適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)管理需要?創(chuàng)新提升檔案管理水平

華維能

摘 要：本文從強(qiáng)化企業(yè)核心檔案歸檔、加檔檔案利用服務(wù)、建立科學(xué)的檔案管理制度運(yùn)行機(jī)制等方面淺談了自己對(duì)如何適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)管理的一些認(rèn)識(shí)，旨在不斷提升企業(yè)檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：提升;檔案管理;水平

鎮(zhèn)海煉化分公司“三位一體”發(fā)展規(guī)劃，明確了“三步走”戰(zhàn)略：第一步，2011年，全面完成煉化一體化轉(zhuǎn)型。第二步，2015年，煉油、乙烯達(dá)到世界領(lǐng)先水平，企業(yè)管理和人力資源水平實(shí)現(xiàn)較大幅度提升。第三步，2030年前，達(dá)到“以最少的人管理最大的煉化企業(yè)”，實(shí)現(xiàn)建成“世界級(jí)煉化一體化標(biāo)志性企業(yè)”的目標(biāo)。檔案部門如何適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)管理需要，創(chuàng)新提升檔案管理水平，做到總體思路“六個(gè)適應(yīng)”，創(chuàng)新管理“七個(gè)提升”是擺在每個(gè)檔案工作者面前的一大課題。我們?cè)谖⌒值軉挝幌冗M(jìn)經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，進(jìn)行了一些探索、實(shí)踐，不當(dāng)之處，請(qǐng)批評(píng)、指正。

1 強(qiáng)化企業(yè)核心檔案歸檔

核心檔案在企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、基礎(chǔ)建設(shè)中不可或缺，在歸檔工作中必須得到落實(shí)?？偛繖n案工作評(píng)價(jià)指標(biāo)中明確了包括重要決策和重大事項(xiàng)的文件材料、經(jīng)濟(jì)合同、專利及科研成果的文件材料、隱蔽工程總圖及更新調(diào)整的依據(jù)文件等13項(xiàng)企業(yè)核心檔案，做好核心檔案的歸檔已成企業(yè)檔案歸檔工作的重心所在。

落實(shí)歸檔的關(guān)鍵是明確核心檔案的歸檔單位。歸檔單位的落實(shí)可根據(jù)企業(yè)職責(zé)劃分手冊(cè)來(lái)確定，誰(shuí)主辦誰(shuí)歸檔，避免你推我不管的情況發(fā)生。如：我們?cè)跉w檔范圍中明確，重要決策和重大事項(xiàng)的文件材料歸檔單位是公司辦、專有技術(shù)及專利歸檔單位是綜合計(jì)劃處、企業(yè)權(quán)證歸檔單位是企管處。

落實(shí)歸檔責(zé)任人，歸檔單位要按科技檔案、文書檔案等門類明確專兼職檔案網(wǎng)絡(luò)人員，做好文件材料的形成、積累、整理、歸檔工作，確保歸檔文件的完整、正確、系統(tǒng)。明確歸檔時(shí)間，根據(jù)文件材料形成實(shí)際，按年、季、月分別歸檔。歸檔工作要有據(jù)可查，填寫移交清單應(yīng)一式兩份，簽字（蓋章）手續(xù)齊全，歸檔單位、接收單位各持一份。

做好核心檔案形成、積累、歸檔的跟蹤工作。檔案管理人員可以通過(guò)企業(yè)年度及季度工作計(jì)劃、固定資產(chǎn)投資計(jì)劃、公司信息網(wǎng)等渠道，了解核心檔案形成、積累的信息，及時(shí)對(duì)相關(guān)單位檔案網(wǎng)絡(luò)人員進(jìn)行歸檔業(yè)務(wù)指導(dǎo)，落實(shí)核心檔案歸檔工作。如：為落實(shí)好公司重大事件、典型人物照片、實(shí)物檔案的歸檔工作，派專人盯住公司信息網(wǎng)，及時(shí)給相關(guān)人員通過(guò)郵箱發(fā)送歸檔通知，杜絕了因不掌握信息，造成歸檔不全的情況發(fā)生。

建立考核機(jī)制，把核心檔案的歸檔工作作為公司聯(lián)合檢查的一項(xiàng)內(nèi)容，工作不到位可給予提醒，問(wèn)題較嚴(yán)重的可按問(wèn)題項(xiàng)、不合格項(xiàng)出具考核意見，除在全公司通報(bào)外，并按經(jīng)濟(jì)責(zé)任制管理辦法進(jìn)行考核。

2 加強(qiáng)檔案利用服務(wù)工作

檔案的建立就是為了用，同時(shí)借助利用服務(wù)工作的開展，推動(dòng)各項(xiàng)檔案基礎(chǔ)工作的進(jìn)行;有作為，才有地位，應(yīng)該成為檔案工作者的共識(shí)。

扭轉(zhuǎn)思想觀念，利用服務(wù)從封閉、被動(dòng)向開放、主動(dòng)轉(zhuǎn)變。檔案管理工作可劃分為實(shí)體管理和內(nèi)容信息的開發(fā)利用兩大塊，以前，思想認(rèn)識(shí)上注重檔案實(shí)體管理工作，利用工作沒(méi)有擺上應(yīng)有的地位。目前，檔案作為一種信息資源，必須適應(yīng)信息社會(huì)化的趨勢(shì)，適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)管理的需要。變“看攤守業(yè)，等客上門”等被動(dòng)式服務(wù)為“招客上門”主動(dòng)式的服務(wù)。改變傳統(tǒng)的檔案利用模式，逐步建立起上門服務(wù)、電話咨詢等檔案利用服務(wù)體系，實(shí)現(xiàn)多角度、多渠道、全方位、深層次開發(fā)檔案信息，主動(dòng)、及時(shí)、超前提供利用服務(wù)。

開展檔案信息數(shù)字化工作，促利用服務(wù)工作。檔案信息的數(shù)字化是指利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)的文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)。目前，中石化系統(tǒng)內(nèi)楊子石化、青島煉化、武漢石化等單位已基本完成檔案數(shù)字化工作，燕山石化、茂名石化等單位也正在或計(jì)劃進(jìn)行數(shù)字化工作。對(duì)紙質(zhì)檔案、傳統(tǒng)聲像文件進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，已日益成為系統(tǒng)內(nèi)檔案部門的重要任務(wù)，這既是改善其館藏檔案結(jié)構(gòu)的需要，更是利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和虛擬技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享促進(jìn)檔案利用服務(wù)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

做好檔案網(wǎng)站建設(shè)，提升檔案利用工作。中石化系統(tǒng)內(nèi)檔案網(wǎng)站是檔案部門在本單位局域網(wǎng)上建立的站點(diǎn)，它一般以主頁(yè)方式提供相關(guān)檔案服務(wù)和開展檔案宣傳，檔案網(wǎng)站建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的重要步驟，它是檔案部門的重要窗口。檔案網(wǎng)站的主要功能有：第一服務(wù)功能，建立檔案網(wǎng)站的主要目的之一是向本單位員工提供檔案信息的查詢服務(wù)，使檔案用戶借助于網(wǎng)絡(luò)可以實(shí)現(xiàn)快速方便的檔案信息查詢，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)完成檔案信息的傳輸服務(wù)。檔案信息的數(shù)字化和我國(guó)現(xiàn)有的與不斷發(fā)展的信息基礎(chǔ)設(shè)施，可以為檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)功能的實(shí)現(xiàn)提供條件。第二宣傳功能，檔案網(wǎng)站可以通過(guò)開辟用戶專欄，密切檔案部門與公司員工的關(guān)系，及時(shí)了解和掌握員工對(duì)檔案工作的評(píng)價(jià)和要求，從而不斷提高檔案管理和檔案服務(wù)的水平。為了實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)站的上述功能，檔案網(wǎng)站應(yīng)主要提供以下信息內(nèi)容：一是檔案工作信息，包括檔案工作動(dòng)態(tài)、檔案政策與法規(guī)信息、檔案教育與科研信息等;二是檔案機(jī)構(gòu)信息。包括檔案館室及其管理機(jī)構(gòu)的基本職能、部門設(shè)置、例行服務(wù)、聯(lián)系方法和發(fā)展規(guī)劃等信息;三是檔案資源信息，包括館藏?cái)?shù)字化檔案目錄信息和檔案全文信息，特色檔案圖片資料等。四是檔案利用服務(wù)信息。包括檔案機(jī)構(gòu)的服務(wù)對(duì)象、服務(wù)方式、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)政策等。

提高檔案工作者整體素質(zhì)，目前，檔案隊(duì)伍普遍存在知識(shí)結(jié)構(gòu)老化，高層次專業(yè)人才缺少等問(wèn)題，這種狀況常常會(huì)給檔案利用者快速、準(zhǔn)確地利用檔案帶來(lái)很多障礙。如：在崗人員對(duì)用戶檢索不出檔案的一些館藏冷僻、零星和陌生的檔案，由于接待人員對(duì)館藏檔案內(nèi)容缺乏如數(shù)家珍般的透徹了解，往往無(wú)處查找;檔案人員對(duì)傳統(tǒng)的手工檢索尚能運(yùn)用自如，但在當(dāng)今的信息潮流中，面對(duì)計(jì)算機(jī)自動(dòng)檢索等現(xiàn)代化技術(shù)操作，感到無(wú)所適從等。根據(jù)存在的問(wèn)題，鎮(zhèn)海煉化分公司一方面在檔案工作會(huì)上，要求人事部門根據(jù)公司項(xiàng)目發(fā)展、管理變革、人力資源三位一體管理規(guī)劃對(duì)專職檔案人員結(jié)構(gòu)合理性方面給予支持;另一方面，積極組織專兼職檔案人員開展繼續(xù)教育活動(dòng)，參加地方、集團(tuán)公司組織的檔案知識(shí)培訓(xùn)及公司職能部門組織的機(jī)新裝置基本知識(shí)培訓(xùn)，使檔案工作者具備檔案專業(yè)知識(shí)，掌握本單位發(fā)展的基本脈絡(luò)，熟悉館藏檔案的基本構(gòu)成。

3 建立科學(xué)的檔案管理制度運(yùn)行機(jī)制

管理科學(xué)是現(xiàn)代企業(yè)管理制度的另一重要特征。管理科學(xué)要求按檔案管理規(guī)律建立一套符合本企業(yè)需要的科學(xué)的檔案組織管理制度，其含義一是指按檔案工作一般規(guī)律要建立健全檔案歸檔制度、檔案整理制度、檔案鑒定制度、檔案保管制度、檔案利用制度等，用制度規(guī)范企業(yè)檔案管理工作;二是各企業(yè)在建立各種檔案管理制度時(shí)要符合本企業(yè)的實(shí)際。由于各企業(yè)規(guī)模、經(jīng)營(yíng)、技術(shù)、管理形態(tài)的不同，不僅檔案工作的機(jī)構(gòu)設(shè)置、運(yùn)行機(jī)制不同，而且在檔案管理的形態(tài)、方式、手段上也會(huì)有所區(qū)別，企業(yè)在確定檔案管理制度時(shí)應(yīng)注意符合本企業(yè)的特征。鎮(zhèn)海煉化分公司檔案部門按照公司站在科學(xué)發(fā)展的高度，抓好內(nèi)涵優(yōu)化，推進(jìn)管理創(chuàng)新，建立標(biāo)準(zhǔn)化、一體化制度體系的要求，制修定了包括《檔案管理工作總則》、《建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔管理規(guī)定》、《文書檔案歸檔管理規(guī)定》等七個(gè)制度，一個(gè)檔案管理業(yè)務(wù)流程，七個(gè)工作程序。

重在建立企業(yè)檔案管理制度的運(yùn)行機(jī)制?，F(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的運(yùn)行，關(guān)鍵在于建立起現(xiàn)代企業(yè)檔案工作的運(yùn)行機(jī)制。這種機(jī)制涉及的范圍較廣，如公司制度、與相關(guān)部門關(guān)系、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境、利益結(jié)構(gòu)等。但歸納起來(lái)主要是動(dòng)力機(jī)制和約束機(jī)制。動(dòng)力機(jī)制是推動(dòng)現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度運(yùn)行的基礎(chǔ)和動(dòng)力，傳統(tǒng)企業(yè)檔案工作之所以缺乏活力就是缺乏動(dòng)力機(jī)制，究其原因并非企業(yè)檔案人員工作不努力。

關(guān)鍵是企業(yè)自身缺乏活力。一個(gè)創(chuàng)新能力不足、缺乏活力的企業(yè)，企業(yè)檔案工作的地位與作用就越難以顯現(xiàn)。鎮(zhèn)海煉化分公司這幾年來(lái)，不斷向現(xiàn)代化的油化一體化企業(yè)邁進(jìn)，積極推進(jìn)三項(xiàng)制度改革，目前正積極開展制度信息化工作，這就促使檔案工作要不斷適應(yīng)企業(yè)改革發(fā)展的需要。檔案人員的主觀能動(dòng)性對(duì)推動(dòng)企業(yè)檔案的運(yùn)行固然重要，但推動(dòng)企業(yè)檔案工作運(yùn)行的動(dòng)力機(jī)制主要源于企業(yè)自身的動(dòng)力機(jī)制。推動(dòng)企業(yè)發(fā)展的外部動(dòng)力主要是市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)和社會(huì)需求，企業(yè)為在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中取得一席之地必然要不斷進(jìn)行創(chuàng)新：推動(dòng)企業(yè)發(fā)展的內(nèi)部動(dòng)力是企業(yè)制度建設(shè)、企業(yè)文化建設(shè)和創(chuàng)新能力。因此.為構(gòu)筑現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度運(yùn)行機(jī)制，應(yīng)使企業(yè)檔案工作緊貼企業(yè)的需求。對(duì)外滿足企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的需求。對(duì)內(nèi)滿足企業(yè)制度創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新和企業(yè)文化的需求，變企業(yè)的動(dòng)力為企業(yè)檔案工作的動(dòng)力，在主動(dòng)參與信息服務(wù)上狠下功夫。在這一背景下，為有效形成現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的動(dòng)力機(jī)制，對(duì)檔案部門應(yīng)建立相應(yīng)責(zé)權(quán)利機(jī)制、競(jìng)爭(zhēng)上崗機(jī)制、職績(jī)考核機(jī)制等也十分必要。

在構(gòu)建現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度運(yùn)行機(jī)制中，還應(yīng)有必要的約束機(jī)制，用以保證檔案工作的健康發(fā)展。約束機(jī)制的建立可以從制度約束、成本核算約束、檔案質(zhì)量控制約束等著手。首先是制度約束?，F(xiàn)代企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)督促檔案部門建立一套規(guī)范化檔案管理制度和檔案人員任職制度，克服檔案管理任意化的傾向，用制度規(guī)范檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)“文本化“管理。其次是成本核算機(jī)制與檔案質(zhì)量控制機(jī)制。它們雖各有其內(nèi)涵，但其共性是通過(guò)控制檔案的質(zhì)量來(lái)約束企業(yè)檔案工作。企業(yè)的目標(biāo)是獲取利潤(rùn)，引入成本核算機(jī)制意在控制檔案機(jī)構(gòu)與人員規(guī)模，改變單純按檔案數(shù)量定人員編制的做法。傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理的內(nèi)容過(guò)于陳舊，數(shù)量過(guò)大，價(jià)值不大的檔案保存過(guò)長(zhǎng)，這種狀況應(yīng)當(dāng)加以改變。實(shí)際上目前在現(xiàn)代企業(yè)已自覺(jué)或不自覺(jué)引入成本控制機(jī)制，其表現(xiàn)一是專職檔案人員大大減少，多為兼職檔案人員;二是減少了用于保管檔案的空間。如果我們站在傳統(tǒng)檔案工作角度看.這無(wú)疑是對(duì)檔案工作的削弱，但如果換一個(gè)思路來(lái)看問(wèn)題卻具有一定的合理性。鎮(zhèn)海煉化分公司在這方面也進(jìn)行了一些探索，一是不斷完善制度。近來(lái)對(duì)七個(gè)制度中的五個(gè)制度進(jìn)行了修訂，主要在細(xì)化檔案整編要求、明確歸檔范圍、館藏檔案調(diào)出等方面作了補(bǔ)充完善。二是根據(jù)檔案人員減少的實(shí)際，開展部分檔案業(yè)務(wù)外包等方式開展工作;如：100噸/年乙烯工程項(xiàng)目檔案，由館內(nèi)人員負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)指導(dǎo)、檢查，具體檔案整編、掃描等工作由外包公司承擔(dān)，這樣既可保證項(xiàng)目檔案質(zhì)量，又可按時(shí)完成項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作。三是探索歸檔文件全過(guò)程控制;如：依據(jù)公司信息網(wǎng)，對(duì)形成的重要聲像檔案、榮譽(yù)實(shí)物檔案及時(shí)進(jìn)行跟蹤，下發(fā)歸檔通知，確保相關(guān)檔案及時(shí)歸檔。對(duì)重大建設(shè)項(xiàng)目，檔案部門介入項(xiàng)目文件的接收、發(fā)放工作，從源頭上把住項(xiàng)目文件的完整關(guān)。

4 結(jié)束語(yǔ)

中國(guó)石化正向建設(shè)具有較強(qiáng)國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)力的跨國(guó)能源化工公司這一奮斗目標(biāo)邁進(jìn)，檔案工作要以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，適應(yīng)中國(guó)石化生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和改革發(fā)展穩(wěn)定的需要，不斷加強(qiáng)檔案工作的基礎(chǔ)建設(shè)、組織建設(shè)、制度建設(shè)和隊(duì)伍建設(shè)，提升檔案資源的開發(fā)利用。在工業(yè)信息化步伐不斷加快，重要電子信息數(shù)量大幅增加的情況下，檔案管理手段從傳統(tǒng)紙質(zhì)管理向信息化管理提升已成當(dāng)務(wù)之急。檔案管理部門需按照總部要求“見事早，得計(jì)早”，抓住中國(guó)石化檔案工作加快發(fā)展的戰(zhàn)略機(jī)遇期，提升檔案工作管理水平，適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)管理要求。

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