淺析信息化技術(shù)讓戶籍檔案“活”起來(lái)

高坤元

摘要：隨著近年來(lái)我國(guó)行政體制改革的不斷深化，如何方便用戶以及廣大人民群眾更有效和便捷地獲取檔案信息資源，并在簡(jiǎn)政放權(quán)過(guò)程中讓戶籍檔案信息資源真正發(fā)揮出有效作用，已經(jīng)成為檔案管理者最為關(guān)心的問(wèn)題。在當(dāng)前信息技術(shù)時(shí)代只有充分發(fā)揮出信息技術(shù)的導(dǎo)向作用，應(yīng)用信息技術(shù)建立起完善的戶籍檔案管理體系，才能使戶籍檔案資源得到有效地利用。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù);戶籍檔案;檔案管理;信息資源

一、信息技術(shù)在公安戶籍檔案管理中的重要意義

隨著我國(guó)人口數(shù)量的不斷增長(zhǎng)，在社會(huì)治理及戶籍管理過(guò)程中戶籍檔案管理發(fā)揮著重要的作用，尤其是在針對(duì)社會(huì)上近年來(lái)出現(xiàn)的房叔、房姐、黑戶、一人多戶、出生違規(guī)落戶等問(wèn)題成為了社會(huì)和媒體關(guān)注的焦點(diǎn)話題，這些人口管理問(wèn)題的出現(xiàn)影響了社會(huì)的運(yùn)轉(zhuǎn)秩序，導(dǎo)致在戶籍檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)了眾多的問(wèn)題。戶籍檔案管理過(guò)程中多種問(wèn)題的出現(xiàn)也暴露出當(dāng)前公安機(jī)關(guān)在戶籍檔案管理過(guò)程中還存在著諸多的不足，檔案管理流程與檔案管理業(yè)務(wù)體系也有所欠缺，在戶籍檔案資料整理與應(yīng)用過(guò)程中還存在著預(yù)防、監(jiān)管、管理措施不到位的問(wèn)題。因此，在信息技術(shù)、數(shù)字技術(shù)的引導(dǎo)下逐步規(guī)范檔案管理的一般流程，強(qiáng)化戶籍檔案管理措施，推進(jìn)檔案管理各方措施有效落實(shí)逐步成為提高檔案管理效率的重要舉措。有效應(yīng)用信息技術(shù)、數(shù)字技術(shù)要通過(guò)建立健全數(shù)字技術(shù)體系逐步實(shí)現(xiàn)戶籍檔案資源的嚴(yán)格管理，針對(duì)戶籍檔案管理過(guò)程中存在的業(yè)務(wù)流程不規(guī)范、管理體系不健全等問(wèn)題作為戶籍檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)來(lái)抓[1]。數(shù)字技術(shù)、信息技術(shù)應(yīng)用到戶籍檔案管理過(guò)程中主要是通過(guò)數(shù)字簽名、電子印章等基本方法逐步推進(jìn)與實(shí)現(xiàn)公安戶籍方案數(shù)字化管理。信息技術(shù)與戶籍檔案管理的有機(jī)結(jié)合能逐步優(yōu)化戶籍檔案管理模式，提高戶籍檔案管理效率，減少戶籍檔案管理過(guò)程中的問(wèn)題與錯(cuò)誤。

二、信息技術(shù)逐步推進(jìn)戶籍檔案管理自動(dòng)化

在戶籍檔案管理過(guò)程中，根據(jù)戶籍檔案管理的實(shí)際特點(diǎn)能逐步推進(jìn)戶籍檔案實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化建設(shè)，也就是建立戶籍檔案綜合管理系統(tǒng)，公安管理部門使用該系統(tǒng)能快速查詢到戶籍檔案的有關(guān)信息材料，而且公安檔案管理部門只需要將用戶的身份輸入到該系統(tǒng)中，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)建立檔案，形成電子檔案后會(huì)快速地進(jìn)入系統(tǒng)后臺(tái)，進(jìn)入檔案審批流程。即使檔案審批負(fù)責(zé)人出差在外也會(huì)快速通過(guò)電子簽章針對(duì)檔案進(jìn)行審批，這不僅能大大提升電子檔案使用效率，而且能防止檔案審批流程中發(fā)生檔案丟失和損壞的問(wèn)題，推進(jìn)檔案管理自動(dòng)化。

三、信息技術(shù)助力戶籍檔案管理大數(shù)據(jù)分析

傳統(tǒng)的戶籍檔案管理模式，都是由各種紙質(zhì)和紙媒的方式存放，存放在各個(gè)基層派出所的檔案管理室中，戶籍民警在調(diào)取歷史檔案時(shí)通常需要2～3個(gè)人進(jìn)行查找，甚至還需要其他同事的幫助，隨著基層公安系統(tǒng)的深化建設(shè)、檔案管理人員的調(diào)整、行政區(qū)域的劃分以及檔案理模式不完善等原因，很多歷史戶籍檔案出現(xiàn)了陳舊、損毀、遺失等問(wèn)題，這不僅降低了檔案管理效率，而且也影響了檔案服務(wù)質(zhì)量[2]。將戶籍檔案進(jìn)行信息化建設(shè)，并與基層警務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行對(duì)接，不僅能實(shí)現(xiàn)基層歷史檔案的高效管理，而且也方便檔案工作人員能通過(guò)檔案信息查詢系統(tǒng)快速查找市民的信息，能快速探查市民的出生、工作、遷移變化軌跡，同時(shí)能針對(duì)根據(jù)用戶戶籍衍生出的筆跡、印章、指紋、圖像等信息數(shù)據(jù)分類匯總，并通過(guò)大數(shù)據(jù)分析平臺(tái)對(duì)用戶海量的信息數(shù)據(jù)資源進(jìn)行挖掘，快速挖掘出有較高參考價(jià)值的數(shù)據(jù)信息資源，為公安檔案系統(tǒng)的決策提供有效支持。

四、信息技術(shù)促進(jìn)戶籍檔案價(jià)值地發(fā)揮

檔案信息資源是對(duì)公民從出生到死亡過(guò)程中個(gè)人信息的高效記錄，其具有的重要價(jià)值在于幫助公安檔案管理工作人員查詢信息、獲取信息資源。但是公安檔案資源僅僅存儲(chǔ)在檔案閱覽室中是很難發(fā)揮出應(yīng)有價(jià)值的，不僅是因?yàn)閼艏畽n案信息資源是一個(gè)行政區(qū)域的人口信息的有效匯總，而且在當(dāng)前社會(huì)科學(xué)技術(shù)快速進(jìn)步的背景下，檔案的性質(zhì)及其擁有的社會(huì)屬性也越來(lái)越受到重視，可以肯定的是在當(dāng)前信息時(shí)代，只有檔案信息資源融入國(guó)家信息化體系建設(shè)過(guò)程中，戶籍檔案具有的價(jià)值才能充分發(fā)揮出來(lái)。同時(shí)，戶籍檔案與人口、社會(huì)、政府之間的密切關(guān)系使檔案信息化建設(shè)成為電子政務(wù)信息資源深度開發(fā)與利用的基礎(chǔ)性資源，只有在推進(jìn)電子政務(wù)信息系統(tǒng)全面深化建設(shè)的基礎(chǔ)上，戶籍檔案信息資源才能得到有效利用，具有的信息化價(jià)值和社會(huì)價(jià)值才能得到最大限度的開發(fā)。

五、推進(jìn)戶籍檔案管理系統(tǒng)信息化建設(shè)，讓戶籍檔案“活”起來(lái)

在戶籍檔案信息資源利用方面，需要專業(yè)的信息化管理系統(tǒng)提供支持，通過(guò)對(duì)戶籍檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理和對(duì)檔案信息的數(shù)據(jù)化存儲(chǔ)，提高戶籍檔案的使用效率。圍繞戶籍檔案管理系統(tǒng)的信息化建設(shè)要積極推動(dòng)戶籍檔案管理流程標(biāo)準(zhǔn)化、實(shí)施崗位定責(zé)、制定科學(xué)化的戶籍檔案管理制度，加強(qiáng)檔案信息資源的管理與利用，讓戶籍檔案信息資源得到充分的利用。這樣做能使戶籍檔案信息“活”起來(lái)，戶籍檔案信息資源的最大價(jià)值能充分發(fā)揮出來(lái)，讓復(fù)雜繁瑣的檔案管理業(yè)務(wù)及審批流程變得簡(jiǎn)單便捷，通過(guò)檔案管理流程的創(chuàng)新逐步推進(jìn)戶籍檔案管理效率提升，使戶籍檔案信息資源得到最充分地利用。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳梅.檔案數(shù)字化建設(shè)中的安全問(wèn)題研究[J].內(nèi)江科技. 2019（02）.

[2]王蘇醒.大數(shù)據(jù)環(huán)境下服務(wù)型公安戶籍檔案管理模式構(gòu)建研究——以W市公安智慧檔案系統(tǒng)為例[J].電子政務(wù). 2017（11）.