加強(qiáng)學(xué)校教師業(yè)務(wù)檔案收集的若干舉措

金海煥/杭州市蕭山區(qū)特殊教育學(xué)校

學(xué)校教師業(yè)務(wù)檔案指教師在教育教學(xué)活動(dòng)中形成的各類評價(jià)性材料，是教師人事檔案的重要組成部分，是教師評先、評優(yōu)、評職、聘崗、考核等原始憑證，也是學(xué)校編寫年鑒、展現(xiàn)各條線教育教學(xué)豐碩成果的基礎(chǔ)資料。應(yīng)當(dāng)做好教師業(yè)務(wù)檔案收、管、用工作，其中檔案收集是基礎(chǔ)中的基礎(chǔ)。實(shí)踐中，要采取有效舉措，確保檔案收集渠道暢通、收集工作高效，最終保證檔案的齊全、完整、系統(tǒng)。

一直以來，有的學(xué)校沒有做好檔案收集工作的頂層設(shè)計(jì)，表現(xiàn)為收集清單設(shè)計(jì)“粗放”，沒有明確收集的范圍、類型、載體等，可操作性不強(qiáng)。還表現(xiàn)為沒有制定檔案收集的規(guī)章制度、開展檔案收集缺乏約束性，一些學(xué)校的教師業(yè)務(wù)工作分散于辦公室、教導(dǎo)處、教科室、學(xué)生處等部門，形成的教師業(yè)務(wù)檔案由各科室分別保管，有的科室不能按時(shí)歸檔；部分教師錯(cuò)誤地認(rèn)為檔案是私人物品，不用移交學(xué)校檔案室，一直自行保存。造成的后果是，檔案的完整性、真實(shí)性得不到保障，檔案作用難以發(fā)揮。針對存在的問題，筆者結(jié)合所在單位杭州市蕭山區(qū)特殊教育學(xué)校的工作實(shí)踐，探討做好檔案收集的若干舉措。

1 工作舉措

1.1 加強(qiáng)檔案收集的規(guī)劃設(shè)計(jì)。要改變以往收集工作當(dāng)中檔案室“孤軍奮戰(zhàn)”的局面，將檔案收集端口前移至各科室，這樣便于第一時(shí)間進(jìn)行收集，確保及時(shí)歸檔。檔案室要根據(jù)科室業(yè)務(wù)工作特點(diǎn)，配發(fā)相應(yīng)的收集清單，明確檔案收集的具體要求。在此基礎(chǔ)上，檔案室要與辦公室協(xié)商制定具體的檔案收集流程，并明確科室責(zé)任，特別要針對集中產(chǎn)生檔案的科室如教導(dǎo)處、教科室等，強(qiáng)調(diào)檔案收集工作的重要性；將科室收集移交的檔案按“年度—月份”的順序排列，統(tǒng)一歸集并做好登記入賬工作，存入教師業(yè)務(wù)檔案盒中，進(jìn)行集中統(tǒng)一保管，確保檔案的完整性。

1.2 掌握工作技巧。一是定期收集和不定期收集相結(jié)合。一般學(xué)校檔案以學(xué)期（半年）為時(shí)間節(jié)點(diǎn)進(jìn)行收集，但教師業(yè)務(wù)檔案的產(chǎn)生具有不確定性，需要隨時(shí)關(guān)注。工作中采取“即時(shí)收集”為主、“定期收集”為輔的方法，更為有效?！凹磿r(shí)（不定期）收集”指教師個(gè)人業(yè)務(wù)檔案一經(jīng)產(chǎn)生便向科室歸集，不滯后上交；“定期收集”指在學(xué)期末（年中、年終）再一次查漏補(bǔ)缺，及時(shí)收集之前遺漏的材料。二是線上收集和線下收集相結(jié)合，特別要注重線上收集。在當(dāng)前“最多跑一次”改革、政府?dāng)?shù)字化轉(zhuǎn)型的大背景下，教師的許多獲獎(jiǎng)證書、職稱證書、考試成績等往往通過線上的方式出具，這些電子文件也是教師業(yè)務(wù)檔案的重要組成部分，應(yīng)及時(shí)收集。但往往檔案員或科室負(fù)責(zé)人容易忽視這部分資料的收集，教師本人也沒有認(rèn)識(shí)到電子證書也是業(yè)務(wù)檔案。必須加強(qiáng)線上收集工作，確保檔案的齊全完整。此外，隨著檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的深入推進(jìn)，學(xué)校多采用“雙套制”模式進(jìn)行檔案管理，在做好紙質(zhì)檔案收集的同時(shí)，更要注重收集數(shù)字檔案資源。三是利用教師先進(jìn)評比、職稱評審、專技崗位聘任等業(yè)務(wù)晉升活動(dòng)契機(jī)，將業(yè)務(wù)能力量化評分所需的證明檔案材料，與教師本人業(yè)務(wù)檔案盒中的檔案著錄條目比對，如發(fā)現(xiàn)檔案存在“漏、缺、錯(cuò)”情況，及時(shí)進(jìn)行整改。

1.3 重視收集獲獎(jiǎng)證明材料。學(xué)校教師獲得獎(jiǎng)項(xiàng)時(shí)，上級(jí)部門會(huì)下發(fā)相應(yīng)通知文件，接著才會(huì)發(fā)放獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等（統(tǒng)稱獲獎(jiǎng)證明）。一般情況下，通知文件在傳文系統(tǒng)中傳輸快速且及時(shí)，科室或教師個(gè)人能及時(shí)移交檔案室；但獲獎(jiǎng)證明往往“姍姍來遲”，這就需要科室和教師密切關(guān)注并及時(shí)跟進(jìn)，避免“有通知文件無獲獎(jiǎng)證明”“有獲獎(jiǎng)證明無通知文件”的現(xiàn)象，實(shí)現(xiàn)通知文件與獲獎(jiǎng)證明的完整匹配。

2 兩點(diǎn)思考

一是理清職責(zé)、主動(dòng)作為。建立收集工作體制機(jī)制，將檔案收集工作質(zhì)量納入科室和教師個(gè)人績效考核，提升全體成員工作積極性和效能；將征收工作制成網(wǎng)絡(luò)圖，理清工作思路，理順工作流程。做好教師業(yè)務(wù)檔案收集工作貴在日常、平常、經(jīng)常，檔案員要提高工作責(zé)任心、主動(dòng)作為，將收集納入檔案工作全流程，通盤考量；要緊扣工作要點(diǎn)，搶抓時(shí)間節(jié)點(diǎn)；要熟悉“家底”，掌控“全局”，更好地推動(dòng)工作開展；要提升檔案服務(wù)質(zhì)量，為全校教師提供優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)，使教師真切體會(huì)到檔案利用的便捷性，使他們主動(dòng)配合做好檔案工作。

二是注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)。利用一切有利時(shí)機(jī)進(jìn)行檔案收集業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并在培訓(xùn)上抓典型、樹標(biāo)桿，提高教師對收集工作的重視程度；注重過程培訓(xùn)，重點(diǎn)抓好收集前和收集后的培訓(xùn)，即收集前講清工作要點(diǎn)規(guī)范，收集后重在盤查糾錯(cuò)并及時(shí)反饋工作信息。