館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程管控

陳長(zhǎng)燕?陳炳藝

摘 要：在當(dāng)下很多單位的檔案數(shù)目增多，管理難度大幅度提升。因此，實(shí)行數(shù)字化檔案管理手段，對(duì)于提高檔案管理效率，促進(jìn)單位內(nèi)部的穩(wěn)定發(fā)展具有很多積極意義，因此在工作中對(duì)館藏紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理和鑒定，制定出適合本單位的檔案數(shù)字化實(shí)施方案;加強(qiáng)實(shí)施過程中每個(gè)環(huán)節(jié)的質(zhì)量控制，有助于安全、穩(wěn)步推進(jìn)館藏檔案數(shù)字化工作。

關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案;數(shù)字化;過程管控

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.037

1 前言

由于歷史的原因，本單位當(dāng)前館藏檔案的載體類型主要為紙質(zhì)檔案。紙質(zhì)檔案在長(zhǎng)期的保管和使用的過程中，會(huì)出現(xiàn)泛黃脆化、破裂、字跡褪色等各種損傷，無法再生。隨著現(xiàn)代科技日新月異的發(fā)展，檔案數(shù)字化建設(shè)是檔案管理的大趨勢(shì)。國(guó)家電網(wǎng)公司檔案工作“十三五”規(guī)劃中，明確提出要加快各類檔案數(shù)字化進(jìn)程。本次存量紙質(zhì)檔案數(shù)字化的目的是有效地保護(hù)原件，提高檔案的利用效率，讓企業(yè)內(nèi)部檔案利用者通過企業(yè)網(wǎng)方便地查詢和閱覽各類檔案信息，提升館藏檔案業(yè)務(wù)管理水平。

2 館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化開展的必要性

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，館藏檔案的數(shù)字化建設(shè)步伐逐漸加快，這對(duì)于進(jìn)一步加快館藏的整體發(fā)展有著十分關(guān)鍵的作用。其主要價(jià)值主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)層面：

1）有助于大幅度提高檔案管理效率。近幾年來，館藏的工作量逐漸增大，其中涉及的各種檔案資料也發(fā)生了很大的改變，資料內(nèi)容相比于之前的更加寬泛，這無疑會(huì)給檔案管理工作帶來很大的困擾。然而，采用數(shù)字化檔案管控就會(huì)在一定程度上解決這種問題。館藏中各個(gè)部門可以借助數(shù)字化技術(shù)將檔案信息進(jìn)行保存，便于今后的查找，從而大大簡(jiǎn)化工作的流程，提高尋找的精準(zhǔn)度。同時(shí)，還會(huì)大大節(jié)省人力和物力，促進(jìn)檔案管理工作的開展。2）有助于實(shí)現(xiàn)信息共享。每個(gè)單位都會(huì)分為不同的部門，在各個(gè)部門中都有獨(dú)自的檔案信息。但是工作期間，部門之間的信息需要進(jìn)行共享，相互利用。在傳統(tǒng)檔案管理模式下，由于不同部門檔案管理方法不同，造成信息查找極為不便。而信息化管理模式可以借助互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)對(duì)信息進(jìn)行共享，通過對(duì)檔案錄入制定統(tǒng)一要求，任何部門在需要資料時(shí)可以通過一臺(tái)電腦就可以調(diào)取，這樣為不同部門工作帶來極大便利。

3 數(shù)字化前準(zhǔn)備工作

1）數(shù)字化場(chǎng)所的確定及軟、硬件的提供。加工場(chǎng)地選擇要考慮安全性和便利性。本單位檔案庫(kù)房隔壁就是檔案技術(shù)用房，里面有空調(diào)、滅火器、監(jiān)控等設(shè)備，十分安全和便利，同時(shí)對(duì)檔案日常工作影響小，符合數(shù)字化加工場(chǎng)地要求。配備了數(shù)字化所需的硬件設(shè)施，包括計(jì)算機(jī)、免拆卷掃描儀、平板等平板掃描儀等。軟件是企業(yè)網(wǎng)內(nèi)的國(guó)家電網(wǎng)公司數(shù)字檔案館系統(tǒng)。2）查閱最新的館藏檔案數(shù)字化工作的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)則和方法，制定詳細(xì)的館藏檔案數(shù)字化方案，確保數(shù)字化加工的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，規(guī)范操作環(huán)節(jié)和技術(shù)參數(shù)及指標(biāo)。3）館藏檔案數(shù)字化是一項(xiàng)巨大的系統(tǒng)工程，需要相當(dāng)?shù)娜肆Α⑽锪图夹g(shù)支撐。將館藏存量檔案100%數(shù)字化不現(xiàn)實(shí)。本次數(shù)字化工作目標(biāo)建立涵蓋100%存量檔案的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，其中重要非涉密存量檔案掃描形成電子原件，掛接到數(shù)據(jù)庫(kù)。

4 館藏檔案數(shù)字化實(shí)施過程及管控

1）目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建立及掃描范圍的確定。按文書、生產(chǎn)調(diào)度、科研、基建、設(shè)備、合同、會(huì)計(jì)、招標(biāo)等門類對(duì)館藏紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理，依據(jù)整理規(guī)范要求，每卷/件檔案錄入全宗號(hào)、分類號(hào)、檔號(hào)、題名、責(zé)任者、形成時(shí)間、保管期限、歸檔日期、主題詞、提要等要素到國(guó)家電網(wǎng)公司數(shù)字檔案館系統(tǒng)，建立館藏檔案基本目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。初步建好館藏紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)后，再根據(jù)本單位紙質(zhì)檔案的珍貴程度、利用率情況以及是否涉密，確定紙質(zhì)檔案的掃描及掛接電子原文的范圍。在此過程中發(fā)現(xiàn)的檔案遺留的問題，如頁(yè)碼錯(cuò)編、漏編、裝訂順序顛倒、著錄錯(cuò)誤、檔案破損等問題一并解決，同步完成館藏檔案的實(shí)體清點(diǎn)校對(duì)工作。2）紙質(zhì)檔案掃描主要技術(shù)指標(biāo)。掃描色彩模式、掃描分辨率、存儲(chǔ)格式、命名規(guī)則等，是檔案掃描的主要技術(shù)指標(biāo)。本單位選用免拆卷掃描儀、平板掃描儀，掃描分辨率設(shè)置為300dpi，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描。文件采用雙層PDF格式保存，一件保存為一個(gè)文檔，每份文檔按檔號(hào)命名。對(duì)不規(guī)則的文檔進(jìn)行特殊處理，如大幅面圖紙采用拼接技術(shù)處理，對(duì)容易損壞的珍貴資料進(jìn)行平板掃描等，根據(jù)原始檔案載體的性質(zhì)，以彩色掃描為主，對(duì)原件清晰度差的，個(gè)別采用灰度掃描。掃描出來的圖片能夠如實(shí)地反映原檔案頁(yè)面的全部信息，不允許掃描出來的圖像有信息殘缺、遺漏。3）圖像處理及質(zhì)檢。進(jìn)行圖像問題數(shù)據(jù)處理，主要包括糾偏、去污、OCR識(shí)別和雙層PDF等技術(shù)處理，處理質(zhì)量要求以視覺清晰為準(zhǔn)，頁(yè)面完整。對(duì)出現(xiàn)偏斜的圖像應(yīng)進(jìn)行糾偏處理，以達(dá)到視覺上基本不覺偏斜為準(zhǔn)。對(duì)圖像頁(yè)面中出現(xiàn)影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)，如黑點(diǎn)、黑線、黑框、黑邊等應(yīng)進(jìn)行去污處理，處理過程中應(yīng)遵循不影響檔案原貌的原則。圖像質(zhì)量檢查主要是對(duì)處理過的圖片對(duì)照原檔案進(jìn)行全檢，以發(fā)現(xiàn)前兩個(gè)工序（掃描和圖像處理）存在的漏掃、多掃、命名等問題，標(biāo)記并重新處理。4）數(shù)據(jù)掛接。數(shù)據(jù)庫(kù)中文件條目信息和數(shù)字化檔案成品文件整理完成后，要對(duì)數(shù)字化檔案成品文件進(jìn)行掛接，通過掛接技術(shù)將數(shù)字化檔案成品掛接到檔案系統(tǒng)各門類檔案對(duì)應(yīng)的文件條目中，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化文件條目與數(shù)字化檔案成品電子文件一一對(duì)應(yīng)。

5 數(shù)字化質(zhì)量控制與成果驗(yàn)收

數(shù)字化質(zhì)量控制內(nèi)容包括數(shù)字圖像、檔案目錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)掛接和數(shù)字化工作中產(chǎn)生的工作文件的完整性和規(guī)范性。本單位檔案部門成立了專門的質(zhì)檢小組，質(zhì)檢工作貫穿于數(shù)字化加工的全過程：對(duì)每天的掃描工作進(jìn)行自檢;每個(gè)門類檔案數(shù)字化加工完成后進(jìn)行階段性檢驗(yàn);所有門類紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工完成后，采用計(jì)算機(jī)自動(dòng)檢驗(yàn)和人工檢驗(yàn)相結(jié)合的方式對(duì)數(shù)字化成果進(jìn)行驗(yàn)收。計(jì)算機(jī)能自檢的項(xiàng)目100%采用計(jì)算機(jī)自檢，無法用計(jì)算機(jī)自檢的項(xiàng)目進(jìn)行人工抽檢，抽檢比率為10%。檢驗(yàn)中發(fā)現(xiàn)的問題立即標(biāo)注整改，重新進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，存儲(chǔ)離線備份的硬盤同時(shí)移交。

6 數(shù)字化加工安全保密情況

數(shù)字化的安全保密必須嚴(yán)格按照《國(guó)家電網(wǎng)有限公司保密工作管理辦法》和檔案數(shù)字化加工相應(yīng)規(guī)范。結(jié)合檔案數(shù)字化工藝流程和本單位的實(shí)際情況，梳理出實(shí)施過程中可能發(fā)生的保密風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)，并根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估制定安全保密措施。本單位數(shù)字化加工現(xiàn)場(chǎng)配備覆蓋全場(chǎng)的視頻監(jiān)控系統(tǒng)，實(shí)施全程監(jiān)控，工作區(qū)域采用內(nèi)部局域網(wǎng)傳輸交換數(shù)據(jù)，不存在對(duì)外出口，實(shí)體檔案或移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)不得帶離工作區(qū)域，確保檔案數(shù)字化工作和保密工作協(xié)調(diào)共進(jìn)。

7 結(jié)束語

館藏存量紙質(zhì)檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案館建設(shè)最基礎(chǔ)的工作，從檔案實(shí)體的出庫(kù)到最后的還原入庫(kù)，中間經(jīng)過目錄錄入、拆卷、掃描、數(shù)據(jù)處理、備份等工序，各道工序環(huán)環(huán)相扣，同時(shí)涉及諸多的規(guī)章制度，是一項(xiàng)非常艱巨且龐雜的工程。在檔案數(shù)字化工作的推進(jìn)過程中，逐步掌握了數(shù)字化加工流程、技術(shù)和方法及規(guī)范，不斷提高數(shù)字化效率，確保檔案數(shù)字化工作目標(biāo)保質(zhì)、保量完成，提高了本單位檔案工作服務(wù)質(zhì)量和管理水平。

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