高校檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)探討

文/王 艷

高校傳統(tǒng)檔案管理模式，制約了高校發(fā)展效能的提升。在現(xiàn)代信息技術(shù)快速發(fā)展的形勢下，做好高校檔案管理工作，就必須將檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)作為一項重要任務(wù)，這是發(fā)揮高校檔案資源作用、助力高校高質(zhì)量發(fā)展的一項重要舉措

檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)工作在整個高校工作體系中是不可缺少的一項工作。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員，要積極探索和創(chuàng)新高校檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)路徑，構(gòu)建科學(xué)的檔案管理體系，努力提升高校檔案管理工作的綜合效能，為高校檔案管理效能的提升助力[1]。

一、數(shù)據(jù)信息技術(shù)發(fā)展與高校檔案管理

在現(xiàn)代社會信息處理工具中，大數(shù)據(jù)是一種重要的技術(shù)類型，大數(shù)據(jù)通過數(shù)據(jù)線索的分析與維護，構(gòu)建起相應(yīng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，然后通過特定的算法和優(yōu)化程序，構(gòu)建起科學(xué)的信息分析體系，最終達到信息高速處理和篩選的目標。在現(xiàn)代社會工作體系中，大數(shù)據(jù)已經(jīng)開始深入到各個領(lǐng)域中，在很多領(lǐng)域都有著廣泛的應(yīng)用。特別是對于分析預(yù)判和精準推送，都具有至關(guān)重要的意義[2]。

隨著現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的深入推廣，大數(shù)據(jù)在檔案管理領(lǐng)域得到了廣泛的應(yīng)用，通過多種途徑收集大數(shù)據(jù)資源，建立基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，更有助于大數(shù)據(jù)發(fā)揮作用，提升信息處理和維護的綜合效果。在應(yīng)用大數(shù)據(jù)過程中，涉及到多個層面，第一是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的收集，這是大數(shù)據(jù)信息技術(shù)得以有效應(yīng)用的基礎(chǔ)；第二是技術(shù)設(shè)備層面，大數(shù)據(jù)需要強大的存儲空間和運算能力，這是發(fā)揮大數(shù)據(jù)作用的必要條件；第三是優(yōu)化的算法與數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，為了提升大數(shù)據(jù)應(yīng)用的針對性和實效性，通過特定的算法程序優(yōu)化，能夠?qū)崿F(xiàn)特定的數(shù)據(jù)分析目標，對于發(fā)揮大數(shù)據(jù)資源作用具有至關(guān)重要的意義，將大數(shù)據(jù)運用在高校檔案管理體系中，是高校檔案工作發(fā)展的必由之路。

二、數(shù)據(jù)發(fā)展背景下高校檔案信息化建設(shè)的問題

在新形勢下，高校檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)存在著許多問題。一是檔案工作人員仍然固守傳統(tǒng)的檔案工作模式，認為檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)沒有創(chuàng)新空間，只要按照既定模式推進工作，就能保障工作的正常開展，沒有將高校發(fā)展與現(xiàn)代社會需求結(jié)合起來，導(dǎo)致了檔案管理效能不夠高。二是高校領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員對檔案工作創(chuàng)新缺乏重視，制約了高校檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)效能的提升。如何有效探索多元模式，特別是現(xiàn)代管理體系，對于高校檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)工作而言至關(guān)重要，也是未來高校檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)工作發(fā)展的重要方向[3]。

在高校發(fā)展過程中，由于對檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)工作缺乏足夠的重視，認為這是一項常態(tài)性的保障工作，導(dǎo)致了高校檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)不夠理想，甚至沒有形成科學(xué)的高校檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)工作體系。對于高校發(fā)展而言，合理、高效的檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)體系，是高校發(fā)展的關(guān)鍵所在?，F(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，特別是互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，使整個社會體系發(fā)生了深刻的變革。在開展高校檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)工作中，要充分利用信息技術(shù)，特別是大數(shù)據(jù)信息技術(shù)等，通過整合檔案數(shù)據(jù)資源，形成科學(xué)的檔案管理體系，使檔案資源在助力高校發(fā)展的過程中發(fā)揮好作用。

三、探索高校檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)的策略

（一）提升檔案信息資源建設(shè)效能

在開展高校檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)工作中，要構(gòu)建科學(xué)的信息化工作體系，提升檔案管理的科學(xué)性。在實踐中，很多高校在開展檔案工作中，都是碎片化地開展工作，檔案工作存在著點多面廣的特點，如果不能有效整合檔案資源，就會影響到高校發(fā)展。因此，構(gòu)建高校檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)體系，需要的是全方位的改革，要從頂層設(shè)計出發(fā)，實現(xiàn)高校檔案管理資源的優(yōu)化配置，通過提升檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)工作在整個工作體系中的層級，滿足現(xiàn)代檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)需求。作為檔案工作人員，在實踐工作中要積極創(chuàng)新思維，突破檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)工作的局限，從全局的角度審視自身的工作，特別是用發(fā)展的眼光看待高校工作發(fā)展趨勢，提升高校檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)綜合效能[4]。

（二）利用大數(shù)據(jù)開展高校檔案管理工作

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，大數(shù)據(jù)信息技術(shù)也得到了快速的發(fā)展。顧名思義，大數(shù)據(jù)以海量數(shù)據(jù)作為依托，通過整合基礎(chǔ)數(shù)據(jù)資源，然后通過特點算法對數(shù)據(jù)進行分析，從而得出相應(yīng)的計算結(jié)果，并依據(jù)大數(shù)據(jù)進行精準的信息管理和推送，對于提升工作的精準度和科學(xué)性具有至關(guān)重要的意義。高校檔案管理工作存在著點多面廣的特點，作為檔案工作人員，一定要重視對大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，積極探索和優(yōu)化工作模式和路徑，提升大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用效果，推動檔案工作創(chuàng)新發(fā)展。在現(xiàn)代高校檔案信息化建設(shè)體系中，大數(shù)據(jù)有著廣泛的應(yīng)用空間，大數(shù)據(jù)通過實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源整合，讓零散的數(shù)據(jù)呈現(xiàn)出規(guī)律性特征，對于提升高校檔案管理工作的科學(xué)性具有積極的推動作用[5]。

（三）規(guī)范高校檔案信息化建設(shè)制度

在探索高校檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)創(chuàng)新過程中，要重視制度建設(shè)。信息化檔案管理制度直接關(guān)系到高校檔案發(fā)展的安全和管理效能的提升。作為高校管理者和具體的檔案管理人員，要認真制定高校檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)的相關(guān)制度，明確檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)的要求和發(fā)展趨勢，提升檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)的綜合效能，引領(lǐng)現(xiàn)代檔案工作發(fā)展。在制定管理制度的過程中，要充分考慮到現(xiàn)代高校發(fā)展的特點，突出檔案制度的前瞻性和科學(xué)性，進而夯實高校檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)基礎(chǔ)，真正發(fā)揮檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)在高校整體工作中的作用。

綜上所述，在大數(shù)據(jù)時代開展高校檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)工作，既有機遇也有挑戰(zhàn)。作為高校檔案管理的相關(guān)人員，要認清檔案工作發(fā)展的新趨勢，結(jié)合高校發(fā)展實際，運用現(xiàn)代技術(shù)，構(gòu)建起科學(xué)的高校檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)體系，努力提升高校檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)綜合效能，適應(yīng)當前高校改革發(fā)展的趨勢，服務(wù)好高校發(fā)展的各項工作。