如何提升企業(yè)在邊疆地區(qū)扶貧檔案管理工作中的能力

任義生　高雪華　王云慶

一、企業(yè)在邊疆地區(qū)扶貧檔案管理工作中遇到的困境

扶貧檔案真實(shí)記錄了貧困地區(qū)扶貧工作的各類形態(tài)及完整過(guò)程，主要的檔案類型包括文字、圖片、影像等多種實(shí)物，是國(guó)家對(duì)貧困地區(qū)進(jìn)行總體規(guī)劃和對(duì)扶貧工作進(jìn)行總體布局的重要決策參考資料，具有不可低估的現(xiàn)實(shí)價(jià)值。以甘肅、新疆為主的邊疆地區(qū)農(nóng)村貧困人口眾多，經(jīng)濟(jì)發(fā)展滯后，區(qū)域集中性顯著，是全國(guó)扶貧開(kāi)發(fā)的主戰(zhàn)場(chǎng)。2014年，國(guó)家扶貧辦發(fā)布《建立精準(zhǔn)扶貧工作機(jī)制的實(shí)施方案》，標(biāo)志著我國(guó)正式啟動(dòng)精準(zhǔn)扶貧工作。伴隨著精準(zhǔn)扶貧力度的不斷加大，邊疆地區(qū)的扶貧工作逐漸進(jìn)入到精細(xì)化管理、精確化配置、精準(zhǔn)化扶持的進(jìn)程中。各類企業(yè)也積極參與到扶貧工作中。早在2014年12月7日，以國(guó)網(wǎng)新疆電力有限公司為代表的各類企業(yè)積極響應(yīng)政府號(hào)召，全力推進(jìn)光伏發(fā)電項(xiàng)目順利落地，有效促進(jìn)了本地區(qū)貧困戶增收和貧困村集體經(jīng)濟(jì)的收入增長(zhǎng)，開(kāi)創(chuàng)了邊疆地區(qū)精準(zhǔn)扶貧的新模式，體現(xiàn)了企業(yè)在扶貧工作中的重要地位。企業(yè)如何結(jié)合自身優(yōu)勢(shì)以及邊疆地區(qū)扶貧工作的發(fā)展現(xiàn)狀，合理開(kāi)展扶貧檔案管理工作，成為有序?qū)嵤┓鲐氻?xiàng)目的重要任務(wù)之一。

邊疆地區(qū)的精準(zhǔn)扶貧事業(yè)具有分工粗略，主體多元，分散性強(qiáng)，多民族聚集等特征。在這種社會(huì)環(huán)境下，雖然國(guó)家針對(duì)邊疆地區(qū)的扶貧計(jì)劃已經(jīng)啟動(dòng)了相關(guān)的規(guī)則建設(shè)，各地區(qū)按照《國(guó)家檔案局國(guó)務(wù)院扶貧開(kāi)發(fā)領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室關(guān)于做好精準(zhǔn)扶貧檔案工作的意見(jiàn)》要求，制定和印發(fā)了相應(yīng)的規(guī)范化管理辦法，但對(duì)于企業(yè)如何具體落實(shí)扶貧檔案管理政策和開(kāi)展扶貧檔案管理工作并沒(méi)有作出進(jìn)一步的說(shuō)明闡釋。導(dǎo)致參與邊疆地區(qū)扶貧項(xiàng)目的各企業(yè)之間缺乏統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。加上扶貧檔案涉及內(nèi)容豐富，各地收集到的文件材料種類各不相同。企業(yè)下屬的一線工作隊(duì)在實(shí)際的扶貧檔案管理工作中，經(jīng)常遇到檔案資料名稱目錄不一、內(nèi)容五花八門、管理雜亂無(wú)章等問(wèn)題。這些身在一線的檔案兼職人員由于缺乏系統(tǒng)的學(xué)習(xí)和訓(xùn)練，往往只能按照各自的理解和習(xí)慣隨意收集和整理扶貧檔案，造成不同企業(yè)最終形成的檔案材料頻頻出現(xiàn)格式不一致、對(duì)原始表格隨意涂改、錄入的檔案數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確、檔案收集范圍相差較大、分類不合理、保管質(zhì)量難以保證等問(wèn)題，在一定程度上導(dǎo)致企業(yè)在進(jìn)行扶貧檔案管理活動(dòng)時(shí)形成大量缺項(xiàng)漏項(xiàng)、邏輯錯(cuò)誤、歸類混亂的扶貧檔案材料，增加了不必要的成本投入。這種粗放式的檔案管理往往會(huì)造成扶貧數(shù)據(jù)來(lái)源有誤、扶貧文件歸檔片面等問(wèn)題，不僅不利于統(tǒng)計(jì)貧困居民規(guī)模、分析本地區(qū)致貧的關(guān)鍵原因，也無(wú)法幫助企業(yè)對(duì)貧困地區(qū)采取切實(shí)有效的扶貧助貧工作。

此外，由于企業(yè)在扶貧項(xiàng)目中每年都會(huì)產(chǎn)生數(shù)量巨大、類型復(fù)雜的檔案材料，除了將部分重要的紙質(zhì)檔案整理移交給檔案館外，還有許多依舊保存在當(dāng)?shù)氐拇迓錂n案室中。受客觀環(huán)境和人員制約，以及各地區(qū)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施條件不同等問(wèn)題的影響，以紙質(zhì)材料為主的扶貧檔案資料，除了存在檔案內(nèi)容與實(shí)體安全得不到落實(shí)與保障外，還存在著“存量數(shù)字化、增量電子化”進(jìn)程滯后，檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)訪問(wèn)瀏覽效率不高、扶貧信息共享利用成效有限等問(wèn)題。因此，為了能夠更好地反映企業(yè)扶貧工作成效，為統(tǒng)一規(guī)劃邊疆地區(qū)的扶貧工作布局提供信息扶持，參與扶貧工作的各類企業(yè)需要進(jìn)一步提高對(duì)扶貧檔案的管理與保存能力，在扶貧工作中不斷開(kāi)拓檔案管理的實(shí)踐創(chuàng)新，整理出一套既符合國(guó)家施政方針，又能在各類企業(yè)中普遍適用的扶貧檔案管理工作實(shí)施規(guī)則。從下而上完善企業(yè)參與邊疆地區(qū)扶貧工作的相關(guān)規(guī)章制度，為研究邊疆地區(qū)社會(huì)發(fā)展與經(jīng)濟(jì)開(kāi)發(fā)提供助力。

二、如何提高企業(yè)的扶貧檔案管理能力

1.建立樣板模式實(shí)例指導(dǎo)扶貧檔案工作

吸引多個(gè)企業(yè)共同參與扶貧計(jì)劃是邊疆地區(qū)實(shí)施精準(zhǔn)扶貧項(xiàng)目的重要舉措，形成的檔案材料最終會(huì)匯總成為國(guó)家扶貧攻堅(jiān)信息的重要組成部分。出于對(duì)扶貧檔案進(jìn)行方便保管和快速利用的需要，在歸檔前期就應(yīng)該統(tǒng)一各單位的檔案材料管理標(biāo)準(zhǔn)。這就要求企業(yè)內(nèi)部的檔案業(yè)務(wù)專員在相互借鑒、合理溝通的基礎(chǔ)上，通過(guò)總結(jié)過(guò)去十幾年扶貧工作中檔案文件的形成規(guī)律，結(jié)合本地區(qū)特殊的社會(huì)環(huán)境，編制出一套系統(tǒng)的扶貧檔案文件材料內(nèi)容格式及整理過(guò)程樣板。從檔案管理的方法、手段入手，通過(guò)實(shí)例指導(dǎo)實(shí)踐活動(dòng)，規(guī)范扶貧工作中檔案業(yè)務(wù)人員的管理行為。從而避免一線的檔案兼職人員因傳統(tǒng)的檔案管理制度規(guī)范過(guò)于枯燥冗長(zhǎng)，不能完全貼合本地區(qū)扶貧檔案工作的實(shí)踐而造成的不同扶貧工作隊(duì)移交的檔案資料格式標(biāo)準(zhǔn)不一、收集范圍不全面、保管期限不統(tǒng)一、管理流程不完善等矛盾，防止扶貧工作者在整理扶貧檔案的過(guò)程中因理解不到位而造成的扶貧檔案管理不規(guī)范等問(wèn)題的發(fā)生。

檔案管理樣板主要涵蓋標(biāo)準(zhǔn)樣板和標(biāo)準(zhǔn)過(guò)程兩大部分。標(biāo)準(zhǔn)樣板即最終形成的文件資料格式樣板，是企業(yè)內(nèi)部專業(yè)的檔案工作人員在深入研究分析各類檔案素材的基礎(chǔ)上，選取扶貧工作中有代表性、格式較規(guī)范的工作規(guī)劃、工作計(jì)劃、信息簡(jiǎn)報(bào)、工作總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要、工作報(bào)表等進(jìn)行優(yōu)化，形成的集合型文件材料標(biāo)準(zhǔn)格式樣板。這類標(biāo)準(zhǔn)樣板統(tǒng)一了扶貧文件的編制格式和扶貧檔案的收集范圍，并結(jié)合實(shí)際滾動(dòng)完善，有利于指導(dǎo)工作人員按樣板格式建立文件資料，為扶貧工作隊(duì)在形成相關(guān)扶貧文件時(shí)提供參考。為此，企業(yè)內(nèi)部的檔案專業(yè)人員應(yīng)貫徹落實(shí)國(guó)家、邊疆地區(qū)扶貧開(kāi)發(fā)辦公室、邊疆地區(qū)檔案局和本行業(yè)的各項(xiàng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合樣板素材的收集情況，梳理各階段產(chǎn)生的歸檔材料，明確不同文件類型的歸檔范圍、目錄、檔案封面、備考表等，制成標(biāo)準(zhǔn)的檔案收集清單樣板，便于扶貧工作隊(duì)在整理檔案和進(jìn)行移交審核時(shí)參考。

標(biāo)準(zhǔn)過(guò)程則是針對(duì)扶貧工作中出現(xiàn)的檔案數(shù)量大、涉及部門多、管理鏈條長(zhǎng)等特點(diǎn)，對(duì)文件資料形成過(guò)程的具體記錄和闡述。企業(yè)可以通過(guò)研究檔案資源和實(shí)地調(diào)研相結(jié)合的方式，深入了解和總結(jié)扶貧檔案管理所涉及的重點(diǎn)工作，分析提煉出扶貧檔案形成及管理的全部過(guò)程，并結(jié)合扶貧工作實(shí)際，繪制出扶貧檔案管理標(biāo)準(zhǔn)流程圖。對(duì)不同階段的標(biāo)準(zhǔn)流程選取2—3個(gè)有代表性的案例進(jìn)行示范，詳細(xì)闡述流程每個(gè)節(jié)點(diǎn)涉及的責(zé)任部門、責(zé)任人、工作內(nèi)容等，形成化繁為簡(jiǎn)、便于操作的標(biāo)準(zhǔn)流程樣板，并結(jié)合工作變化不斷完善，從而指導(dǎo)各級(jí)扶貧檔案管理人員按照樣例闡述的標(biāo)準(zhǔn)過(guò)程規(guī)范開(kāi)展工作。建立這類涉及文件全生命周期標(biāo)準(zhǔn)流程的樣板，重點(diǎn)在于從多個(gè)角度全面收集具有代表性的檔案資料作為典型案例，在結(jié)合本地區(qū)形勢(shì)發(fā)展和國(guó)家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，總結(jié)不同企業(yè)的扶貧檔案管理規(guī)律，讓檔案管理樣板庫(kù)可以涵蓋檔案管理的各類需求樣本，具有較強(qiáng)的可操作性，使扶貧檔案管理更加細(xì)化，便于高效指導(dǎo)一線的管理實(shí)踐。

為了讓扶貧工作隊(duì)中的一線檔案業(yè)務(wù)人員能夠迅速系統(tǒng)地開(kāi)展扶貧檔案的收集、整理、立卷工作，企業(yè)應(yīng)積極打破各單位、各工作隊(duì)之間的信息壁壘，使不同企業(yè)的扶貧管理部門、檔案管理部門、扶貧工作隊(duì)共享檔案管理樣板成果，指導(dǎo)實(shí)踐，提升扶貧工作質(zhì)效，推動(dòng)各級(jí)檔案管理人員之間相互學(xué)習(xí)，交流工作經(jīng)驗(yàn)。

2.構(gòu)建信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理扶貧電子檔案

為使扶貧檔案管理步入精益化、現(xiàn)代化、信息化管理的發(fā)展之路，企業(yè)可以將本公司扶貧檔案信息化的相關(guān)成果歸入到企業(yè)信息化的整體規(guī)劃之中。以方便三方數(shù)據(jù)查詢和管理扶貧項(xiàng)目為目的，搭建一個(gè)統(tǒng)一管理、資料共享的扶貧項(xiàng)目管理信息平臺(tái)，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)扶貧檔案信息的數(shù)據(jù)化管理，使地區(qū)政府、參與扶貧工作的各類企業(yè)以及一線的扶貧工作隊(duì)之間能夠信息互通、工作銜接、資源共享。從維護(hù)扶貧檔案信息安全和促進(jìn)扶貧信息資源共享來(lái)看，構(gòu)建信息系統(tǒng)管理扶貧檔案電子文件意義重大。隨著全國(guó)各地區(qū)信息化技術(shù)的快速提升，普遍應(yīng)用、增量可觀的數(shù)字化信息已經(jīng)逐漸取代紙質(zhì)文件成為扶貧檔案的主要形式之一，是實(shí)施惠民政策，分配扶貧資源的重要信息支撐。從當(dāng)前扶貧檔案電子化增量的特點(diǎn)來(lái)看，只依靠傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理體系已難以適應(yīng)新時(shí)期扶貧檔案的管理要求。企業(yè)需根據(jù)邊疆地區(qū)扶貧發(fā)展戰(zhàn)略和信息化發(fā)展的階段性要求，采取有效措施，切實(shí)保證扶貧工作中電子文件的真實(shí)可靠、充分共享與長(zhǎng)久保存，使扶貧信息能在規(guī)定的時(shí)間、地域、機(jī)構(gòu)、人員范圍內(nèi)得到方便快捷的利用，在提高扶貧檔案質(zhì)量、歸檔數(shù)字化水平的同時(shí)，提升扶貧檔案的查閱效率，真正建立起助力政府決策、方便群眾生活的檔案利用體系，保障國(guó)家扶貧檔案的信息安全，推動(dòng)邊疆地區(qū)扶貧項(xiàng)目的高效發(fā)展。

構(gòu)建扶貧檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，并非另起爐灶，而是對(duì)企業(yè)現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行拓展后的成果，在企業(yè)原有的檔案信息管理系統(tǒng)中開(kāi)辟出專門的扶貧檔案管理模塊，可以擴(kuò)大本公司信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的庫(kù)藏資源，將不同于公司原有職能的檔案資料分離出來(lái)，根據(jù)信息的不同屬性更好的集中保管和利用。為了保障扶貧檔案信息的安全性，信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)應(yīng)設(shè)有嚴(yán)格的訪問(wèn)權(quán)限控制，可分為公共樣板和自用樣板兩部分，并具有防止越權(quán)操作的技術(shù)措施。其中，公共樣板供企業(yè)內(nèi)部所有工作人員查詢、訪問(wèn);自有樣板僅供本地市公司轄區(qū)內(nèi)工作人員和省公司管理人員查詢、訪問(wèn);其他非本轄區(qū)工作人員無(wú)權(quán)查詢。對(duì)于自用樣板而言，信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)通過(guò)對(duì)用戶權(quán)限進(jìn)行分級(jí)設(shè)置，便于公司內(nèi)部和扶貧工作隊(duì)的人員在線查詢和審核扶貧檔案信息。扶貧工作隊(duì)和企業(yè)檔案館錄入的電子文件都應(yīng)派遣專人多次定期進(jìn)行審核，結(jié)合工作實(shí)際，按照“少而精、準(zhǔn)而實(shí)、不缺項(xiàng)、不重復(fù)”的要求，在原有檔案資料的基礎(chǔ)上，刪繁化簡(jiǎn)、歸類合并，確保規(guī)范后的電子檔案齊全完整、真實(shí)可信。此外，企業(yè)還可為扶貧檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)配備專門的信息保護(hù)、身份認(rèn)證、授權(quán)管理、電子簽名、數(shù)字水印、安全審計(jì)等產(chǎn)品，強(qiáng)化扶貧檔案電子文件的安全保密性。

3.對(duì)一線檔案兼職人員定期培訓(xùn)

設(shè)計(jì)檔案管理樣板是為了建立形象易懂、便于施行的檔案管理規(guī)范，避免一線的檔案業(yè)務(wù)人員因自身理解偏差而造成的工作差異和重復(fù)勞動(dòng)。完善信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)則是通過(guò)現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)扶貧信息的遠(yuǎn)程共享和高效利用。這兩項(xiàng)工作的最終目的，都是為了促進(jìn)各級(jí)各部門的工作人員能夠合理高效地開(kāi)展扶貧檔案的管理工作，提升企業(yè)的扶貧質(zhì)量。而落實(shí)這兩項(xiàng)工作的重難點(diǎn)，在于全面提升企業(yè)內(nèi)部參與扶貧工作的各級(jí)檔案業(yè)務(wù)人員的專業(yè)能力和人員素質(zhì)，從而使檔案管理樣板庫(kù)和信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)以及其他各類扶貧檔案管理規(guī)范制度能夠真正應(yīng)用于扶貧工作的具體實(shí)踐，提升檔案管理的效率效益。由于當(dāng)前參與扶貧活動(dòng)的工作人員調(diào)動(dòng)頻繁，且一線的檔案管理人員往往是從扶貧工作隊(duì)中隨意抽取一名成員進(jìn)行工作，通常缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)，具有極強(qiáng)的不穩(wěn)定性和復(fù)雜性。因此，企業(yè)內(nèi)部對(duì)所在單位下派的駐村工作隊(duì)具有業(yè)務(wù)指導(dǎo)的工作義務(wù)。相較于一線工作隊(duì)中的檔案兼職人員，專業(yè)的檔案業(yè)務(wù)人員更具有檔案工作的專業(yè)性和相關(guān)的工作經(jīng)驗(yàn)，了解扶貧檔案的重要性，熟知各類檔案整理標(biāo)準(zhǔn)以及公司內(nèi)部發(fā)行的檔案管理細(xì)則，可以在不同時(shí)期隨著社會(huì)環(huán)境的變化和扶貧工作的發(fā)展為各類扶貧項(xiàng)目建立專門的文件材料歸檔制度，使扶貧檔案在初始階段能合乎標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)容有效、實(shí)體安全。

企業(yè)應(yīng)注重組織公司內(nèi)部根據(jù)各地區(qū)扶貧工作實(shí)際狀況制定不同的培訓(xùn)計(jì)劃，將扶貧檔案管理規(guī)范、管理流程結(jié)合具體的扶貧項(xiàng)目實(shí)踐制定出統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和參考依據(jù)，并制作大量專業(yè)性的培訓(xùn)指導(dǎo)課件。在制作培訓(xùn)指導(dǎo)課件時(shí)，尤其應(yīng)注意添加各類典型的扶貧檔案管理實(shí)例，使工作人員能夠快速掌握管理過(guò)程中的要點(diǎn)難點(diǎn)，從而高效完成扶貧檔案管理的各階段工作，節(jié)約反復(fù)講解、反復(fù)學(xué)習(xí)所產(chǎn)生的時(shí)間成本。可通過(guò)集中授課、現(xiàn)場(chǎng)講解、遠(yuǎn)程指導(dǎo)等多種方式，定期對(duì)企業(yè)本部以及扶貧一線中負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員開(kāi)展知識(shí)與技能培訓(xùn)，將管理扶貧檔案的工作標(biāo)準(zhǔn)、管理職責(zé)、工作流程、作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等以案例形式，生動(dòng)展示給廣大的工作人員，使其根植融入于各級(jí)檔案業(yè)務(wù)人員的實(shí)際工作中，全面提升邊疆地區(qū)扶貧隊(duì)伍的檔案管理水平。以國(guó)網(wǎng)新疆電力有限公司為例，電網(wǎng)企業(yè)通過(guò)將“訪惠聚”扶貧檔案管理的創(chuàng)新成果以印發(fā)紙質(zhì)手冊(cè)、通過(guò)信息網(wǎng)絡(luò)共享等方式，在電網(wǎng)企業(yè)內(nèi)全面推廣。手冊(cè)涵蓋文件標(biāo)準(zhǔn)格式樣板、標(biāo)準(zhǔn)清單樣板、標(biāo)準(zhǔn)流程圖、標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)指導(dǎo)目錄等多項(xiàng)內(nèi)容，全面規(guī)范了企業(yè)參與“訪惠聚”扶貧檔案管理的相關(guān)活動(dòng)。使企業(yè)員工能夠充分了解扶貧檔案管理的相關(guān)專業(yè)知識(shí)、加強(qiáng)對(duì)扶貧檔案的管理意識(shí)。良好的扶貧檔案管理創(chuàng)新實(shí)踐，為提升扶貧工作效率和效益提供了重要保證，也為自治區(qū)相關(guān)行業(yè)和國(guó)家電網(wǎng)系統(tǒng)參與扶貧工作提供了借鑒，發(fā)揮了較好的輻射帶動(dòng)作用。除此之外，企業(yè)還可以定期組織實(shí)地考察其他企業(yè)扶貧檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)與應(yīng)用情況，將各單位形成的先進(jìn)做法、較好措施以及不同工作隊(duì)中檔案管理人員經(jīng)常遇到的資料收集問(wèn)題、常規(guī)工作過(guò)程闡述、常見(jiàn)問(wèn)題解決示例等提煉成多類典型的培訓(xùn)案例，以案例化的教學(xué)形式指導(dǎo)實(shí)踐，指導(dǎo)原有的檔案業(yè)務(wù)人員在參考完樣板后可以高效的開(kāi)展工作，確保新加入的扶貧工作者在學(xué)習(xí)樣板內(nèi)容后能夠快速上手，提升各級(jí)各類檔案人員的工作水平。通過(guò)加強(qiáng)對(duì)企業(yè)扶貧工作人員的培訓(xùn)，固化扶貧檔案管理機(jī)制，規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)管理流程，強(qiáng)化檔案過(guò)程管控，可以極大地提高扶貧檔案管理的工作質(zhì)量和工作標(biāo)準(zhǔn)，全面提升邊疆地區(qū)扶貧檔案的完整性、準(zhǔn)確性等各項(xiàng)指標(biāo)。

三、提升企業(yè)扶貧檔案管理能力的意義

扶貧檔案完整記錄了企業(yè)開(kāi)展貧困地區(qū)對(duì)口支援、幫扶施策的流程及依據(jù)，展現(xiàn)了企業(yè)參與扶貧活動(dòng)的全過(guò)程，是重要的憑證材料，對(duì)其進(jìn)行系統(tǒng)化管理可以增強(qiáng)扶貧工作的靶向性與實(shí)效性，避免因扶貧工作錯(cuò)位導(dǎo)致的不良后果。只有在充分收集、系統(tǒng)整理、安全保管、充分利用扶貧檔案信息資源的基礎(chǔ)上，才能有效促進(jìn)國(guó)家機(jī)關(guān)扶貧政務(wù)信息的發(fā)布、邊疆地區(qū)扶貧檔案業(yè)務(wù)的開(kāi)展、邊疆地區(qū)扶貧開(kāi)發(fā)工作的正常運(yùn)行。而有效開(kāi)展邊疆地區(qū)扶貧檔案管理的相關(guān)工作，就需要借助合理的檔案管理制度和完善的檔案管理流程，從而實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)工作的平穩(wěn)進(jìn)行。通過(guò)明確企業(yè)內(nèi)部的檔案管理部門、扶貧工作領(lǐng)導(dǎo)部門、一線工作隊(duì)等各方機(jī)構(gòu)在檔案收集、整理、保存、利用等各個(gè)過(guò)程中承擔(dān)的責(zé)任和具體的管理規(guī)范、工作標(biāo)準(zhǔn)，可以確保扶貧檔案進(jìn)行規(guī)范高效的全過(guò)程管理;通過(guò)加強(qiáng)電子文件的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，建立健全相關(guān)制度，搭建信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，可以與政府公開(kāi)信息系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)扶貧資源的信息共享;通過(guò)建立優(yōu)秀典型的培訓(xùn)樣板，可以使扶貧檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)由傳統(tǒng)的理論培訓(xùn)向案例實(shí)踐轉(zhuǎn)變，使各級(jí)檔案人員結(jié)合案例快速入門，全面掌握檔案管理的相關(guān)知識(shí)，提升扶貧人員的檔案管理能力，有利于促進(jìn)企業(yè)檔案管理水平的提升，為有效分類處理和規(guī)范管理業(yè)務(wù)信息、建立公司檔案管理制度標(biāo)準(zhǔn)、管理和完善電子文件管理平臺(tái)，促進(jìn)信息資源的整合利用，提升企業(yè)各部門檔案精益化和標(biāo)準(zhǔn)化的管理水平提供借鑒和參考。

精準(zhǔn)扶貧脫貧工作關(guān)系著我國(guó)第一個(gè)百年奮斗目標(biāo)的完成。高質(zhì)量的扶貧檔案不但能反映出不同地區(qū)貧困群體的貧困原因和現(xiàn)狀，為改善貧困地區(qū)人民生活水平、加快地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展等相關(guān)工作提供詳實(shí)的資料，還能對(duì)眾多的貧困原因進(jìn)行匯總觀察，成為邊疆地區(qū)開(kāi)展精準(zhǔn)扶貧、脫貧工作的重要客觀依據(jù)。扶貧檔案體現(xiàn)了邊疆地區(qū)的社會(huì)實(shí)況，深刻影響著國(guó)家政權(quán)穩(wěn)固、社會(huì)安定、民族團(tuán)結(jié)和扶貧計(jì)劃的實(shí)施。通過(guò)對(duì)比檔案信息，能明顯地展現(xiàn)出邊疆地區(qū)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平，輔助相關(guān)工作的部署。企業(yè)可以借助整理和保存的扶貧檔案資源，幫助邊疆地區(qū)政府和扶貧開(kāi)發(fā)辦公室快速有效地實(shí)現(xiàn)對(duì)不同區(qū)域貧困戶的精準(zhǔn)定位和精準(zhǔn)分類。在深入研究各地區(qū)扶貧檔案信息的基礎(chǔ)上，針對(duì)不同的需求采取對(duì)應(yīng)的扶貧計(jì)劃，利用檔案記錄貧困戶群體、家庭的相關(guān)信息資料，精準(zhǔn)識(shí)別和關(guān)懷弱勢(shì)群體，并根據(jù)各地區(qū)呈現(xiàn)出的不同經(jīng)濟(jì)問(wèn)題提出相對(duì)應(yīng)的解決方案，改善社會(huì)民生，增加村民收入，實(shí)施有針對(duì)性的惠民政策，對(duì)人力、財(cái)力等各項(xiàng)資源進(jìn)行合理的分配使用，從而減少信息搜尋的成本，具有較高的經(jīng)濟(jì)性價(jià)值。以提高企業(yè)扶貧檔案管理能力為基礎(chǔ)，從不同角度為扶貧工作留下記憶，便于實(shí)現(xiàn)對(duì)邊疆地區(qū)扶貧檔案的綜合性分析以及管理，為下一步扶貧工作的各項(xiàng)部署提供信息支撐。其中涉及到的有關(guān)邊疆地區(qū)扶貧工作的組織結(jié)構(gòu)、監(jiān)督工作、扶貧計(jì)劃以及法律法規(guī)等基本要素，對(duì)劃分扶貧工作的各項(xiàng)權(quán)限職能范圍具有極大幫助，使得國(guó)家對(duì)邊疆地區(qū)扶貧工作的管理更具有針對(duì)性和系統(tǒng)性，便于黨和國(guó)家整體規(guī)劃和制定相關(guān)的扶貧調(diào)研措施。

另外，扶貧檔案還是國(guó)家發(fā)展變遷的重要?dú)v史記錄。企業(yè)在扶貧工作中形成的各類檔案具有原始記錄性，從另一個(gè)角度真實(shí)記錄了邊疆地區(qū)貧困村落的地形樣貌、生態(tài)環(huán)境、經(jīng)濟(jì)水平、民生民情、家庭狀況、宗教信仰等基本情況，維護(hù)了扶貧歷史的真實(shí)面貌。扶貧檔案是以普通民眾，特別是貧困地區(qū)的農(nóng)民群體作為記錄的主要對(duì)象。相較于以往重點(diǎn)收集“精英階層”，即名人、干部的個(gè)人檔案而言，具有特殊且珍貴的社會(huì)意義和歷史價(jià)值。扶貧檔案不但是邊疆地區(qū)實(shí)施精準(zhǔn)扶貧活動(dòng)的重要材料，同時(shí)也是記錄精準(zhǔn)扶貧過(guò)程和成效的載體。對(duì)這些檔案原件進(jìn)行有效管理，可以對(duì)于現(xiàn)在和后世的歷史學(xué)者、社會(huì)學(xué)家在研究歷史活動(dòng)和社會(huì)變遷方面提供幫助。便于國(guó)家扶貧工作整體布局，留存珍貴的歷史記憶。