大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案管理發(fā)展對策研究

韓金霞

摘 要：企業(yè)檔案真實記錄著企業(yè)創(chuàng)立到發(fā)展中各項生產、經營、管理等業(yè)務情況，同時反映著其不同時期的經營戰(zhàn)略走向，是企業(yè)管理系統(tǒng)中不可或缺的一部分。對于現(xiàn)代化企業(yè)而言，檔案資源的來源及構成越發(fā)豐富，且具有極高的靈活性，增加了相關管理工作難度。而大數(shù)據(jù)時代的到來，很多尖端科技的應用導入，為企業(yè)檔案管理發(fā)展創(chuàng)造了良好的環(huán)境支持，其踐行勢在必行。

關鍵詞：大數(shù)據(jù);檔案管理;企業(yè)管理

隨著信息技術的快速發(fā)展，社會已經變成了信息化的社會，以往企業(yè)對檔案的管理方法不能快速地收集和使用企業(yè)當中的大量檔案信息和數(shù)據(jù)內容。所以，企業(yè)現(xiàn)在一定要找出在檔案管理工作當中出現(xiàn)的問題。然后在大數(shù)據(jù)背景下，企業(yè)要對檔案管理的工作進行創(chuàng)新，設計一個合理的檔案管理方法，這樣才可以使企業(yè)的檔案管理工作得到完善，從而提升企業(yè)的管理質量和效率。

1 關于大數(shù)據(jù)的解析

在信息化發(fā)展主導的時代新格局下，大數(shù)據(jù)已被世界廣為熟知，并逐步滲透到了人類生產生活的方方面面，作為一種新型生產力，其應用價值越發(fā)凸顯。對大數(shù)據(jù)及其應用的認知，是最大限度地發(fā)揮其潛能，并服務企業(yè)檔案管理創(chuàng)新優(yōu)化的關鍵。時至今日，大數(shù)據(jù)作為一個跨學科、多領域的研究主題，引發(fā)了許多學者、專業(yè)人員及機構的高度關注，并從不同維度視角進行了闡述?！按髷?shù)據(jù)”概念率先在世界知名信息存儲設備公司EMC組織的“云計算相遇大數(shù)據(jù)”大會上被提出，“它是對各種數(shù)據(jù)永不休止的積聚的一種表征”。同時，學者涂子沛從社會屬性層次上進行了解讀，“大數(shù)據(jù)時代是一個更開放的社會、一個權力更分散的社會、一個網狀的大社會”。本質上而言，大數(shù)據(jù)同時附帶有多重屬性，既是一種技術科學，又是一種工具資源，為組織或個人提供了豐富的信息支持，其應用范疇不斷拓展，重點體現(xiàn)在服務客戶、優(yōu)化流程、改善生活以及研發(fā)創(chuàng)新等方面，所帶來的便捷性體驗，開啟了人類社會發(fā)展美好未來。時至今日，在各類尖端科技的加持下，大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢特征越發(fā)多元，包括海量化、多樣性、高速性、精確性、有效性以及價值大等，對其應用功能價值的進一步探索與挖掘，是每個企業(yè)深度思考的問題，一定程度上決定著其發(fā)展未來。

2 大數(shù)據(jù)技術在企業(yè)檔案管理中的應用的必要性

隨著企業(yè)管理理念和思想的發(fā)展，管理方法和技術也得到不斷的發(fā)展，現(xiàn)代企業(yè)管理需要大量的技術支撐和決策依據(jù)，這些資源一方面來自企業(yè)外部，另一方面則來自企業(yè)內部長期積累的檔案資料。越來越多的企業(yè)逐漸認識到檔案管理的重要性和價值創(chuàng)造力，逐漸將檔案列為一種企業(yè)資源，作為企業(yè)發(fā)展可靠的憑證和依據(jù)，成為企業(yè)可利用或供決策的資源，在企業(yè)管理中發(fā)揮其特有的作用。而大數(shù)據(jù)技術以其快速、高效的數(shù)據(jù)收集、管理、分析和處理能力滿足了企業(yè)的這一需求，逐漸成為企業(yè)檔案管理的一種工具，并發(fā)揮出了重要作用。

3 大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案管理發(fā)展的對策

3.1 強化企業(yè)內部檔案信息化管理意識，加強信息化建設

大數(shù)據(jù)時代下各行業(yè)都有了相應的檔案信息化管理，科技軟件硬件設備與技術更新較快，企業(yè)檔案館需充足的資金與專業(yè)的操作人員，才能對軟硬件與技術進行建設使用。企業(yè)首先要加強企業(yè)干部、領導層的知識創(chuàng)新，打破傳統(tǒng)用人機制，掃除信息化管理的阻礙。積極舉辦講座、工作會議等強調檔案信息化的重要意義，在企業(yè)內部樹立一致認同信息化管理的意識，幫助信息化建設的實施。要依據(jù)信息技術吸收傳統(tǒng)檔案管理工作中的經驗與優(yōu)點，積極應用先進的管理設備與軟件系統(tǒng)，幫助員工學習檔案信息化管理方面知識與技術，促進檔案信息化工作的有效實施。網絡與計算機可將文件資料上傳至計算機存儲設備或云存儲中，實現(xiàn)眾多檔案資料的再開發(fā)、再利用，在共享下充分發(fā)揮檔案信息化的作用，方便企業(yè)內部對企業(yè)檔案的利用，在網絡管理員的協(xié)助下提高企業(yè)運作速度。

3.2 強化檔案管理職能，提升人員素質

實現(xiàn)海量檔案資源數(shù)據(jù)和檔案應用系統(tǒng)的整合，開展檔案信息資源的有效配置，不斷發(fā)揮檔案集合效應，從而適應檔案資源利用共享的需要?？v向加強監(jiān)督指導，打破“壁壘”，加強與其他職能部門溝通協(xié)調，尋求工作上相互支持配合，加強業(yè)務之間的聯(lián)合，實現(xiàn)優(yōu)勢互補，充分開發(fā)利用，明確檔案信息資源整合的主體。數(shù)據(jù)價值的關鍵是無限的再利用，發(fā)揮其潛在價值，這從技術層面對人才提出了較高要求，加強對檔案人員的能力培訓，使其具備信息化專業(yè)能力、專業(yè)知識分析能力及綜合管理素質等，才能使大數(shù)據(jù)下的檔案管理發(fā)揮最大效能。加強人才培訓，除了提高專業(yè)技能外，還應加強對人才的管理激勵，才能不斷吸納優(yōu)秀的管理團隊。一應注重專業(yè)崗位的動態(tài)管理，讓人才和崗位匹配;二要創(chuàng)建人才服務平臺，為吸收引進優(yōu)秀專業(yè)人才創(chuàng)造條件。

3.3 升級檔案管理系統(tǒng)，加強電子文件歸檔

現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)多數(shù)是基于單機或局域網建立的，為適應大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展趨勢，需要對現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)進行升級，以實現(xiàn)基于云計算的大數(shù)據(jù)檔案管理。而隨著大數(shù)據(jù)的來臨，大數(shù)據(jù)檔案管理平臺也順勢而生，其依托各行業(yè)不同網絡環(huán)境下構建的海量存儲，進行計算和管理，并能夠自動調取利用，具備多樣性、可擴展性、經濟性、可定制性等特點。在大數(shù)據(jù)時代下，電子文件來源日益復雜，種類繁多，企業(yè)產出的電子文件越來越多，電子文件歸檔與保存的具體要求，直接影響了文件的歸檔過程。隨著計算機系統(tǒng)不斷更新?lián)Q代，技術的不斷革新，電子文件的歸檔常需要更改載體且需頻繁更改，保證電子文件的長久保存與利用，有著技術和標準運用上難題，尤其是對于專業(yè)軟件形成的特殊文件。當前環(huán)境下，因為各機構、組織存在不同程度的電子文件管理方法不科學、歸檔方法不恰當、管理系統(tǒng)功能不完善、管理制度不健全等問題，直接影響著信息資源的整合與利用，威脅著電子文件檔案信息的長期留存、有效收集，給歸檔管理電子文件帶來了嚴重隱患和風險。因此，應使電子文件歸檔的各個環(huán)節(jié)加強，從而保證電子檔案信息的有效性、準確性、可利用性、可靠性等。

3.4 加強安全防護，健全檔案保密制度

企業(yè)的檔案信息化管理中還要注意防止意外或災難出現(xiàn)，導致檔案信息丟失。針對更新的檔案信息需及時備份，云存儲、磁盤存儲、網絡存儲等，但需運用加密軟件防止資源泄露。管理人員對硬件設備的工作環(huán)境與設備運行情況定期進行檢查，針對硬件設施還要定期維護保養(yǎng)，詳細記錄設備運行情況，及時更換問題設備與部件，確保硬件能安全地運行。嚴格監(jiān)控機房內部的溫度與濕度，防止設備的損壞造成信息的丟失。設備機房周圍需進行監(jiān)控與限制，防止不相關人員進出，出現(xiàn)信息竊取情況。定期更新系統(tǒng)防火墻技術以及其他網絡安全工作，確保網絡系統(tǒng)出現(xiàn)漏洞能及時修復，出現(xiàn)攻擊時防火墻能及時作出反應，嚴密保護網絡。企業(yè)檔案資料多數(shù)具有保密性，一些涉密檔案需要重點管理，而網絡信息屬于開放的，所以需建立嚴密的安全保障制度。檔案保密制度下明確管理員的責任，加強監(jiān)督與考核確保管理工作安全保密，讓涉密檔案能在制度下確保安全性。

4 結語

隨著信息技術的快速發(fā)展，大數(shù)據(jù)技術得以廣泛應用，并將繼續(xù)迭代發(fā)展，檔案管理要積極應用新技術，轉變思想，完善管理機制，提高檔案資源的利用價值，更好的服務企業(yè)發(fā)展，同時也要防范網絡安全風險。

參考文獻

[1]趙彩霞.大數(shù)據(jù)背景下的軍休檔案管理研究[J].現(xiàn)代經濟信息，2019（13）：29+31.

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