信息化背景下醫(yī)院基建檔案管理在醫(yī)院發(fā)展建設(shè)中的作用

■王冀云

在醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展的過程中,基礎(chǔ)建設(shè)是醫(yī)院建設(shè)不可缺少的關(guān)鍵硬件之一，對醫(yī)院的發(fā)展起著及其重要的作用，醫(yī)院基建檔案又是醫(yī)院基建管理工作的重要組成部分。通過基建檔案，相關(guān)部門以及工作人員可以對醫(yī)院的具體基建工作有一個清晰的了解，并依據(jù)基建檔案對后續(xù)的其他建設(shè)工作做出有效的指導(dǎo)，因此信息化背景下基建檔案在醫(yī)院的建設(shè)發(fā)展中有著極高的應(yīng)用價值，下面是對基建檔案的具體作用進行的分析。

一、基建檔案的應(yīng)用價值

如果醫(yī)院現(xiàn)有的醫(yī)療建設(shè)規(guī)模不能有效滿足醫(yī)院的發(fā)展需求，醫(yī)院就會主動進行改、擴建，以滿足實際的發(fā)展需求增加的相關(guān)醫(yī)療所需要的場所，昆明市延安醫(yī)院60年代末從上海遷至昆明時總建筑面積16977.66平方米，如今總建筑面已達95031平方米，還在建設(shè)的醫(yī)技綜合樓竣工后又將增加66912平方米的建筑面積，讓我們這所市級大型綜合三級甲等醫(yī)院能夠更好的服務(wù)到當(dāng)?shù)氐娜嗣袢罕?。醫(yī)院在進行改、擴建過程中，需要參考基建檔案，通過基建圖紙檔案明確改擴建中需注意的相關(guān)事項，有效減少建設(shè)過程中不必要的錯誤或糾紛，因而基建檔案在醫(yī)院發(fā)展建設(shè)過程中作用重大，特別是在信息化背景下的今天醫(yī)院基建檔案的規(guī)范管理更是尤其重要，具體分析如下：

（一）信息價值

醫(yī)院基建檔案記錄著醫(yī)院于各個發(fā)展時期的建設(shè)信息，所以其也在一定程度上反映出醫(yī)院的整體規(guī)模與發(fā)展速度，通過分析基建檔案，相關(guān)工作人員就可以分析出醫(yī)院現(xiàn)有的發(fā)展建設(shè)水平以及實際的或潛在的發(fā)展需求，進而為醫(yī)院后續(xù)的建設(shè)工作做出相應(yīng)的規(guī)劃與指導(dǎo)。另外，醫(yī)院的基建檔案詳細記錄著醫(yī)院的大小建設(shè)工作，包括工程規(guī)模、具體的建設(shè)項目、隱蔽工程的詳細情況、工程增減變更依據(jù)，造價等基礎(chǔ)信息，其代表著醫(yī)院一路的發(fā)展歷程的點點滴滴，記錄了醫(yī)院在各個時期的發(fā)展變化，也在一定程度上反映著醫(yī)院的發(fā)展速度，是醫(yī)院發(fā)展建設(shè)中不可或缺的信息檔案，如果醫(yī)院不能妥善做好基建檔案的記錄與管理，將給醫(yī)院的后續(xù)發(fā)展造成阻礙。

（二）參考價值

一方面，醫(yī)院需要根據(jù)發(fā)展需求不斷擴充建設(shè)，但在發(fā)展建設(shè)的過程中可能會遇到各種問題，如果能有相關(guān)的參考信息，那么建設(shè)過程中可能出現(xiàn)的錯誤與糾紛將大為減少，例如根據(jù)基建檔案中的記錄，醫(yī)院在進行建設(shè)時會就以往建設(shè)中出現(xiàn)的問題提前做好預(yù)防措施，有效提升建設(shè)質(zhì)量與效率。另一方面，基建檔案也能給已建成項目的維修改進工作提供參考信息，例如：醫(yī)院在發(fā)展過程中需要變更建筑的使用功能，擴展使用空間，調(diào)整布局，就需要參考基建檔案中原建筑的結(jié)構(gòu)、水電等竣工圖及相關(guān)資料。

前段時間醫(yī)院升級現(xiàn)有的消防報警系統(tǒng)，基建科提供了全部的檔案資料，設(shè)計方充分利用基建檔案中的建筑、結(jié)構(gòu)、水、電、通風(fēng)等圖紙資料，對現(xiàn)有消防系統(tǒng)作出相應(yīng)的改進與升級，利用建設(shè)記錄中的系統(tǒng)信息，對存在技術(shù)問題或質(zhì)量問題的模塊做集中的改進升級，通過這樣有針對性的施工，提升施工的安全性與后期使用的便利性。

（三）經(jīng)濟價值

為使醫(yī)院的規(guī)模與相關(guān)醫(yī)療條件能有效滿足醫(yī)院的發(fā)展需求，醫(yī)院需要不斷改擴建，在改擴建過程中涉及的成本問題不僅影響擴建工程的施工質(zhì)量，也影響醫(yī)院的發(fā)展水平，為在確保項目建設(shè)質(zhì)量的基礎(chǔ)上有效控制工程成本，醫(yī)院需要開展工程考察工作，對包括擴建項目、擴建工程量以及擴建方法在內(nèi)的多項事宜做好提前的考察與規(guī)劃，在進行考察與規(guī)劃時，醫(yī)院可以充分利用基建檔案，利用既有的項目基建信息對醫(yī)院的結(jié)構(gòu)系統(tǒng)以及建筑布局等基礎(chǔ)信息進行掌握，進而明確施工重點，避開施工誤區(qū)，有效避免施工過程中可能會出現(xiàn)的經(jīng)濟損失，控制擴建成本同時確保擴建施工的可靠性與安全性。

二、信息化背景下醫(yī)院基建檔案管理策略

信息化背景下，傳統(tǒng)的基建檔案管理模式以及方法已經(jīng)不能滿足醫(yī)院建設(shè)發(fā)展的需求，要想在醫(yī)院建設(shè)發(fā)展過程中充分發(fā)揮出基建檔案的價值，就應(yīng)充分利用信息技術(shù)，借助信息化優(yōu)勢，創(chuàng)新基建檔案管理策略，而要確保創(chuàng)新策略的可行性，我們首先需明確醫(yī)院基建檔案的特點。

（一）特點

首先，醫(yī)院的基建檔案具有成套性的特點。醫(yī)院的基建檔案信息多種類也多，如果不能將各項信息做統(tǒng)一的管理，那么后期的使用將非常麻煩與復(fù)雜，為給后期的使用與查找工作提供便利，醫(yī)院的基建檔案都是按照具體的項目工程進行成套記錄。其次，醫(yī)院的基建檔案具有現(xiàn)實性的特點。醫(yī)院的基建檔案記錄的是醫(yī)院在不同時期的發(fā)展與擴建情況，在進行記錄時需要將信息具體到每一個階段的具體項目以及具體的施工細節(jié)，經(jīng)記錄整理后的基建檔案需要為醫(yī)院后續(xù)的建設(shè)施工提供參考信息，因此其具有現(xiàn)實性。最后，醫(yī)院基建檔案具有專業(yè)性的特點，其中記錄的項目施工情況以及設(shè)備設(shè)施都需要用專業(yè)的術(shù)語進行記錄，因為只有專業(yè)的基建檔案才具有應(yīng)用價值。

（二）管理策略

1.實施數(shù)字化管理。基建檔案是醫(yī)院檔案管理工作中的重要組成部分,與醫(yī)院各基建項目開展具有直接相關(guān)性。如今,我國醫(yī)院發(fā)展逐漸趨于信息化與智能化,特別是隨著新醫(yī)改的發(fā)展,醫(yī)院基建檔案管理至關(guān)重要。作為一種獨特的資源,基建檔案對醫(yī)院的現(xiàn)在發(fā)展與未來規(guī)劃均影響重大,因此要在新時期加強對醫(yī)院基建檔案信息化管理更是迫在眉睫，當(dāng)前,醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員對基建檔案管理工作具備清晰認(rèn)知,逐漸改變了以往檔案管理方式,采用新型管理模式,使基建檔案管理更具科學(xué)性和合理性,便于醫(yī)院各項工作的順利推進。

在信息技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的推動下，各類高科技設(shè)備被廣泛應(yīng)用于醫(yī)院的各項工作中，使得醫(yī)院的各項管理工作相互聯(lián)系、相互影響，在此背景下，我們醫(yī)院基建檔案的管理樹立起信息化、數(shù)字化管理的理念，充分利用先進的信息技術(shù)與計算機設(shè)備，實現(xiàn)基建檔案的數(shù)字化、電子化管理。醫(yī)院充分利用數(shù)字和網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，建設(shè)醫(yī)院基建檔案管理的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，基建科首先建立基建電子檔案，再綜合院內(nèi)信息科、總務(wù)科、財務(wù)科、院檔案室、院辦等部門建立局域網(wǎng)，便于醫(yī)院各科室間橫向聯(lián)系，設(shè)置相應(yīng)的管理流程規(guī)范且便捷，大大提高了基建檔案的利用價值和使用速度。實施規(guī)范統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)化管理。同時利用大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計算等信息技術(shù)將信息數(shù)據(jù)以電子化的形式進行儲存管理，為后續(xù)的查找與應(yīng)用提供便利。

2.做好資源開發(fā)。信息資源是基建檔案管理與應(yīng)用的基礎(chǔ)，尤其是在信息化背景下，資源的重要性不言而喻，因此醫(yī)院的檔案管理人員一定要做實、做好資源的開發(fā)與收集工作。首先，檔案管理人員根據(jù)醫(yī)院的新建、改建、擴建情況等具體的項目，做好信息資源的分類管理，例如：把基建檔案分為新建和改擴建兩大類，分別設(shè)立檔案名目，根據(jù)檔案歸類管理，不同的類別提取、記錄信息，實現(xiàn)信息資源的精細化管理。其次，檔案管理人員加強對現(xiàn)有檔案資源的統(tǒng)計研究工作，如定期統(tǒng)計檔案借閱記錄，根據(jù)借閱記錄分析醫(yī)院的使用需求，之后再詳細劃分與編寫檔案的具體使用范圍，為后續(xù)的使用提供便利。

3.完善基建檔案管理制度。制度是效率的前提，只有建立健全醫(yī)院基建檔案的相關(guān)管理制度、統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，基建檔案的管理工作才會朝著規(guī)范化與科學(xué)化的方向發(fā)展，才能在醫(yī)院的發(fā)展建設(shè)中發(fā)揮出最大的應(yīng)用價值，因此，在信息化背景下，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)建立完善基建檔案管理制度，以此提升檔案管理效率。首先，醫(yī)院要制定出統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，為信息收集、信息分類以及匯編等各項工作都制定出統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，確保各項管理工作都有章可循；其次，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)建立問責(zé)制度，將基建檔案的各項管理工作以及責(zé)任細化到部分、到個人，確?；n案管理工作能有效開展。另外，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身實際的發(fā)展需求以及現(xiàn)階段基建檔案管理實際，修改完善現(xiàn)有的基建檔案管理制度，使其更符合檔案管理需求，進而提升基建檔案管理效率與管理質(zhì)量。

總之，基建檔案在醫(yī)院發(fā)展建設(shè)過程中作用重大，其能為醫(yī)院后續(xù)的建設(shè)工作提供參考依據(jù)，也能反映醫(yī)院的總體建設(shè)與發(fā)展情況，因而在信息化背景下，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)重視基建檔案的管理工作，完善管理制度，加大信息資源的開發(fā)與利用效率，利用信息技術(shù)實現(xiàn)基建檔案的信息化建設(shè)，提升基建檔案管理效率。