淺析檔案信息資源建設(shè)中病態(tài)檔案信息的成因

■ 湯黎華

檔案信息作為社會(huì)信息資源的重要組成部分，日益成為國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)、科學(xué)文化和事業(yè)建設(shè)的重要資源之一。隨著政府信息的公開，公民意識(shí)的不斷增強(qiáng)，社會(huì)對(duì)檔案信息的需求也日益增加。這些都要求我們檔案工作順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，適應(yīng)社會(huì)需求，不斷加快檔案信息資源的開發(fā)和利用，及時(shí)有效的滿足社會(huì)需求。然而，我們?cè)跈n案信息資源開發(fā)利用的過程中，卻出現(xiàn)了許多病態(tài)檔案信息，這使得人們?cè)谛畔⒒牡缆飞细冻隽嗽S多不必要的成本和代價(jià)，阻礙了檔案信息資源開發(fā)和利用的進(jìn)程。我們嘗試著分析檔案信息資源開發(fā)中病態(tài)檔案信息的成因以及它所造成的危害，從而期望能找到控制病態(tài)檔案信息的方法，促進(jìn)檔案信息資源的良性開發(fā)利用。

一、病態(tài)檔案信息的危害

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案信息的傳播越來越便捷，檔案信息的存儲(chǔ)越來越呈現(xiàn)高密度的大容量的傾向，計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)在檔案信息資源開發(fā)中的廣泛應(yīng)用提高了服務(wù)的質(zhì)量和效率，也帶來了新的挑戰(zhàn)和危機(jī)。而這種危害和影響因?yàn)楝F(xiàn)代高科技的信息技術(shù)的應(yīng)用而比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案更大，來得更猛烈。在IBM 和Ponemon Institute 發(fā)布的《2015年數(shù)據(jù)泄露成本調(diào)查：全球分析》中指出“參加研究的350家公司的數(shù)據(jù)泄露平均總成本從352 增至379萬美元，每條丟失或被竊記錄（包含敏感和機(jī)密信息）的平均支付成本從2014年的145美元增至2015年調(diào)查的154美元”。[1]近年來，檔案信息泄露造成的災(zāi)難性事件和社會(huì)恐慌層出不窮。例如：2007年，英國(guó)海關(guān)及稅務(wù)總署保存的兩張電腦光盤遺失，里面保存著大約2500萬份個(gè)人資料。內(nèi)含英國(guó)所有擁有16 歲以下孩子的家庭的詳細(xì)情況，包括他們的姓名、住址、出生年月、國(guó)民保險(xiǎn)賬號(hào)及相關(guān)的銀行賬號(hào)等。[2]2018年，警方偵破一起新生嬰兒信息倒賣鏈條。某社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心工作人員徐某，掌握了某市婦幼信息某管理系統(tǒng)市級(jí)權(quán)限賬號(hào)密碼，利用職務(wù)之便，累計(jì)非法下載新生嬰兒數(shù)據(jù)50余萬條，販賣信息數(shù)萬余條。[3]這些事例和教訓(xùn)給沉浸在現(xiàn)代高科技信息技術(shù)應(yīng)用所帶來的巨大喜悅的我們一個(gè)嚴(yán)厲警告，提醒著我們——現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用是一把雙刃劍。

病態(tài)檔案信息不僅僅單指檔案信息的泄露，也包括檔案信息資源開發(fā)利用過程中不正當(dāng)?shù)睦脵n案引發(fā)的危害，檔案信息系統(tǒng)的不正確使用導(dǎo)致的檔案信息誤刪現(xiàn)象，偽造檔案數(shù)據(jù)的現(xiàn)象以及利用這些檔案信息所引發(fā)的一系列危害以及檔案信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)不完善所導(dǎo)致的信息孤島、信息冗余現(xiàn)象等等。而檔案工作是社會(huì)管理中最為基礎(chǔ)的工作，它影響到人們生活的方方面面。特別是部分檔案數(shù)據(jù)會(huì)作為社會(huì)決策制定的重要參考。由此可見，病態(tài)檔案信息的危害深遠(yuǎn)而重大，涉及政治、經(jīng)濟(jì)、社會(huì)生活等方方面面。病態(tài)檔案信息問題是一個(gè)有著普遍意義的社會(huì)現(xiàn)象和問題。

二、病態(tài)檔案信息的內(nèi)涵

（一）病態(tài)信息的定義

要掌握和控制病態(tài)檔案信息的產(chǎn)生和危害，首先要了解病態(tài)檔案信息這一基本概念。病態(tài)檔案信息的概念是筆者從信息學(xué)的病態(tài)信息概念中引用過來的。病態(tài)信息[4]概念的提出，起源于全軍某MIS 數(shù)據(jù)質(zhì)量問題的研究。術(shù)語的發(fā)展經(jīng)歷了“假數(shù)據(jù)”、“異常數(shù)據(jù)”、“病態(tài)數(shù)據(jù)”和“病態(tài)信息”四個(gè)階段。目前對(duì)于病態(tài)信息較為公認(rèn)的定義是指：不能很好地、直接地滿足使用要求的信息集合。所謂“能不能滿足使用要求”可以歸納為三個(gè)層次的問題，即：有沒有、能不能用和好不好用的問題，其相應(yīng)地表現(xiàn)為信息集合的不完整、不適用、不好用，以及假信息等四個(gè)方面。[5]因而我們可以這樣定義病態(tài)檔案信息，病態(tài)檔案信息是指檔案信息資源開發(fā)和利用過程產(chǎn)生的不能很好地、直接地滿足使用要求的檔案信息的集合。包括檔案信息失真、虛假檔案數(shù)據(jù)、異常檔案數(shù)據(jù)、檔案信息超載、檔案信息冗余、檔案信息污染以及檔案信息孤島等等。

（二）病態(tài)檔案信息的分類

按照不同的分類標(biāo)準(zhǔn)可以得到不同的分類。目前，病態(tài)檔案信息主要有以下幾種分類：

1.按照組成要素分類。病態(tài)檔案信息的產(chǎn)生來源主要有：檔案信息資源開發(fā)和利用的制度管理、人員及組織機(jī)構(gòu)、檔案信息管理系統(tǒng)以及檔案信息系統(tǒng)環(huán)境。

2.按照檔案信息管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)要素分類?？梢苑譃闄n案信息輸入、處理、存儲(chǔ)、輸出與環(huán)境。

3.按照檔案信息的病因分類。可以分為：原始檔案信息是病態(tài)的；檔案信息加工過程是病態(tài)的；因社會(huì)需求變化而導(dǎo)致原檔案信息不能滿足使用需求的情況。

4.按照客觀性分類?？梢苑譃榭陀^原因、主觀原因?？陀^因素包括社會(huì)認(rèn)識(shí)水平、信息技術(shù)缺陷、自然環(huán)境等等。主觀因素主要是指檔案信息開發(fā)主體、利用者和信息系統(tǒng)開發(fā)者三方面。包括檔案機(jī)構(gòu)的組織制度、檔案工作者的工作態(tài)度、檔案工作者和利用者的個(gè)體能力缺陷、不正確使用檔案信息系統(tǒng)、檔案開發(fā)者的檔案信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)的不合理等等。

當(dāng)然不同人認(rèn)識(shí)事物的角度是不同，分類的標(biāo)準(zhǔn)也有差異。但是病態(tài)檔案信息的產(chǎn)生往往是多方面因素共同作用的結(jié)果。

三、病態(tài)檔案信息的成因

病態(tài)檔案信息的分類是研究病態(tài)檔案信息成因和控制方法研究的基礎(chǔ)。在這里，我們主要嘗試從主客觀性的分類角度來解析病態(tài)檔案信息產(chǎn)生的原因。

（一）客觀原因

1.社會(huì)信息能力的不足。社會(huì)信息能力是指社會(huì)群體在某一歷史條件下獲取、存儲(chǔ)、處理、應(yīng)用信息的能力。其中主要是認(rèn)知水平的不足。認(rèn)知水平的不足主要是指社會(huì)對(duì)檔案認(rèn)識(shí)水平的不足。包括認(rèn)知水平的相對(duì)性，人們普遍的認(rèn)知水平和最高認(rèn)知水平等等。我們知道人們對(duì)于事物的認(rèn)識(shí)是隨著時(shí)間的推移而不斷深入的。按照一般的理解，只有完全認(rèn)識(shí)檔案信息資源后，我們才會(huì)涉及檔案信息資源的管理利用系統(tǒng)，也就是說是認(rèn)知水平最高的人來建設(shè)檔案信息系統(tǒng)。然而實(shí)際的情況卻不是如此。我們往往是在還未充分認(rèn)識(shí)的情況下就已經(jīng)開始著手檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)。檔案信息系統(tǒng)的建立是參照人們普遍的認(rèn)知水平建立起來。這種不對(duì)應(yīng)性導(dǎo)致了在檔案信息化建設(shè)過程中，對(duì)檔案信息安全、檔案信息系統(tǒng)的安全等級(jí)等存在認(rèn)識(shí)不夠等問題。這種信息能力的不對(duì)稱性也會(huì)導(dǎo)致病態(tài)檔案信息的產(chǎn)生。

2.網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的局限性。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，打破了時(shí)間和地域概念的限制，極大的加速了信息的流動(dòng)，使得網(wǎng)絡(luò)中的信息可以被廣泛的傳播和使用，使信息資源整合和共享成為一種可能。但是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在給人們的生活帶了好處的同時(shí)，也帶來一些弊端。任何人都可以對(duì)信息進(jìn)行復(fù)制和修改。只要你擁有足夠的技術(shù)，你甚至可以侵入別人的計(jì)算機(jī)里獲取你想要得信息或者修改信息。由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)本身的局限性，導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)侵權(quán)，病毒傳播等現(xiàn)象的盛行，導(dǎo)致檔案信息的安全問題，引發(fā)病態(tài)檔案信息的產(chǎn)生。

3.計(jì)算機(jī)軟硬件的不完善性。計(jì)算機(jī)軟硬件雖然和過去相比，其壽命有了極大的提升。但是軟硬件的壽命總是有一個(gè)限度的。另外在使用的過程存在不同程度的磨損，人為的不正確操作和使用等都會(huì)大大降低軟硬件的使用壽命。這些軟硬件一旦損壞，檔案數(shù)據(jù)庫和檔案數(shù)據(jù)就會(huì)完全丟失，會(huì)造成巨大的損失。另一方面，計(jì)算機(jī)設(shè)備的更新?lián)Q代的速度相當(dāng)?shù)目?，?dǎo)致了許多檔案數(shù)據(jù)的不能正確讀取和利用。而這些高科技設(shè)備的壽命與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比較，壽命也更短。這些也在一定程度上成為病態(tài)檔案信息的成因。

4.社會(huì)環(huán)境因素。檔案信息資源的開發(fā)和利用受到社會(huì)環(huán)境的影響。科學(xué)文化因素在一定程度上決定了社會(huì)的檔案意識(shí)水平和對(duì)檔案信息資源開發(fā)利用的水平。政治穩(wěn)定，經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)，科技水平較高等因素都能在一定程度上促進(jìn)檔案信息的開發(fā)和利用，反之則是抑制人們對(duì)檔案信息利用的需求。不同的社會(huì)環(huán)境和歷史時(shí)期，人們對(duì)檔案的利用需求是不同的，原有的檔案信息不一定能恰好滿足使用需求的情況，這也會(huì)導(dǎo)致檔案信息使用和需求的不對(duì)稱，形成病態(tài)檔案信息。

5.檔案的特殊性。檔案與其他信息資源（圖書、文獻(xiàn)、文件等）相比，它具有原始記錄性、真實(shí)性、保密性。檔案的原始記錄性決定了檔案的真實(shí)性。但是紙質(zhì)檔案被數(shù)字化了，可以更改，復(fù)制使用，其原始記錄性和真實(shí)性都受到威脅。檔案的獨(dú)特屬性還在于檔案是有密級(jí)，不同的密級(jí)有不同的保管期限。對(duì)外開放的范圍也不同。社會(huì)公眾雖然都可以利用檔案館的信息資源，但是檔案的開放是建立在保密的基礎(chǔ)上，不像其他的文獻(xiàn)資料，不存在保密期限的問題。只有不涉密的，已經(jīng)開放的檔案才能給公眾利用。因而，判斷檔案信息的密級(jí)和在檔案信息系統(tǒng)中設(shè)置權(quán)限等問題就成為一個(gè)難點(diǎn)。檔案工作者在檔案鑒定、利用、開放過程中對(duì)檔案信息的認(rèn)識(shí)不足，對(duì)檔案信息重要性、安全性的判斷不足，也容易造成在檔案利用過程總出現(xiàn)信息泄露或是不正當(dāng)利用的問題。

（二）主觀原因

1.檔案部門自身的原因。

第一，檔案工作者素質(zhì)問題。檔案工作者是檔案信息資源開發(fā)和利用的主體，檔案工作者的素質(zhì)的高低決定了檔案信息資源開發(fā)的程度和利用情況。從而決定了檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)程度。目前檔案信息資源加工水平和輸出能力比較低已經(jīng)成為檔案信息資源開發(fā)利用的瓶頸問題。另外，檔案工作者素質(zhì)的高低也決定了原始檔案信息質(zhì)量的好壞。高素質(zhì)的檔案工作者能夠在一開始就把病態(tài)的原始信息排除在外，選擇正確的檔案信息進(jìn)行加工。同時(shí)也能避免信息加工過程中的病態(tài)信息的產(chǎn)生。第二，檔案工作者的職業(yè)態(tài)度。檔案工作者對(duì)待本職工作敷衍了事的話，那么在工作過程中容易產(chǎn)生各類錯(cuò)誤，包括檔案信息的誤刪，檔案信息輸入的不完整，檔案信息系統(tǒng)的操作與使用不善，在檔案數(shù)字化過程中掛接錯(cuò)誤等等問題。任何一個(gè)環(huán)節(jié)的遺漏都會(huì)導(dǎo)致病態(tài)檔案信息的形成。第三，檔案部門管理制度缺失和監(jiān)管不到位。在實(shí)際檔案工作中，一方面存在檔案管理部門缺乏完善的規(guī)章制度來約束檔案工作者。另一方面也存在制度落實(shí)和監(jiān)督的缺位。導(dǎo)致雖然有制度，但是沒有起到應(yīng)該發(fā)揮的作用。管理制度缺陷是目前病態(tài)檔案信息產(chǎn)生的主要原因之一。我們?cè)谏衔奶岬降囊恍n案信息災(zāi)難性事件很大程度在與制度管理問題。如果能夠很好的落實(shí)各項(xiàng)管理制度，按照正常的傳輸途徑，就不會(huì)出現(xiàn)檔案信息泄露等問題。

2.檔案利用者的原因。

檔案利用者信息能力的制約。檔案利用者的信息能力是指他們檢索、獲取、選擇、吸收信息的能力。目前，除了學(xué)者和研究人員外，多數(shù)檔案利用者的信息能力較弱，這導(dǎo)致了很多檔案信息資源不能被很好的利用或是檢索出來，形成檔案信息無法充分利用的情況。同時(shí)由于信息能力的不足，在使用過程中也容易對(duì)檔案信息系統(tǒng)等造成一定的損害。同時(shí)檔案利用者對(duì)信息安全的意識(shí)較弱，因而在檔案信息使用過程和二次利用過程中容易出現(xiàn)信息的泄露等情況。

3.檔案信息系統(tǒng)開發(fā)者的原因。

檔案信息系統(tǒng)的質(zhì)量對(duì)病態(tài)檔案信息的產(chǎn)生有著重大的影響。而檔案信息系統(tǒng)的質(zhì)量很大程度上取決檔案信息系統(tǒng)的開發(fā)者。檔案信息系統(tǒng)的開發(fā)者往往是計(jì)算機(jī)領(lǐng)域方面的專家，而非檔案學(xué)方面的專家。他們對(duì)與檔案工作和檔案了解較少，因而很難在設(shè)計(jì)信息系統(tǒng)的過程中完備的考慮各個(gè)方面和問題。因而容易出現(xiàn)各類偏差，其中包括規(guī)劃缺陷、管理缺陷、分析缺陷、設(shè)計(jì)缺陷、實(shí)施與維護(hù)不當(dāng)?shù)鹊?。這些問題是導(dǎo)致了檔案信息系統(tǒng)本身的缺陷，也很難通過管理制度的完善、檔案工作人員素質(zhì)的提高、社會(huì)檔案意識(shí)的增強(qiáng)等來彌補(bǔ)。在檔案信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)的任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題都會(huì)導(dǎo)致病態(tài)檔案信息的產(chǎn)生。因而，選擇合適的檔案信息系統(tǒng)開發(fā)者是檔案信息資源開發(fā)利用中很重要的內(nèi)容。

病態(tài)檔案信息的產(chǎn)生是一個(gè)比較復(fù)雜的問題。其中影響的因素有很多。很難一下子說明清楚。檔案信息資源開發(fā)和利用中的病態(tài)檔案信息問題需要大家的共同努力和更加深入的研究。從而找出有效的控制途徑和檢測(cè)方法，減少病態(tài)檔案信息的產(chǎn)生。