探究企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)問題及創(chuàng)新思路

徐林妹

摘 要：企業(yè)檔案管理工作本身具有一定的難度，在信息技術(shù)高度發(fā)展的今天，想要提升企業(yè)檔案管理的質(zhì)量，必須要將其與信息化技術(shù)結(jié)合起來，根據(jù)企業(yè)的實際情況構(gòu)建一個具有合理性和有效性的管理體系。這樣一來，企業(yè)的檔案信息管理水平就能得到有效地提升，管理效率也會有所增長，有助于解決企業(yè)檔案管理存在的問題。本文首先簡單地分析了企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)問題，而后對企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)新思路加以研究。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理;信息化建設(shè)問題;創(chuàng)新思路

企業(yè)的經(jīng)營和發(fā)展必然會產(chǎn)生很多信息需要進(jìn)行保存和管理，企業(yè)檔案指的正是這部分具有保存意義的文字、圖片等，這些信息資料能夠為企業(yè)以后的發(fā)展提供極大的參考，有助于企業(yè)在愈發(fā)激烈的市場競爭中占據(jù)有利地位。但是從實際的工作情況來看，很多企業(yè)的檔案管理工作都存在管理方法不夠?qū)I(yè)、安全性不足等問題，這對于企業(yè)的進(jìn)步和發(fā)展顯然十分不利。為了解決這個問題，我們有必要對本課題進(jìn)行深入分析。

1 企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)問題

1.1 管理方法落后，缺乏專業(yè)性

有很多企業(yè)的管理人員已經(jīng)認(rèn)識到對檔案信息進(jìn)行保存管理的必要性，然而在實際管理的過程中，卻沒有找到專業(yè)化的管理方法，導(dǎo)致管理效果難以達(dá)到預(yù)計目標(biāo)。這種問題是多元化的，比如說很大一部分企業(yè)在進(jìn)行檔案信息化管理的時候，未能擴(kuò)大信息化的應(yīng)用范圍，只是利用信息系統(tǒng)查找資料，而檔案的具體內(nèi)容還是需要去逐一翻閱紙質(zhì)資料才能獲知[1]。再比如說，很多檔案管理人員對信息化管理的認(rèn)識也不到位，對收錄的檔案未能進(jìn)行有效的分類和編碼，許多已有的檔案也會再次被收入檔案庫，給后續(xù)的檔案信息整合帶來巨大的難度。除此之外，企業(yè)檔案信息化管理離不開管理系統(tǒng)的支持，一部分企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)存在不夠先進(jìn)、功能不夠豐富的問題，顯然也不利于企業(yè)檔案管理的發(fā)展。

1.2 缺乏目標(biāo)及長遠(yuǎn)規(guī)劃

一些企業(yè)在經(jīng)營過程中，將工作重點放在產(chǎn)品的開發(fā)營銷方面，卻沒有考慮到檔案管理的重要性，在進(jìn)行信息化建設(shè)的時候往往也沒有長遠(yuǎn)規(guī)劃，比如說怎樣借助信息化系統(tǒng)進(jìn)行檔案篩選、檔案管理工作信息化經(jīng)驗的總結(jié)等等都未能落實到位。另外，這部分企業(yè)往往還同時存在著對信息化建設(shè)不夠理解的問題，紙質(zhì)檔案的信息化轉(zhuǎn)化策略、分類方法、權(quán)限設(shè)置等等，都還是一片空白，這些問題如果不能得到有效解決，那么檔案管理信息化建設(shè)必然難以取得預(yù)計效果。

1.3 檔案管理缺乏安全性

除了上文提到的兩種問題之外，企業(yè)檔案管理信息化中還存在一個巨大的問題，即檔案管理信息化安全性不足，很多企業(yè)的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)都不夠先進(jìn)，另外還有一些檔案管理人員的年齡偏大、學(xué)習(xí)能力比較弱，即使引進(jìn)了先進(jìn)的信息化系統(tǒng)他們也無法順利地掌握應(yīng)用方法，這也是檔案管理信息化安全性不足的一大原因[2]。最后，一些企業(yè)在引進(jìn)了檔案信息化系統(tǒng)以后，未能及時對檔案管理人員進(jìn)行有效培訓(xùn)，在實際的工作中必然會出現(xiàn)一定的安全風(fēng)險。

2 企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)新思路

2.1 盡快轉(zhuǎn)變檔案信息化觀念

第一，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員必須要盡快對過去的檔案管理思維進(jìn)行調(diào)整，認(rèn)識到檔案管理對企業(yè)經(jīng)營的重要意義，對檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)行指導(dǎo)，并牽頭制訂檔案管理信息化的相關(guān)管理辦法和管理制度。第二，檔案的管理人員必須要做好自己的本職工作，充分認(rèn)識到自己的工作所代表的積極意義，承擔(dān)應(yīng)盡的責(zé)任，根據(jù)工作的實際情況對檔案進(jìn)行分類保存及管理，進(jìn)行檔案材料的細(xì)化處理，從思想層面為檔案管理信息化發(fā)展做好準(zhǔn)備。

2.2 完善硬件設(shè)備和軟件開發(fā)

在進(jìn)行檔案信息化處理之前，很多企業(yè)的檔案信息都是通過紙質(zhì)形式保存下來的，而想要進(jìn)行信息化管理，就必須要對陳舊檔案進(jìn)行電子化錄入，為了節(jié)約錄入的時間、提升信息化管理的效率，在開發(fā)軟件系統(tǒng)的時候，必須要保證檔案系統(tǒng)的簡便性。另外，企業(yè)方面還需要提升硬件設(shè)備采購資金投入力度，撥付更多專項資金用于計算機(jī)、掃描儀的購進(jìn)，這樣一來其硬件設(shè)備的質(zhì)量才能得到保障，檔案管理信息化的質(zhì)量才能有所提升。

2.3 加強(qiáng)安全建設(shè)，培養(yǎng)專業(yè)人才

企業(yè)檔案管理信息化過程中面臨的最大挑戰(zhàn)，就是檔案信息的安全性問題，檔案儲存的方法、身份審核的方法、密碼的驗證等，都可能給檔案信息安全性帶來影響[3]。因此，在今后的檔案信息化管理中必須要加強(qiáng)安全建設(shè)，從硬件設(shè)備使用權(quán)限入手，采取立體化全方位的方法保障檔案安全性，比如說可建立企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，只允許內(nèi)部人員進(jìn)行使用，對檔案進(jìn)行加密保存，重要數(shù)據(jù)需要進(jìn)行備份保存以免丟失等，都是十分有效的安全管理策略。

另外，企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)最終還是一種以人為中心的工作，無論是保障檔案管理質(zhì)量還是保證檔案管理安全性，都離不開專業(yè)人員的支持和努力，因此除了要采取措施進(jìn)行檔案保護(hù)之外，還應(yīng)該積極主動地培養(yǎng)專業(yè)化人才。企業(yè)方面可以積極主動地加強(qiáng)現(xiàn)有員工的培訓(xùn)工作，也可以直接聘請具有專業(yè)化教育背景的工作人員，一切以提升工作隊伍信息化水平為出發(fā)點即可。特別需要提到的是，在聘請專業(yè)化人才的過程中企業(yè)方面應(yīng)秉持著以下兩大要求：第一，人才的素質(zhì)必須要過硬，這種素質(zhì)包括但不僅限于職業(yè)素質(zhì)，比如說要有明確的檔案信息保密意識、要能夠以企業(yè)現(xiàn)有檔案管理體系為基礎(chǔ)對軟件系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化、要有充分的安全權(quán)限意識不跨級進(jìn)行信息查閱。第二，人才的專業(yè)能力必須要符合要求，比如說要擁有極其豐富的知識面、能夠?qū)n案管理信息化流程有充分的了解，要能夠進(jìn)行簡單的網(wǎng)絡(luò)維護(hù)、有效完成檔案日常管理工作。

2.4 對材料進(jìn)行規(guī)范的信息化處理

首先，要全面普查案卷，取其精華。想要對檔案信息進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理，首先需要做的就是對其進(jìn)行普查[4]。在實際工作中，很多企業(yè)的檔案信息都是許多年沒有經(jīng)歷過清查的狀態(tài)，文件的參考價值等都已經(jīng)不可考。因此工作人員需要對沒有應(yīng)用價值的文件進(jìn)行篩選丟棄，為后續(xù)信息化建設(shè)打下基礎(chǔ)。其次，要重新組合案卷，實現(xiàn)案卷規(guī)范化。對內(nèi)容混合在一起、不容易分辨的檔案資料進(jìn)行重新組合，在組合的時候需要考慮到不同文件之間是否存在聯(lián)系，有聯(lián)系的文件檔案應(yīng)有意識地組合在一起。另外，對于發(fā)現(xiàn)的部分沒有頁碼沒有目錄的檔案，應(yīng)重新編制檔案目錄等，便于后續(xù)進(jìn)行電子化錄入。第三，要規(guī)范題名，保證檢索效率。很多信息化檔案館都對館藏檔案進(jìn)行編號，這種方法解決了過去檔案信息難以檢索的問題。具體來說，企業(yè)檔案管理人員在統(tǒng)計的時候，要對同一名稱的檔案進(jìn)行細(xì)化處理——比如填寫其關(guān)鍵信息等——來保證信息化檢索的準(zhǔn)確度。另外，還需要確保檔案資料的題目等，能夠準(zhǔn)確反映出檔案的內(nèi)容，這樣一來用戶在檢索的時候才能更加快捷更加省時，對于無法通過內(nèi)容進(jìn)行區(qū)分的檔案，可通過時間、編制者等進(jìn)行區(qū)分。

3 結(jié)語

企業(yè)檔案管理信息化工作本身十分復(fù)雜，涉及信息化系統(tǒng)的開發(fā)、硬件設(shè)備的購進(jìn)、紙質(zhì)檔案的錄入、檔案資源的分類保存整合等等步驟，每一個步驟都有許多需要注意的事項，稍有不慎就可能出現(xiàn)失誤。在今后的工作中，企業(yè)方面應(yīng)該結(jié)合本身的發(fā)展戰(zhàn)略，對有價值的檔案資料進(jìn)行信息化處理，做好專業(yè)化人才的培養(yǎng)，建立更先進(jìn)的信息化系統(tǒng)，加強(qiáng)安全管理制度建設(shè)，從根本上提升企業(yè)檔案管理的質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)

[1]張云芳.企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)問題分析及創(chuàng)新思路[J].蘭臺內(nèi)外，2020（05）.

[2]陳啟凡.企業(yè)技術(shù)檔案管理信息化建設(shè)問題分析及創(chuàng)新思路[J].中小企業(yè)管理與科技（下旬刊），2018（10）.

[3]黃井明.企業(yè)檔案信息化管理的主要問題與強(qiáng)化對策分析[J].中國管理信息化，2017（15）.

[4]靳莉.企業(yè)檔案信息化管理研究[J].蘭臺內(nèi)外，2019（12）.