事業(yè)單位人事檔案的管理與保密初探

■ 黃 雅

事業(yè)單位的人事檔案信息記錄個人從事社會活動的所有相關(guān)信息，是培養(yǎng)和選拔人才的重要參考資料，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，做好事業(yè)單位人事檔案的管理和保密工作，應(yīng)對高科技的挑戰(zhàn)，已是當(dāng)務(wù)之急。既然要利用檔案資料，就涉及到利用過程中人事檔案的安全和保密的問題。檔案的保密工作是檔案管理工作的重要內(nèi)容，因此，必須加強領(lǐng)導(dǎo)重視、制度保障、嚴(yán)格管理、合理利用，要處理好管理利用和保密的關(guān)系，切實發(fā)揮人事檔案資源的價值，確保人事檔案的完整和安全。

1 事業(yè)單位人事檔案管理的對策

事業(yè)單位人事檔案作為考查選拔人才的重要依據(jù)，經(jīng)過長期的實踐和不斷完善，發(fā)揮的作用越顯重要。實踐證明，事業(yè)單位人事檔案在單位人才培養(yǎng)、合理配置、優(yōu)化結(jié)構(gòu)等方方面面成為了管理者的參謀與助手，提高了工作效率，發(fā)揮了最大效能，使事業(yè)單位在現(xiàn)在和未來的競爭中立于不敗之地。要做好事業(yè)單位人事檔案的管理工作，需要注意以下幾點。

1.1 創(chuàng)新思維，夯實基礎(chǔ)

在事業(yè)單位中，傳統(tǒng)的人事檔案管理工作仍然保持單一的收集、整理和統(tǒng)計資料，并沒有對組織和用人單位社會和經(jīng)濟(jì)效益的提升起到顯著的促進(jìn)作用。具體表現(xiàn)在日常檔案管理工作中，檔案管理手段也相對落后，不能適應(yīng)于當(dāng)前的信息化社會發(fā)展的實際需求。部分工作人員沒有進(jìn)行專業(yè)的人事檔案分類整理的培訓(xùn)，人事檔案管理的方式方法落后。同時，部分人事檔案管理人員往往身兼數(shù)職，對于檔案管理投入不夠，降低了檔案管理質(zhì)量。因此，必須建立起事業(yè)單位人事檔案管理達(dá)標(biāo)升級與考核機制，對事業(yè)單位人事檔案工作實行定性、定量考核，以推動事業(yè)單位人事檔案管理工作向規(guī)范化、制度化和科學(xué)化發(fā)展，嚴(yán)格對事業(yè)單位人事檔案軟硬件設(shè)備進(jìn)行把關(guān)，做好定期檢查與督導(dǎo)等相關(guān)事宜。

1.2 收集管理，完善功能

隨著社會的發(fā)展，事業(yè)單位的價值就是人才，而科學(xué)的單位人事檔案管理必將促進(jìn)人才發(fā)展，這無疑是推動事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展的重要基礎(chǔ)。要做好事業(yè)單位人事檔案管理工作，必須注重單位人事檔案的材料收集，提高單位人事檔案管理工作的實際水平。

1.2.1 收集單位人事檔案材料的人員必須掌握單位人事檔案管理工作的基礎(chǔ)，更要根據(jù)相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和事業(yè)單位的內(nèi)部管理要求進(jìn)行。伴隨著經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷推進(jìn)，事業(yè)單位的干部體制改革、人事考核機制、專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)等需要歸檔的人事材料非常多，這也給事業(yè)單位人事檔案管理工作人員提出了新的挑戰(zhàn)。檔案管理人員應(yīng)第一時間收集好各種材料，并按照一定的原則進(jìn)行整理，同時還應(yīng)認(rèn)真對材料的真實性進(jìn)行鑒別。對于與相關(guān)規(guī)定不符的檔案進(jìn)行篩選，如果存在手續(xù)不全的材料必須及時退回，以保證人事檔案能夠真實地反映當(dāng)事人的實際信息。

1.2.2 事業(yè)單位還應(yīng)積極提高人事檔案管理的利用率，完善事業(yè)單位人事檔案的功能。一方面要對檔案中原有的部分進(jìn)行保管，另一方面還應(yīng)對人事檔案的內(nèi)涵進(jìn)行擴(kuò)大。例如，在事業(yè)單位人事檔案管理中針對某一個職工的檔案內(nèi)容應(yīng)包括職工的醫(yī)療保險、失業(yè)保險、養(yǎng)老保險等信息，更要注重員工業(yè)績的記錄，還應(yīng)適當(dāng)增加一些能反映職工真實情況的材料。此外，針對事業(yè)單位人事檔案管理工作還應(yīng)對相關(guān)人員、部門等的實際需求進(jìn)行功能完善，從而使得事業(yè)單位人事檔案工作能夠更好地服務(wù)于單位的其他工作，從而提高其利用率。

1.3 與時俱進(jìn)，同步強化

對于事業(yè)單位人事檔案管理工作，要認(rèn)真做好材料收集、嚴(yán)格檢查核對，并做好檔案的歸檔、保管、查閱以及傳遞等相關(guān)工作。通過建立完善的人事檔案管理制度，規(guī)范相關(guān)人員的行為，堅持做到移交合格，對于不符合要求的人事檔案不予接手，未經(jīng)審核的個人材料不得遞交，嚴(yán)防涂改造假行為出現(xiàn)。由此可見，傳統(tǒng)的事業(yè)單位人事檔案管理工作涉及的項目多、內(nèi)容復(fù)雜且整理、保管等需要的資源較多，這也要求從事人事檔案管理工作的人員轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)方式，不斷提高其綜合素質(zhì)，推動事業(yè)單位人事檔案管理的信息化建設(shè)。而隨著信息技術(shù)的發(fā)展，利用先進(jìn)的現(xiàn)代信息化手段進(jìn)行事業(yè)單位人事檔案管理，已經(jīng)逐漸成為一種趨勢。

2 事業(yè)單位人事檔案保密的要求

事業(yè)單位人事檔案材料具有權(quán)威性、連續(xù)性、保密性，屬機密材料，只能在一定范圍內(nèi)保管和查閱?！陡刹繖n案工作條例》中強調(diào)：在管理工作中必須堅決貫徹執(zhí)行黨和國家的保密制度，嚴(yán)密保管，保證干部檔案的絕對安全。因此，事業(yè)單位干部人事檔案的保管工作直接關(guān)系到黨的機密安全。所以，在檔案管理中必須嚴(yán)格保密制度，檔案應(yīng)由組織人事部門負(fù)責(zé)保管，任何個人不得私自保存他人或自己的檔案材料，確保檔案材料的絕對安全和準(zhǔn)確無誤。要做好事業(yè)單位人事檔案的保密工作，需要注意以下幾點。

2.1 實現(xiàn)管理規(guī)范化

檔案管理人員必須嚴(yán)格遵守管理制度。掌握其規(guī)律性和規(guī)范化要求，在規(guī)定范圍內(nèi)運作，防止檔案的遺失或泄密。必須做到：單位人事檔案一律不外借，需查閱檔案的人員必須持單位介紹信，填寫借閱審批表，簽全名，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意簽字后，方可就地查閱。

2.2 嚴(yán)格審核制度化

在整理檔案過程中，對不歸檔的材料，必須妥善處理。主要方法有轉(zhuǎn)、退、銷毀。對需轉(zhuǎn)或退的材料要認(rèn)真鑒別，進(jìn)行登記：內(nèi)容包括材料名稱、件數(shù)、時間、原因、單位領(lǐng)導(dǎo)簽字等項目。登記表各執(zhí)一份備查；對需銷毀的材料，要填寫銷毀材料登記表，內(nèi)容包括：姓名、工作單位、材料名稱、件數(shù)、銷毀理由、鑒別人、審批人、銷毀人、監(jiān)銷人等項目，記錄準(zhǔn)確、清楚扼要，便于查證。銷毀方法有：碎紙、焚燒等，且必須干凈徹底，不留紙片，殘角，確保保密安全。銷毀前對銷毀材料要逐份登記、核對、謹(jǐn)防錯登或漏登，要確切地反應(yīng)銷毀材料的內(nèi)容、特點。銷毀過程中必須有監(jiān)銷者二人以上，并認(rèn)可簽全名。在沒有監(jiān)銷人的情況下，任何人不得私自銷毀事業(yè)單位人事檔案。

2.3 確保環(huán)境安全化

安全維護(hù)事業(yè)單位人事檔案的完整無缺，不得損壞、丟失，內(nèi)容不得失密、泄密。因此必須做到專人保管，責(zé)任到人；專柜保管；專室保管。其中專人負(fù)責(zé)是關(guān)鍵，專柜和專室是做好檔案安全保密工作的重要物質(zhì)基礎(chǔ)，使檔案保管環(huán)境安全有序。

3 正確處理管理與保密的關(guān)系

過去事業(yè)單位人事檔案的開發(fā)利用滯后，影響了檔案工作的發(fā)展，跟不上人事制度改革和信息時代的要求。目前辦公自動化、網(wǎng)絡(luò)化等新技術(shù)的應(yīng)用給事業(yè)單位人事檔案管理帶來了一些新的挑戰(zhàn)和機遇，對事業(yè)單位人事檔案管理工作提出了新的要求，辦公自動化代替了過去陳舊的手工操作方法，使事業(yè)單位人事檔案管理更科學(xué)、便捷、規(guī)范。但是仍然代替不了原始檔案的整理、歸檔，同時也要防止黑客入侵。因此必須處理好管理利用與保密的關(guān)系，必須依法治檔，利用時必須保密，增強安全防范意識，防患于未然，在堅持原則的前提下，大膽探索，為事業(yè)單位的發(fā)展服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。同時，加強檔案管理人員的隊伍建設(shè)，保持檔案管理人員的穩(wěn)定性，提高其積極性、主動性、保密性，使檔案利用達(dá)到最大限度，安全防范達(dá)到最佳狀態(tài)。

保存事業(yè)單位人事檔案的目的是為單位的人才管理、人才選拔、人才使用等工作提供更好的服務(wù)。事業(yè)單位人事檔案如何在單位管理中得到有效利用，是人事檔案工作的主要任務(wù)之一。我們應(yīng)該清醒地認(rèn)識到，事業(yè)單位人事檔案管理工作不是為了檔案而管檔案，而是使這些資料能夠很好地為事業(yè)人才開發(fā)與管理工作服務(wù)。要發(fā)揮好事業(yè)單位人事檔案的作用，我們就必須創(chuàng)新人事管理工作，建立健全各級審批制度，完善借閱使用手續(xù)，在充分發(fā)揮檔案資料作用的同時，做好相關(guān)保密工作，確保單位核心人員信息的不丟失、不泄漏。要做好事業(yè)單位人事檔案的有效利用和保密工作，僅有各項規(guī)章制度是不夠的，因此必須提高個人綜合素質(zhì)。首先要不斷提高事業(yè)單位人事檔案管理信息化水平，使檔案資料更好地服務(wù)于人才管理與開發(fā)。其次是要堅持不斷地學(xué)習(xí)相關(guān)學(xué)科知識，提高業(yè)務(wù)能力，掌握現(xiàn)代化管理知識，提高處理問題的速度，在安全和保密的條件下，更好地進(jìn)行檔案資料的有效利用，才能適應(yīng)事業(yè)單位人事檔案工作發(fā)展的需要和企業(yè)發(fā)展的需要。

總而言之，制定規(guī)范的事業(yè)單位人事檔案管理制度，加強人事檔案管理工作的收集整理，完善相關(guān)功能，提高其利用率，引用先進(jìn)的信息技術(shù)運用在人事檔案管理中，同時處理好管理與保密的關(guān)系，就一定能實現(xiàn)提高人事檔案管理工作的效率和資源利用，使人事檔案管理工作更好地服務(wù)于事業(yè)單位經(jīng)營管理，從而促進(jìn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。