探討干部人事檔案保管、保護(hù)與利用查閱

張德慧

摘 要：在對(duì)干部人事檔案進(jìn)行保管、保護(hù)和利用查閱工作中，相關(guān)工作人員一定要提高檔案維護(hù)工作的科學(xué)性和合理性，保護(hù)檔案的完整以及安全，從而為黨和國(guó)家干部人事提供重要的資料支撐和多方位的輔助。相關(guān)工作人員在實(shí)際工作過程中要制定清晰的工作思路，明確在干部人事檔案管理工作中所存在的問題，制定有效的管理方案，從干部人事檔案的各個(gè)細(xì)節(jié)性問題入手，制定有效的管理模式，從而保證實(shí)際工作有序進(jìn)行。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案;保管;保護(hù)與利用查閱

為了使干部人事檔案管理工作的水平和效果能夠得到有效的提高，相關(guān)工作人員要秉承著科學(xué)管理的原則，將預(yù)防和防治進(jìn)行相互的融合，立足于長(zhǎng)遠(yuǎn)的角度，滿足干部人事檔案管理的要求，并且還要對(duì)干部人事檔案保管保護(hù)和利用查閱進(jìn)行管理制度的完善，加強(qiáng)對(duì)這些工作環(huán)節(jié)的重視程度，從而使得干部人事檔案管理工作能夠在實(shí)際中發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值和效果。

1 干部人事檔案的保管和保護(hù)工作

1.1基本任務(wù)分析

相關(guān)工作人員在進(jìn)行干部人事檔案保管和保護(hù)工作中，要結(jié)合實(shí)際工作需求和工作要求，明確基本任務(wù)和主要的工作重點(diǎn)，不僅可以為后續(xù)工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，還有助于提高干部人事檔案保管和保護(hù)工作的有效性。

1）延長(zhǎng)干部人事檔案的壽命。干部人事檔案在儲(chǔ)存的過程中，經(jīng)常會(huì)受到內(nèi)外因素的影響，出現(xiàn)一些信息和數(shù)據(jù)破壞問題的事件，因此為了使干部人事檔案能夠保證各項(xiàng)工作的有序?qū)嵤?，為?shí)際工作提供重要的資料支撐，在實(shí)際工作過程中，相關(guān)工作人員要延長(zhǎng)干部人事檔案的壽命，在延長(zhǎng)干部人事檔案壽命時(shí)，不僅僅要將工作重點(diǎn)放在防止檔案損壞工作上，還需要采取科學(xué)而有效的方法建立符合實(shí)際工作需求和要求的檔案管理庫房，對(duì)檔案進(jìn)行妥善的管理，相關(guān)工作人員還需要明確檔案保管的條件以及環(huán)境，對(duì)影響檔案保管的因素進(jìn)行及時(shí)的發(fā)現(xiàn)和消除提高檔案管理工作的抵御能力，這在一定程度上有利于緩解檔案的老化趨勢(shì)[1]。另外在實(shí)際工作的過程中，相關(guān)工作人員還要建立完善的監(jiān)督機(jī)制，對(duì)各個(gè)崗位工作人員的日常工作行為和思想意識(shí)進(jìn)行有效的約束以及管理，也有助于使得每一個(gè)檔案管理人員能夠認(rèn)識(shí)到延長(zhǎng)人事檔案壽命的重要性，一些檔案在儲(chǔ)存的過程中，假如發(fā)生一些破損的話，那么工作人員要運(yùn)用先進(jìn)的修復(fù)技術(shù)進(jìn)行圍護(hù)，從而使得檔案管理工作的水平能夠得到有效的提高。

2）保證檔案信息的完整性和安全性。在對(duì)干部人事檔案進(jìn)行管理時(shí)，相關(guān)工作人員需要嚴(yán)格的按照檔案管理的工作條例和相關(guān)的規(guī)定實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一和集中性的管理，在實(shí)際工作的過程中，嚴(yán)禁任何人以私人的方式對(duì)干部人事檔案進(jìn)行儲(chǔ)存，相關(guān)工作人員還需要定期清點(diǎn)檔案的數(shù)量，保證檔案是非常完整的。在對(duì)干部人事檔案進(jìn)行管理時(shí)要保證干部人事檔案的物質(zhì)安全，用科學(xué)有效的方法科學(xué)地進(jìn)行干部人事檔案的管理工作，防止干部人事檔案在后續(xù)儲(chǔ)存的過程中出現(xiàn)丟失和損毀問題的發(fā)生。對(duì)于一些干部人事檔案來說是比較私密的，假如發(fā)生信息泄露的話，那么會(huì)帶來不可挽回的后果，所以相關(guān)工作人員在進(jìn)行干部人事檔案管理時(shí)，要做好安全性的措施，防止檔案信息出現(xiàn)遺漏。

3）防止檔案出現(xiàn)損壞。在防止檔案出現(xiàn)損壞時(shí)，工作人員需要對(duì)影響檔案的損壞因素進(jìn)行深入的分析以及研究，從整體上看損壞的原因可以從兩個(gè)角度入手進(jìn)行預(yù)防，主要是社會(huì)原因和自然原因[2]。社會(huì)原因主要是指人為的破壞或者是在管理的過程中在管理方面存在著一定的偏差而造成的，所以相關(guān)工作人員在實(shí)際工作的過程中要加強(qiáng)對(duì)這些問題的重視程度。對(duì)于自然原因來說，主要是指檔案材料在儲(chǔ)存的過程中會(huì)發(fā)生自然的老化或者是損毀，相關(guān)工作人員要從社會(huì)因素和自然因素入手，提出有效的管理方案，加強(qiáng)對(duì)檔案的維護(hù)以及管理，從而使得干部人事檔案管理工作的效率能夠得到有效的提高。

1.2 基本要求

在進(jìn)行干部人事檔案保管和保護(hù)工作中，相關(guān)工作人員還需要明確基本的要求，從整體上提高干部人事檔案管理的效果。首先要突出科學(xué)管理的特征，秉承著安全保密和便于查找的原則，在保證干部人事檔案安全性和完整性的基礎(chǔ)上，利用當(dāng)前先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)編制出實(shí)用性較強(qiáng)的檢索工具或者是檢索軟件，方便工作人員對(duì)干部人事檔案進(jìn)行調(diào)取和利用，并且相關(guān)工作人員也要利用先進(jìn)的信息技術(shù)進(jìn)行管理系統(tǒng)的維護(hù)以及構(gòu)建，方便對(duì)檔案信息的有效管理[3]。其次在實(shí)際工作的過程中，相關(guān)工作人員要具備一定的隨機(jī)應(yīng)變能力，這主要是由于在檔案管理工作中會(huì)受到一些突發(fā)因素的影響，而造成檔案的損毀或者是損壞，所以相關(guān)工作人員要具備一定的隨機(jī)應(yīng)變能力和防災(zāi)意識(shí)，定期對(duì)檔案儲(chǔ)存地進(jìn)行巡視以及檢查，及時(shí)的發(fā)現(xiàn)一些潛在的安全隱患，做好相應(yīng)的防護(hù)措施，從而保證檔案儲(chǔ)存的完整性。

2 干部人事檔案的利用和查詢工作的分析

2.1 干部人事檔案的利用

在對(duì)干部人事檔案進(jìn)行管理時(shí)，除了要加強(qiáng)檔案的保管和保護(hù)的力度，相關(guān)工作人員還需要結(jié)合實(shí)際工作需求和要求做好干部人事檔案的利用和查詢工作。首先在實(shí)際工作的過程中，要編制出科學(xué)而有效的檢索工具，根據(jù)干部人事檔案的類型和內(nèi)容，對(duì)每個(gè)干部檔案進(jìn)行標(biāo)注之后，再通過各個(gè)條目編制成完整的檢索工具，方便工作人員用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息進(jìn)行查找和利用。為了使檢索系統(tǒng)能夠在實(shí)際中發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值和效果，防止一些突發(fā)事件的發(fā)生，在制定檢索系統(tǒng)時(shí)，還要制定與之匹配的使用方法和管理?xiàng)l例，對(duì)于負(fù)責(zé)檢索管理的工作人員要進(jìn)行適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)，從而保證這部分工作人員能夠更加認(rèn)真和一絲不茍的開展日常的工作。

其次在實(shí)際工作的過程中要提供主動(dòng)的服務(wù)，干部檔案的使用者和利用者大多數(shù)都是單位的領(lǐng)導(dǎo)人員或者是人事部門的工作人員，但是由于干部人事檔案的復(fù)雜性特征是比較明顯的，所以假如沒有專業(yè)性工作人員提供主要的幫助的話，那么這些崗位的工作人員在進(jìn)行檔案查找和檢索的過程中會(huì)遇到諸多的問題，所以也在實(shí)際工作的過程中要提供更加積極主動(dòng)的服務(wù)，結(jié)合其他崗位工作人員的需求和要求，幫助這部分工作人員進(jìn)行信息的搜索以及查詢，形成良好的工作局面。

2.2 干部人事檔案的查閱

在進(jìn)行干部人事檔案查閱工作中，為了保證干部檔案是完整和安全的，相關(guān)工作人員要結(jié)合實(shí)際情況建立完善和完整的人事檔案查閱制度，從而對(duì)檔案進(jìn)行有效的管理。對(duì)于檔案的查閱來說，要工作人員持有單位的介紹信或者是領(lǐng)導(dǎo)人員的簽字，并且辦理審批手續(xù)之后才可以進(jìn)入到系統(tǒng)中進(jìn)行檔案的查閱。在進(jìn)行人事檔案查閱的過程中，要安排專業(yè)性的工作人員對(duì)這名查閱者的行為進(jìn)行有效的監(jiān)督，對(duì)人事檔案的查閱范圍進(jìn)行精準(zhǔn)性的管理以及劃分，從而保證人事檔案查閱工作能夠有序進(jìn)行。值得注意的是任何個(gè)人都不得私自查閱本人或者是直系親屬的檔案，不僅可以保證檔案查閱的安全性，還最大程度地保護(hù)一些人事檔案的私密性。

3 結(jié)束語

在對(duì)干部人事檔案進(jìn)行保管、保護(hù)和利用查詢時(shí)，相關(guān)工作人員要具備與時(shí)俱進(jìn)的工作理念，對(duì)原有的管理模式的不足之處進(jìn)行深入的分析和總結(jié)，提出針對(duì)性的優(yōu)化方案，對(duì)干部人事檔案的管理環(huán)節(jié)進(jìn)行細(xì)節(jié)性的管理，以保證干部人事檔案安全性和完整性的原則為主，科學(xué)合理的開展日常的工作，并且工作人員還要規(guī)范自身的工作行為和管理行為，提高人事檔案管理工作的水平。

參考文獻(xiàn)

[1]劉德會(huì).干部人事檔案保管保護(hù)與利用查詢[J].黑龍江科學(xué)，2016（7）：146-147.

[2]宮曉東.干部人事檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與數(shù)字化改進(jìn)研究[J].卷宗，2017（4）：96-99.

[3]張麗.前臺(tái)如何從嚴(yán)開展干部人事檔案清理工作[J].黑龍江檔案，2018（6）：77-78.