“互聯網+”時代背景下中學文書檔案管理工作分析

梁翠云

摘 要：國家科學技術不斷提升，各類信息技術不斷涌現并取得優(yōu)良發(fā)展，互聯網時代已然來臨。文書檔案管理對于中學管理及發(fā)展來講至關重要，如何基于“互聯網+”背景下，開展高質量的中學文書檔案管理，值得提起高度重視。本文主要針對相關管理工作開展必要性，以及實際工作中存在的一些問題及其對策展開探討，以期為推動中學可持續(xù)發(fā)展建言獻策。

關鍵詞：文書檔案;“互聯網+”時代;中學;檔案管理;必要性

學校檔案中的一個關鍵部分即為文書檔案，和學校教育及教學之間存在密切關聯?！盎ヂ摼W+”時代的來臨，加快了信息技術和學習檔案管理工作的融合，針對如何開展高質量的中學文書檔案管理，實現對中學檔案管理整體質量的提升，推動各中學院校的長遠、穩(wěn)定發(fā)展提起高度重視十分必要。

1 “互聯網+”時代背景下中學文書檔案管理工作開展必要性

基于這一時代下，各中學院校發(fā)展速度顯著加快，特別是在科研、育人等方面，取得了諸多可觀成果，進步明顯，相關內容多被記錄于文書檔案中。通過有效管理的方式，將檔案具有的記錄、回顧及指導功能充分的發(fā)揮出來，有助于學校更好的迎合現代社會發(fā)展需求，推動學校的現代化發(fā)展，跟上時代發(fā)展腳步，同時，可為學校開展的可持續(xù)發(fā)展操作提供充足、可靠的信息作為支撐[1]。

2 現階段工作存在問題及解決對策分析

2.1 問題

2.1.1 檔案利用率有待提升，信息價值發(fā)揮難

在現階段的部分中學內，實際發(fā)揮檔案管理職能的機構，在具體工作期間，應用的依舊為以往陳舊的管理模式，對大部分檔案資料進行密封保存處理，阻斷其和外界業(yè)務的互動交流，管理人員也多遵循重藏輕用的理念，導致文書檔案實際的作用和價值難以有效發(fā)揮。

結合“互聯網+”時代特點，這些中學內負責管理文書檔案的人員，思想難以滿足時代需求，多是單純的認定信息化發(fā)展即為強化服務便捷性，缺乏重視和開展檔案管理和信息技術的有效融合工作，限制了文書檔案利用率的提高，難以實現檔案真正價值的發(fā)揮。由此，基于這一時代背景下，想要實現對文書檔案的有效利用，相應管理人員理應注重積極開展信息化平臺的建設，并促進其現代化職能發(fā)揮，有助于優(yōu)化使用者的服務體驗，為相關工作的開展提供更好的信息支撐[2]。

2.1.2 工作認識有待加深，工作規(guī)范性提升難

針對文書檔案來講，大部分中學院校內的教師和學生都缺乏對其的正確和充足認識，甚至完全不了解，單純的將其解釋為針對文件資料等進行的整理和存儲，這一問題導致其難以實現對相關管理工作系統(tǒng)要求，提起應有重視，無法體會到相關工作的實用性價值。

在現階段的一些中學內，針對檔案開展的各項管理工作，無法跟上學校管理腳步，甚至存在和學校管理工作脫節(jié)的問題，使得學校領導和管理人員慣于忽略文書檔案管理工作，認定其在短時間內無法創(chuàng)造出可觀的經濟效益。此類認識導致學校對文書檔案的投入不足，所開展管理工作的嚴謹性也相對較低，導致了很多消極問題及反應的出現和產生，包括管理人員對工作的重要性及開拓創(chuàng)新缺乏深刻的認識，對信息技術的應用難以發(fā)揮實效性等，對“互聯網+”時代開展的文書檔案管理現代化發(fā)展產生了不良影響。

2.1.3 管理人員素質有待強化，工作實效性難發(fā)揮

因缺乏足夠認識，依據遵循陳舊思想理念開展文書檔案管理等原因影響，多數中學院校開展的文書檔案管理工作，在人才建設上也存在重視不足等問題，缺乏積極探尋和采取相關手段，吸收和培養(yǎng)有關人才，導致學校內部相關專業(yè)管理人才缺失，對文書檔案管理工作的有效開展起到了極大的不良影響。

具體而言，現階段大部分中學內，開展文書檔案管理的人員為行政人員，甚至身兼數職，對相關專業(yè)知識的掌握缺乏，實踐工作過程中也缺少主動性和較高的責任意識，難以精準預測文書檔案管理日后發(fā)展方向，進而無法開展有針對性的動態(tài)化工作改良和優(yōu)化操作，導致實際開展的管理工作難以滿足時代需求，制約了檔案作用和價值的發(fā)揮。

2.2 對策

2.2.1 推動檔案信息化，優(yōu)化檔案資料規(guī)范化

結合現階段中學文書檔案實際管理情況，相關管理工作開展過程中，對紙質資料的重視程度依舊過高，信息化處理相關操作不符合時代發(fā)展需求。所以，重視并積極推動文書檔案信息化及數字化建設，迎合“互聯網+”時代發(fā)展要求，創(chuàng)設完善、規(guī)范的檔案信息數據庫，基于對這一時代實際特點及現實需求的細化考量，實現對檔案信息化建設實效性的有效發(fā)揮，探尋合理性及針對性均較高的文書檔案開發(fā)及利用措施[3]。

具體而言，即需要以促進載體資料數字化建設發(fā)展為目的，各中學院校應重視將以往應用的載體圖像文字識別技術實效性充分發(fā)揮出來，并經由標錄及自動著錄技術的匹配應用，實現在具體管理文書檔案期間，對載體資料數字化建設整體質量及效率的有效提高。站在檔案管理機構的角度來講，需要將資源共享及數字化建設當做主要目的及發(fā)展方向，重視推動標準化及規(guī)范化發(fā)展，創(chuàng)設綜合素質高、業(yè)務能力過硬的專業(yè)化管理人員隊伍，通過優(yōu)化設置，實現對文書檔案種類的科學劃分等方式，充分突顯統(tǒng)籌效果，實現全過程規(guī)范及優(yōu)化，同時，應關注和信息化的融合，有助于將文書檔案的實際作用及價值更好的挖掘出來，促使此類檔案的整體利用率大幅提升。

2.2.2 重視理念優(yōu)化，強化工作認同

針對中學文書檔案來講，促使其記錄及見證職能良好的發(fā)揮出來，促進其對文化類型和發(fā)展歷程的多方面呈現十分重要，進而基于文化檔案，使得學校中的教師和學生可以實現對學校認同感的強化。因此，在實際開展各項管理工作的過程中，應重視有效開展相關的宣傳工作，并注重促進其實效性發(fā)揮，通過多元化的宣傳措施，強化學校領導層的工作認同，引導其更好的了解各項工作的開展必要性。此外，確保工作的組織及管理各項工作發(fā)揮較高實效性，樹立優(yōu)良的共享、開放合作理念，強化協調機制及領導結構的建設，特別是針對文書檔案資料建設方面來講，應充分發(fā)揮統(tǒng)籌協調有效作用，為后期文書檔案信息資源共享平臺的創(chuàng)設奠定扎實基礎，強化對數據庫的更新及改良，實現相關檔案信息在學校各部門中的有效利用。

2.2.3 強化人員綜合素質，迎合新時代需求

想要實現相關管理工作實效性的良好發(fā)揮，需要基于專業(yè)的人才團隊作為支撐。所以，應參考新形勢特點及時代需求，積極利用多種有效方式，優(yōu)化文書檔案管理人員綜合素質，同時，對信息技術的應用提起高度重視，校方需要對相關人員的培訓及教育納入重點工作內容，并重視強化工作組織性和計劃性，引導管理人員更好的吸收和學習相關的專業(yè)知識。此外，也應促進人員新媒體觀念的建立和優(yōu)化，有助于優(yōu)化其多媒介管理能力。

3 結論

綜上所述，“互聯網+”時代背景下，開展高質量的文書檔案管理，對促進中學管理工作整體質量存在重要意義，理應提起高度重視，針對具體工作期間的各類問題進行細化分析，并探討相應的解決對策，有助于推動學校的現代化、數字化發(fā)展。

參考文獻

[1]許晨.辦公自動化背景下對文書檔案管理工作的相關思索[J].文化創(chuàng)新比較研究，2020，4（15）：155-156.

[2]姚娟.關于涉改單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制方法探討[J].黑龍江檔案，2020（01）：19-20.

[3]張慧穎.清代孔府檔案管理探微——基于《曲阜孔府檔案史料選編》的考察[J].蘭臺世界，2020（02）：12-14.