淺談數(shù)字信息化時代數(shù)字檔案與保密工作

■ 謝春霞

隨著數(shù)字化時代的到來，數(shù)字網(wǎng)絡的迅速發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已不適應現(xiàn)代化的發(fā)展，逐漸被數(shù)字檔案管理模式所替代。2010年國家檔案局發(fā)布《數(shù)字檔案館建設指南》，2014年發(fā)布《國家數(shù)字檔案室建設指南》，積極推進數(shù)字檔案館及數(shù)字檔案室建設的科學建設和管理，加快檔案信息化步伐。按照國家檔案局要求，很多的檔案部門都在開展檔案數(shù)字化和電子檔案收集工作，數(shù)字檔案在提高工作效率的同時，其安全保密工作也受到了極大的考驗和挑戰(zhàn)，筆者結合自己工作崗位談談數(shù)字信息時代下關于數(shù)字檔案與保密工作的思考。

一、數(shù)字檔案為檔案利用帶來方便快捷

數(shù)字化是檔案工作的戰(zhàn)略方向。檔案數(shù)字化有利于檔案永久存儲與安全保密，有利于提高檔案館（室）工作效率和現(xiàn)代化水平，有利于促進公共檔案服務能力拓展和實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享，有利于滿足廣大人民群眾對現(xiàn)代信息服務的現(xiàn)實需求。以云南省為例，云南省近年來已開始全面開展館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描工作，據(jù)統(tǒng)計，截至2019年底，全省檔案數(shù)字化成果已達到20882319 件，其中，省檔案館現(xiàn)已完成館藏檔案數(shù)字化80%以上，完成館藏檔案數(shù)字化1.2億頁，館藏檔案100%建立文件級機讀目錄。隨著數(shù)字檔案數(shù)量的不斷增長和對館藏的覆蓋面的增大，數(shù)字化檔案保管與利用中的安全保密工作也迫在眉睫。云南省檔案館檔案利用的查準率已達到100%，查全率超過95%，查閱利用數(shù)量也在逐年增加，2016年利用數(shù)字化檔案99776件次，2017年利用數(shù)字化檔案102461 件次，2018年利用數(shù)字化檔案474712 件次，2019年利用數(shù)字化檔案已達509131 件次，還創(chuàng)下單日為110 名利用者提供檔案證明的記錄，平均辦理用時不到4 分鐘。數(shù)字檔案極大地提高了工作效率，為檔案利用者帶來了極大的方便。

二、數(shù)字檔案與紙質(zhì)檔案的比較分析

數(shù)字檔案是以計算機為基礎對單位和個人在社會活動中形成的信息進行傳輸與存儲。主要通過數(shù)字化的技術來對文件信息進行整理加工。紙質(zhì)檔案是建立在印刷技術上成立的，將各種文字信息印刷于紙張上進行存檔。紙質(zhì)檔案歷史非常的悠久，對人類的歷史文明做出了巨大的貢獻。數(shù)字檔案與紙質(zhì)檔案有著非常多的相似之處，比如說它們都是機關、企事業(yè)單位、人民團體在社會活動中從事管理的一種渠道，從本質(zhì)上來看都是文件存儲的一種方式。

但紙質(zhì)檔案將逐步被數(shù)字檔案所取代的趨勢是顯而易見的。一方面，由于紙質(zhì)材料易老化、易破損、無法再生，長時間借閱、應用會對紙質(zhì)檔案造成影響，不利于檔案的永久保存。另一方面，紙質(zhì)檔案便捷化程度以及共享性效果均不如數(shù)字檔案，查閱利用紙質(zhì)檔案的工作效率較利用數(shù)字檔案低下，紙質(zhì)檔案已滿足不了數(shù)字中國的飛速發(fā)展和群眾利用檔案的需求，也不能充分發(fā)揮檔案在社會經(jīng)濟建設和文化發(fā)展中的重要作用。因此，國家檔案局在2020年6月修訂的《檔案法》中明確“檔案館和機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織應當加強檔案信息化建設，并采取措施保障檔案信息安全”，同時明確“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力”，從法律意義上保證了數(shù)字檔案的法律效力。

三、建立健全科學的數(shù)字檔案管理保密制度是做好數(shù)字檔案保密工作的保障

由于數(shù)字檔案的易于復制、更改的特性，對其安全保密的管理提出了更高的要求，必須建立健全科學的數(shù)字檔案管理保密制度，才能確保數(shù)字檔案的安全。

（一）建立健全數(shù)字檔案保密制度

數(shù)字檔案保密制度是做好保密工作根本，是檔案工作人員開展工作的重要依據(jù)和保障，是增強工作人員警惕性和責任感的重要保證。一是應當依據(jù)本單位的實際情況，參照《檔案法》和《保密法》及國家有關政策及法律法規(guī)，建立數(shù)字檔案保密工作制度，對數(shù)字檔案資料的登記、查閱、復制、保存、銷毀和數(shù)字化掃描等工作程序進行明確的規(guī)定，對檔案數(shù)據(jù)信息管理人員的工作要求和工作規(guī)范做出詳細的規(guī)定。如云南省檔案局印發(fā)了《檔案安全管理辦法》《數(shù)字化保密安全管理規(guī)定》等相關保密規(guī)章制度，并且在數(shù)字檔案保密管理制度制定以后，根據(jù)實際實施中遇到的問題和新挑戰(zhàn)，不斷豐富、完善相關制度，保證制度的適用性和有效性。二是在涉密檔案數(shù)據(jù)管理方面必須堅持專人負責、專門存放、全程管理、確保安全，可由一名專職管理人員進行管理和提供利用。涉密檔案數(shù)據(jù)可根據(jù)內(nèi)容進行保密等級劃分，原則上保密等級為一般的涉密檔案，應當經(jīng)本機關、單位的主管領導批準，并嚴格履行報批手續(xù)后，允許在專用的涉密計算機上進行查閱利用；對保密等級重要的數(shù)字化檔案內(nèi)容須進行加密處理，即使在專用的涉密計算機內(nèi)查閱也要由管理員輸入查閱密碼，查閱密碼應當定時更新。對保密數(shù)字化檔案都不允許私自拷貝和拍照等形式復制，管理人員應當對查閱過程進行監(jiān)督。確因工作需要復制、下載的保密數(shù)字化檔案資料應當向本機關、單位主管領導請示并經(jīng)制發(fā)單位批準，方可復制、下載。復制、下載的涉密數(shù)字化檔案視同原件管理，不可改變其密級、保密期限和知悉范圍。為保證檔案利用的及時性和安全保密性，云南省檔案局專門印發(fā)了《云南省檔案館數(shù)據(jù)庫管理暫行辦法》以此來對檔案數(shù)據(jù)庫相關程序進行規(guī)范。

（二）建立完善數(shù)字檔案查詢和利用管理辦法

數(shù)字化檔案流失的一個重要途徑就是直接的復制、盜取、丟失。建立完善的數(shù)字化檔案查詢和使用管理辦法，防止在查詢和利用過程中泄露和丟失。正確處理好數(shù)字化檔案保密與利用、保密和開放的關系，堅持“保、放”結合。云南省檔案局印發(fā)了《檔案查閱利用工作規(guī)范》和《數(shù)字化檔案利用流程》等規(guī)范，主要對數(shù)字化檔案借閱利用作出了明確的規(guī)定，要嚴格按照審批程序辦理。利用者只有持完整的利用手續(xù)才能查閱所需要的數(shù)字化檔案；數(shù)字化檔案管理者應當對利用者的身份、目的進行審核，針對利用的實際情況有選擇的向其呈現(xiàn)數(shù)字化檔案，不能簡單地將涵蓋所需信息的全部數(shù)字化檔案提供利用，并對利用者的查閱地點和查閱方式進行限制和規(guī)定。

（三）采用安全技術性較強的專業(yè)檔案管理軟件系統(tǒng)是做好數(shù)字檔案保密工作的基礎

數(shù)字檔案的安全管理離不開相關的軟件，因此，在數(shù)字檔案的管理中，必須采用安全技術性強的專業(yè)檔案管理軟件，一是應當按照信息安全等級保護的要求，采用相應安全保障技術方法，配備正版軟件系統(tǒng)。數(shù)據(jù)安全與網(wǎng)絡監(jiān)控軟件須通過國家安全認證，除安裝正版的殺毒軟件、第三方安全管理軟件、移動存儲介質(zhì)保密管理軟件和業(yè)務審計等安全管理工具外，禁止安裝其無關軟件。數(shù)字檔案文件常以多種格式存儲，不同格式的電子文件其解讀的軟件或程序也不盡相同，且電子文件本身具有極強的復制性，共享性，各個環(huán)節(jié)隨時都有被損壞，丟失的可能性。選擇數(shù)字檔案管理軟件時要充分考慮其通用性、安全性、技術維護、后期開發(fā)等因素，包括軟件設計者的資質(zhì)、信譽度等，確保軟件的可延續(xù)性。比如有些檔案部門曾選擇了一些檔案管理軟件，但是隨著信息時代的不斷發(fā)展，該軟件讀取文件格式受到局限或者使用版本過低，又沒有技術跟蹤服務，數(shù)據(jù)無法讀出，甚至找不到軟件開發(fā)商的售后服務員，致使給檔案工作帶來諸多的麻煩甚至損失，更有甚者，為了節(jié)約經(jīng)費，從互聯(lián)網(wǎng)上隨意下載一個數(shù)字檔案管理軟件，那更是漏洞百出，沒有安全保障，因此選擇一套安全技術較強的數(shù)字檔案管理軟件是非常重要工作。另外，在使用軟件中還要落實專人管理、設置操作密碼和使用權限。數(shù)字檔案管理應結合保密計算機管理規(guī)定，按照三員管理制度，明確系統(tǒng)管理員、安全保密員和安全審計員的職責，并認真貫徹執(zhí)行。在選擇檔案數(shù)字化加工公司時應考慮須具備相應的保密資質(zhì)，并嚴格按照有關安全保密規(guī)范要求進行項目設計、系統(tǒng)開發(fā)和項目施工。二是數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)存儲的安全保密。數(shù)字檔案常用的存儲介質(zhì)一般保存于硬盤、光盤和U 盤中，對于存儲介質(zhì)應當進行一定的加密處理，防止再次被寫入無關信息而遭到破壞，且應當裝盒存放，防止有劃痕、擦痕等意外情況，避免存儲介質(zhì)被損壞，致使檔案數(shù)據(jù)信息丟失；檔案數(shù)據(jù)應當做好備份工作，防止檔案數(shù)據(jù)由于設備故障而丟失。

確保數(shù)字檔案數(shù)據(jù)的安全和信息的可靠、可用、不泄密、不被非法更改是檔案工作者的重要的責任，在數(shù)字檔案管理工作中，檔案管理人員要提高對新時代網(wǎng)絡知識的學習，了解、學習和掌握先進的電子信息技術，熟練掌握計算機管理和檔案管理軟件應用及網(wǎng)絡方面的知識，嚴格遵守操作規(guī)程和相關的規(guī)章制度，確實保證檔案數(shù)據(jù)的絕對安全保密，防止失泄密、竊密等情況發(fā)生。