiàn)一鍵上傳、單套歸檔、一站查閱。根據(jù)大數(shù)據(jù)時(shí)代、“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”模式的發(fā)展需求，結(jié)合林業(yè)工程的特點(diǎn)，加快開發(fā)建設(shè)林業(yè)工程檔案信息資源管理平臺(tái)，完善檔案數(shù)據(jù)文本分類、文本聚類、數(shù)據(jù)處理等子模塊。把紙質(zhì)文件庫、照片圖紙庫、音像資料庫和電子檔案庫分類存儲(chǔ)，并與電子信息數(shù)據(jù)庫對(duì)接。對(duì)內(nèi)提供林業(yè)工程審計(jì)、工程質(zhì)量監(jiān)督、工程效益評(píng)估以及檔案編研、檔案鑒定、檔案整理等業(yè)務(wù)支持，對(duì)外提供檔案查閱、檔案統(tǒng)計(jì)、信息公開、生態(tài)教育等服務(wù)。著力解決在電子政務(wù)形勢下檔案部門失語、缺位的問題。通過林業(yè)工程檔案信息管理系統(tǒng)備份林業(yè)建設(shè)中形成的重要檔案，讓林業(yè)工程檔案為林業(yè)工程管理服務(wù)、為政府決策提供參考、為人民群眾查閱信息等檔案利用提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和技術(shù)保障。

3 結(jié)束語

隨著經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展和科技的不斷提高，國家對(duì)于重點(diǎn)林業(yè)工程檔案的信息化管理也有著新的要求。重點(diǎn)林業(yè)生態(tài)工程在國家的經(jīng)濟(jì)發(fā)展中占據(jù)主要地位，同時(shí)不斷地發(fā)展林業(yè)是為以后的社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。因此，有效地提高林業(yè)重點(diǎn)工程檔案管理工作水平以及不斷地?cái)U(kuò)展林業(yè)信息資源，將能夠在一定程度上滿足現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展需要，同時(shí)也能夠培養(yǎng)出對(duì)信息化管理重視的檔案管理工作人員。

參考文獻(xiàn)

[1]李艷秋.林業(yè)檔案信息化建設(shè)路徑研究[J].科技風(fēng)，2017（20）：179.

[2]王娟娟.林業(yè)檔案管理信息化淺析[J].農(nóng)村經(jīng)濟(jì)與科技，2017

（19）：68-69.