大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院人事檔案管理存在的問題與對(duì)策分析

■施薇

引言

醫(yī)院人事檔案管理是醫(yī)院內(nèi)部管理的重要工作內(nèi)容。主要記錄醫(yī)院內(nèi)部工作人員的工作表現(xiàn)、工作經(jīng)歷，關(guān)系到醫(yī)院內(nèi)部的人力資源的有效開發(fā)和人才職稱評(píng)價(jià)、內(nèi)部人事決策等相關(guān)事務(wù)。醫(yī)院內(nèi)部人事變動(dòng)較大，人事檔案作為醫(yī)院開展管理工作的重要依據(jù)，人事檔案管理工作應(yīng)當(dāng)受到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和負(fù)責(zé)人員的高度重視。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的蓬勃發(fā)展，云計(jì)算、互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)的飛速發(fā)展帶來了信息資源的爆炸式增長(zhǎng)和信息交流、傳播速度的大幅提升，人事檔案管理也因此面臨新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，醫(yī)院傳統(tǒng)人事檔案管理工作辦法逐漸暴露弊病，愈來愈不適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展方向和不能滿足社會(huì)發(fā)展的實(shí)際需要。對(duì)于人事檔案管理工作者而言，現(xiàn)階段的重要任務(wù)在于如何找尋行之有效的辦法突破大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下醫(yī)院人事檔案管理工作的困境，以及如何優(yōu)化檔案管理工作模式和創(chuàng)新管理策略來推進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理工作的科學(xué)性和有效提升。

一、大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院人事檔案管理存在的主要問題

（一）人事檔案管理工作信息化水平不高

大數(shù)據(jù)時(shí)代下醫(yī)院人事檔案管理工作變化的最突出特征在于其逐漸信息化。當(dāng)前普遍醫(yī)院人事檔案管理工作信息化體現(xiàn)在紙質(zhì)檔案與電子檔案的轉(zhuǎn)化層面，由此看出，盡管醫(yī)院人事檔案管理工作有意識(shí)地將信息化融合到工作管理中，但其效果和水平并不高，醫(yī)院人事檔案管理并沒有著力構(gòu)建信息化管理平臺(tái)和建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，人力資源與信息管理系統(tǒng)的對(duì)接存在障礙，沒有形成系統(tǒng)、連貫的管理工作機(jī)制。形成這一局面的主要原因在于醫(yī)院對(duì)人事管理工作資金投入的不到位。由于醫(yī)院人事檔案管理工作量大、管理事務(wù)較為龐雜，再加上現(xiàn)階段醫(yī)院人事檔案管理工作信息化水平不高，導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案管理工作效率較低、質(zhì)量不高。

（二）醫(yī)院人事檔案管理工作量巨大、工作壓力較大

醫(yī)院人事檔案管理是醫(yī)院內(nèi)部管理工作的重要環(huán)節(jié)和組成部分，主要負(fù)責(zé)對(duì)醫(yī)院人事檔案進(jìn)行收集、整理、保存、利用等工作任務(wù)。醫(yī)院人事檔案內(nèi)容范圍較廣，涉及到醫(yī)院內(nèi)部管理人員、醫(yī)護(hù)人員的學(xué)歷、工作狀況、培訓(xùn)、考核、獲獎(jiǎng)情況等多項(xiàng)信息。醫(yī)院日常工作十分繁忙，內(nèi)部人員工資、職稱晉升等工作較為頻繁，大數(shù)據(jù)時(shí)代下醫(yī)院人事檔案信息的種種變化，使得人事檔案管理工作的難度增加、壓力增大?？偟膩碚f，現(xiàn)階段醫(yī)院人事檔案管理工作存在不適應(yīng)社會(huì)時(shí)代發(fā)展變化的缺陷。

（三）人事檔案利用力度有待加強(qiáng)

傳統(tǒng)醫(yī)院人事檔案管理多以手工紙質(zhì)記錄為主要形式，這也是造成醫(yī)院人事檔案管理工作效率不高的主要原因，再加上現(xiàn)階段醫(yī)院人事檔案管理信息化水平不高，盡管部分實(shí)現(xiàn)了人事檔案電子化，但由于其主要應(yīng)用于檔案信息的管理、儲(chǔ)存工作，對(duì)于人事檔案利用的效果并不明顯，各個(gè)醫(yī)院之間人事檔案的信息共享存在障礙，集約化管理缺失。醫(yī)院內(nèi)部人事檔案的傳遞、利用效率并不高，對(duì)于相關(guān)信息的共享和信息資源的挖掘力度不夠。

二、加強(qiáng)大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院人事檔案管理的對(duì)策

（一）借助大數(shù)據(jù)構(gòu)建人事檔案信息化平臺(tái)

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識(shí)到構(gòu)建信息化人事檔案管理平臺(tái)的重要性，進(jìn)一步挖掘人事檔案信息的內(nèi)在價(jià)值。在構(gòu)建信息化平臺(tái)時(shí)，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)首先建立涵蓋文字、視頻等多種載體形式的檔案信息數(shù)據(jù)庫，確保醫(yī)院內(nèi)部各個(gè)部門的數(shù)據(jù)信息科學(xué)、合理、有序、清晰。相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)盡快認(rèn)識(shí)到傳統(tǒng)人力錄入的缺陷，加快創(chuàng)新信息收集的方式和途徑，充分借助計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)信息的收集、整理，致力于提升檔案信息數(shù)據(jù)收集的效率和質(zhì)量。

（二）人事檔案數(shù)據(jù)信息網(wǎng)的進(jìn)一步完善

信息數(shù)據(jù)的完整、科學(xué)是保證人事檔案管理工作質(zhì)量的前提。為保證人事信息的完整、科學(xué)，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)有意識(shí)地完善人事檔案數(shù)據(jù)信息網(wǎng)，借助這一系統(tǒng)對(duì)內(nèi)部管理人員、醫(yī)護(hù)人員的各項(xiàng)信息進(jìn)行系統(tǒng)、有條理的科學(xué)的錄入和收集，從而建立起完善、科學(xué)、清晰的信息資源系統(tǒng)。人事檔案信息系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)與信息數(shù)據(jù)庫進(jìn)行及時(shí)的聯(lián)系和高效的對(duì)接，以便于醫(yī)院對(duì)人事信息進(jìn)行有效地利用。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)加大對(duì)人事檔案管理的資金投入，積極創(chuàng)新和引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，推進(jìn)人事檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)的優(yōu)化和升級(jí)。

（三）提高風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)、保證信息安全

醫(yī)院人事信息十分重要，應(yīng)當(dāng)保證信息的安全和隱私，避免被不法分子竊取和濫用。相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)首先對(duì)人事檔案信息數(shù)據(jù)庫進(jìn)行防護(hù)，設(shè)置防火墻和借助其他技術(shù)對(duì)外來入侵進(jìn)行預(yù)防，相關(guān)技術(shù)人員應(yīng)當(dāng)做好數(shù)據(jù)的備份、更新，做好系統(tǒng)維護(hù)，對(duì)于一些十分重要的信息進(jìn)行加密，采取多重保護(hù)。另外人事檔案管理人員應(yīng)當(dāng)積極參與培訓(xùn)和進(jìn)修，提升自身的工作素質(zhì)，大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院應(yīng)當(dāng)積極組織培訓(xùn)進(jìn)修活動(dòng)，扎實(shí)管理人員的專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能。

（四）提高管理工作人員的綜合素質(zhì)、建立高素質(zhì)管理隊(duì)伍

大數(shù)據(jù)背景下優(yōu)化人事檔案管理工作，需要有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到現(xiàn)階段人事檔案管理工作隊(duì)伍的不足。信息技術(shù)、科學(xué)技術(shù)的創(chuàng)新發(fā)展推動(dòng)了人事檔案管理工作的發(fā)展變化，人事檔案管理工作人員為適應(yīng)人事檔案管理工作的發(fā)展變化，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代相關(guān)信息技術(shù)、科學(xué)技術(shù)的學(xué)習(xí)和應(yīng)用。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)重視對(duì)管理人員的技能、專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，致力于推動(dòng)人事檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)提升，從而更好的適應(yīng)大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院人事檔案管理的發(fā)展變化，推動(dòng)醫(yī)院人事檔案管理工作質(zhì)量和效果的提升。

三、結(jié)束語

大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院人事檔案管理面臨著機(jī)遇也迎接著挑戰(zhàn)。針對(duì)這一問題，相關(guān)專業(yè)人員應(yīng)當(dāng)切實(shí)分析大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展?fàn)顩r和醫(yī)院人事管理工作具體情況，積極優(yōu)化工作策略和創(chuàng)新工作辦法，推進(jìn)人事檔案管理工作的優(yōu)化升級(jí)。