新形勢下事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量保障體系建設(shè)

宋占卓

摘 要：目前隨著我國經(jīng)濟的發(fā)展，使得國家對于檔案管理工作的質(zhì)量要求越來越高，在這樣的要求下，事業(yè)單位作為政府的職能部門，應(yīng)當改變原有的工作方式，從而更好的適應(yīng)時代發(fā)展。在事業(yè)單位中檔案管理的重要組成部分，也是非常重要的工作內(nèi)容，所以構(gòu)建質(zhì)量保障體系，是非常必要的。當前要注重在新形式下，探索事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量保障體系的建立，這樣才能有效的保證檔案管理工作的質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：新形式下;事業(yè)單位;檔案管理;質(zhì)量保障體系

隨著我國經(jīng)濟的飛速發(fā)展，對于事業(yè)單位的改革是非常重要的。在事業(yè)單位的管理工作中，檔案管理工作具有非常重要的作用，也是不可或缺的。但是就當前的情況來看，事業(yè)單位的檔案管理工作還有一些問題，對于要在實際工作中，不斷探索這些問題解決辦法和管理不足的情況，然后進行充分的分析，才能不斷提升事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量。

1 作用和意義分析

1）作用。在事業(yè)單位起步的時候，就已經(jīng)有檔案管理了，這與事業(yè)單位的實際情況是有一定關(guān)系的，在事業(yè)單位發(fā)展和運行過程中，檔案管理工作具有重要的作用。這是因為事業(yè)單位的發(fā)展和檔案管理的質(zhì)量有很大的關(guān)系，保障體系的建立不僅從整體上提高了事業(yè)的單位檔案管理工作水平，可以為以后的工作提供了方向。同時也是事業(yè)單位發(fā)展歷程的見證，給事業(yè)單位的發(fā)展提供了重要經(jīng)驗，所以做好檔案管理，可以為事業(yè)單位發(fā)展打下堅實基礎(chǔ)。

2）意義。提高事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量和完善相關(guān)的制度，不僅可以提高事業(yè)單位的工作效率，同時也是考察的重要指標。事業(yè)單位管理的種類較多，在形式上也比較多樣，這樣不僅使得檔案管理工作，在運行中具有非常重要的作用，同時也承載著相關(guān)的職責(zé)。檔案管理質(zhì)量不僅影響著在職人員，也與退休人員有非常密切的關(guān)系，所以涉及每個事業(yè)單位的切身利益。在事業(yè)單位發(fā)展過程中，具有重要的作用，尤其是對于重大決策方面，也具有非常關(guān)鍵的作用。不僅可以創(chuàng)造社會效益，也對公眾產(chǎn)生了非常深刻的影響。所以事業(yè)單位的改革，是離不開檔案管理質(zhì)量的。

2 存在問題分析

1）在態(tài)度方面的問題。在事業(yè)單位方面來看，檔案管理工作在內(nèi)容上是比較繁多的，所以在管理的過程中，要注重細節(jié)的處理。檔案管理的效果，也對事業(yè)單位的工作水平和相關(guān)決策會產(chǎn)生一定的影響。檔案管理部門，應(yīng)當把質(zhì)量和水平進行提升，這樣才使得相關(guān)的工作效率得到提高，同時也方便相關(guān)的工作人員進行查閱。但是要想在調(diào)閱的時候，快速的從眾多內(nèi)容中，找出有用的內(nèi)容和信息是非常困難的。就目前的實際情況來看，部分事業(yè)單位在進行管理時，會有認識程度不夠的情況，所以導(dǎo)致在工作的過程中，不夠仔細認真，同時還有相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)認識不到位的情況，所以這些情況都會給檔案管理質(zhì)量帶來重要的影響。這種影響不僅會影響工作效率也影響工作態(tài)度，對于檔案的保管和日后查閱，也造成了一定程度的影響。

2）在體系方面的問題。事業(yè)單位的檔案管理方式，對檔案管理的質(zhì)量和水平有一定的影響，當前許多的事業(yè)單位沒有建立一套科學(xué)完整的管理體系，從而導(dǎo)致質(zhì)量保障體系，也存在一定的問題。最明顯的就是工作標準比較滯后，從而沒有辦法滿足當前的發(fā)展需求，還有檔案存在不完善的情況。在實際的工作中，還有部分的事業(yè)單位。在管理方式上比較落后，在形式上依然是以文本記錄為主，所以將信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，是非常重要的。在當前信息化快速發(fā)展的今天，檔案管理的信息量是比較多的，所以在這樣新形式下，還應(yīng)用傳統(tǒng)的方式進行檔案管理，是無法滿足當前檔案管理高效要求的。

3）人才方面的問題。事業(yè)單位的檔案管理人員素質(zhì)，對管理效果會產(chǎn)生直接的影響，由于當前許多事業(yè)單位對檔案管理認識不足，所以進行實際工作的人員，在職業(yè)素質(zhì)方面程度較低，這樣很難滿足日常管理的要求。有的事業(yè)單位甚至用一些非專業(yè)的人員來進行檔案管理工作，所以在開展相關(guān)工作時，會出現(xiàn)各種問題，導(dǎo)致效率比較低下。同時由于檔案管理人員的流動性較大，這樣也在一定程度上，影響了管理的穩(wěn)定。在實際的檔案管理過程中，相關(guān)的工作人員缺乏專業(yè)的培訓(xùn)，從而造成了許多信息化建設(shè)沒有辦法順利進行，所以使信息化技術(shù)沒有充分發(fā)揮應(yīng)有的作用。

4）保管措施方面的問題。檔案保管工作是檔案管理中非常重要的部分，所以在事業(yè)單位的檔案管理時，對于各類檔案的資料保管工作，也是非常重要的內(nèi)容，隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，使得電子檔案范圍不斷擴大，而且具有保密性高的特點。但是對于重要的檔案，也還是需要用紙質(zhì)進行管理的。在實際的操作過程中，許多事業(yè)單位針對這些特殊的檔案資料，在管理措施上還不夠完善，從而造成了電子檔案與紙質(zhì)檔案管理不夠協(xié)調(diào)的情況，出現(xiàn)電子檔案丟失和損毀，在進行相關(guān)查找時，也無法發(fā)揮信息化的手段，這樣嚴重的阻礙了事業(yè)單位信息化建設(shè)和發(fā)展。

3 加強保證體系建設(shè)的對策

1）在工作中要端正態(tài)度。事業(yè)單位的檔案管理人員，應(yīng)當充分的重視檔案管理的質(zhì)量和保障工作，在工作當中要端正自己的態(tài)度，明確自己的定位，根據(jù)相關(guān)流程進行工作。而上級部門要進行相關(guān)的檢查工作，這樣才能對下級單位的管理工作進行全面的檢查，在實際工作中對發(fā)現(xiàn)的問題，要立即進行整改，同時也要引導(dǎo)相關(guān)的檔案管理人員加強學(xué)習(xí)，不斷的提高自己的業(yè)務(wù)水平，這樣才能更好地的工作。

2）努力的完善相關(guān)體系。在事業(yè)單位積極構(gòu)建保障體系，應(yīng)當保證有充足的經(jīng)費，采取多種措施不斷提升經(jīng)費支出的管理，有效的完善檔案管理機制，才能完善相關(guān)的經(jīng)費制度。要設(shè)立專項的基金，做到專款專用，才能更好的對信息進行采集和整合，有效處理重要的檔案信息，保證檔案管理的完整性。同時也要結(jié)合自身的實際情況，設(shè)置專門的部門有效的開展管理工作。在內(nèi)部要明確崗位責(zé)任，根據(jù)實際需求嚴格的開展相應(yīng)的工作，對發(fā)現(xiàn)的問題及時上報，并且研究好相關(guān)的解決措施，這樣才能使得檔案管理更加的規(guī)范合理。

3）改變原有的工作方式。隨著信息化的發(fā)展，使得相關(guān)的技術(shù)水平不斷提高，在這樣的發(fā)展形勢下，要抓住契機將檔案管理工作進行更新，這樣才能改變以往檔案管理中的不足，從而更好的適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展。在事業(yè)單位的檔案管理中，要積極探索合適的辦法，將信息化充分的應(yīng)用到現(xiàn)代檔案管理中，從而構(gòu)建多功能的檔案管理系統(tǒng)，這樣更加便于檔案的保存和管理。

4）事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當提供重視程度。對于事業(yè)單位的檔案管理質(zhì)量保障體系的建立，需要加強領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任意識。上級主管部門，也要把檔案管理工作列入事業(yè)單位的績效管理當中，這樣不僅可以提高領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視程度，也可以提升檔案管理管理水平。

5）加強培訓(xùn)。檔案管理人員的素質(zhì)，是非常重要的，具有決定性的作用。事業(yè)單位的檔案管理工作，應(yīng)當安排專門的人員進行，同時也要完善檔案管理體系，從而有效的確保事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量，得到一定程度的提升。要注重專業(yè)化人才培養(yǎng)，因為檔案管理工作，具有一定的專業(yè)性的，所以要選擇接受能力強的人員，進度到這個工作崗位，這樣才能從根本上保證檔案管理工作的有序開展。

4 結(jié)束語

事業(yè)單位在進行檔案管理工作的過程中，要具有發(fā)展的眼光，這樣才可以實際提高檔案管理的水平，同時要重視檔案管理工作，從而建立完善的質(zhì)量保障體系。通過采用現(xiàn)代化的手法，對檔案管理方式進行創(chuàng)新，加強人員培訓(xùn)，在根本上推動事業(yè)單位檔案管理工作的開展。

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