事業(yè)單位干部人事檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策

劉芳汝

摘 要：長(zhǎng)期以來，人事檔案管理工作一直是事業(yè)單位的重點(diǎn)工作之一，發(fā)揮的作用不容忽視。實(shí)施科學(xué)合理的人事檔案管理，可以保證事業(yè)單位的持續(xù)健康發(fā)展。但是在新形勢(shì)下，各方面的工作要求越來越高，事業(yè)單位對(duì)人才的需求也越來越大。唯有做好機(jī)關(guān)人事檔案管理工作，才能使優(yōu)秀人才充分發(fā)揮出應(yīng)有的作用。本文就事業(yè)單位干部人事檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策進(jìn)行探究。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案管理;現(xiàn)狀;對(duì)策

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.009

在人力資源管理中，事業(yè)單位干部的人事檔案管理工作是其中一項(xiàng)極其重要的內(nèi)容。干部人事檔案資料包含干部經(jīng)歷、思想品質(zhì)、業(yè)務(wù)能力等內(nèi)容，是機(jī)關(guān)對(duì)干部進(jìn)行分析和評(píng)優(yōu)的重要依據(jù)，是人事工作的重點(diǎn)。在新的歷史條件下，干部人事檔案管理工作需要不斷創(chuàng)新，為機(jī)關(guān)資源優(yōu)化配置提供有價(jià)值的資料。目前，隨著人事制度改革和信息化技術(shù)的應(yīng)用，新形勢(shì)下檔案管理體制改革的步伐越來越大，檔案管理工作效率提高，更加適應(yīng)社會(huì)發(fā)展。

1 事業(yè)單位干部人事檔案管理現(xiàn)狀

1）管理制度不完善。干部人事檔案管理在干部選拔、任用等一系列社會(huì)活動(dòng)中發(fā)揮著重要的證明作用，要在管理制度上下功夫，如果管理不到位，就會(huì)造成許多嚴(yán)重問題。據(jù)悉，目前我國(guó)大部分機(jī)關(guān)檔案管理工作還不合理，沒有建立專門小組負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作，整個(gè)工作管理流程混亂，管理檔案沒有制定相應(yīng)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，管理重點(diǎn)沒有明確，有些人事檔案資料沒有及時(shí)收集歸檔，內(nèi)容不全;還有一些檔案凌亂，明顯缺乏分類整理。另外，還存在相關(guān)人員干部檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，管理模式陳舊，直接導(dǎo)致其他管理手段落后，多數(shù)縣級(jí)單位干部人事檔案基本上依靠人工管理，主要是手工填制，工作量大，速度慢，效率低，在科技、信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，人工管理明顯不適應(yīng)新形勢(shì)。有些單位仍采用傳統(tǒng)的管理模式，如事業(yè)單位人員變動(dòng)頻繁，部分人員對(duì)檔案重要性認(rèn)識(shí)不足，致使檔案管理工作隨意性，檔案管理效率不高。2）檔案管理人員素質(zhì)不高。一是當(dāng)前檔案部門工作人員對(duì)檔案工作對(duì)每個(gè)重要性認(rèn)識(shí)不足，工作態(tài)度不認(rèn)真。在平時(shí)的檔案管理工作中，經(jīng)常把檔案管理作為簡(jiǎn)單材料的裝訂整理，只要在工作中對(duì)材妥善保管好，避免材料丟失、漏報(bào)即完成工作要求。這一狀況使得檔案工作常常處于應(yīng)付狀態(tài)。二是一般事業(yè)單位工作人員對(duì)自身檔案不重視，歸檔不及時(shí)。例如有的干部平時(shí)考核后沒有及時(shí)移交給檔案管理部門;有的干部提供的個(gè)人信息不全面，致使檔案管理部門無法全面掌握干部的真實(shí)情況;有些干部對(duì)自己的前途沒有任何劃，認(rèn)為檔案對(duì)自己沒有多大用處;有些干部不知道哪些材料要?dú)w檔，在填寫情況時(shí)比較隨意，造成導(dǎo)致填錯(cuò)的現(xiàn)象。3）檔案管理信息建設(shè)力度不夠。目前，雖然部分單位有效建立了人事檔案管理系統(tǒng)，但是管理人員素質(zhì)不高，系統(tǒng)應(yīng)用能力不足，僅簡(jiǎn)單地記錄和統(tǒng)計(jì)了員工的信息，對(duì)員工的生活、工作等方面的信息不涉及，嚴(yán)重影響了檔案信息化的效果。與此同時(shí)，也有許多單位由于領(lǐng)導(dǎo)忽視、經(jīng)費(fèi)不足等原因，在推進(jìn)人事檔案管理信息化工作中力度不夠，仍然采用傳統(tǒng)的手工操作。因此，檔案管理的工作量大，保存困難，而且管理效果差。4）檔案管理綜合質(zhì)量不高。檔案內(nèi)容不夠全面。一般干部檔案資料中，老資料比重較大，新資料較少，同時(shí)，新資料的補(bǔ)充也比較滯后，許多干部的真實(shí)面目不能及時(shí)表現(xiàn)出來，也會(huì)影響其他工作的開展。第二，檔案材料不規(guī)范;文件材料的管理比較細(xì)致，因此在填寫文件材料時(shí)也應(yīng)遵循相應(yīng)的原則，避免出現(xiàn)填寫錯(cuò)誤、不完整等問題。但問題比較普遍，主要原因還是填寫人對(duì)此不夠重視。

2 事業(yè)單位干部人事檔案管理對(duì)策

新時(shí)期做好事業(yè)單位干部人事檔案管理工作，有利于適應(yīng)事業(yè)單位自身的快速發(fā)展，有利于調(diào)動(dòng)和激發(fā)干部潛能，有利于強(qiáng)化人力資源配置，充分發(fā)揮人力的資源價(jià)值。具體管理對(duì)策可以從下三個(gè)方面著手：

1）建立科學(xué)合理的事業(yè)單位干部人事檔案管理制度。實(shí)際工作中，對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行科學(xué)合理的配置，可以保證其更有效的進(jìn)行，使檔案的價(jià)值得到充分的發(fā)揮。干部人事檔案管理工作具備較強(qiáng)的政策性、專業(yè)性和操作性，目前，其管理體制還不規(guī)范和完善，會(huì)顯著地影響到相關(guān)工作的實(shí)施效果，甚至影響到人事檔案管理工作的順利開展。尤其在人事檔案鑒定、審核工作中，要有層次的保證，防止虛假材料、不規(guī)范材料進(jìn)入檔案信息存儲(chǔ)環(huán)節(jié)，造成人事檔案價(jià)值低、參考性差，影響價(jià)值的挖掘。與此同時(shí)，還要配合建立鑒定審核歸檔制度，并與責(zé)任追究機(jī)制相結(jié)合，協(xié)助檔案管理員把好質(zhì)量關(guān)，確保材料能按其屬性分類，協(xié)助事業(yè)單位其他部門工作能穩(wěn)定、高效地開展。對(duì)干部人事檔案中的信息進(jìn)行鑒定、歸檔，還應(yīng)嚴(yán)格按照操作流程進(jìn)行工作落實(shí)，分清主次，消除冗余。尤其要嚴(yán)格審核干部檔案中的學(xué)歷、經(jīng)歷、職稱、職務(wù)、晉升、培訓(xùn)、考核等材料，確保材料的一致性、完整性和一致性。對(duì)于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，如內(nèi)容缺失、含糊等，要及時(shí)徹底檢查，查漏補(bǔ)缺，確保檔案資料完整，不影響干部人事工作。另外，如有未歸檔的材料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行清理，交由相關(guān)管理部門處理。如果填寫有誤或手續(xù)不全，應(yīng)將其退回有關(guān)人員，并要求補(bǔ)齊后再放入檔案，以確保干部人事檔案信息的權(quán)威性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。2）加強(qiáng)事業(yè)單位干部人事檔案管理的人才隊(duì)伍建設(shè)。事業(yè)單位檔案管理過程中，人才隊(duì)伍建設(shè)具有重要作用。實(shí)際工作過程中，企業(yè)強(qiáng)化檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，是保證檔案工作高效運(yùn)轉(zhuǎn)，更好地為機(jī)關(guān)服務(wù)的根本保證。首先，事業(yè)單位管理人員要按照崗位設(shè)置要求核定人數(shù);同時(shí)，還要通過合理的薪酬制度，使職位升遷有較大的空間，保證崗位流動(dòng)率能控制在最低限度。其次，在人員配置上，要從招聘環(huán)節(jié)入手，對(duì)優(yōu)秀人才進(jìn)行甄選，注重選拔政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)，能夠在實(shí)際工作中恪守強(qiáng)烈的責(zé)任感和使命感的人才，確保機(jī)關(guān)人事檔案管理工作落到實(shí)處，保證機(jī)關(guān)人事檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)。再次，還應(yīng)對(duì)人事檔案工作人員進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，并以更科學(xué)、更系統(tǒng)的方式對(duì)檔案工作人員進(jìn)行技能培訓(xùn)。另外，還應(yīng)引進(jìn)更多的計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，以保證人事檔案信息價(jià)值的充分發(fā)揮。同時(shí)，借助電子信息技術(shù)，使此項(xiàng)工作更好地開展起來，進(jìn)一步提高機(jī)關(guān)干部人事檔案的管理效率。3）加強(qiáng)事業(yè)單位干部人事檔案管理信息化建設(shè)。目前，隨著信息化時(shí)代的發(fā)展，事業(yè)單位信息化建設(shè)加快，傳統(tǒng)人事檔案管理模式已經(jīng)不適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需求，存在重重弊端。因此，事業(yè)單位要提高人事檔案管理的質(zhì)量和效率，就必須改革管理方法，積極引進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)，開展信息化建設(shè)。根據(jù)自身情況，購(gòu)置現(xiàn)代化信息設(shè)備，及時(shí)將人事檔案輸入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，產(chǎn)生各種電子檔案，不僅可以提高信息查詢的效率，還可以減輕工作人員的負(fù)擔(dān)，防止檔案的損壞和磨損，使檔案更好地發(fā)揮其價(jià)值，滿足事業(yè)單位人才流動(dòng)管理的需要。與此同時(shí)，事業(yè)單位要積極構(gòu)建人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，通過身份認(rèn)證、密碼認(rèn)證等多種認(rèn)證方式，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的查詢。

3 總結(jié)語(yǔ)

在新形勢(shì)下，檔案管理工作還存在一系列問題需要解決。必須抓住管理的核心，建立健全檔案管理體制，培養(yǎng)一支綜合素質(zhì)高、管理水平高、管理效率高的檔案管理隊(duì)伍，并通過信息化手段，提高檔案管理的信息化水平，從軟件和硬件設(shè)施等方面進(jìn)行創(chuàng)新，以適應(yīng)新形勢(shì)的要求。

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