探討新發(fā)傳染病暴發(fā)流行地區(qū)的醫(yī)療檔案收集和整理工作

文·盧緒菲

新發(fā)傳染病是指近30年來(lái)由新發(fā)現(xiàn)的新種或新型病原微生物引起的傳染病。新發(fā)傳染病的種類之多，引起世人矚目。20世紀(jì)70年代以來(lái)，除少數(shù)年份外，大都有一種或一種以上的新傳染病被發(fā)現(xiàn)，新發(fā)傳染病至今達(dá)40余種，而且其病原微生物種類復(fù)雜，有病毒、細(xì)菌、立克次體、衣原體、螺旋體及寄生蟲等。而新發(fā)傳染病的檔案管理是防控傳染病的一項(xiàng)重要工作，因此，快速安全的收集一線檔案材料，盡早整理出信息資源才能為傳染病的預(yù)防、治療和控制提供數(shù)據(jù)支撐。

一、傳染病暴發(fā)流行地區(qū)醫(yī)療檔案管理問(wèn)題

對(duì)于新發(fā)傳染病，由于人類無(wú)自身免疫力，又沒有掌握其防治方法，所以危害極大。醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的重點(diǎn)工作之一就是應(yīng)對(duì)突發(fā)公共衛(wèi)生事件的有效處理，并將其產(chǎn)生的相關(guān)資料整理歸檔，以備后期研究和使用。

在此次新型冠狀病毒疫情期間，收集整理檔案面臨的主要問(wèn)題有以下幾個(gè)。一是由于新冠病毒傳染性強(qiáng)，所以來(lái)自于感染區(qū)域或治療區(qū)域的紙質(zhì)檔案在收集過(guò)程中，存在接觸傳染和病毒傳播的風(fēng)險(xiǎn)，需要收集人員做好自身防護(hù)，并對(duì)檔案進(jìn)行安全消毒，確保入庫(kù)檔案不攜帶病毒。二是由于部分相關(guān)人員未認(rèn)識(shí)到新發(fā)傳染病檔案及時(shí)收集整理的必要性和重要意義，造成部分資料未及時(shí)整理歸檔，影響了檔案的完整性。三是部分醫(yī)療檔案多由兼職人員管理，其專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)技能欠缺，導(dǎo)致使得很多有價(jià)值的檔案材料被遺棄，無(wú)法形成系統(tǒng)的新發(fā)傳染病醫(yī)療檔案資料。

二、完善傳染病暴發(fā)流行地區(qū)醫(yī)療檔案管理措施

（一）完善特殊時(shí)期檔案管理機(jī)制

當(dāng)新發(fā)傳染病暴發(fā)流行時(shí)，一般都會(huì)成立防控工作領(lǐng)導(dǎo)小組，全面組織和領(lǐng)導(dǎo)疫情防控工作。防控工作領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)綜合協(xié)調(diào)組、現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查組、檢驗(yàn)監(jiān)測(cè)組、信息宣傳組、專家組、后勤保障組等，負(fù)責(zé)疫情期間各類檔案信息和醫(yī)療數(shù)據(jù)的收集、分析和上報(bào)。檔案工作人員應(yīng)該參與到綜合協(xié)調(diào)組和信息組中，專職負(fù)責(zé)整個(gè)醫(yī)療防控工作相關(guān)檔案資料的收集整理，同時(shí)，要在各個(gè)防控小組中確定檔案信息管理員，負(fù)責(zé)收集該組檔案材料，且在階段性工作告一段落時(shí)及時(shí)將各種信息完整歸納上報(bào)。檔案室負(fù)責(zé)所有檔案的接收、歸檔、管理，在確保檔案安全的同時(shí)，也確保檔案人員和檔案室的安全。

（二）建立存在傳染風(fēng)險(xiǎn)的檔案資料收集管理制度

目前，新型冠狀病毒肺炎（COVID-19）的潛伏期基本是兩周左右。2月初，廣州首次在確診患者家的門把手上檢測(cè)出新型冠狀病毒核酸。近日，一項(xiàng)發(fā)表在《Hospital Infection》上的研究表明，如果新冠狀病毒SARS-CoV-2與其家族成員有相似之處，那么它可能會(huì)在無(wú)生命物體上存活一周以上。在這項(xiàng)研究中，德國(guó)格賴夫斯瓦爾德大學(xué)領(lǐng)導(dǎo)的研究團(tuán)隊(duì)發(fā)現(xiàn)，人類病原體可以在物體表面持續(xù)存在，并在室溫下保持傳染性長(zhǎng)達(dá)9天。當(dāng)然，這是冠狀病毒壽命的上限。但研究人員表示，平均而言，這種病毒可以在鋁、木材、紙張、塑料和玻璃等多種材料上存活4至5天。一些動(dòng)物冠狀病毒甚至可以存活超過(guò)28天。研究第一作者、格賴夫斯瓦爾德大學(xué)醫(yī)院內(nèi)科醫(yī)生Gunter Kampf說(shuō)：“低溫和空氣濕度高會(huì)進(jìn)一步延長(zhǎng)它們的壽命?！边@些研究數(shù)據(jù)表明，我們?cè)趯?duì)來(lái)自疫區(qū)的檔案資料收集整理過(guò)程中，必須要針對(duì)其可能存在的感染風(fēng)險(xiǎn)作出相應(yīng)的措施。

1. 明確新發(fā)傳染病檔案材料的歸納內(nèi)容

新發(fā)傳染病檔案收集范圍，一般應(yīng)包括防控工作的組織和框架文件，現(xiàn)場(chǎng)流行病學(xué)調(diào)查和疫情處理文件，新發(fā)傳染病的檢驗(yàn)檢測(cè)數(shù)據(jù)原始記錄，疫情信息統(tǒng)計(jì)與分析材料，醫(yī)療救治和醫(yī)囑登記材料，健康教育宣傳材料及社會(huì)聯(lián)防聯(lián)控的材料等。其中，現(xiàn)場(chǎng)流行病學(xué)調(diào)查和疫情處置材料，是對(duì)新發(fā)傳染病進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查與處理至關(guān)重要的第一手資料，是開展流行病學(xué)分析、傳染病癥狀處理等研究的關(guān)鍵；新發(fā)傳染病的檢驗(yàn)檢測(cè)數(shù)據(jù)原始記錄是制定防控工作方向的基礎(chǔ)，不僅要有系統(tǒng)數(shù)據(jù)的報(bào)送，還要及時(shí)收集現(xiàn)場(chǎng)檢測(cè)人員數(shù)據(jù)記錄并簽字確認(rèn)的紙質(zhì)版材料；疫情信息統(tǒng)計(jì)和分析材料是分析整個(gè)疫情發(fā)展情況的最基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，它不僅包括各級(jí)疾控機(jī)構(gòu)溝通的疫情報(bào)告分析，還包括疫情防控技術(shù)指南和相關(guān)規(guī)范性文件等；醫(yī)療救治和醫(yī)囑登記原始材料主要是收集定點(diǎn)醫(yī)院的發(fā)熱門診及感染科資料，尤其是護(hù)理人員對(duì)病人的定時(shí)檢查數(shù)據(jù)和醫(yī)生處理突發(fā)情況時(shí)的臨時(shí)醫(yī)囑等；健康教育材料包括宣傳方案、宣傳海報(bào)、公益廣告以及利用新媒體等形式發(fā)布的宣傳材料，它對(duì)提高人們對(duì)新發(fā)傳染病的治理防護(hù)常識(shí)的認(rèn)知，消除恐慌心理極為重要。另外，針對(duì)疫情癥狀監(jiān)測(cè)和新發(fā)傳染病的研究工作，檔案管理人員還應(yīng)該注意收集疫情分析報(bào)告、流行病學(xué)與病原學(xué)分析以及應(yīng)對(duì)措施的研究資料以及各種影像類和實(shí)物類的檔案資料，以輔助新發(fā)傳染病的治療和研究。

2. 建立新發(fā)傳染病檔案信息檢索系統(tǒng)

在傳染病暴發(fā)流行期間，對(duì)于來(lái)自傳染病確診病例及實(shí)驗(yàn)室檢測(cè)數(shù)據(jù)等可能存在感染風(fēng)險(xiǎn)的相關(guān)紙質(zhì)版材料，由于有時(shí)效性要求，需要及時(shí)進(jìn)行歸檔整理以便查詢。而一般的檔案室都沒有檔案消毒滅菌設(shè)備，這使得收集整理過(guò)程中有一定接觸感染風(fēng)險(xiǎn)，并且紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)的使用，也增加了數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與分析上的難度。為及時(shí)提升防控和治療工作質(zhì)量、效率，我市疾控機(jī)構(gòu)充分利用已有的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)平臺(tái)，通過(guò)指定一線人員為檔案采集員的方式，及時(shí)將影像信息采集和有污染風(fēng)險(xiǎn)的紙質(zhì)版調(diào)查記錄掃描上傳，第一時(shí)間將數(shù)據(jù)信息提交到檔案管理平臺(tái)。檔案管理人員為防控檔案進(jìn)行分類建檔并完善索引體系，檔案按形成單位大流水排序，避免了當(dāng)年常規(guī)收集的檔案整理完畢后再去流水排序的問(wèn)題，為防控、治療等工作人員提供了更加便捷、及時(shí)和安全的查詢利用服務(wù)。對(duì)于沒有現(xiàn)成信息系統(tǒng)的單位，檔案管理人員應(yīng)本著簡(jiǎn)單易行的原則，及時(shí)與軟件設(shè)計(jì)人員溝通，提出明確的檔案錄入和利用要求，并結(jié)合現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)辦公平臺(tái)，留出辦公端口，方便一線檔案資料的及時(shí)錄入。

3. 建立新發(fā)傳染病實(shí)物檔案安全消毒制度

針對(duì)通過(guò)飛沫傳播和接觸傳播的傳染疾病暴發(fā)流行地區(qū)，應(yīng)建立工作人員健康防護(hù)和環(huán)境衛(wèi)生防護(hù)及檔案資料消毒等制度。對(duì)特殊時(shí)期檔案收集應(yīng)建立專門消毒室，可以利用電子臭氧發(fā)生器或者紫外線消毒設(shè)備對(duì)收集的檔案材料進(jìn)行消毒，完成消毒后再轉(zhuǎn)入檔案室進(jìn)行整理歸檔。在工作區(qū)域內(nèi)或檔案轉(zhuǎn)遞交接及整理過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)佩戴口罩、手套和護(hù)目鏡。要定期更換工作服，可用流通蒸汽或煮沸消毒30分鐘。檔案資料室內(nèi)要配備速干手消毒劑，有條件時(shí)可配備感應(yīng)式手消毒設(shè)施。保持檔案室環(huán)境整潔衛(wèi)生，每天定期消毒，可用含有效氯250mg/L-500mg/L的含氯消毒劑進(jìn)行噴灑和擦拭，并做好消毒記錄。

在環(huán)境持續(xù)惡化以及抗生素類藥物廣泛使用的背景下 ，傳染病的發(fā)病率以及傳染性均在不斷增強(qiáng)，做好新發(fā)傳染病暴發(fā)流行地區(qū)的醫(yī)療檔案管理工作，有助于汲取防控經(jīng)驗(yàn)，為新發(fā)傳染病的預(yù)防和控制提供有效的依據(jù)。目前，我市實(shí)現(xiàn)了對(duì)醫(yī)療檔案資料的及時(shí)整理歸檔，提高了各級(jí)疾控機(jī)構(gòu)檔案管理人員的防范意識(shí)，并為全市傳染病防控工作提供了有力的資料支撐。