淺析檔案管理中存在的問題和解決辦法

賈新穎

摘? 要：檔案管理是一個非常有意義的工作內容，檔案管理需要管理人員對一些有價值的信息，以及個別有價值的資料進行系統(tǒng)的收集和整理以及最后一步的存檔，然后建立一個讓人們可以觀看的數(shù)據(jù)資料庫。檔案管理中的問題如果在一定程度上能夠得到解決，就能為人民帶來更多的方便。檔案管理中存在著許多問題，那么本文將針對檔案管理中存在的問題，提出了以下解決方法。

關鍵詞：問題的解決;策略探討;檔案管理;方法分析

社會在不斷地向前進步，時代在不斷地發(fā)展，我國的檔案管理變得越來越重要了，檔案管理中的工作對于人們來說是有著非常重要的作用，能夠為人們帶來更多便利的服務，為單位在進行決策的時候提供一個參考的依據(jù)。但是我國的檔案管理中存在著不完善的地方，我們必須把檔案管理中存在的問題解決掉，才能為人們帶來便捷。

一、為什么要進行檔案管理

每一個部門、每一個行業(yè)，在工作的時候都會出現(xiàn)一些有問題的檔案，檔案管理是這些部門以及這些行業(yè)工作中不能缺的部分。檔案能夠促進一個民族經(jīng)濟的發(fā)展，促進一個民族文化的創(chuàng)新，促進一個民族科技的進步。它在許許多多方面都能對整個國家有一個積極的影響。我們國家也逐漸地發(fā)現(xiàn)自己的檔案管理中存在許許多多的問題，檔案管理比較混亂。雖然國家已經(jīng)在一定程度上采取了一些措施，甚至還利用計算機的智能性來收集檔案，促進檔案管理工作的整理，但是這個事情還是沒有得到很好的完善。在以往的檔案管理方法中，工作量大，都是人工來操作的，而且效率比較低，有時候還會出現(xiàn)一些錯誤，這在一定程度上加大了檔案管理工作的工作量，給檔案管理的工作帶來了更多的困難。有的是因為檔案的外觀規(guī)定不符合標準，有的是因為中間的頁數(shù)沒有標好，有的頁碼缺失了，因為頁碼不能讓檔案順利地規(guī)整。還有的是因為管理檔案的相關部門缺少對檔案管理制定一個統(tǒng)一的標準，沒有一個統(tǒng)一的標題或者統(tǒng)一的題目，因此我們一定要加大對檔案管理的重視度，找到針對這些問題的解決方案。

二、怎樣來解決檔案管理中的問題呢

（一）加大檔案管理人員的責任心，調動他們在工作時候的積極性

有些檔案管理人員覺得自己的待遇不夠高，他們對這件事情的耐心不足，所以在進行整理以及歸類的時候，就沒那么用心地在工作了。他們的責任心不足，而且甚至會出現(xiàn)在進行資料收集整理的時候，不會對檔案進行靈活的分類。只是強調這個檔案一定要保密，一定要放在重要的位置。雖然保密性是很重要的，但是放在固定的地方，這會在一定程度上導致這些檔案將會被永遠地塵封，沒有辦法被別人使用，出現(xiàn)資源一旦塵封，將不會再啟封的浪費。因此，這些基層單位一定要滿足檔案管理人員的需求，培養(yǎng)檔案管理人員的素質，在他們進行檔案工作的時候，對他們進行鼓勵安撫他們的耐心。讓他們在進行檔案管理的時候，更加有積極性，更加愿意去全身心的投入工作，管理單位可以適當?shù)亟o一些有耐心的人頒發(fā)一些獎勵，或者發(fā)放一些獎金，讓這些管理工作積極的人感受到自己在認真工作以后得到的榮譽。以此來鼓勵其他的檔案管理工作人員，讓他們也愿意調動自己的積極性來為檔案管理工作奉獻出自己的一份力量。

（二）在錄取檔案管理人員的時候，要注意他們的專業(yè)性

由于有些檔案管理人員的專業(yè)性不足，觀念比較落后，并不知道如何來整理檔案，怎樣來進檔案的管理。如果直接交給他們，讓他們來進行檔案的管理時，往往會出現(xiàn)管理得不規(guī)范，以及對檔案材料保護得不夠嚴謹?shù)默F(xiàn)象。因此，相關部門在錄取檔案管理人員的時候，一定要注意他們的專業(yè)性，對于一些素質比較低、能力比較弱的檔案管理人員還可以進行適當?shù)呐嘤?，開設一些專業(yè)的系統(tǒng)培訓的補習班，讓他們在這個補習班中學習檔案的管理。幫助他們在培訓中認識到檔案管理是如何進行工作的，掌握檔案管理的技能，由此能夠熟練地去進行檔案的歸類，保證管理工作能夠順利地進行，提高檔案管理工作的效率。

（三）制定正確的檔案管理制度

相關部門一定要制定正確的檔案管理制度，統(tǒng)一檔案管理的方式。相關部門可以確定檔案的安全防范機制，讓管理人員明確安全防范機制是怎么樣的，知道保密機制是怎么樣的，管理工作人員應該如何來進行檔案的整理，如何來規(guī)范檔案的管理。在進行檔案管理的時候，一定要分機制和分工來管理檔案，讓檔案管理的工作以及檔案的整理能夠井井有序，非常有條理地進行下去。相關部門還應該舍得投資，加大投資力度，對于那些檔案管理所需要的經(jīng)費，應該毫不吝嗇地資助，讓檔案管理部門能專心地進行檔案管理工作。保證檔案管理的設施是完備的，改善檔案管理工作的環(huán)境，借鑒一些比較先進的管理檔案的方式，引進一些科技來幫助檔案管理工作順利地進行下去。

結束語：

檔案管理工作關系著我國行業(yè)的發(fā)展，關系著黨是能否順利地為人民服務。因此我們一定要不斷地提升自己對檔案管理工作的認知，不斷地發(fā)現(xiàn)檔案管理中的問題，并且及時積極地去解決檔案管理中的問題。

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作者單位：內蒙古興安盟突泉縣突泉鎮(zhèn)黨群服務中心