基于PMIS 系統(tǒng)的建設項目電子文件管理探析

張榮亮 王君正 張 牧/浙江浙能嘉華發(fā)電有限公司

PMIS系統(tǒng)是燃煤耦合污泥發(fā)電項目的基建管理信息系統(tǒng)，其建設目標為實現(xiàn)建設項目電子文件全過程歸檔管理。它在原有PMIS平臺基礎上擴展開發(fā)施工管理功能，預留與檔案管理系統(tǒng)的接口，實現(xiàn)PMIS系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)傳輸與交互，同時實現(xiàn)PMIS系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)銜接。筆者所在的嘉興發(fā)電廠燃煤耦合污泥發(fā)電擴建項目管理信息系統(tǒng)PMIS系統(tǒng)已與項目同步建設，能夠對項目電子文件產(chǎn)生與流轉實施有效控制，實現(xiàn)電子文件管理及歸檔。

1 建設項目電子文件管理存在的問題

一是建設項目電子文件具有傳統(tǒng)文件所不具備的系統(tǒng)依賴性、信息易變性等技術特點，電子文件活動過程時間拉長，電子文件管理面臨真實性、完整性和長期可讀性的問題；此外電子文件管理方式會隨信息技術變化而發(fā)生變化，電子文件安全性難以得到保障。二是項目電子文件種類繁多，涉及立項、設計、施工記錄、驗收記錄、竣工圖等，整個工程無法保證所有類型的電子文件都是原生態(tài)的電子文件，特別是很多外部文件將無法納入PMIS系統(tǒng)的流程，只能進行數(shù)字化處理后以附件形式掛接到PMIS系統(tǒng)，電子文件有效性得不到保障。三是參建單位多，包含建設單位、設計單位、監(jiān)理單位、施工單位等，業(yè)務能力參差不齊，對電子文件的理解存在偏差，如果沒有統(tǒng)一的管理制度，電子文件歸檔難以開展。

2 基于PMIS系統(tǒng)的電子文件管理實現(xiàn)方式

第一，完善配套管理制度，規(guī)范電子文件歸檔和電子檔案管理。一方面，從項目管理上，實施前端控制、優(yōu)化業(yè)務流程，切實加強檔案工作與基建工程同步管理力度，保證建設項目電子檔案的原始性。制定《嘉興發(fā)電廠250t/d燃煤耦合污泥發(fā)電項目檔案管理規(guī)定》等管理制度，檔案管理人員從電子文件的形成、積累、整理到歸檔，按時間、范圍等逐細節(jié)監(jiān)督、指導，實施科學的前端控制。另一方面，在電子檔案管理制度上，在工程開始就提出電子文件歸檔要求，竣工資料驗收時對電子文件進行檢查，只有保證電子文件驗收工作的質(zhì)量，才能保證整套電子文件的完整性、準確性和系統(tǒng)性，保證電子文件的順利歸檔、整理及利用。

第二，優(yōu)化PMIS系統(tǒng)業(yè)務流程，完善原生態(tài)電子文件。由于PMIS系統(tǒng)平臺在電子文件形成當中的功能比較單一，根據(jù)實際情況，實施燃煤耦合污泥發(fā)電項目PMIS系統(tǒng)差異化開發(fā)，對38個功能模塊優(yōu)化，開發(fā)了施工管理模塊，PMIS系統(tǒng)電子簽章和電子簽名，制定數(shù)字簽名流程和認證方式，開展PMIS系統(tǒng)電子文件的電子簽章流程，完善PMIS系統(tǒng)原生態(tài)電子文件。同時根據(jù)電子文件歸檔范圍，在PMIS系統(tǒng)中預先設定分類號和保管期限，實現(xiàn)電子檔案自動分類和鑒定。

第三，開發(fā)PMIS系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)接口。檔案系統(tǒng)向PMIS系統(tǒng)提供Webservice接口，PMIS系統(tǒng)將需要歸檔的數(shù)據(jù)按檔案系統(tǒng)提供的規(guī)范封裝成XML，調(diào)用歸檔接口歸檔數(shù)據(jù)目錄，電子文件上傳到sftp服務器，檔案系統(tǒng)根據(jù)歸檔XML中信息找到對應路徑將電子文件歸檔。歸檔時以一個標段作為一卷檔案歸檔，案卷中采用一文一件的形式歸檔，即一個文件目錄下放一個原件。若一條業(yè)務數(shù)據(jù)有多個附件，則進行多次傳送，一條業(yè)務數(shù)據(jù)攜帶一個附件，直至附件全部傳送至檔案系統(tǒng)。

第四，優(yōu)化PMIS系統(tǒng)的電子文件歸檔系統(tǒng)。一是搭建電子文件歸檔功能模塊，對原有的檔案管理系統(tǒng)流程和功能再造，升級檔案管理系統(tǒng)，通過電子文件歸檔系統(tǒng)與PMIS系統(tǒng)對預歸檔功能模塊進行對接，增加日志管理、審計跟蹤、檢測、元數(shù)據(jù)采集功能。在PMIS系統(tǒng)中新增“電子文件歸檔”功能，此功能主頁面包含歸檔范圍中所確定的所有功能，采取一鍵歸檔模式完成歸檔。將PMIS系統(tǒng)平臺上辦結的電子文件歸檔移交到檔案管理系統(tǒng)的預歸檔模塊，實現(xiàn)電子檔案管理可控、可溯、可靠。

二是分析歸檔元數(shù)據(jù)。根據(jù)建設項目特點和PMIS系統(tǒng)內(nèi)相關元數(shù)據(jù)分析，歸檔電子文件元數(shù)據(jù)主要包括項目名稱、文件題名、文件編號、責任者、文件類型、軟件環(huán)境等20多個元數(shù)據(jù)，同時從案卷層和文件層兩方面，基本滿足系統(tǒng)發(fā)生變化時電子文件的恢復、數(shù)據(jù)遷移，保證建設項目電子檔案真實、完整。

三是進行四性檢測。在PMIS系統(tǒng)電子文件歸檔形成電子檔案的過程中利用各種手段、措施、技術、制度來確保真實性、完整性、可用性和安全性。在依據(jù)相關標準以及結合業(yè)務系統(tǒng)的實際需要，在PMIS系統(tǒng)電子文件歸檔形成電子檔案的過程中對系統(tǒng)形成的歸檔數(shù)據(jù)進行四性檢測。檢測工具設置四性檢測的檢測項，按照檔案歸檔階段、檔案移交階段和檔案長期保存階段給出推薦檢測項。在流程中加入電子簽名環(huán)節(jié)，簡化操作手續(xù)、保障電子檔案真實性角度進行技術方案的設計。