高校附屬醫(yī)院臨床教學(xué)檔案同質(zhì)化管理探析

文·

高校附屬醫(yī)院在臨床實(shí)踐教學(xué)活動(dòng)中，都會(huì)形成大量的、不同載體的、具有保存和查考利用價(jià)值的教學(xué)活動(dòng)資料及檔案。這些資料和檔案作為醫(yī)院檔案的重要組成部分，既是衡量醫(yī)院臨床教學(xué)質(zhì)量和管理水平的一個(gè)重要標(biāo)志，又是臨床醫(yī)學(xué)本科教學(xué)評估、專業(yè)認(rèn)證和教育教學(xué)改革等工作的重要參考依據(jù)[1]。在大數(shù)據(jù)和互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代背景下，高校附屬醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)對臨床教學(xué)檔案的同質(zhì)化管理，充分開發(fā)利用其價(jià)值，為檔案業(yè)務(wù)建設(shè)、醫(yī)院發(fā)展和教育教學(xué)改革服務(wù)。

一、高校附屬醫(yī)院臨床教學(xué)檔案管理的共性問題

（一）不同醫(yī)院臨床教學(xué)檔案歸檔的內(nèi)容范疇不一致

臨床教學(xué)檔案主要記載醫(yī)院臨床教學(xué)活動(dòng)的開展情況、工作經(jīng)驗(yàn)和教學(xué)成果，是按照一定制度流程收集整理歸檔的文字、圖表、聲像、實(shí)物等不同載體的實(shí)踐教學(xué)資料的總稱，主要包含上級主管部門印發(fā)的文件、師資隊(duì)伍建設(shè)、臨床教學(xué)工作、學(xué)科建設(shè)和科研工作、本科教學(xué)、研究生帶教、住院規(guī)培教學(xué)、教學(xué)設(shè)備儀器管理等多元化的內(nèi)容。實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)，大部分高校附屬醫(yī)院的臨床教學(xué)檔案由教學(xué)管理部門分散存放而非檔案管理部門統(tǒng)一立卷歸檔，同一高校隸屬的附屬醫(yī)院臨床教學(xué)檔案歸檔內(nèi)容和范疇不一致，導(dǎo)致許多重要的教學(xué)資料沒有得到有效保存，檔案材料不齊全、不完整，影響了臨床教學(xué)檔案的系統(tǒng)性和完整性。

（二）不同醫(yī)院臨床教學(xué)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不一致

由于高校附屬醫(yī)院兼具醫(yī)療、教學(xué)、科研等多項(xiàng)職能，在實(shí)踐工作中，需要收集整理的資料和檔案內(nèi)容多樣、來源不同、要求不一。對于臨床教學(xué)檔案來講，其形成的過程和環(huán)境更為分散，收集整理更為復(fù)雜，給后續(xù)的立卷歸檔工作帶來一定困難。加之目前對高校附屬醫(yī)院的臨床教學(xué)檔案管理普遍缺少統(tǒng)一的規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，也沒有科學(xué)合理的考核評價(jià)體系做參照，造成了臨床教學(xué)檔案人員無章可循、檔案收集效率不高、檔案管理缺位無序的局面。

（三）不同醫(yī)院臨床教學(xué)檔案管理的信息平臺(tái)不一致

高校附屬醫(yī)院臨床教學(xué)檔案管理部門配備的軟硬件設(shè)施設(shè)備，大多僅僅能夠滿足基本的院內(nèi)檔案目錄檢索和查閱功能，但在檔案目錄結(jié)構(gòu)和內(nèi)容建設(shè)方面大多還停留在案卷級、文件級目錄上，這不僅影響檔案的利用效率， 也不利于檔案的保護(hù)。而且，大部分院校臨床教學(xué)檔案管理采用的是單機(jī)版軟件和局域網(wǎng)權(quán)限，各個(gè)附屬醫(yī)院之間還沒有建立統(tǒng)一高效運(yùn)轉(zhuǎn)的網(wǎng)絡(luò)信息管理化平臺(tái)，不能利用現(xiàn)代化的手段便捷地查找所需臨床教學(xué)檔案資料，檔案信息缺乏必要的互聯(lián)互通和資源共享，信息孤島現(xiàn)象嚴(yán)重。

（四）不同醫(yī)院臨床教學(xué)檔案基礎(chǔ)設(shè)施條件不一致

高校附屬醫(yī)院檔案基礎(chǔ)建設(shè)預(yù)算經(jīng)費(fèi)普遍存在投入不足的問題。對檔案管理和文化建設(shè)的重視程度，成為了醫(yī)院對檔案管理投入力度的決定性因素。很多醫(yī)院沒有把臨床教學(xué)檔案納入檔案管理體系框架，沒有專門的臨床教學(xué)檔案庫房，一些常規(guī)檔案設(shè)施設(shè)備陳舊，安全防護(hù)設(shè)施缺失，硬件條件不能滿足檔案管理要求，造成臨床教學(xué)管理部門和教研室不能高質(zhì)量地完成檔案資料管理工作。

（五）不同醫(yī)院臨床教學(xué)檔案管理人員素質(zhì)和能力不一致

高校附屬醫(yī)院大多沒有按臨床教學(xué)工作的規(guī)律和特點(diǎn)對教學(xué)檔案進(jìn)行單獨(dú)整理，專業(yè)人員配備不足，人為地破壞了臨床教學(xué)檔案的系統(tǒng)完整和內(nèi)在聯(lián)系。當(dāng)前從事教學(xué)檔案管理的人員大多為兼職，對教學(xué)檔案管理的意識(shí)不強(qiáng)，重視程度不高，而且不同程度地存在學(xué)歷層次偏低、未經(jīng)專業(yè)培訓(xùn)、人員老齡化問題。加之個(gè)別檔案管理人員職業(yè)認(rèn)同度低，缺乏主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)，臨床實(shí)踐教學(xué)過程中形成的大量有價(jià)值的資料收集不及時(shí)、不完整，難以適應(yīng)醫(yī)院教學(xué)工作的發(fā)展。

二、高校附屬醫(yī)院臨床教學(xué)檔案同質(zhì)化管理的方法途徑

（一）統(tǒng)一明確臨床教學(xué)檔案歸檔要求

針對臨床教學(xué)檔案資料內(nèi)容龐雜、形式多樣的特性，高校應(yīng)明確各附屬醫(yī)院臨床教學(xué)檔案信息資源的主要采集點(diǎn)和支撐點(diǎn)，統(tǒng)一制定印發(fā)《臨床教學(xué)檔案管理目錄》，在此根目錄下，逐項(xiàng)細(xì)化子目錄各項(xiàng)歸檔要求。歸檔子目錄至少應(yīng)包括：臨床教學(xué)規(guī)劃計(jì)劃與相關(guān)材料歸檔標(biāo)準(zhǔn)；教學(xué)大綱和教學(xué)督查材料歸檔標(biāo)準(zhǔn)；臨床教學(xué)質(zhì)量評價(jià)和學(xué)生評教材料歸檔標(biāo)準(zhǔn)；學(xué)生實(shí)習(xí)輪轉(zhuǎn)出科考核材料歸檔標(biāo)準(zhǔn)；教學(xué)成果申報(bào)及支撐材料歸檔標(biāo)準(zhǔn)；檔案盒、試卷袋、分類編目標(biāo)準(zhǔn)等等。在該高校隸屬范圍內(nèi)的各附屬醫(yī)院，均按照檔案歸檔要求和流程進(jìn)行系統(tǒng)、科學(xué)的收集整理及編排，方便日后的檢索查閱和規(guī)范管理。

（二）統(tǒng)一制定臨床教學(xué)檔案制度規(guī)范

針對臨床教學(xué)檔案收集、整理、鑒定、立卷、歸檔、利用等每個(gè)環(huán)節(jié)，以及分類、篩選、編目、加工等各項(xiàng)工作，都要由高校實(shí)踐教學(xué)管理部門會(huì)同各附屬醫(yī)院，根據(jù)檔案法律法規(guī)和臨床教學(xué)工作規(guī)律，結(jié)合各個(gè)醫(yī)院工作實(shí)際，由繁變簡，求同存異，統(tǒng)一制定實(shí)施檔案管理制度、崗位職責(zé)、工作流程，使高校所有附屬醫(yī)院臨床教學(xué)檔案的管理都能做到有章可循、有據(jù)可依，所有的制度流程都能做到科學(xué)規(guī)范、便于執(zhí)行。

（三）統(tǒng)一建立臨床教學(xué)檔案信息平臺(tái)

針對高校各附屬醫(yī)院臨床教學(xué)檔案信息資源共享不夠和信息孤島問題，必須由高校教學(xué)管理部門進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、資金籌措和運(yùn)營維護(hù)，為各附屬醫(yī)院統(tǒng)一增加一定比例的信息化建設(shè)投入，把計(jì)算機(jī)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及信息技術(shù)更好地融入到檔案管理的日常工作中，加快高校和各附屬醫(yī)院之間的檔案信息化管理升級，進(jìn)行資源整合，建立統(tǒng)一的臨床教學(xué)檔案管理信息平臺(tái)。這一臨床教學(xué)檔案管理平臺(tái)既要根據(jù)各附屬醫(yī)院工作內(nèi)容的差異來設(shè)置不同的系統(tǒng)模塊供選擇使用，又要充分考慮系統(tǒng)的兼容性和便于公共數(shù)據(jù)的無縫鏈接，保障各附屬醫(yī)院臨床教學(xué)檔案管理信息化水平基本同步，以此來避免各自為政，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的交互與共享。

（四）統(tǒng)一培訓(xùn)臨床教學(xué)檔案人才隊(duì)伍

針對臨床教學(xué)檔案管理人員業(yè)務(wù)水平良莠不齊的現(xiàn)狀，高校應(yīng)根據(jù)不同附屬醫(yī)院檔案人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和崗位需要，分類別、分層次統(tǒng)一加強(qiáng)業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)[2]。培訓(xùn)內(nèi)容至少應(yīng)包括：臨床教學(xué)檔案建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和要求；檔案管理制度、職責(zé)和流程；教育教學(xué)改革政策和檔案相關(guān)法律法規(guī)；檔案管理信息平臺(tái)系統(tǒng)的應(yīng)用等等。有條件的醫(yī)院可以在臨床教學(xué)管理部門和教研室設(shè)置兼職檔案員，經(jīng)系統(tǒng)培訓(xùn)和考核合格后上崗，以此來不斷優(yōu)化提升檔案人員素質(zhì)，為檔案管理工作提供人才保障。

（五）統(tǒng)一組織臨床教學(xué)檔案考核評價(jià)

針對臨床教學(xué)檔案管理缺少科學(xué)合理的考核辦法和評價(jià)體系問題，高校應(yīng)統(tǒng)一制定考核標(biāo)準(zhǔn)和方法，將各附屬醫(yī)院臨床教學(xué)檔案管理工作納入教學(xué)綜合目標(biāo)考核，從各個(gè)維度考量，制定行之有效的量化考核標(biāo)準(zhǔn)。考核評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)要參照學(xué)校、醫(yī)院、教研室三級檔案管理模式[3]，不同層級考核維度不盡相同，考核評價(jià)內(nèi)容涵蓋教學(xué)發(fā)展規(guī)劃與計(jì)劃、學(xué)生管理與考核、教研活動(dòng)記錄、教學(xué)設(shè)施設(shè)備配置、師資隊(duì)伍建設(shè)與教學(xué)質(zhì)量評價(jià)等教學(xué)過程和檔案資料，以此來推進(jìn)臨床教學(xué)檔案各個(gè)環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)。

（六）統(tǒng)一開展臨床教學(xué)檔案編研利用

針對臨床教學(xué)檔案挖掘不夠和開發(fā)利用率不高的問題，高校各附屬醫(yī)院可以在臨床教學(xué)檔案信息管理平臺(tái)內(nèi)，根據(jù)工作需要統(tǒng)一開通許可權(quán)限，方便使用者及時(shí)、快捷地查詢檔案資料、發(fā)布檔案信息、借閱和管理檔案。在完善保密措施的前提下，可與局域網(wǎng)或公共網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)互通，資源共享，擴(kuò)大臨床教學(xué)檔案的使用范圍、提高檔案的利用率。對一些臨床教學(xué)中重大事項(xiàng)、重點(diǎn)學(xué)科、典型人物等有價(jià)值的檔案資料，要加以深度的研究、挖掘、加工[4]，以深化利用現(xiàn)有的臨床教學(xué)檔案資源，滿足醫(yī)院文化建設(shè)和醫(yī)學(xué)教育事業(yè)發(fā)展的需要。

三、高校附屬醫(yī)院臨床教學(xué)檔案同質(zhì)化管理的初步成效

（一）為改進(jìn)臨床教學(xué)提供了參考依據(jù)

通過臨床教學(xué)檔案整合、規(guī)范，各個(gè)附屬醫(yī)院的臨床教學(xué)檔案資源不再是孤立的個(gè)體，而是一個(gè)集標(biāo)準(zhǔn)、責(zé)任、管理于一體的系統(tǒng)整體。它能夠比較全面和直觀地反映出各附屬醫(yī)院之間的檔案管理質(zhì)量、臨床教學(xué)質(zhì)量的差別和優(yōu)劣，便于高校和附屬醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)有的放矢施治、精準(zhǔn)科學(xué)決策。

（二）為評教評學(xué)提供了參考依據(jù)

通過對臨床教學(xué)檔案資源進(jìn)行定量和定性分析，可以方便快捷地梳理出不同醫(yī)院、不同帶教老師、不同專業(yè)教學(xué)工作中存在的問題和短板，反映出不同醫(yī)院、不同階段、不同專業(yè)之間教與學(xué)的歷史過程和狀態(tài)，成為改進(jìn)臨床教學(xué)、推廣先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和評學(xué)評教不可或缺的檔案素材。

（三）為教與學(xué)均提供了有力支持

通過查閱分析臨床教學(xué)檔案中完整的信息資料，可以為教學(xué)管理部門和帶教老師在師資培養(yǎng)、晉職晉升、教學(xué)理念、教學(xué)改革、成果研究、檔案開發(fā)利用等方面提供有力支持；對于學(xué)生而言，可以詳細(xì)記載學(xué)生臨床實(shí)踐表現(xiàn)、考試考核成績、專業(yè)特長、獎(jiǎng)懲情況等，完善學(xué)生從基礎(chǔ)醫(yī)學(xué)到臨床實(shí)踐全周期的學(xué)習(xí)檔案，滿足社會(huì)單位對學(xué)生實(shí)習(xí)期間相關(guān)情況查詢了解的需求[5]。

（四）為高校和附屬醫(yī)院提高了工作效率

通過各附屬醫(yī)院之間建立的權(quán)責(zé)明晰的檔案管理制度機(jī)制和教學(xué)檔案信息平臺(tái)，保障了教學(xué)檔案的系統(tǒng)性、完整性、安全性，這一檔案管理體系為臨床教學(xué)環(huán)節(jié)管理、教學(xué)質(zhì)量管理、教學(xué)成果研究、教學(xué)管理部門提供檔案查詢、借閱利用、資源共享等服務(wù)，可以極大地提高全過程臨床教學(xué)管理的效率，成效顯著。