信息時代城建檔案查閱利用模式的探索與發(fā)展

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隨著信息化的不斷發(fā)展，在知識社會創(chuàng)新2.0不斷推動以及大數(shù)據(jù)、云計算、移動應用等新形態(tài)不斷加持下，“互聯(lián)網(wǎng)+”作為互聯(lián)網(wǎng)思維的進一步實踐成果，正加速推動經(jīng)濟形態(tài)不斷演變，從而為改革、創(chuàng)新、發(fā)展提供了廣闊的平臺。城建檔案作為城市建設歷史的記憶載體，是組成城市多元文化的重要一環(huán)，也是城市可持續(xù)發(fā)展的寶貴資源，在進行社會管理、提供公共服務、保障城市生產(chǎn)生活秩序、維護城市安全、應對城市突發(fā)事件等工作中都具有非常重要的作用。因此，如何將信息時代的創(chuàng)新形態(tài)與傳統(tǒng)檔案查閱利用模式相融合，將城建檔案查閱利用事業(yè)納入“互聯(lián)網(wǎng)+”行動計劃，令其更好地為城市發(fā)展建設服務，是擺在城建檔案從業(yè)者面前的一道新的命題。

一、城建檔案查閱利用現(xiàn)狀

隨著城市建設發(fā)展的不斷科學化、理性化，城建檔案在城市生活各方面的參與度越來越高，城建檔案的利用率也不斷提升，近幾年來，城建檔案查詢量、來訪量以及12345市民熱線等求助量以每年超過30%的速度在不斷增長。以濟南城建檔案館為例，目前城建檔案查閱利用主要集中在以下幾個方面，一查閱圖紙，包括裝修改造、確認工程狀況、解決糾紛等用途，約占總量45%；二查閱前期審批文件，包括辦理確認產(chǎn)權、辦理竣工驗收、留檔備查等目的，約占總量30%；三政府部門調研，用于辦理案件、明晰產(chǎn)權、建設規(guī)劃研究等目的，約占總量15%；四查閱拆遷、土地及其他部分因各種原因納入館藏的文件或單純業(yè)務咨詢等，約占總量10%。因此，傳統(tǒng)的檔案查閱利用模式也越來越需要進一步改進提升，自我優(yōu)化，以更加契合城市發(fā)展的腳步。

二、信息時代城建檔案查閱利用的探索和發(fā)展

（一）系統(tǒng)的開發(fā)建設和后期維護

首先一個基本功能完備的城建檔案管理系統(tǒng)，既要滿足城建檔案從接收入館到查閱利用各階段工作的需求，又要服務器處理速度夠快、存儲容量夠大，可以根據(jù)需求增長不斷追加硬件配置模塊，以滿足日益增長的數(shù)字化信息大批量處理及存儲數(shù)據(jù)的需要。在此基礎上，系統(tǒng)功能的可擴展性以及軟件公司后期維護的保障執(zhí)行能力至關重要。而以往的軟件公司往往更注重前期市場開發(fā)，系統(tǒng)一旦交付之后，經(jīng)常會暴露出后期維護不力的缺陷，修改一次需求動輒需要等幾周甚至幾個月，這樣的維護能力完全無法滿足現(xiàn)在信息化高速發(fā)展的需要。因此，需要在前期市場調研時選擇合適的軟件及負責任的公司，將系統(tǒng)從調研到交付運行及后期維護各階段的指標規(guī)定明確寫入合同中，并且在系統(tǒng)需求建立階段，既要明確列出當前需要實現(xiàn)的功能，也要留足未來可能擴展的功能接口。

（二）多平臺建設

計算機系統(tǒng)應用的不斷發(fā)展，使得電腦端的城建檔案查閱利用平臺在各地城建檔案館得到普及，用戶可以在檔案館提供的電腦上進行檔案查詢、瀏覽。然而，隨著移動數(shù)字時代的到來，服務利用的便捷化越來越成為用戶的普遍需求，因此無紙化操作、遠程查檔、移動查檔等新型查檔模式成為新的發(fā)展方向。通過對檔案進行掃描數(shù)字化，將紙質檔案以電子圖片的形式保存到服務器中，就有了讓用戶通過網(wǎng)絡、手機進行移動查檔的數(shù)字基礎。然后就是需要通過開發(fā)網(wǎng)絡客戶端、手機端的檔案查詢利用APP，或依托其他網(wǎng)絡公眾平臺等方式進行推廣普及。如通過濟南市政府推行的“一網(wǎng)通辦”網(wǎng)絡辦事平臺，或者借助類似城建檔案館的網(wǎng)站查詢模塊及微信公眾號等平臺，向用戶開放檔案查詢端口，根據(jù)檔案資料的密級劃分和用戶身份驗證，有針對性地提供遠程查檔服務，實現(xiàn)城建檔案的隨時隨地查閱，使服務利用更加便捷高效。

（三）電子檔案推廣落地

電子檔案是近年來檔案館不斷推進的一項工作，內容涵蓋很廣，具體到城建檔案的查閱利用方面，主要包括兩個方面，一是電子檔案的查閱，二是電子檔案的復制提供。電子檔案的查閱普及程度已經(jīng)很高，通過將紙質檔案進行數(shù)字化著錄掃描等流程錄入計算機系統(tǒng)，用戶就可以在檔案館提供的查閱終端上進行電子文件查閱，但是電子檔案的復制提供，可能才是真正實現(xiàn)無紙化的關鍵一步。以濟南城建檔案館為例，每年僅檔案復制這一項，就需要為用戶提供幾萬頁資料，并且其中近半數(shù)為大型圖紙紙張。因此，只有真正實現(xiàn)了電子檔案代替紙質文件提供利用，才算真正把無紙化操作落地。而電子檔案的提供利用，其前提是加蓋合法的防偽電子簽章，這方面需要通過政府大數(shù)據(jù)管理部門的核準并實施，同時還需獲得涉及城建檔案提交利用的各環(huán)節(jié)終端單位的認可，否則用戶即便復制了電子數(shù)據(jù)也只能要么自行留檔，要么另打印成紙質文件提交各終端單位，無紙化只能淪為空談，這方面尚需要政府部門自上而下的推廣施行。

（四）專業(yè)化人員配備

館藏檔案的查閱利用，是通過配備一定數(shù)量的查檔崗位工作人員來實現(xiàn)的，以往的人員配備往往不限專業(yè)或簡單要求檔案管理相關專業(yè)。然而因為工程建設檔案查檔群體的特殊要求，需要查檔接待崗位的工作人員既要懂檔案管理知識，又要對建設工程檔案具有一定程度的閱讀能力。比如一些市民因為家中漏水、供暖、裝修等問題來查檔，這些人往往看不懂專業(yè)的建筑資料和竣工圖紙，搞不清管道走向，分不清承重墻體，所以經(jīng)常對著圖紙一籌莫展。這時候就需要具有一定建筑專業(yè)知識的工作人員對其提供專業(yè)指導和幫助。因此，為了保障城建檔案的服務社會能力和效率，既應進一步加大查檔崗位工作人員的配備力度，例如采取N+1的配備方案（N為所能提供的查檔窗口數(shù)量），又應加強檔案管理和建設工程以及相關法律法規(guī)應用等多方面業(yè)務能力的培訓，有條件的話甚至可以安排類似檔案導覽的崗位，聘請建筑工程及法律相關專業(yè)人員向用戶提供專業(yè)指導和宣傳，以提高城建檔案館提供業(yè)務咨詢及服務用戶的能力。

（五）硬件設施提升

查檔場所的硬件設施都是圍繞著服務用戶而設置，升級硬件也都是為了更好地提高查檔效率、改善用戶體驗。從功能來看，主要分為三個方面，查檔設施、打印復印設施、其他用戶服務設施。一查檔設施的基礎是電腦，包括工作人員操作的雙屏電腦和用戶自助查檔的電腦。工作人員操作的電腦要求處理速度快，面向用戶的顯示屏大小要方便用戶觀看，能交互操作為佳；用戶自助查檔電腦，基礎要求為處理速度快、操作方便、無外接數(shù)據(jù)接口以防泄密，而且操作說明簡單明了，可以為臺式機，也可以為立式可觸摸屏式機。二目前國內電子檔案的全面提供利用尚未完全鋪開，各城建檔案館多提供紙質檔案的免費打印復印服務，但打印復印設施仍需進一步提升。僅限于復印普通A3、A4紙張的復印機已經(jīng)越來越滿足不了現(xiàn)今用戶的需求，更高的需求是可實現(xiàn)速印的復印機，以及免費圖紙打印的設備，可以將用戶需要的各種型號的檔案文件一站式打印復印齊備。三其他用戶服務設施主要用于改善用戶等待查檔時的體驗，以濟南城建檔案館為例，目前提供了包括普及檔案知識的宣傳畫冊、信號穩(wěn)定的WIFI以及便民醫(yī)藥箱、便民雨傘等，并在墻壁上懸掛了濟南城區(qū)地圖、老濟南街區(qū)圖、濟南城市建設攝影作品以及老濟南街巷歷史照片等建設展覽圖片，吸引了很多用戶在等待查檔之余駐足觀賞，既能有效宣傳檔案科普知識，又能激發(fā)起不少人探尋回憶的樂趣。

（六）查閱利用細節(jié)優(yōu)化

在傳統(tǒng)的查閱利用流程框架下，我們的工作已經(jīng)能夠做到保質保量提供服務，但是隨著信息時代腳步不斷邁進，很多已經(jīng)習以為常的細節(jié)也需要做出相應改變。一查檔登記表。查檔登記表是來訪的每一個用戶都必須填寫的表單，用來記錄每一例查檔事項的查閱目的、內容以及查閱人員身份情況等，詳盡的記錄內容不僅方便了檔案館的各項統(tǒng)計工作，也為相同工程的多次查詢起到了明確快捷的索引效果。但是，目前由用戶全部手工填寫的紙質表單形式已經(jīng)顯得有些滯后，用戶手填的內容往往會有字跡不清或內容不準確等缺陷，手工填表的方式本身也開始被越來越多用戶嫌棄，因此更方便的方式是由用戶提供上述信息內容，由工作人員通過電子表單填寫完畢，或者工作人員引導用戶通過帶觸摸屏的電子表單系統(tǒng)進行選擇完善，甚至是用戶通過網(wǎng)站模塊或手機應用進行填寫，數(shù)據(jù)直接導入工作人員系統(tǒng)中，隨后用戶只需要在打印出來的表單上簽字確認即可，所填寫的內容同步導入數(shù)據(jù)庫，既方便了用戶無需手工填報，也節(jié)省了工作人員后期錄入系統(tǒng)的時間，所有數(shù)據(jù)錄入形式均可實現(xiàn)一次入庫。二遠程查檔。目前雖然實現(xiàn)了網(wǎng)站上的查檔功能，用戶可以通過輸入建設單位名稱或者工程名稱進行查閱，但限于密級規(guī)定以及歷史原因，只能檢索到有或沒有含相應名稱的工程，無法進一步看到更具體的信息，對于需要某些具體文件的用戶來說，仍然無法知道所需的具體文件是否在檔案館存放。因此，應在密級許可的范圍內，盡量大限度的向公眾開放檔案目錄索引，可查閱層級直接開放到具體文件名這一層級，并且包括工程名稱、建設單位名稱、設計單位名稱、工程地址、層數(shù)、占地面積、高度等在內的不涉密的工程具體屬性信息一并同步開放，這樣用戶通過網(wǎng)絡查檔模塊的查詢功能，就能確定自己需要的工程以及具體文件究竟是否已歸檔，是否有必要開具介紹信前來檔案館實地查閱。三整合城區(qū)資源。以濟南市為例，目前市級和區(qū)級政府都設有城建檔案館，但歸檔范圍和館藏內容均各不相同，而且彼此之間沒有信息互通機制，導致互不了解資源目錄，用戶希望查詢某個檔案的時候，可能需要一家一家檔案館分別查閱。所以，應該加大城建檔案資源整合力度，實現(xiàn)檔案資源目錄互聯(lián)互通，可以在全市范圍內任一家城建檔案館的檔案管理系統(tǒng)中查詢所有市區(qū)館的直達文件級的檔案目錄，用戶只需咨詢最近的檔案館就能知道自己所需的文件在哪里存放，這樣才能真正將便民利民落到全市各個角落。四信息反饋機制。用戶的信息反饋是城建檔案館獲取信息的重要渠道，一方面包括用戶對城建檔案服務工作的各種意見建議；另一方面包括用戶通過查閱檔案獲得的社會、經(jīng)濟效益。因此，不論線下查檔窗口提供的信息反饋利用表，還是線上平臺在提供查檔服務后進行的用戶滿意度評價調查模塊，都應更進一步地細化優(yōu)化，讓用戶能夠更加方便地暢所欲言。在認真熱情服務用戶的同時，通過積極與用戶溝通，掌握用戶的真實訴求，提高城建檔案工作的服務效能和工作質量。

無所不在的網(wǎng)絡會同無所不在的計算、無所不在的數(shù)據(jù)、無所不在的知識，一起推進了無所不在的創(chuàng)新，并推動“互聯(lián)網(wǎng)+”不斷演進與發(fā)展。目前“互聯(lián)網(wǎng)+”尚處于初級階段，各領域對“互聯(lián)網(wǎng)+”還在做論證與探索，這要求城建檔案利用服務工作，在以往保質保量服務用戶的基礎上，不斷與時代接軌，進一步做到與時俱進、精益求精。在查檔服務工作的各個方面，都保持求新求變的心態(tài)，不斷吸收先進技術，不斷改進服務質量，在創(chuàng)新的時代邁出更新的步伐，進而不斷推動城建檔案事業(yè)高質量發(fā)展。