關于推進不動產(chǎn)檔案精細化管理的思考

文·

不動產(chǎn)檔案是依據(jù)《中華人民共和國憲法》和《中華人民共和國民法典》及國家有關物產(chǎn)權屬方面的法律法規(guī)，由國家授權的不動產(chǎn)登記機關制作的不動產(chǎn)物權公示證明的文件載體。不動產(chǎn)檔案作為一種國家行為的直接結果，主要是以簿冊的形式記載特定不動產(chǎn)的物權歸屬狀況。在市場經(jīng)濟條件下，不動產(chǎn)登記檔案具有保障物產(chǎn)權利人及善意第三人的合法權益、保證交易安全、維護交易秩序的重要作用。作為一種專門檔案，不動產(chǎn)檔案也是“檔案大家族”的重要成員之一。適時地開展不動產(chǎn)檔案的精細化管理研究，對于暢通檔案工作服務經(jīng)濟社會發(fā)展的渠道，拓展檔案服務領域，強化檔案工作的服務職能具有重要意義。

一、不動產(chǎn)檔案精細化管理的內(nèi)涵

現(xiàn)代管理學認為科學化管理分三個層次，一是規(guī)范化，二是精細化，三是個性化。不動產(chǎn)檔案精細化管理，顧名思義就是對不動產(chǎn)檔案進行“精確、細致、深入、規(guī)范”的全面管理過程。它以專業(yè)化為前提，以系統(tǒng)化為保證，以數(shù)據(jù)化為標準，以信息化為手段，把檔案管理的焦點聚集到滿足被服務者的需求上，最大限度滿足人民群眾日益增長的需求，以獲得更高效率、更多效益和更強競爭力。

精細化管理就是要用具體、明確的量化標準取代籠統(tǒng)、模糊的管理要求，把抽象的戰(zhàn)略決策，轉(zhuǎn)化為具體明確的管理舉措，是一種以最大限度地減少管理所占用的資源和成本為主要目標的管理方式，是不動產(chǎn)檔案管理的發(fā)展方向。不動產(chǎn)檔案精細化管理是傳統(tǒng)檔案管理理念上的轉(zhuǎn)變，是由過去的粗放型管理向集約化管理的轉(zhuǎn)變，由傳統(tǒng)經(jīng)驗管理向科學化管理的轉(zhuǎn)變。精是精湛、精益求精，細是細節(jié)、最小的工作單元，“細”是精細化的必經(jīng)的途徑，“精”是精細化的自然結果。因此，準確地講精細化是一種意識，是一種觀念，是一種認真的態(tài)度，是一種精益求精的文化。

不動產(chǎn)檔案精細化管理是不動產(chǎn)檔案管理部門將檔案資源管理向深度推進的一個“過程”，因此不動產(chǎn)檔案精細化管理沒有一個絕對的標準和度，我們可以為不動產(chǎn)檔案精細化管理的現(xiàn)狀作出比較準確的水平評估，但不必要規(guī)定一個精細化的絕對標準，來衡量精細化管理的程度。因此，在不同的歷史階段，不動產(chǎn)檔案精細化管理水平都是一個比較概念。

二、不動產(chǎn)檔案精細化管理面臨的挑戰(zhàn)

（一）不動產(chǎn)檔案資源整合難度較大

受到傳統(tǒng)檔案資源管理方法和思想的限制，長期以來對于檔案資源精細化管理重視不足，檔案資源的收集整理標準化程度較低、檢索利用不便捷，質(zhì)量問題突出、庫存壓力大，不動產(chǎn)檔案無法滿足檔案管理的實際需求，對檔案資源的查詢和應用造成阻礙。特別是老舊小區(qū)的位置和改造情況，信息得不到及時、動態(tài)的修改，嚴重影響檔案的準確度。

（二）不動產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)信息化水平偏低

雖然已確定由不動產(chǎn)部門統(tǒng)一管理不動產(chǎn)檔案，但當前檔案管理工作還無法適應社會對檔案信息查詢利用的需求。檔案在整合過程中，由于數(shù)字化程度不同，數(shù)據(jù)標準互不銜接，數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一，導致土地坐落、土地性質(zhì)、房屋用途、面積等數(shù)據(jù)出現(xiàn)誤登、錯登現(xiàn)象，以及身份信息、門牌信息缺失等問題。檔案在利用過程中，由于查詢系統(tǒng)各自為政，無法實現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)查詢，不動產(chǎn)登記查詢窗口還是人滿為患，特殊時段往往要限號和預約。檔案在保管過程中，存在設備老舊、更新?lián)Q代的速度慢等現(xiàn)象，導致系統(tǒng)維護難度大，管理缺乏科學性。

（三）不動產(chǎn)檔案管理力量薄弱

不動產(chǎn)檔案管理人員受檔案高等專業(yè)教育程度低，高技術職稱人員比例低、年齡偏高的“兩低一高”問題突出，跟不上不動產(chǎn)登記制度的改革步伐和檔案現(xiàn)代化發(fā)展要求，特別是“放管服”政策的強力推進，對檔案的管理和利用提出了更高要求和挑戰(zhàn)，讓原有的經(jīng)驗和知識更無法滿足形勢發(fā)展的需求。同時編制、職稱、待遇、體制的桎梏，也導致短期內(nèi)人員更新?lián)Q代很難實現(xiàn)。

三、推進不動產(chǎn)檔案精細化管理的路徑選擇

（一）健全完善不動產(chǎn)檔案精細化管理機制

應在原有檔案管理部門基礎上，建立獨立的不動產(chǎn)檔案管理中心，負責區(qū)域內(nèi)不動產(chǎn)檔案登管理工作，打造不動產(chǎn)檔案精細化管理平臺，建立規(guī)范、健全體制，充分利用信息化手段推進不動產(chǎn)檔案管理向精細化方向挺進。

（二）推進精細化檔案管理的制度和標準建設

科學界定精細化管理的規(guī)范和程序，制定精細化管理標準，根據(jù)業(yè)務的內(nèi)容和特點，建立歸檔立卷流程，全面推廣使用不動產(chǎn)檔案信息化處理平臺，提高檔案收集和整理的質(zhì)量，妥善做好檔案的流轉(zhuǎn)、交接以及檔案資源有機結合。

（三）優(yōu)化不動產(chǎn)檔案的開發(fā)和利用

提高不動產(chǎn)查詢利用的針對性和專業(yè)性，滿足個性化的查詢需求，有目的地開展不動產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)挖掘開發(fā)。積極利用人工智能技術開展檔案資源的精細化分類處理，通過多層次檢索體系的構建，完善規(guī)范的檔案檢索系統(tǒng)，使群眾能夠高效地使利用檢索系統(tǒng)來快速獲取信息。

（四）加強檔案人才的培養(yǎng)

采取切實有效的措施，有計劃地選派素質(zhì)較高的檔案專業(yè)技術人員接受各種教育培訓，加強高層次人才隊伍建設，創(chuàng)建檔案人才梯隊培養(yǎng)機制，盡快培養(yǎng)一批年輕化、知識化，專業(yè)化、科技化的不動產(chǎn)檔案管理人才，為不動產(chǎn)檔案精細化管理提供人才儲備。

綜上所述，不動產(chǎn)檔案精細化管理是推進國家不動產(chǎn)統(tǒng)一登記政策實施的重要舉措。不動產(chǎn)檔案精細化管理是一種極限過程，是永無止境的追求過程，也是不能完結的檔案管理發(fā)展過程?！叭f丈高樓平地起，細末之處見真功?！蓖ㄟ^不動產(chǎn)檔案的精細化管理，加快推進不動產(chǎn)檔案信息資源的整合管理，為經(jīng)濟社會發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)、高效的不動產(chǎn)檔案服務。