淺談如何做好城市規(guī)劃檔案利用工作

文·

城市規(guī)劃檔案主要包括城市總體規(guī)劃、城市詳細(xì)規(guī)劃、建設(shè)用地規(guī)劃、建設(shè)工程規(guī)劃、城市地名管理、規(guī)劃驗(yàn)收管理等多種類型的檔案，它能夠?yàn)槌鞘薪ㄔO(shè)與發(fā)展提供重要參考和憑證。城市規(guī)劃建設(shè)管理是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程，因而城市規(guī)劃檔案不僅數(shù)量多、內(nèi)容復(fù)雜，而且信息含量大、利用率高。隨著城市建設(shè)規(guī)劃進(jìn)程的持續(xù)深化，為滿足城市建設(shè)的快速發(fā)展和城市規(guī)劃建設(shè)管理的迫切需求，亟待解決檔案利用工作中存在的問題，優(yōu)化城市規(guī)劃檔案利用服務(wù)，不斷提高檔案利用工作的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，助力城市治理體系和治理能力現(xiàn)代化。

一、城市規(guī)劃檔案利用工作中存在的問題

（一）重視關(guān)注程度不夠

從當(dāng)前來看，大多數(shù)地區(qū)的城市規(guī)劃檔案利用工作尚未得到地方政府及相關(guān)部門重視，這不但會(huì)限制城市規(guī)劃檔案收集與管理工作的開展，也會(huì)造成檔案工作者自身產(chǎn)生消極態(tài)度，如此自然會(huì)影響城市規(guī)劃檔案質(zhì)量和利用效率。同時(shí)，目前城市規(guī)劃檔案相關(guān)法律制度不夠健全完善，使得許多檔案工作無法做到依法管理，工作不能引起其他單位的關(guān)注，影響城市規(guī)劃檔案的真實(shí)性、全面性，難以為利用工作提供信息資源保障，最終導(dǎo)致城市規(guī)劃檔案利用工作無法為后續(xù)城鎮(zhèn)化的進(jìn)程提供有效服務(wù)。

（二）檔案管理效率不高

由于不同地區(qū)城市規(guī)劃檔案管理部門立足于自身具體情況，制定相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)存在差異，紙質(zhì)檔案未進(jìn)行全文數(shù)字化及人工著錄，還未建立專門的數(shù)據(jù)庫，這些對(duì)地區(qū)間城市規(guī)劃檔案資源整合和共享交流造成一定阻礙，進(jìn)而對(duì)提高城市規(guī)劃檔案的利用效率產(chǎn)生不利影響。在實(shí)際工作中，檔案利用效果與檔案管理人員工作效率、素質(zhì)水平高低密切相關(guān)，有些地區(qū)管理部門忽略人才引進(jìn)或崗位培訓(xùn)等環(huán)節(jié)，難以提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，也就無法充分發(fā)揮城市規(guī)劃檔案的價(jià)值。

（三）利用服務(wù)比較被動(dòng)

目前，很多地區(qū)的城市規(guī)劃檔案管理單位仍沿用傳統(tǒng)被動(dòng)服務(wù)模式及服務(wù)方法，主動(dòng)服務(wù)意識(shí)相對(duì)不足且服務(wù)手段較為單一，沒有充分發(fā)揮城市規(guī)劃檔案服務(wù)城市治理的作用。城市規(guī)劃檔案工作中還沒有全面推進(jìn)檔案規(guī)范化、信息化建設(shè)，缺少統(tǒng)一的城市規(guī)劃數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。平常利用工作中，往往多是規(guī)劃管理部門、建設(shè)系統(tǒng)等工作人員，為工作查考、城市管理、出具憑證等前來查閱利用城市規(guī)劃檔案。很少能夠面向社會(huì)公眾，提前分析利用需求，主動(dòng)謀劃應(yīng)對(duì)措施，豐富檔案信息資源，創(chuàng)新檔案服務(wù)方式。

二、做好城市規(guī)劃檔案利用工作的措施方法

（一）著眼服務(wù)，廣泛收集各種門類和載體的檔案

做好城市規(guī)劃檔案利用工作的前提和基本條件就是必須具備齊全、詳實(shí)、準(zhǔn)確、適時(shí)的各種基礎(chǔ)資料和數(shù)據(jù)。因此，這就對(duì)城市規(guī)劃檔案的收集、整理等提出更高的要求。一是要加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，確保城市規(guī)劃檔案的齊全完整、規(guī)范系統(tǒng)。在檔案收集的每個(gè)環(huán)節(jié)對(duì)相關(guān)單位都“提前介入”，進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，并廣泛地收集、整理歸檔規(guī)劃設(shè)計(jì)圖、測繪地形圖、建筑工程竣工檔案等各類檔案及聲像資料，實(shí)現(xiàn)檔案的前端控制和全程跟蹤服務(wù)。同時(shí)，廣泛征集、收集具有保存價(jià)值和地方特色的檔案資料，不斷豐富優(yōu)化館藏，改變館藏結(jié)構(gòu)和內(nèi)容單一，形成自己的館藏特色。二是要建立相互協(xié)調(diào)機(jī)制，共同做好城市規(guī)劃檔案收集工作。城市規(guī)劃檔案涉及部門多，專業(yè)性及復(fù)雜性較強(qiáng)。只有通過多方共同努力，提高城市規(guī)劃檔案利用率，發(fā)揮其作用，擴(kuò)大影響面，才能強(qiáng)化檔案意識(shí)，樹立全員參與管理、重視檔案的理念，從而更加促進(jìn)城市規(guī)劃檔案工作開展。三是要在檔案資料整理歸檔過程中，堅(jiān)持從兩方面入手：一方面，要加快完成全部紙質(zhì)檔案、照片檔案的數(shù)字化工作，實(shí)現(xiàn)城市規(guī)劃檔案的網(wǎng)上檢索和提供利用，并堅(jiān)持對(duì)缺失的重點(diǎn)工程檔案加強(qiáng)收集力度，為城市規(guī)劃建設(shè)積累寶貴的財(cái)富；另一方面，緊緊圍繞城市規(guī)劃建設(shè)工作，加強(qiáng)收集城市建設(shè)重點(diǎn)工程及城市建設(shè)重大活動(dòng)材料，利用聲像檔案的直觀、形象的特點(diǎn)，對(duì)重點(diǎn)項(xiàng)目的規(guī)劃建設(shè)進(jìn)行跟蹤拍攝，形成原貌、建設(shè)中、建成后的全套檔案，以便將來開發(fā)利用。

（二）技術(shù)賦能，加快推進(jìn)檔案工作補(bǔ)短板強(qiáng)弱項(xiàng)

一是各級(jí)政府及相關(guān)部門應(yīng)加大對(duì)于檔案工作的重視程度，健全與城市規(guī)劃檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)，規(guī)范城市規(guī)劃檔案工作流程，切實(shí)做好檔案安全保密工作，不斷推動(dòng)城市規(guī)劃檔案管理向?qū)I(yè)化、信息化及標(biāo)準(zhǔn)化方向轉(zhuǎn)變。同時(shí)，保障信息化工作專項(xiàng)資金，完善城市規(guī)劃檔案管理機(jī)制，加大檔案宣傳力度，為檔案工作優(yōu)質(zhì)高效發(fā)展創(chuàng)造良好氛圍。二是重視人才引進(jìn)培養(yǎng)，注重提升檔案管理人員的素質(zhì)與能力，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)。根據(jù)檔案事業(yè)發(fā)展的新趨勢(shì)新要求，組織開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)和繼續(xù)教育，努力提高專業(yè)技術(shù)和依法治理水平。可以通過工作實(shí)績和獎(jiǎng)金、提拔等結(jié)合起來，將檔案管理人員工作積極性調(diào)動(dòng)起來。三是要積極運(yùn)用新技術(shù)解決城市規(guī)劃檔案面臨的新問題，踐行以人民為中心的發(fā)展思想。比如，錯(cuò)綜復(fù)雜的城市地下管線種類、材質(zhì)不斷更新，涉及管線的埋深、安全距離等成為地下管線檔案資料的重點(diǎn)和難點(diǎn)，傳統(tǒng)的檔案管理手段已不能滿足城市規(guī)劃建設(shè)的需要。為此，可以采用現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)，遵照“技術(shù)規(guī)范、數(shù)據(jù)精準(zhǔn)、資料翔實(shí)”的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)地下管線進(jìn)行全面、準(zhǔn)確地普查，將城市新建、擴(kuò)建、改建的各類地下管線，及時(shí)修改、補(bǔ)充到地下管線專業(yè)圖上，將整個(gè)城市分散的、不同形式的地下管線檔案進(jìn)行資源整合，構(gòu)建智能化、信息化的地下管線綜合管理平臺(tái)，提升城市治理效能，不斷增強(qiáng)人民群眾的獲得感、幸福感、安全感，讓城市生活更加美好。

（三）守正創(chuàng)新，采取多種形式提供優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)

作為新時(shí)代的檔案工作者，要做好城市規(guī)劃利用工作， 工作方式要體現(xiàn)繼承性和開創(chuàng)性的統(tǒng)一，變被動(dòng)為主動(dòng)，開展調(diào)查研究，創(chuàng)新服務(wù)形式，提高服務(wù)質(zhì)量，真正做到全方位為城市規(guī)劃管理服務(wù)，滿足各方需求。一是強(qiáng)化主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，打造文明窗口，積極提供便民利民措施，包括簡化查詢手續(xù)，免費(fèi)提供復(fù)印掃描等服務(wù)。及時(shí)分析掌握利用動(dòng)態(tài)，開展主動(dòng)跟蹤服務(wù)，耐心細(xì)致地為公眾服務(wù)，不斷提升窗口服務(wù)質(zhì)量。即使有時(shí)對(duì)利用者不能提供所需檔案，也要及時(shí)向其解釋原因并提供線索，這樣既節(jié)約查閱者的時(shí)間，又能及時(shí)消除利用者不滿情緒。二是積極開展檔案編研及展覽工作。檔案資源就像一個(gè)巨大的信息寶庫，編制城市總體規(guī)劃必須尊重歷史，著眼現(xiàn)實(shí)。通過深層次的開發(fā)利用，密切配合城市規(guī)劃工作的需要，把龐雜、零散的檔案信息進(jìn)行有機(jī)的組合和必要的加工，編纂出“適銷對(duì)路”的信息容量大、價(jià)值含量高的編研成果，為城市規(guī)劃決策提供科學(xué)依據(jù)，將檔案事業(yè)融入城市規(guī)劃工作中。還可以通過舉辦城市規(guī)劃展覽，展示本地區(qū)城市規(guī)劃、建設(shè)、發(fā)展歷程，發(fā)揮教育宣傳作用，讓人們充分認(rèn)識(shí)到檔案的價(jià)值，感受歷史的厚重感。三是逐步建立統(tǒng)一的城市規(guī)劃檔案信息化管理系統(tǒng)，積極探索電子文件單套制歸檔和電子檔案移交的方法路徑，部署電子檔案長期安全保存系統(tǒng)，并定期在網(wǎng)上展開檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)和咨詢活動(dòng)，直接為城市規(guī)劃相關(guān)工作部門網(wǎng)上利用服務(wù)。四是著力搭建城市規(guī)劃檔案信息資源共享平臺(tái)，組建規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的專題檔案數(shù)據(jù)庫，重視與各地、各部門之間的信息交流共享，把“死檔案”變?yōu)椤盎钚畔ⅰ?。?qiáng)化數(shù)字檔案資源有效利用，向利用者提供有針對(duì)性的、系統(tǒng)的檔案信息，全面推進(jìn)城市規(guī)劃檔案利用服務(wù)工作向高水平、高質(zhì)量發(fā)展。