責(zé)任·愿景·行動—檔案利用服務(wù)的迭代升級*

梁艷麗 吳雁平

（1.新鄉(xiāng)市檔案館 新鄉(xiāng) 453000；2.開封市檔案館 開封 475000）

檔案利用是指利用者到檔案館或檔案室獲取檔案信息, 而檔案利用服務(wù)則是指檔案館或檔案室為滿足利用需要向利用者提供檔案信息。[1]檔案利用服務(wù)是對檔案利用需求的積極響應(yīng)，是檔案利用需求得以滿足，檔案利用得以實現(xiàn)的必要條件。檔案利用服務(wù)決定了檔案利用的數(shù)量、質(zhì)量和效益，檔案利用需求的變化也為檔案利用服務(wù)的改進乃至迭代升級指明了方向。

盡管不同階段檔案利用需求的主要指向不同，檔案利用服務(wù)的種類、方式、途徑不同，但貫穿檔案利用服務(wù)中服務(wù)主體（檔案工作人員）、服務(wù)客體（利用者）的責(zé)任卻是一以貫之、一脈相承的。

1 檔案利用服務(wù)中主、客體的責(zé)任

1.1 檔案利用服務(wù)中服務(wù)主體的責(zé)任

1.1.1 守住檔案利用的安全底線

檔案法律法規(guī)中關(guān)于檔案利用安全的規(guī)定眾多。相較于檔案的收集、整理、編目等內(nèi)部管理，檔案利用中安全的不可控因素增加，更需通過法治力量、制度優(yōu)勢、人員能力、技術(shù)進步等守住安全底線。為便于管理和更好地保存檔案，檔案館的檔案是分級管理的。但是，在檔案利用服務(wù)中，任何等級的檔案在安全底線方面是不應(yīng)該也不能夠分級的。館藏、室藏的珍貴檔案、重點檔案、高齡檔案在利用中固然要加倍小心，一般檔案的安全同樣要高度重視。由于檔案的唯一性和不可再生性，安全工作應(yīng)當(dāng)力求萬無一失，安全底線務(wù)必要牢牢守住。

檔案利用服務(wù)中的安全底線既包括檔案的實體安全，也包括檔案的信息安全。如浙江省公安廳檔案數(shù)字化成果在上網(wǎng)共享前，由數(shù)源部門嚴格審核把關(guān)，部門主要領(lǐng)導(dǎo)簽字確認，嚴防將敏感信息上網(wǎng)共享。2017年5月爆發(fā)勒索病毒事件，該省部分市公安局服務(wù)器遭受攻擊，檔案數(shù)據(jù)無法讀取，經(jīng)緊急啟用備份數(shù)據(jù)，不到半天時間系統(tǒng)就恢復(fù)正常運行。[2]

1.1.2 守住檔案利用的法律底線

檔案利用服務(wù)中的法律底線指服務(wù)主體應(yīng)嚴格遵守法律法規(guī)的規(guī)定，在法律的框架下開展工作，依法保障服務(wù)客體的權(quán)利，維護檔案所有者、形成者、涉及者的權(quán)益。如青島市檔案館在檔案資料查閱單背面印制“查閱利用本館檔案資料須知曉下列事項”，第五條規(guī)定：為保護檔案資料、維護知識產(chǎn)權(quán)，復(fù)印檔案只限于和查閱目的直接相關(guān)的內(nèi)容，復(fù)印圖書資料不得超過該圖書資料的十分之一。第七條規(guī)定：利用者可在著作中引用館藏開放檔案資料內(nèi)容，但須注明來源和出處，全文引用、公布或用于展覽、影像等，須經(jīng)本館同意并簽訂利用協(xié)議。無獨有偶，美國國家檔案館、英國國家檔案館、加拿大國家圖書檔案館和澳大利亞國家檔案館在數(shù)字檔案館建設(shè)過程中，均設(shè)置了隱私聲明和版權(quán)聲明。[3]

1.1.3 守住檔案利用的制度底線

檔案利用服務(wù)中的制度底線指的是服務(wù)主體應(yīng)按照利用制度開展工作。不根據(jù)個人喜好、心情選擇性地執(zhí)行制度中的某些條文，不因為利用者的職務(wù)高低、影響力大小、與個人的親疏、查閱內(nèi)容的難易度、查閱數(shù)量的多少等因素忽略某些條文或隨意增加限制性條件，不得出現(xiàn)不按制度執(zhí)行，不按程序辦事的情形。

1.2 檔案利用服務(wù)中服務(wù)客體的責(zé)任

1.2.1 維護檔案的安全

利用檔案是利用者的權(quán)利，維護檔案的安全是利用者的義務(wù)。在實體檔案利用過程中，利用者不得涂改、偽造檔案，不得損毀、丟失檔案，不得隨意轉(zhuǎn)讓檔案，不得擅自銷毀、出賣檔案，不得因人為的、主觀的因素威脅檔案的安全。通過網(wǎng)絡(luò)瀏覽、查閱、下載有關(guān)檔案資料時，應(yīng)遵規(guī)守法，不影響數(shù)據(jù)安全。

1.2.2 不得侵犯國家的、集體的和他人的合法權(quán)益

利用者在利用檔案維護自身權(quán)益的同時，不得損害國家的、集體的和他人的合法權(quán)益。有些被利用的檔案內(nèi)容尚未公開且不宜公開，如涉及商業(yè)秘密、技術(shù)信息、個人隱私等。利用者在獲準利用這部分檔案時，應(yīng)該遵守利用協(xié)議，只在特定目的、特定事項中使用，并不得擅自抄錄、傳播有關(guān)檔案內(nèi)容。此外，紀檢監(jiān)察、公安、法院、檢察院、組織、人事等部門因公查閱有關(guān)檔案時，也應(yīng)遵守有關(guān)規(guī)定。

只有服務(wù)主體和服務(wù)客體都承擔(dān)起應(yīng)有的責(zé)任，檔案利用服務(wù)才能依法、正常、持續(xù)、規(guī)范、高質(zhì)量開展，檔案利用服務(wù)的迭代升級才不會偏離“為民、便民、利民、惠民”的方向。

2 檔案利用服務(wù)愿景

檔案利用服務(wù)的“痛點”主要表現(xiàn)在四個方面：一是受檔案移交進館時間的限制，館藏檔案所屬時期與現(xiàn)實相距十年乃至更久，讓檔案“為現(xiàn)實服務(wù)”打了不小的折扣；二是受館藏、室藏檔案資源的限制，館際、館室之間信息“孤島”現(xiàn)象嚴重，異地查檔耗時費力，在同一行政區(qū)域檔案室內(nèi)查找檔案無從下手；三是檔案利用服務(wù)被動性強，主動服務(wù)意識差，用戶覆蓋面??；四是線下查檔時間限制性強，影響檔案資源的隨時獲取。

針對檔案利用服務(wù)的四個“痛點”，提出檔案利用服務(wù)的四個愿景：全階段可查、跨機構(gòu)能查、多用戶覆蓋、全時段響應(yīng)。

2.1 全階段可查

檔案全階段可查的愿景，即移交檔案機構(gòu)與未移交檔案機構(gòu)的檔案都在可查閱范圍內(nèi)。

受不同種類檔案歸檔移交時間的限制，一個單位形成的、已整理完畢的所有檔案并非都集中保管在檔案室。檔案工作負責(zé)機構(gòu)應(yīng)根據(jù)檔案形成流程、運轉(zhuǎn)機制、保管地點，結(jié)合各有關(guān)部門檔案經(jīng)手人員的崗位職責(zé)，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，制定檔案室內(nèi)、外保管檔案，檔案產(chǎn)生單位內(nèi)部利用和對外利用的辦法，努力實現(xiàn)檔案的全階段可查。

各有關(guān)單位應(yīng)按照《政府信息公開條例》的規(guī)定，確保應(yīng)公開政府信息在檔案館可查。

2.2 跨機構(gòu)能查

針對檔案館際之間、館室之間信息孤島，缺乏溝通協(xié)調(diào)的現(xiàn)狀，提出通過館際聯(lián)動、館室協(xié)調(diào)、開展異地查檔等措施實現(xiàn)檔案跨機構(gòu)能查的愿景。

2.2.1 館際聯(lián)動

交通的便利擴大了人們出行的范圍，改變了家族世世代代乃至個人久居一地的局面。居住地與所要查的檔案異地逐漸“常態(tài)化”。打破地域限制，實現(xiàn)異地查檔成為利用者的“新期待”。

全國政協(xié)委員楊冬權(quán)曾指出：實現(xiàn)檔案資源的社會共享，是網(wǎng)絡(luò)時代對檔案工作的必然要求，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為實現(xiàn)檔案資源共享提供了可能。實現(xiàn)資源共享的前提是進行資源整合，這需要各級檔案部門積極把檔案目錄和檔案原文數(shù)字化，并通過網(wǎng)絡(luò)與其他檔案部門等進行跨單位、跨區(qū)域的整合及聯(lián)動……讓利用者無論身處何處，都可以“一鍵利用”。[4]

2020年國家檔案局中央檔案館技術(shù)部工作要點指出：推進全國檔案查詢利用服務(wù)平臺建設(shè)工作。建立聯(lián)通各級綜合檔案館的檔案查詢利用服務(wù)平臺，實現(xiàn)檔案查詢利用“一網(wǎng)通辦”。[5]

上述講話和要點對解決異地查檔給出的方案不謀而合：基于網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)傳輸打破地域的限制，基于檔案目錄和原文數(shù)字化實現(xiàn)檔案信息與實體的分離，基于檔案查詢利用服務(wù)平臺的建設(shè)打破館際之間的孤島，建設(shè)異地檔案查詢的網(wǎng)絡(luò)綠色通道。

2.2.2 館室協(xié)調(diào)

檔案館和部分檔案室是接收和移交檔案的關(guān)系，和不在檔案館接收范圍的檔案室之間幾乎沒有聯(lián)系。隨著新機構(gòu)的成立和檔案形成單位的多元化，在不調(diào)整檔案館接收范圍的前提下，為滿足利用者的查檔需求，幫助利用者鎖定檔案所在單位，了解查檔須知，建立臺賬，了解并定期更新已有檔案室的數(shù)量、分布、室藏檔案種類、主要內(nèi)容、聯(lián)系人、查檔方式等迫在眉睫。只有底子清、路子熟、制度全、響應(yīng)快，才能實現(xiàn)館室協(xié)調(diào)的愿景。

2.3 多用戶覆蓋

“只有在利用主體的權(quán)益受到影響，需要檔案作為證據(jù)維護其合法權(quán)益的時候，利用主體才會有利用檔案的主觀愿望，進而采取利用檔案的實際行動，在平時利用者是沒有必要拿出證據(jù)來‘利用’的。同時，一旦問題解決，利用者在很長一段時間內(nèi)不會有再次利用這份檔案的需求，因為證據(jù)只要證明一次就夠了，沒必要反復(fù)證實，反復(fù)利用。”[6]由此可以概括出個人為解決特定事項查閱檔案的三個特點：目的明確性、內(nèi)容固定性、次數(shù)有限性。

這三個特點的得出基于檔案的憑證價值，但檔案憑證價值的指向與功能隨時間的推移而逐漸變化。檔案利用的多用戶覆蓋與個人為解決特定事項查閱檔案的特點截然相反，利用目的不夠明確，利用內(nèi)容相對多樣，利用次數(shù)沒有限制。

2.3.1 檔案憑證價值的指向與功能隨時間推移而逐漸變化為多用戶覆蓋提供理論依據(jù)

檔案因其記憶備忘的工具性特征具有憑證價值，但其憑證價值的指向與功能隨著時間的推移而逐漸變化。如個人招工表：（一）形成時主要是單位履行職能的憑證；（二）對于要辦理退休手續(xù)且個人與人事部門就工齡有不同看法的當(dāng)事人而言，招工表能證明其參加工作的時間，對于維護自身權(quán)益，計算工齡有重要的作用；（三）對于已辦理退休手續(xù)撰寫回憶錄時記不清招工時間的人員而言，招工表的功能只指向招工時間，與工齡計算甚至退休金的核算沒有任何關(guān)系；（四）幾十年甚至上百年后，當(dāng)個人招工表用于展覽時，其功能指向特定時期的就業(yè)情況：哪個單位負責(zé)招工、需要采集哪些信息、經(jīng)辦人、被招錄人員如何確認信息、有關(guān)單位如何審核等等。此時，招工表對于具體個人的憑證價值依然存在，但人們的關(guān)注點顯然不在被招錄的個人身上，也不在招錄的具體時間上，而在于那個時期，那個社會是通過何種途徑安置就業(yè)的。

檔案憑證價值的指向與功能隨時間的推移而變化這一特性為檔案利用的多用戶覆蓋提供了理論依據(jù)。顛覆了由利用主體維護自身權(quán)益才去查找檔案這一限制性條件下正確命題的兩種錯誤推斷：只要自身權(quán)益沒有受到影響，人們就不會去查找檔案；只要人們不去查找檔案，就不會接觸檔案。

2.3.2 接觸檔案為多用戶覆蓋提供實踐可能

查找檔案與接觸檔案是兩個不同的概念，更是兩種不同的行為。前者是主動的、有目的的對包含特定內(nèi)容、信息的檔案的查找；后者可以是主動的，也可以是被動的，可以是有目的的，也可以是無目的的，可以是對檔案的瀏覽，也可以是對檔案及其相關(guān)資料的深入學(xué)習(xí)與研究，可以是一次的，也可以是多次的。

正因如此，檔案利用的多用戶覆蓋面對的有時是人的模糊需求乃至潛在需求。人們也許有過對某一人物、某一事件、某類群體、某段時期探究的想法甚至欲望，但限于檔案信息的零散、個人精力、能力的有限等，這一需求被暫時擱置甚至無奈忽略。但是，如果這一需求被包括檔案人員在內(nèi)的工作者在恰當(dāng)?shù)臅r間，以一定的形式呈現(xiàn)出來，人們的需求就會由模糊變得清晰，由潛在變?yōu)楝F(xiàn)實，由被動變?yōu)橹鲃印?/p>

2.4 全時段響應(yīng)

檔案館、室受工作時間限制，工作日非上班時段和非工作日基本不開展線下查檔服務(wù)。線下查檔的時間、地點、接待能力受限制等因素制約了檔案利用服務(wù)的提升。尤其是面對新冠肺炎疫情等極端情況的影響，在“封城”、“禁足”、“減少人員聚集性活動”的強制性防范措施下，線下面對面的查檔陷入“停擺”的無奈境地。數(shù)字檔案館的建設(shè)、檔案網(wǎng)絡(luò)公眾號、網(wǎng)站的運行，讓“掌上查”、“網(wǎng)上辦”、“隨時找”成為現(xiàn)實，為全時段響應(yīng)提供了可能。

3 檔案利用服務(wù)迭代升級的探索與實踐

面對利用者對檔案利用服務(wù)產(chǎn)生的新期待，檔案館、室積極踐行創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、綠色、開放、共享的發(fā)展理念，基礎(chǔ)業(yè)務(wù)和信息化工作互相促進，檔案資源整合邁出更大步伐，檔案利用方式更加便捷，不到檔案館就能查檔案，在這個檔案館也能查到別的檔案館的檔案不再是“特例”，檔案利用服務(wù)的迭代升級不僅有愿景，更有行動。

針對檔案全階段可查、跨機構(gòu)能查、多用戶覆蓋、全時段響應(yīng)的愿景，檔案機構(gòu)積極開展政府信息查閱服務(wù)，館際互查、館室協(xié)調(diào)，推出展覽、專輯，開通網(wǎng)絡(luò)公眾號、網(wǎng)站、手機App查閱等。

3.1 開展現(xiàn)行文件查閱，助力檔案“為現(xiàn)實服務(wù)”

為滿足利用者對現(xiàn)行文件利用的需求，檔案人辦起了“文件超市”，有的甚至建起了“數(shù)據(jù)大廳”，解了利用者的“燃眉之急”。

3.1.1 政府信息查閱中心

2002年7月，河南省新鄉(xiāng)市成立行政服務(wù)中心，設(shè)立財政、衛(wèi)生、稅務(wù)、檔案等多個窗口，實行行政許可、審批“一站式”服務(wù)。新鄉(xiāng)市檔案館窗口工作人員辦起了“文件超市”，無償開展現(xiàn)行文件查閱及政策法規(guī)依據(jù)咨詢工作。僅兩年多的時間，就接待1.8萬余人次。

2019年新修訂的《政府信息公開條例》為各級國家檔案館加強應(yīng)公開政府信息的收集與管理，持續(xù)開展政府信息查閱提供了法制保障。第十六條規(guī)定：各級人民政府應(yīng)當(dāng)在國家檔案館、公共圖書館設(shè)置政府信息查閱場所，并配備相應(yīng)的設(shè)施、設(shè)備，為公民、法人或者其他組織獲取政府信息提供便利。

3.1.2 數(shù)據(jù)大廳

2018年，山東省檔案館抓住省委、省政府大力推進全省政務(wù)信息資源整合共享的有利時機，在政府公開信息查閱中心基礎(chǔ)上改造升級建成山東省數(shù)據(jù)大廳，整合共享全省政務(wù)信息資源，為各級各部門政務(wù)服務(wù)應(yīng)用和輔助決策提供檔案信息和大數(shù)據(jù)支撐。[7]

3.2 建立跨機構(gòu)查閱機制，讓利用者“少跑腿”

3.2.1 “朋友圈”內(nèi)跨館查檔

近年來，市際、省際乃至區(qū)域檔案館推出的異地查檔深受歡迎。如浙江省新昌縣檔案館積極響應(yīng)省檔案局推出的“一網(wǎng)查檔、百館聯(lián)動”和長三角區(qū)域的“跨館查檔、便民服務(wù)”工作。百姓要查閱浙江其他市縣檔案館的民生檔案，只需通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)起申請，從申請到審核辦結(jié)，用時一般不超過5分鐘。此舉縮短了檔案查詢的距離，提升了速度，讓群眾享受到了實實在在的便利。[8]

3.2.2 館室協(xié)調(diào)的特殊性與普遍性

《三爺?shù)难a助金》講到一個館室協(xié)調(diào)的案例：某省檔案局工作人員托請某市檔案局幫助查找老家遠房鄰居三爺曾經(jīng)當(dāng)兵的原始憑證，經(jīng)協(xié)調(diào)幾個區(qū)檔案局、館，最終在一個區(qū)的民政局查到三爺?shù)娜胛橥ㄖ獣蛡麣埖燃壸C書。依據(jù)這兩份檔案和村里的證明、派出所加蓋的印章，身在農(nóng)村已經(jīng)八十歲的孤寡老人三爺每月能夠領(lǐng)取一百五十元錢的優(yōu)撫補助。[9]

相較于上述案例利用個人工作關(guān)系查到檔案的特殊性，浙江省新昌縣檔案館的做法更勝一籌。新昌縣檔案館把“只要涉及查檔的事，就是我們的事；不管檔案在哪里，都要給一個準確的答復(fù)”作為服務(wù)信條，探索建立“一站受理、全程幫辦”的檔案查閱全域服務(wù)。通過與有關(guān)單位建立聯(lián)系渠道，及時聯(lián)系檔案所在單位并告知利用者，做到了查檔“最多跑一次”。[10]

檔案館際之間的利用協(xié)議、區(qū)域檔案館的“一網(wǎng)查檔”、館室之間的聯(lián)系機制，用技術(shù)的優(yōu)勢，工作體制機制的創(chuàng)新，為查檔“跨”機構(gòu)搭建了橋梁。

3.3 做好檔案資源的深度挖掘和精準推送，實現(xiàn)多用戶覆蓋

文字無言，但記載過程；照片無聲，但記錄瞬間。零散的文件有內(nèi)容但略顯單薄，單獨的照片有片段卻缺乏情節(jié)。利用檔案、接觸檔案是一場與時空的對話，是一種對完整事件的探索。將零散的檔案有序串聯(lián)起來，人物的成長變化得以顯現(xiàn)，事件的脈絡(luò)得到梳理，歷史的面貌變得清晰。對檔案的系統(tǒng)整理、編輯研究、深度開發(fā)、精準推送，目的在此，意義也在此。唯有如此，接觸檔案才不再困難，多用戶覆蓋才能實現(xiàn)。

3.3.1 滿足地方區(qū)域性活動的情感需求

2009年，新鄉(xiāng)市檔案館承辦《牧野騰飛》——慶祝新鄉(xiāng)解放暨建市六十周年經(jīng)濟社會發(fā)展成就展。觀展期間，人流不斷，好評如潮。參觀展覽后，人們紛紛留言：“看了六十年回顧，倍感親切，新鄉(xiāng)六十年是全市人民拼搏奮斗的六十年，盼新鄉(xiāng)今后更美好。”“讓騰飛的新鄉(xiāng)與祖國同行，讓可愛的家鄉(xiāng)景色常新。”

3.3.2 契合全國紀念性活動的政治需求

在隆重慶祝中華人民共和國成立70周年之際，中央檔案館精選館藏珍貴檔案文獻，推出“從‘五一口號’到開國大典”大型檔案文獻專輯。專輯選取檔案文獻200余件，包括“中共中央發(fā)布‘五一口號’”“新政治協(xié)商會議籌備會第一次全體會議”“中華人民共和國開國大典”等六大板塊，集中展現(xiàn)了召開新政協(xié)、籌建新中國的歷史進程。為人們重溫光輝歷史，理解共產(chǎn)黨人的初心使命、鼓舞愛黨愛國的巨大熱情發(fā)揮了積極的作用。值得銘記的是，2019年中央檔案館公布《開國大典》彩色視頻，在網(wǎng)絡(luò)媒體一度火熱，讓廣大網(wǎng)友由衷感慨：遇見“你”真好！

3.3.3 適應(yīng)專題活動的教育需求

2019年，“不忘初心 牢記使命”檔案專題文獻展在全國各地普遍舉辦。在中央檔案館館藏檔案文獻的基礎(chǔ)上，各省、市檔案館增加本地有關(guān)內(nèi)容，舉辦展覽，使廣大黨員群眾深受教育。從陳望道忘我翻譯《共產(chǎn)黨宣言》過程中感受到的真理的味道非常甜，到紅軍長征時發(fā)生的“半條棉被”的故事揭示的軍民魚水情，從“八七會議”的著名論斷“槍桿子里出政權(quán)”到劉鄧大軍千里躍進大別山，從新中國的建立到中國特色社會主義建設(shè)……一張張照片，一份份文件，一段段解說，無不揭示出中國共產(chǎn)黨的領(lǐng)導(dǎo)是中國特色社會主義最本質(zhì)的特征，沒有共產(chǎn)黨就沒有新中國，就沒有新中國的繁榮富強。

檔案利用服務(wù)多用戶覆蓋是檔案部門落實共享理念的實踐?；顒映晒εc否主要受兩方面因素的制約：對用戶的需求的把握，對檔案文獻資料的挖掘、整合和推送。閱讀與檔案有關(guān)的文章、瀏覽與檔案有關(guān)的視頻、參觀某一主題檔案展覽、翻閱檔案編研產(chǎn)品、購買檔案文創(chuàng)產(chǎn)品、參加檔案主題活動、觀看檔案專題紀錄片等等，都是接觸檔案——檔案利用多用戶覆蓋的表現(xiàn)。

3.4 推出“在線”查閱，檔案利用服務(wù)不掉線

通過手機App、檔案網(wǎng)站、檔案微信公眾號等方式，突破了線下檔案利用時間短、人數(shù)少、效率低等限制，實現(xiàn)檔案的隨時隨地“在線”查閱。

3.4.1 手機App自主查閱

2019年7月，手機移動端查檔利用App上線山東政務(wù)服務(wù)門戶“愛山東”，群眾通過手機即可隨時隨地享受到山東132家國家綜合檔案館提供的統(tǒng)一、在線、跨館、異地檔案查詢服務(wù)。[11]

3.4.2 多渠道“在線”

2020年初，江蘇省蘇州市檔案館做到新冠肺炎疫情防控和查檔兩不誤。1月31日，該館發(fā)出線上查檔倡議書，為市民提供通過蘇州智慧檔案、蘇州市工商檔案管理中心微信公眾號、官方網(wǎng)站預(yù)約、熱線電話咨詢等查檔服務(wù)。據(jù)統(tǒng)計，截止2月底，接到查檔需求234例，調(diào)閱相關(guān)檔案471件，復(fù)制377頁。[12]

4 展望——檔案利用服務(wù)如何更好

4.1 “非朋友圈”檔案館、數(shù)字化程度低檔案館也可開展異地查檔

在肯定跨館查檔、一網(wǎng)查檔成效的同時，就全國范圍而言，跨機構(gòu)能查還存在 “線上”、“線下”兩方面的難題。“線上”方面，各級綜合檔案館檔案數(shù)字化任務(wù)任重道遠，全國檔案查詢利用服務(wù)平臺建設(shè)也非朝夕之功，而要久久為功?！熬€下”方面，隨著館際聯(lián)動的逐漸開展，地域、地區(qū)檔案館之間分散性的互查活動在展現(xiàn)其可行性、便捷性的優(yōu)勢的同時，“朋友圈”的連片擴大、計劃性擴大，“朋友圈”與“非朋友圈”之間的壁壘如何打通，成為擺在面前亟待解決的問題。覆蓋全國各級國家綜合檔案館的異地查檔利用服務(wù)協(xié)議簽訂既不科學(xué)也不現(xiàn)實。盡管各地綜合檔案館檔案數(shù)字化進程不一甚至程度懸殊，但是只要“非朋友圈”綜合檔案館都開展異地查檔服務(wù)，借助電話、傳真、微信、郵箱、網(wǎng)站、公眾號等，在快遞日益“給力”的時代，無需限定市際、省際、區(qū)域，無需簽訂那么多的異地查檔服務(wù)協(xié)議，無需互相審核、出證，異地查檔、函寄證明是能夠輕而易舉實現(xiàn)的。

4.2 檔案全域服務(wù)面臨的“三道關(guān)”

毋庸置疑，浙江省新昌縣檔案館檔案查閱全域服務(wù)的做法超出了“以所管理的檔案”提供服務(wù)的范圍。借鑒該做法、復(fù)制該經(jīng)驗至少面臨三道難關(guān)：一是領(lǐng)導(dǎo)關(guān)。檔案館主要領(lǐng)導(dǎo)能否憑借個人能力，或者借助一定的力量做好與所在行政區(qū)域內(nèi)檔案形成單位的溝通協(xié)調(diào)，決定著檔案查閱全域服務(wù)能否開展。二是制度關(guān)。檔案館能否與區(qū)域內(nèi)檔案形成單位在充分協(xié)商的基礎(chǔ)上，就室藏檔案類別、年代、數(shù)量、內(nèi)容，單位地址、檔案工作人員信息、聯(lián)系方式等內(nèi)容的上報、及時更新、信息溝通、工作開展等形成制度，決定檔案查閱全域服務(wù)開展的范圍和成效。三是人員關(guān)。涉及跨機構(gòu)查閱的檔案館經(jīng)辦人能否及時判斷出，或借助一定的工作機制鎖定所查檔案的形成單位，與有關(guān)人員及時順暢溝通并得到有效反饋，決定“最多跑一次”的結(jié)果。

4.3 對接觸檔案重要性的認識決定檔案利用服務(wù)多用戶覆蓋的實現(xiàn)度

相對于接觸檔案，現(xiàn)行的檔案利用服務(wù)更重視目的明確的檔案查閱。重視后者沒有錯，但將眼光、思路、重點都放在后者上，對實現(xiàn)檔案利用服務(wù)多用戶覆蓋有害無益。讓更多人有機會、更便利、多途徑地接觸各種形式的檔案文化產(chǎn)品，參與檔案主題活動，既是對檔案公共文化屬性的一種宣傳與實踐，也是提高社會檔案意識的有效途徑，更是實現(xiàn)檔案利用服務(wù)多用戶覆蓋的必由之路。

5 結(jié)語

在檔案利用服務(wù)中，利用主體、客體都應(yīng)擔(dān)負起應(yīng)有的責(zé)任。檔案利用全階段可查、跨機構(gòu)能查、多用戶覆蓋、全時段響應(yīng)的愿景在各級檔案機構(gòu)的積極應(yīng)對和檔案工作人員的共同努力下，已初現(xiàn)成效。檔案利用服務(wù)的迭代升級，關(guān)鍵在于正視利用需求，擁抱新技術(shù)發(fā)展，更新工作理念，創(chuàng)新工作機制，完善工作制度。