新形勢下加強城建檔案管理的路徑探索

李明偉

摘 要：在城市建設(shè)工作中，城建檔案管理工作發(fā)揮了突出的作用，是為城市規(guī)劃與建設(shè)提供資料支持的關(guān)鍵性內(nèi)容。在城市化建設(shè)進(jìn)度逐漸加快的基礎(chǔ)上，城建檔案管理工作的難度也隨之提升。尤其是在新時期，對檔案管理工作提出了更高的要求。為了強化城建檔案工作的效率，提升檔案服務(wù)水平，應(yīng)積極探索新形勢下強化城建檔案管理水平的有效路徑。

關(guān)鍵詞：城建檔案;新形勢;檔案管理;路徑

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.074

在新的發(fā)展時期，檔案管理工作正在面臨全新的挑戰(zhàn)，對于城建檔案管理工作來說，應(yīng)結(jié)合新時期的管理要求，對檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新。要求相關(guān)的檔案管理部門能夠發(fā)揮自身的管理職責(zé)，深度挖掘城建檔案中的有用資源，對其加以開發(fā)和利用，使其在城市建設(shè)工作中充分發(fā)揮自身的檔案利用價值，為城市建設(shè)工作的高效開展提供保障。此外，也應(yīng)該認(rèn)識到新時期對檔案管理工作所造成的影響，從城建檔案的管理實際入手，分析如何在新形勢下強化自身的城建檔案管理水平。

1 城建檔案管理的現(xiàn)狀分析

1.1 檔案的參考價值不突出

在前期進(jìn)行城建檔案編研時，未根據(jù)檔案資料內(nèi)容采取特定的檔案編制方法。尤其是部分城建檔案資料中存在大量的圖紙信息，如市政工程中存在部分管道分布資料，如果采取單一的檔案編制方式，很難直觀呈現(xiàn)城建工程的內(nèi)容。在提取資料后，由于檔案呈現(xiàn)形式單一，很難發(fā)揮城建檔案的應(yīng)用價值，這也會對檔案資料的服務(wù)職能構(gòu)成嚴(yán)重影響。

1.2 城建檔案管理工作的信息化程度較低

從目前的城建檔案管理現(xiàn)狀來看，還存在信息化程度偏低的現(xiàn)象，雖然部分城建檔案館已經(jīng)利用計算機開展檔案管理工作，但是管理模式還是以傳統(tǒng)模式為主，且未深度挖掘計算機技術(shù)的應(yīng)用作用，致使檔案管理工作還呈現(xiàn)出一定的滯后性，這與當(dāng)前的檔案管理要求嚴(yán)重不符，也不能滿足城建工作對城建檔案服務(wù)所提出的新要求。當(dāng)前較為常見的檔案形式為借助先進(jìn)的技術(shù)對紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理，并未實現(xiàn)紙質(zhì)檔案向數(shù)字化檔案的轉(zhuǎn)變，呈現(xiàn)出信息化程度較低的管理特性。

1.3 對城建檔案管理工作的重視不足

由于檔案管理人員缺乏對檔案管理工作的正確認(rèn)識，認(rèn)為檔案管理工作并不會對城市建設(shè)與發(fā)展帶來直接影響，致使在具體開展工作時也以消極的態(tài)度應(yīng)對工作任務(wù)，對各項管理工作不夠重視，這不僅會影響檔案工作效率，也會限制檔案資料的利用率。尤其是一些主管部門未對檔案工作加強投入，導(dǎo)致管理人才呈現(xiàn)出業(yè)余化的特性，檔案管理工作中的軟硬件設(shè)施也相對滯后，很難實現(xiàn)檔案工作的信息化發(fā)展[1]。

2 新形勢下強化城建檔案管理水平的主要路徑

2.1 注重檔案編研工作，提升檔案參考價值

為了充分發(fā)揮城建檔案的應(yīng)用價值和參考價值，在進(jìn)行檔案資料編制時，應(yīng)根據(jù)檔案資料的內(nèi)容選擇最佳的編制形式，用創(chuàng)新的思想轉(zhuǎn)變檔案資料的呈現(xiàn)形式，使其能夠更具說服力，更容易被目前的社會大眾所接受。例如，可以借助攝影、錄像設(shè)備將城市建設(shè)的重點過程記錄下來，并且將其制作成畫冊或者視頻的形式加以保存。此外，也可根據(jù)城市建設(shè)的類型和工程內(nèi)容設(shè)計專題，將城市建設(shè)中的市政工程、道路工程以及基礎(chǔ)設(shè)施工程等相關(guān)資料進(jìn)行分別匯總。重點對于能夠反映城市特色的資料進(jìn)行編制，賦予城建檔案更高的參考價值[2]。

2.2 積極引入信息化技術(shù)，改善城建檔案的信息化水平

信息技術(shù)的普及應(yīng)用是新時期的重要特征，城建檔案要想在城市建設(shè)工作中發(fā)揮更好的應(yīng)用價值，充分展現(xiàn)其自身的檔案服務(wù)職能，則需要積極應(yīng)用信息技術(shù)，實現(xiàn)城建檔案的信息化建設(shè)。城建檔案館應(yīng)將城建檔案的信息化建設(shè)作為長期發(fā)展的艱巨任務(wù)，從信息資源層面和設(shè)備設(shè)施層面分別入手，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。一方面，應(yīng)積極建設(shè)信息資源，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，并且根據(jù)檔案資料內(nèi)容生成文件目錄，對于既有的城建檔案資料進(jìn)行全面梳理，去除其中的重復(fù)部分和無用部分，盡可能補充和完善檔案資料，建立起資料齊全的數(shù)據(jù)庫，為檔案檢索與利用提供便利;另一方面，應(yīng)加強軟硬件設(shè)施投入，配備計算機以及網(wǎng)絡(luò)通信服務(wù)設(shè)施，在檔案館內(nèi)，建設(shè)起安全可靠的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，并且委托相應(yīng)的軟件設(shè)計公司研制出與當(dāng)前城建檔案管理要求相符的管理軟件，確保軟件功能的全面性，從根本上提升城建檔案的信息化水平[3]。

2.3 轉(zhuǎn)變管理思想，強化對城建檔案工作的重視

在新形勢下的城建檔案工作要求發(fā)生了較大的變化，城建檔案的職能發(fā)揮有賴于其自身的檔案服務(wù)功能，從應(yīng)用層面來講，城建檔案的職能是為城市建設(shè)和城市規(guī)劃提供資料參考，同時向社會公眾展現(xiàn)城市的歷史發(fā)展過程，彰顯城市的特色。為了更好的發(fā)揮其社會職能，應(yīng)結(jié)合新形勢下的基本要求，對檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，使其朝向信息化和數(shù)字化的方向變革。在此過程中，管理人員的思想和管理觀念對城建檔案的改革進(jìn)程起著決定性的作用?；诖?，要求相關(guān)的管理人員應(yīng)首先轉(zhuǎn)變觀念和思想，正確認(rèn)識新時期的發(fā)展要求，并且為具體檔案工作的開展給出明確的指導(dǎo)?？傊滦蝿菹碌某墙n案管理工作應(yīng)實現(xiàn)以下轉(zhuǎn)變方能滿足當(dāng)前的檔案工作要求：即管理模式由傳統(tǒng)模式轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化模式，檔案載體由紙質(zhì)載體轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮虞d體，管理主體由人工管理轉(zhuǎn)變?yōu)榧夹g(shù)管理，管理服務(wù)由單一服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)槎嘣?wù)[4]。

2.4 認(rèn)清自身服務(wù)職能，增強檔案服務(wù)能力

在新形勢下，也對城建檔案管理的服務(wù)功能提出了更高的要求，要求城建檔案應(yīng)由被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)，即在充分了解檔案服務(wù)功能要求的基礎(chǔ)上，借助信息技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)構(gòu)建起功能全面的檔案管理平臺，相關(guān)用戶可以通過訪問檔案管理平臺獲取相應(yīng)的檔案服務(wù)。在特定的情況下，還需創(chuàng)新檔案服務(wù)渠道，改變原有的檔案服務(wù)渠道狹窄的問題，從根源上改善檔案服務(wù)質(zhì)量。具體可從如下方面著手：1）把握住5G的發(fā)展機遇，通過開發(fā)APP軟件的形式來滿足大部分用戶的檔案資料獲取需求;2）創(chuàng)建網(wǎng)絡(luò)平臺，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)平臺的服務(wù)優(yōu)勢，為用戶提供更為貼心的檔案服務(wù);3）借新興媒體之勢，通過創(chuàng)建新媒體賬號進(jìn)行內(nèi)容推送，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)提升內(nèi)容推送的精準(zhǔn)性，主動為用戶提供服務(wù)。

3 結(jié)束語

在城鄉(xiāng)一體化建設(shè)的新形勢下，城建檔案工作必定會面臨全新的挑戰(zhàn)，只有直面挑戰(zhàn)，不斷提升自身的檔案服務(wù)水平方能保障檔案資料價值的有效發(fā)揮，為城市建設(shè)助力。因此，本文提出了注重檔案編研工作，提升檔案參考價值;積極引入信息化技術(shù)，改善城建檔案的信息化水平;轉(zhuǎn)變管理思想，強化對城建檔案工作的重視;認(rèn)清自身服務(wù)職能，增強檔案服務(wù)能力等發(fā)展路徑，以期能夠全面提升城建檔案服務(wù)功能。

參考文獻(xiàn)

[1]趙希.加強城建檔案管理信息化建設(shè)的對策研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（10）：86+92.

[2]謝洪運.新形勢下加強城建檔案管理的實踐與思考[J].中小企業(yè)管理與科技（上旬刊），2019（09）：40+42.

[3]謝麗雅.智慧城市建設(shè)中的城建檔案管理研究[D].華中師范大學(xué)，2019.

[4]尚冠華.加強新時代城建檔案管理的幾點認(rèn)識[J].山東檔案，2018（04）：67-68.