淺談鐵路建設項目竣工文件過程管理方法

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鐵路建設工程項目竣工檔案普遍存在進度滯后問題，隨之帶來人員更換頻繁、項目成本增加、移交時間推遲等衍生問題。汲取以往工程項目經驗，創(chuàng)新現(xiàn)有項目檔案管理模式，我們在新建鐵路工程項目提出了加強過程管理的工作思路，將項目文件管理內容前置，初步驗收階段實現(xiàn)整理組卷要求，為項目竣工驗收奠定基礎。

一、過程管理的溯源

過程管理思路來源于現(xiàn)代企業(yè)經營目標下，建立一整套資源優(yōu)化的業(yè)務流程，多用于質量管理、成本管理、客戶管理等方面，制定解決企業(yè)的信息流、資金流、物流、工作流管理等問題方案，綜合應用信息技術、計劃與控制技術、智能技術等方式實現(xiàn)。

工程項目檔案管理是企業(yè)管理和經營工作的重要組成部分，其過程管理的必要性、可行性也是顯而易見的。工程項目檔案的過程管理就是如何將過程管理模式應用于工程項目建設，提升工程項目檔案管理的業(yè)務流程，創(chuàng)新企業(yè)的管理模式及管理方法，過程管理的實施手段和保障條件措施的有效落實，是實現(xiàn)工作流程節(jié)點無縫對接和質量控制的前提。

二、鐵路工程項目檔案管理存在的問題

（一）機制不健全

以往鐵路工程項目檔案管理工作最突出問題是檔案機制不健全、檔案管理人員落實不到位，其根源是對工程項目檔案工作不夠重視，普遍表現(xiàn)在職責不明確，沒有明確的主要牽頭人員，主要負責人員和具體執(zhí)行人員，沒有建立一套職責明確的管理機制。過程中往往是把全部資源集中在保實體建設進度，忽略或者無暇顧及內業(yè)的同步管理及案卷整理，通常是到了項目竣工驗收階段，才開始著手進行工程文件的收集和整理工作。然而，這一階段恰恰是人員收縮、轉場的頻發(fā)期，人員更換是影響工程項目檔案整理拖延的主要原因，導致歸檔文件組卷不夠齊全的根本原因。

（二）制度不完善

由于人們對工程項目檔案管理的忽視，致使工程項目建設初期，制度匯編中缺少竣工文件管理辦法，或者辦法中的內容較為簡單，僅有的條文內容不具有可操作性。因此，在施工過程中，很難做到按照成熟規(guī)則、有條不紊地開展工程項目檔案管理工作，甚至在工程項目文件的形成節(jié)點就出現(xiàn)各種規(guī)范性差異。另外，由于部分資料人員職責所限、機關知識所限及經驗不足，難以及時處理和解決實際工作中出現(xiàn)的具體問題，導致問題的聚集后延。未曾參加項目建設，或者未曾經歷過項目竣工驗收階段，項目實施過程中，未形成日常收集整理資料的習慣，造成項目后期缺少竣工文件的問題。

（三）人員不穩(wěn)定

在建設項目施工后期，尤其是項目竣工驗收階段，無論是外業(yè)人員，還是內業(yè)人員，人員更換頻繁，新人不熟悉工程項目過程中形成的資料情況，不清楚文件的自然聯(lián)系，組卷整理困難。整理竣工文件出現(xiàn)原件缺失、組卷順序混亂、格式前后不一致等問題，影響竣工文件整體進度。

（四）標準不統(tǒng)一

項目初期，建設單位沒有明確的用表格式要求和檔案整理標準，施工單位各自選用樣板，造成各單位表格各不相同，日常填寫表格的內容，各單位簡繁不同，甚至出現(xiàn)不同單位工程填寫在同一天施工日志內容的情況，不利于問題的可追溯性。

（五）流程不暢通

在工程項目文件的形成過程中，每一個重要節(jié)點的工作狀態(tài)，都會對工程項目文件的內在質量、形成時間和整理歸檔產生影響，通常表現(xiàn)在以下幾個方面：

一是業(yè)務部門領導對本部門形成的應歸檔文件認識不足，工作布置把控不到位，沒有形成切實可行的管理和控制措施，或者是有措施落實不到位。

二是現(xiàn)場外業(yè)技術人員與內業(yè)資料管理人員業(yè)務不相融合，工作難以無縫對接。所謂業(yè)務融合，就是現(xiàn)場外業(yè)技術人員要了解內業(yè)資料管理和歸檔的相關要求和知識，內業(yè)人員也要掌握外業(yè)現(xiàn)場文件的形成規(guī)律、基本內容等相關知識，雙方要有相關知識的了解，互不陌生，才能做到糾正錯失，拾遺補缺，上下工序之間的穩(wěn)健對接，確保工程文件的及時形成和收集管理。

三是機關信息的溝通，尤其是業(yè)務規(guī)范，管理要求等信息溝通，現(xiàn)實工作中，很多業(yè)務信息和工作要求是通過會議或文件布置和傳達的，特別是會議信息，有時候參會人對會議精神傳達不到位，或是傳達不準確，往往會導致事倍功半的結果。因此，管理流程節(jié)點設計和措施要做到切實到位。

三、解決問題的對策

（一）建立一體化管理體系

建立一體化管理體系，把工程項目文件管理納入工程項目施工組織設計和施工過程一體化管理，制定項目檔案一體化的管理目標，以利于各種管理資源的統(tǒng)籌規(guī)劃、全程調配和充分利用，確保工程項目實體建設與工程項目文件管理內外業(yè)工作有機協(xié)調。切實把檔案管理要求落實到文件前端，做到有規(guī)可循、有據可查。項目初期通過培訓、研討交流等方式，向各參建單位進行交底，建立資料人員的思維框架，形成檔案工作思路和日常工作流程。在過程檢查中，以查代培，增強業(yè)務的感知度和認知，同時，通過施工單位自查、監(jiān)理單位審查、建設單位檢查的三級管控機制，把控過程資料形成質量關。

（二）納入合同管理

將工程項目檔案管理要求納入合同條款，重大項目要參與合同制定過程，針對工程建設、安全管理、物資采購等不同合同類型，制定適合項目的檔案管理合同條款，明確監(jiān)理、施工單位合同審查職責，將工程項目檔案的過程管理、整理形成和工作要求納入合同考核，同步納入工程驗收階段管理，把住文件管理責任關。

（三）制定年度計劃目標

制定公司年度檔案歸檔專項計劃，責任落實到部門。制定各參建單位和公司機關各部門的年度歸檔計劃，將年度計劃分解到季度，跟蹤計劃完成情況，責任落實到人。針對具備驗收的單位，形成項目檔案月度報告，把住項目文件移交進度關。

（四）納入工程驗工計價

為了保持工程項目實體進度與工程項目文件的形成保持同步，把工程項目文件形成納入工程項目驗收計價管理，驗工計價涵蓋工程項目文件對等形成，做到工程量完成多少，工程項目文件對應形成多少，驗工計價要對已驗收工程進行內業(yè)文件審查和確認，再予以批復計價。

（五）建立人員管理制度

建立以項目總工程師領導，檔案負責人組織管理，檔案工作人員具體執(zhí)行的工作機制，各參建單位人員保持穩(wěn)定，更換人員需要向建設單位申請，明確檔案管理崗位職責，施工監(jiān)理單位資料員的工作職責主要收集、整理竣工資料，負責組卷及歸檔工作；現(xiàn)場技術人員負責各自職責范圍內的應歸檔文件的形成和整理，并及時向資料員移交；資料員與技術人員各司其職，密切配合。

（六）開展項目檢查評估

制定項目檔案專項檢查計劃，一般情況下按照計劃對施工單位、監(jiān)理單位、檢測單位等參建單位開展常規(guī)檢查，特殊項目或特殊階段開展不定期專項檢查，并對檢查結果實施閉環(huán)管理。

（七）建立項目檔案三級審查機制

首先，工程項目文件的內在質量要由施工單位通過自身質量管理體系和程序進行自檢自控；其次，由監(jiān)理單位審查評價；最終由建設單位檢查確認。

（八）建立階段考核機制

制定項目檔案階段考核標準，將項目檔案檢查與考核掛鉤，根據檢查情況，按照合同約定，除每季度開展項目檔案驗工計價考核外，平時與月度過程檢查同步，不讓工程項目文件管理成為被遺忘的角落。

項目檔案承載和記述了工程項目實體的全部歷史和工程全貌，是工程項目國家驗收的不可或缺的重要內容。因此，從工程項目建設的全面管理來講，項目實體建設與項目檔案管理是完整的一盤棋。為了確保項目檔案的齊全、完整、真實、有效、準確、系統(tǒng)、標準、規(guī)范及按時歸檔，就必須提前介入抓源頭，嚴格把關在過程，有的放矢定制度，有效控制重手段。