關(guān)于企業(yè)檔案管理的制度建設(shè)研究

摘 要：隨著時(shí)代的發(fā)展，社會(huì)的進(jìn)步，很多企業(yè)都在探索一些現(xiàn)代化的管理制度，確保企業(yè)檔案能夠得到有效的管理。檔案管理對(duì)于企業(yè)的長(zhǎng)期發(fā)展來(lái)說(shuō)有著重要的作用，它不僅能為企業(yè)生產(chǎn)打造優(yōu)良環(huán)境，還可以提升企業(yè)發(fā)展的效率，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的完美轉(zhuǎn)型。但是目前檔案管理制度的建設(shè)還存在著許多問(wèn)題，相關(guān)人員應(yīng)該探索制度建設(shè)的有效途徑，為了企業(yè)后續(xù)的發(fā)展奠定基礎(chǔ)?；诖耍疚氖紫群?jiǎn)要分析了建立企業(yè)檔案管理制度的重要性，隨后分析了企業(yè)檔案管理出現(xiàn)的問(wèn)題，最后從四個(gè)方面分析了企業(yè)檔案管理制度的建設(shè)途徑，以供相關(guān)人士參考。

關(guān)鍵詞：企業(yè);檔案管理;制度;建設(shè)策略

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.067

對(duì)于一個(gè)企業(yè)的長(zhǎng)期發(fā)展來(lái)說(shuō)，企業(yè)檔案資料的保存是十分重要的，它能夠記錄企業(yè)在經(jīng)營(yíng)過(guò)程中的各類活動(dòng)，這不僅是一種原始的記錄，更是企業(yè)多年所積攢下來(lái)的財(cái)富。因此有關(guān)檔案管理的工作者就應(yīng)該肩負(fù)起身上的職責(zé)，確保企業(yè)的檔案能夠得到有效管理。在這種情況下，要建立完善的檔案管理制度，確保檔案管理工作可以朝著健康穩(wěn)定的方向發(fā)展，為企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)保駕護(hù)航，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的完美轉(zhuǎn)型。

1 建立企業(yè)檔案管理制度的重要性

企業(yè)檔案管理工作與企業(yè)是共存的，它要記錄從企業(yè)發(fā)展的第一天起所經(jīng)歷的全部?jī)?nèi)容。因此對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，建立完善的檔案管理制度是十分重要的。目前隨著時(shí)代和社會(huì)的迅猛發(fā)展，越來(lái)越多的企業(yè)面臨著更大的壓力與挑戰(zhàn)，在這種錯(cuò)綜復(fù)雜的時(shí)代背景下，企業(yè)更應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案的管理，確保檔案管理工作能夠?yàn)槠髽I(yè)的生產(chǎn)活動(dòng)提供有效服務(wù)，還可以避免企業(yè)在經(jīng)濟(jì)上所發(fā)生的糾紛，為維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益作出重要貢獻(xiàn)。在企業(yè)改革發(fā)展的大潮流中，建立管理制度最為關(guān)鍵，當(dāng)然這也是保證企業(yè)檔案管理工作可以蓬勃發(fā)展的重要因素。為了能夠使得企業(yè)檔案管理工作輔助企業(yè)的長(zhǎng)期發(fā)展，就必須從以下幾個(gè)方面做出改變[1]。首先，檔案管理制度必須取得有效的創(chuàng)新，這樣才能夠與企業(yè)的組織和生產(chǎn)結(jié)構(gòu)緊密相連，為企業(yè)的轉(zhuǎn)型提供強(qiáng)有力的數(shù)據(jù)支撐。其次，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步，對(duì)檔案管理工作應(yīng)該有更高的標(biāo)準(zhǔn)，為了檔案管理工作的穩(wěn)定運(yùn)行奠定基礎(chǔ)。最后，由于企業(yè)制度要相應(yīng)改革，所以檔案管理工作也要面臨著更大的挑戰(zhàn)，這需要檔案管理工作者不斷的摸索管理工作的新方法，著眼于目前的改革狀態(tài)，積極的實(shí)現(xiàn)檔案管理制度的創(chuàng)新。

2 企業(yè)檔案管理出現(xiàn)的問(wèn)題

企業(yè)的長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展離不開(kāi)檔案管理工作的有效支持，但是在目前的管理工作已經(jīng)逐漸暴露出了許多問(wèn)題，如果這些問(wèn)題不能夠被有效解決，將會(huì)影響到企業(yè)的完美轉(zhuǎn)型。

首先，檔案管理制度不能夠發(fā)揮出重要作用的直接原因，是由于企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)和執(zhí)行檔案管理工作的有關(guān)人員不能夠意識(shí)到檔案管理的重要性，他們的管理工作對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要意義。從領(lǐng)導(dǎo)方面來(lái)說(shuō)，領(lǐng)導(dǎo)們無(wú)法真正的意識(shí)到管理工作的重要性，而是直接用制度去約束下級(jí)，卻不能夠以制度的要求來(lái)約束自己。領(lǐng)導(dǎo)都是注重眼前的利益，不能夠貫徹落實(shí)檔案管理工作的有關(guān)制度，不具備長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的目光，看不到工作能夠?yàn)槠髽I(yè)帶來(lái)的重要影響。從檔案管理人員來(lái)講，他們已經(jīng)形成了一種散漫的狀態(tài)，不能夠保持對(duì)工作的熱情，由于制度的不完善，管理人員更不會(huì)認(rèn)真的去執(zhí)行檔案管理的工作[2]。而從另一方面來(lái)說(shuō)，檔案管理部門中出現(xiàn)的問(wèn)題很大一部分原因是因?yàn)闄n案管理監(jiān)督的工作不到位，即使發(fā)現(xiàn)了問(wèn)題，又怕影響到單位的聲譽(yù)和自己的人際關(guān)系而選擇拒絕曝光，最終使得檔案管理工作漏洞百出。

其次，由于企業(yè)內(nèi)部的管理制度并不健全，而導(dǎo)致檔案管理制度無(wú)法實(shí)施。很多企業(yè)都建立了檔案管理制度，但是卻不能夠有效的配合檔案管理的相應(yīng)步驟，最終使得檔案管理工作的各項(xiàng)內(nèi)容都無(wú)法得到落實(shí)，使得很多文件材料和有關(guān)數(shù)據(jù)無(wú)法及時(shí)歸檔。很多檔案管理部門都想要執(zhí)行自己的工作，但是由于企業(yè)沒(méi)有完善的管理制度，而導(dǎo)致檔案管理部門出現(xiàn)心有余而力不足的狀態(tài)，想要提升檔案管理工作的效率可謂是難上加難。

最后，企業(yè)中的員工不能夠遵循管理，甚至?xí)M(jìn)行一些違法操作，這些都阻礙了檔案管理的制度實(shí)行。檔案管理部門也制定了很多管理制度，但是卻并未真正意識(shí)管理制度是一種機(jī)制。在很多情況下會(huì)出現(xiàn)制度的制定與實(shí)際操作不符的現(xiàn)象，而導(dǎo)致最終檔案管理的環(huán)節(jié)脫節(jié)，無(wú)法真正的靠近目標(biāo)。雖然制定了很多制度，但是都沒(méi)有實(shí)現(xiàn)制度的約束性，很多員工認(rèn)為規(guī)范管理制度并不是什么大事，只要下次不再犯就可以了，所以讓檔案管理工作的執(zhí)行受到阻礙[3]。

3 企業(yè)檔案管理制度的建設(shè)途徑

3.1 建立并完善檔案服務(wù)制度

如果想使得企業(yè)的檔案管理工作有效實(shí)行就必須建立并且完善檔案的服務(wù)制度，應(yīng)該不斷的強(qiáng)化檔案管理工作，豐富檔案管理的每一項(xiàng)內(nèi)容，企業(yè)要為檔案管理工作提供有效的工作環(huán)境，明確檔案服務(wù)的條件，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，完善服務(wù)機(jī)制。企業(yè)一定要為檔案的利用與管理明確方向，使得檔案管理工作可以服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展運(yùn)行。

3.2 促使企業(yè)檔案管理趨于現(xiàn)代化

當(dāng)前時(shí)代和社會(huì)都處于蓬勃發(fā)展的狀態(tài)，為了使企業(yè)能夠跟得上發(fā)展的大潮流，有關(guān)部門必須明確企業(yè)檔案管理工作的特點(diǎn)，豐富科學(xué)管理的形式，建立有效的處置機(jī)制，不斷的跟隨時(shí)代發(fā)展的腳步，明確檔案管理工作的意義。針對(duì)目前的形式，可以將紙質(zhì)的檔案實(shí)體進(jìn)行數(shù)字化的處理，并且加大對(duì)檔案管理的資金投入，提高檔案管理工作的執(zhí)行效率，加強(qiáng)工作人員的個(gè)人素養(yǎng)，使得企業(yè)檔案管理工作的各項(xiàng)內(nèi)容都能夠貼合時(shí)代發(fā)展的需要[4]。

3.3 加強(qiáng)企業(yè)各部門對(duì)檔案管理的重視

檔案管理制度不能夠有效執(zhí)行的主要原因，是因?yàn)槠髽I(yè)主管部門不能夠意識(shí)到檔案管理的重要性。因此企業(yè)必須強(qiáng)化工作人員對(duì)檔案管理工作的重視，安排專門的人員對(duì)檔案進(jìn)行管理。目前傳統(tǒng)的管理辦法已經(jīng)不適用于現(xiàn)代化的企業(yè)進(jìn)程，所以必須加強(qiáng)有關(guān)管理人員的思想儲(chǔ)備，改變他們的工作觀念，確保管理者可以具備長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的目光，來(lái)重視企業(yè)的檔案管理工作。在此基礎(chǔ)上還應(yīng)該樹(shù)立良好的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù)理念，拓展班管理的接收以及儲(chǔ)存的渠道，鼓勵(lì)有關(guān)管理者定期的對(duì)檔案管理工作提出意見(jiàn)，一定要確保檔案管理工作透明、公開(kāi)、高效，保證檔案管理工作能夠?qū)ζ髽I(yè)的長(zhǎng)期發(fā)展提供強(qiáng)有力的支撐。

3.4 關(guān)注企業(yè)管理基礎(chǔ)

想要有效的實(shí)行檔案管理制度，就必須首先關(guān)注企業(yè)的基本管理工作。檔案管理工作可以在生產(chǎn)建設(shè)、經(jīng)營(yíng)決策、宣傳教育、政治穩(wěn)定等多個(gè)方面發(fā)揮出重要作用，所以企業(yè)應(yīng)該在這種情況下規(guī)劃發(fā)展策略，為檔案管理工作提供有效的實(shí)現(xiàn)途徑。

4 結(jié)束語(yǔ)

對(duì)于企業(yè)的長(zhǎng)期發(fā)展來(lái)說(shuō)，建立檔案管理制度是十分重要的，檔案管理制度的建立能夠?yàn)闄n案管理工作提供有效的執(zhí)行途徑，使得檔案管理趨于系統(tǒng)化，標(biāo)準(zhǔn)化。但是目前企業(yè)檔案管理制度的建立還存在著許多問(wèn)題，所以有關(guān)人員從建立并完善檔案服務(wù)制度、促進(jìn)企業(yè)檔案管理區(qū)現(xiàn)代化、加強(qiáng)企業(yè)各部門對(duì)檔案管理的重視、關(guān)注企業(yè)管理基礎(chǔ)這四個(gè)方面分析了檔案管理制度建立的有效途徑，為企業(yè)長(zhǎng)期穩(wěn)定的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1]劉冬妮.企事業(yè)單位檔案管理工作研究[J].東西南北：教育，2019（8）：136-136.

[2]廖艷婷.基層企事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題與解決對(duì)策分析[J].企業(yè)文化（中旬刊），2019，000（005）：204.

[3]鄭太敏.企事業(yè)單位檔案管理中現(xiàn)代化方式的利用[J].現(xiàn)代營(yíng)銷：經(jīng)營(yíng)版，2019，317（05）：151-151.

[4]白紅艷.關(guān)于做好企事業(yè)單位檔案管理工作的思考[J].中國(guó)市場(chǎng)，2018，000（014）：115，117.

作者簡(jiǎn)介

范曉娜（1988-），女，漢族，山東高密人，本科，初級(jí)助理檔案館員，研究方向：檔案方向。