淺析人力資源中人事檔案管理工作信息化的意義

周燕紅

摘 要：人事檔案是人員信息的重要載體，人事檔案管理是人力資源管理的重要組成部分?？茖W(xué)的人事檔案管理能促進(jìn)人力資源的開發(fā)和使用，當(dāng)人事檔案管理不能適應(yīng)人力資源管理的發(fā)展趨勢時，則會對其產(chǎn)生負(fù)面影響。

關(guān)鍵詞：人事檔案;檔案管理信息化;必要性;意義

近年來信息化的高速發(fā)展，特別是在當(dāng)前國家大力發(fā)展信息化建設(shè)，傳統(tǒng)的檔案實體管理模式已經(jīng)越來越不能適應(yīng)當(dāng)前的社會發(fā)展要求，使檔案信息化管理成為當(dāng)前檔案信息更好的服務(wù)于社會的最佳途徑。

1 職工人事檔案的重要性

人員信息的重要依托是人事檔案，人事檔案是指人力資源管理部門在招用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎懲和任用等工作中形成的有關(guān)職工個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的文件材料，是歷史地、全面地考察職工的依據(jù)。因此人事檔案管理成為人力資源管理中的重要一部分，科學(xué)的人事檔案管理能更好的促進(jìn)人力的開發(fā)和人才的發(fā)掘，如果人事檔案管理無法適應(yīng)當(dāng)前人力資源管理的趨勢，這對人力資源管理的發(fā)展是極其不利的。本文從幾個方面分析了人事檔案管理在人力資源管理中的主要作用。并且嘗試著提出一些個人的小對策，希望能夠更好地發(fā)揮人力資源管理中人事檔案管理的智能，從而提高人力資源管理的重要性。

2 人事檔案管理工作信息化的優(yōu)點

在我國檔案管理工作中，都是通過手工操作的，面對龐大的檔案數(shù)量和繁瑣的程序，檔案管理人員的工作效率、錯誤多，針對我院職工檔案代管理的單位而言，檔案管理信息化管理建設(shè)必定更加方便快捷。其優(yōu)點簡要歸納以下幾點：

1）檔案管理人員可以從繁瑣的工作中解脫出來，利用信息化技術(shù)來對檔案進(jìn)行分類整理，而且減少了人工操作失誤的發(fā)生率，同時信息化的檔案管理還能有效的節(jié)省查檔人員等待的時間，提高了服務(wù)的高效性及滿意度。

2）利用信息化對檔案進(jìn)行管理，改變了檔案存放的形式，通過電腦信息方式來完成檔案的管理工作，大大的節(jié)省了檔案的存放空間，同時建立電子化檔案能更高效的給存檔人提供查詢的方便性，更有效的進(jìn)行聯(lián)系與溝通。

3）對于我們醫(yī)院人事檔案代管的單位來說，實現(xiàn)信息化檔案管理是方便實用的，檔案的查詢、應(yīng)用減少了繁瑣的申請手續(xù)。利用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)信息傳輸技術(shù)對本單位人事檔案資料實施隨時監(jiān)控，差缺增補。人事檔案信息數(shù)據(jù)采集、入檔、封存及調(diào)配時不容易發(fā)生各類問題。

3 人事檔案信息化管理的必要性

人事檔案的儲存、維護(hù)與保管是所有相關(guān)企業(yè)工作中不可忽視的關(guān)鍵內(nèi)容之一，也是職工退休的重要憑證之一。

1）現(xiàn)階段，我國相當(dāng)一部分單位在其人事檔案的儲存和管理上存在著各式各樣的問題，重點表現(xiàn)在其檔案管理中還長期沿用陳舊的管理模式，極大程度導(dǎo)致了檔案管理業(yè)務(wù)各個方面不同的缺失，使其人事檔案的管理維護(hù)長久徘側(cè)不前，無利于對本單位各類專業(yè)人才信息資料的掌控。單位人事檔案管理所進(jìn)行的信息化創(chuàng)新己成為當(dāng)今人事檔案管理工作的首要任務(wù)，對于企業(yè)中人事檔案保管環(huán)節(jié)的穩(wěn)定進(jìn)步具有不可替代的作用。

2）推動人力管理效果的提升。對于醫(yī)院來說，加強信息化管理歷史資料的方式可以大大提升工作效率，更好的完善醫(yī)院員工工作調(diào)配辦理的相關(guān)工作流程。用更高效的方法來依據(jù)這類證據(jù)記錄資料，實施個人的相關(guān)社會服務(wù)手續(xù)，包括職工的工薪調(diào)整以、新崗位聘用、職稱晉升等各類情況，查閱相關(guān)的歷史依據(jù)的資料記載，將工作調(diào)整與資料記載信息實施緊密配合，可以更準(zhǔn)確、更高效。

4 現(xiàn)階段我國人事檔案管理理實施息化轉(zhuǎn)變過程中暴露出的問題

高質(zhì)量的信息型檔案管理人才短缺，進(jìn)行人事檔案的信息化管控，其取決于現(xiàn)代化信息技術(shù)的持續(xù)應(yīng)用，其基礎(chǔ)設(shè)施組建也獲取了圓滿完成，但是此領(lǐng)域的基礎(chǔ)信息型應(yīng)用人才及其短缺。在當(dāng)今社會的很多單位中，因為其人員緊缺，現(xiàn)有人員處于老齡化狀態(tài)居多，尚未達(dá)到退休年齡，新的年輕信息應(yīng)用人才又不能及時到崗位，因而形成了信息型管理工作的斷檔狀態(tài)，使員工的檔案資料信息化應(yīng)用模式推進(jìn)緩慢。

5 檔案共享及強化檔案管理信息化進(jìn)度必須注意的內(nèi)容

1）檔案共享。人事檔案連網(wǎng)運用即指對檔案存儲資源的開發(fā)運用過程，也就是把現(xiàn)在信息化模式管理著的本醫(yī)院各種人力資源及資料載體的檔案文本，展開全面的有效運用。檔案庫應(yīng)該是整個管理本醫(yī)院全部員工歷史資料檔案的信息控制中心，因而務(wù)必要對其構(gòu)建出堅實的硬件設(shè)施及維護(hù)條件，以保障檔案保管應(yīng)用的完善與穩(wěn)定。管理是檔案引進(jìn)和保護(hù)的手段，充分利用才是檔案保管的真正目的。設(shè)置檔案庫的目的是更好的發(fā)揮檔案資料的證明作用，給醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)做決策及各項業(yè)務(wù)開展參考做服務(wù)。

2）思想觀念的轉(zhuǎn)變。把信息化管理作為人事檔案管理答案工作的重要手段，醫(yī)院及檔案管理人員要從傳統(tǒng)的檔案模式轉(zhuǎn)變過來，緊跟時代步伐，充分的利用現(xiàn)代信息化技術(shù)對人事檔案進(jìn)行管理，使人事檔案管理工作規(guī)范、高效，為醫(yī)院的發(fā)展提供有力的支持。

3）完善人事檔案信息管理制度。人事檔案信息管理制度的建立健全，是一個單位對人事檔案更加科學(xué)、規(guī)范、合理建設(shè)的重要組成。如果對人員檔案信息胡亂編入、檔案信息的存儲和保管沒有統(tǒng)一的管理制度，使后續(xù)會出現(xiàn)更多的不利因素。

6 結(jié)束語

當(dāng)今社會和經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的形勢下，人事檔案信息化管理是現(xiàn)今人事檔案管理工作的開展方向，然而相對于市場經(jīng)濟(jì)和社會的發(fā)展，人事檔案管理的工作存在有一定的滯后性，一定要引起高度重視。為能使人事檔案管理工作更好完善與進(jìn)步，與當(dāng)前社會發(fā)展的需求相適應(yīng)，更需要加快對人事檔案管理工作的完善和優(yōu)化，推動人事檔案信息化建設(shè)工作，各單位只有在人事檔案管理中運用信息化技術(shù)，落實信息化人事檔案管理制度，引進(jìn)和培養(yǎng)信息化技術(shù)人才，才能使人事檔案管理工作更加快捷、高效率、準(zhǔn)確的為自身發(fā)展服務(wù)，為人事檔案更好的服務(wù)于單位奠定良好的基礎(chǔ)。

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