大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理探討

王倩

摘要：檔案記載著職工的生平，也記載著企業(yè)發(fā)展的歷史軌跡，因此企業(yè)檔案管理工作關系到企業(yè)發(fā)展和職工切身利益，至關重要。現(xiàn)階段，伴隨著信息社會的不斷成熟，大數(shù)據(jù)時代開始崛起。在大數(shù)據(jù)時代下怎樣有效開展檔案管理工作，是檔案管理人員所需要解決的難題。因此，本文論述了大數(shù)據(jù)給檔案管理帶來的積極影響，分析在此背景下檔案管理現(xiàn)狀，并提出相應的改進措施。

關鍵詞：大數(shù)據(jù)時代;檔案管理;改進建議

在信息時代，計算機正在逐漸成為人們工作和生活中的重要工具，為公民行動帶來了諸多便利。通過計算機信息技術，能夠推動工作朝著高效率、智能化方向發(fā)展，在某種層面上解放了勞動力。但信息時代在給各個行業(yè)提供便利的同時，也為其帶來了各種挑戰(zhàn)，檔案中的所有信息都應當?shù)玫娇茖W保存，檔案信息需要做到及時更新，保證信息的準確無誤，但是截止到目前我國在檔案管理方面還存在諸多問題，急需進一步完善。

一、大數(shù)據(jù)時代背景給檔案管理工作帶來的積極作用

（一）有利于提升工作效率，降低管理成本

以大數(shù)據(jù)時代為依托，檔案管理人員在處理工作時更加便捷，能夠通過計算機對大數(shù)據(jù)的處理功能來快速完成工作。通過分析不難發(fā)現(xiàn)，近幾年的檔案數(shù)量呈現(xiàn)出逐年上升趨勢，在以往的紙質(zhì)檔案管理模式下，檔案得不到合理保存，此外，紙張的大量運用也使得檔案管理成本不斷上漲。借助于計算機管理能夠降低對紙張的使用頻率，降低檔案管理部門在人力、財力等方面的投入，提高工作人員的效率。

（二）有利于提升檔案的保存質(zhì)量

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方法，會讓工作人員面臨諸多風險，例如在長時間的保存下，很有可能由于自然演變等原因，紙張出現(xiàn)老化、字跡模糊等。不僅如此，若在檔案管理過程中出現(xiàn)漏水等事故，很有可能會給檔案信息的安全與完整帶來重創(chuàng)。

二、大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理存在的問題

（一）檔案信息的安全程度不高

隨著大數(shù)據(jù)社會的深入發(fā)展，檔案里的個人信息開始呈現(xiàn)出多樣化、集中化的發(fā)展趨勢，這也使得檔案信息的重要性進一步提升。盡管檔案信息集中化的發(fā)展趨勢，在很大程度上提升了檔案管理工作人員的效率，但同時也使得數(shù)據(jù)信息的潛在風險增多。信息風險因素主要表現(xiàn)為兩點：一是網(wǎng)絡黑客可能會盜取信息;二是負責檔案管理的工作人員的綜合素養(yǎng)。如果負責檔案管理工作的人員綜合素質(zhì)低下，檔案信息的安全性就會遭到威脅，檔案信息面臨泄露風險。

（二）檔案管理人員工作能力較弱

很多檔案管理人員已經(jīng)適應了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式，在新形勢下依然采用傳統(tǒng)檔案管理模式，但是隨著數(shù)據(jù)時代的來臨，傳統(tǒng)的檔案管理模式表現(xiàn)出諸多的不適應性，很難在短時間內(nèi)及時轉變理念，更新工作方式。大部分檔案管理工作人員還沒有掌握大數(shù)據(jù)時代所要求的檔案管理工作技能。進入數(shù)據(jù)時代，檔案管理工作要求管理人員掌握一定的數(shù)據(jù)處理能力，對于檔案管理人員的專業(yè)技能也做出了新的要求，需要檔案管理工作人員具有較高的信息匯總技能。

三、大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理工作改進建議

（一）重視檔案安全管理工作

在大數(shù)據(jù)背景下，信息數(shù)據(jù)繁多，借助于計算機技術可以提升員工的工作效率。管理人員應當意識到檔案信息安全的重要性，加大檔案的安全管理力度。檔案管理員工在日常工作中需要遵守相應規(guī)范，使用殺毒軟件對電腦進行殺毒，為數(shù)據(jù)信息提供安全保障，避免惡意軟件入侵電腦，信息外泄。在工作過程中，檔案管理人員需要和負責數(shù)據(jù)工作的技術人員進行良好溝通，借助于技術交流來提高檔案管理人員的風險應對水平。結合實際狀況制定針對突發(fā)狀況的應急預案，在面對突發(fā)問題時可以有效應對，保障檔案信息的安全性。

（二）針對檔案管理工作人員展開專業(yè)培訓

就檔案管理工作來講，檔案管理人員的綜合素養(yǎng)狀況和檔案管理工作的質(zhì)量具有密切聯(lián)系。對此，檔案管理部門應當組織相關人員進行專業(yè)培訓，結合具體情況落實人才培養(yǎng)計劃。在針對專兼職檔案員進行培訓時，需要將專業(yè)知識作為培訓重點，邀請有資歷的，經(jīng)驗豐富的檔案管理人員展開培訓。為了提升員工參與培訓的積極性，可以制定相應的激勵機制，鼓勵檔案管理人員主動學習，不斷提升自身的專業(yè)能力，使其更好的展開工作。

（三）制定科學的檔案管理準入制度以及管理體系

應當通過檔案管理制度對檔案管理人員的工作活動進行約束，提升檔案數(shù)據(jù)應用的科學性。第一，應當以大數(shù)據(jù)時代為背景制定相應的檔案管理準入條件，并且結合實際情況適當提升準入條件。針對登陸檔案系統(tǒng)的人員，應當對其準入條件予以明確規(guī)定。在檔案管理系統(tǒng)內(nèi)部安裝防火墻，防止黑客入侵系統(tǒng)，實現(xiàn)對檔案信息的科學保護。第二，可以建立檔案信息安全的責任機制，對數(shù)據(jù)管理工作進行法律責任分配，確定相應的責任人，引導檔案管理人員建立檔案信息保護意識。第三，針對檔案管理工作制定相應的監(jiān)督機制，針對檔案管理的具體過程，分配相應的監(jiān)督人員以及監(jiān)督機構，對于檔案管理環(huán)節(jié)展開有效監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)在檔案管理過程中相關人員出現(xiàn)的違規(guī)行為，防止檔案管理人員懈怠工作，提升對于檔案信息的保護力度。

四、結束語

通過上述內(nèi)容不難發(fā)現(xiàn)大數(shù)據(jù)時代給檔案管理帶來了很多積極作用，為了能夠提升檔案管理工作的科學性，確保其能適應時代發(fā)展要求，就需要充分利用大數(shù)據(jù)展開工作。另一方面也需要看到目前的檔案管理工作還存在諸多問題，檔案管理人員的綜合素質(zhì)不高，檔案信息的安全程度較弱，需要采取科學高效的改進措施，組織檔案管理專項人員進行專業(yè)培訓，提升工作人員的工作能力，重視檔案信息的安全性，不斷提高檔案管理工作的效率。

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