淺析社會保險業(yè)務檔案管理信息化措施和途徑

劉津津

摘 要：現(xiàn)階段，我國社會經(jīng)濟發(fā)展飛快，與此同時，社會保險業(yè)務檔案的管理工作也逐步趨于規(guī)范。另外，隨著計算機技術的不斷進步，社會檔案管理也面臨著重大改革，與檔案管理有關的工作逐漸形成了無紙化的辦公。員工充分利用計算機的作用，可以把公司員工的工作經(jīng)驗、基本信息以及檔案信息通過計算機的方式將這些相關信息記錄下來。本文主要針對社會保險業(yè)務檔案的管理和信息化以及實際需求出發(fā)，分析有效實現(xiàn)企業(yè)檔案信息化的有效對策。

關鍵詞：社會保險;保險行業(yè);管理工作

個人社會保險檔案可以真實反映員工的真實經(jīng)歷、個人成就和能力，是最權威的方法。隨著時代的發(fā)展，社會保險業(yè)務計劃管理的相關任務正逐漸從傳統(tǒng)的文件收集轉變?yōu)殡娮有畔ⅰ?/p>

1 實現(xiàn)社會保險業(yè)務檔案管理信息化的必要性

時代的發(fā)展和社會的進步促進了計算機和信息網(wǎng)絡技術的普及，在這種趨勢的背景下，社會保險業(yè)務檔案的及時管理與時代發(fā)展方向相吻合，業(yè)務充分利用信息技術。想要不斷提高社會保險業(yè)務檔案管理的業(yè)務質量和效率，第一件事是要充分利用信息技術和數(shù)字技術手段。近年來，業(yè)務檔案的數(shù)量和需求迅速增長，但是管理模式相對落后，而對檔案管理的需求卻逐漸增加，相比于傳統(tǒng)的服務方法以及檢索已經(jīng)無法滿足檔案管理，在這種情況下，想要解決以上問題，就要將社會保險業(yè)務檔案管理變得信息化和數(shù)字化。進而可以看出，社會保險檔案管理信息化的實現(xiàn)，不僅是信息社會對社會保險檔案管理工作的基本要求，而且是使檔案管理工作在當前社會背景下得以快速發(fā)展的重要條件。

它能夠迅速加快檔案管理的信息建設速度，完全融入信息發(fā)展社會，并利用信息技術的作用來有效改善傳統(tǒng)的管理模式。將信息技術和方法應用于社會保險業(yè)務檔案管理過程中，可以完全減少不必要的繁瑣程序。用信息檢索代替手動搜索，并使用信息統(tǒng)計來進行手工統(tǒng)計。不斷加快相關通用軟件的開發(fā)，確保業(yè)務檔案數(shù)字化的實際處理速度，并使業(yè)務檔案管理逐漸向整個流程信息的發(fā)展方向。

2 實現(xiàn)社會保險業(yè)務檔案管理信息化的措施與途徑

2.1 確保技術和設備的現(xiàn)代化

為了不斷提高養(yǎng)老保險的決策、監(jiān)督和服務水平，相關管理部門必須不斷增加財政投入，同時要注意及時部署適合檔案管理信息工作的各種軟硬件設施。這樣可以有效地促進社會保險業(yè)務檔案管理的現(xiàn)代化和信息需求?；诿總€城市的社會保險業(yè)務流程和管理軟件，從全局出發(fā)，著重于全面實現(xiàn)本地聯(lián)網(wǎng)，在省內建立相對較大的服務器，然后集中本地數(shù)據(jù)。

2.2 加強領導并提高意識

為了實現(xiàn)社會保險行業(yè)檔案管理的快速信息化，有必要更新和優(yōu)化各級檔案人員的知識結構。確保記錄管理改革和創(chuàng)新的關鍵是相關記錄管理人員，需要保證檔案管理信息人員處于高認識與領導的水平。為了有效地實現(xiàn)對現(xiàn)代管理相關需求的適應，有必要全面提高檔案管理領導的實際現(xiàn)代管理水平和業(yè)務運作的實踐能力。將檔案管理的信息化建設工作逐步發(fā)展為相關公共事務的重要內容，逐步建立相對完整的檔案信息平臺，最終有效地提高實際工作水平和效率。

2.3 檔案管理人員綜合素質的提高

管理人員是影響社會保險業(yè)務檔案管理的重要因素。員工的整體素質對社會保險業(yè)務檔案管理以及信息管理的實踐水平和有效性具有非常重要的影響。為了提高檔案管理人員的素質，一般可以從以下幾個方面進行：第一，積極開展相關管理人員教育培訓，重點關注社會保險行業(yè)檔案管理的相關法律法規(guī)。與檔案管理有關的員工應了解法律法規(guī)，并負責依法處理工作，同時要注意社會保險法律和業(yè)務管理的研究和培訓。社會保險檔案管理主要在業(yè)務管理和服務過程中進行，從生成到報告、提交和使用的過程與社會保險管理相對緊密。在這種背景下，社會保險業(yè)檔案管理人員應具有相對熟練的社會保險相關業(yè)務，并逐步實現(xiàn)科學規(guī)范的管理和應用。從另一個角度看，要靈活地進行與計算機應用有關的信息技術研究。對于社會保險業(yè)檔案管理人員而言，必須重視計算機的實際應用和管理水平的有效提高。

2.4 注意進行詳細調查、查找并解決問題。

社會保險檔案管理是開展社會保險工作的重要工具，同時有效地保證了發(fā)展保險業(yè)務的重要基礎。為了充分注重文件管理的必要性和重要性，它主要包括文件存儲、組織、人員、辦公設備等方面。首先，必須注意業(yè)務管理過程中實際出現(xiàn)的與管理相關的信息，例如，公司的相關報告，被保險人提交的信息以及基于實際業(yè)務管理的相關政策法規(guī)。其次，它是與收集公司在職員工的相關信息，以防止單據(jù)的丟失和破壞以及被保險人的利潤損失。其次，有必要充分收集社會保險機構參加社會保險活動的有關信息，并將其用作歷史數(shù)據(jù)以備將來查詢。檔案管理部門必須正確處理收集的數(shù)據(jù)。完成相關分類工作后，將它們歸檔并存檔，以方便將來查找和使用。

2.5 培養(yǎng)和引進多種人才

高素質的管理人員是社會保險業(yè)記錄保存和信息化的重要保證。業(yè)務管理人員是管理工作的主要重點，對社會保險業(yè)務檔案信息化發(fā)展的速度和質量具有非常重要的影響。當前，計算機正逐漸發(fā)展成為各行各業(yè)的重要工具，在管理社會保險檔案的過程中，所有文件都是通過計算機技術進行注冊、提交和檢索的。與此同時，可以看到文件管理人員必須具有相對較高的計算機相關技能。應該引進專業(yè)人才，尤其是數(shù)據(jù)分析和開發(fā)人才、網(wǎng)絡管理和設計人才。此外，還可以培訓現(xiàn)有員工并及時更新檔案的專業(yè)知識和計算機相關技術方面的專業(yè)知識。

3 結束語

綜上所述，為實現(xiàn)社會保險業(yè)檔案管理的信息化，不僅要以相關法律法規(guī)為主要依據(jù)，而且要以加快檔案和信息資源建設為主要目標來進行檔案管理。為了及時解決這一過程中出現(xiàn)的問題，充分提高檔案管理人員和信息技術相關能力的整體素質，可以有效實現(xiàn)社會保險業(yè)務檔案管理的信息化水平。

參考文獻

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