事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題與解決措施分析

鄭瑾薇

摘 要：隨著信息時(shí)代的迅猛發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)走進(jìn)人們的工作和生活中，無(wú)論是學(xué)校的發(fā)展，還是企業(yè)的發(fā)展，或是各個(gè)行業(yè)的發(fā)展都需要有檔案管理員，檔案管理是對(duì)所有的檔案資料文件進(jìn)行整理與管理的工作，所以事業(yè)單位檔案管理如何推進(jìn)信息化建設(shè)成為事業(yè)單位目前面臨的挑戰(zhàn)之一。從目前來(lái)看，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中還存在很多問(wèn)題?；诖耍疚闹饕葟氖聵I(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要性，隨后從三個(gè)方面分析事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題，以及解決措施。以此來(lái)供相關(guān)人士交流參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè);問(wèn)題;解決措施

社會(huì)發(fā)展日新月異，檔案管理體系也隨著社會(huì)的變化而改變。面對(duì)舊有的檔案管理體系，仍有一些單位止步于前，沒(méi)有進(jìn)步的想法，這嚴(yán)重制約著單位的發(fā)展。所以想要長(zhǎng)足發(fā)展，有所進(jìn)步，想要提高工作效率，就需要不斷地更新管理模式，不斷地提高檔案管理工作者的信息化技術(shù)水平，才能夠及時(shí)地防止管理工作上出現(xiàn)越來(lái)越多的問(wèn)題。我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作是否能夠順利進(jìn)行，就看相關(guān)的部門如何推進(jìn)信息化技術(shù)的建設(shè)，以及單位領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)信息化技術(shù)建設(shè)的重視程度，將以何種方式把相關(guān)工作方法傳授于工作者，還有檔案管理工作者對(duì)信息化技術(shù)的掌握程度以及工作最后的效率。所以只有相關(guān)人員配合將信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中去，增強(qiáng)工作信息的準(zhǔn)確性，并且保障檔案信息的安全性，才能從整體上提高事業(yè)單位檔案管理工作的工作效率。

1 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要性

1.1 信息化建設(shè)有助于提高工作效率

在信息化的繁盛時(shí)代，要想在一定程度上提高檔案管理的工作效率，就要利用好信息化技術(shù)，通過(guò)加強(qiáng)信息化技術(shù)建設(shè)，與檔案管理工作的開展相結(jié)合。我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入了互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)與我們的工作、生活各方面息息相關(guān)，與此同時(shí)，我們對(duì)互聯(lián)網(wǎng)的需求也越來(lái)越大。在工作中，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)于檔案管理工作是有很大幫助的，它能夠使我國(guó)檔案管理更加規(guī)范、迅速、準(zhǔn)確。與傳統(tǒng)的檔案管理工作方式相比，檔案管理信息化技術(shù)的建設(shè)提高了我國(guó)檔案管理工作的效率，減少了工作人員工作時(shí)的約束，進(jìn)而減輕了工作人員的工作量。

1.2 信息化建設(shè)有助于提高檔案管理的準(zhǔn)確性

在檔案管理工作中，檔案整理準(zhǔn)確性是工作最基本的要求，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行信息化技術(shù)建設(shè)，通過(guò)分類排列，將檔案的生成年份、保存期限、問(wèn)題分類等數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入，建立管理數(shù)據(jù)庫(kù)，可以保證檔案資料信息的準(zhǔn)確性，甚至其存放位置都能清清楚楚地通過(guò)檔案管理信息系統(tǒng)檢索得知，從而能夠快速地搜索到要找的資料，就這樣一環(huán)扣一環(huán)，完完整整地建設(shè)成一個(gè)管理體系。這與圖書館的書籍資料整理相似，需要工作人員前期整理，再在電腦里錄入信息，詳細(xì)到存放的位置，以及庫(kù)存數(shù)量和輸出數(shù)量，一切的數(shù)據(jù)都是依托于信息化技術(shù)建設(shè)。

1.3 信息化建設(shè)有助于檔案資料保持的多元性

傳統(tǒng)的檔案保存模式大多數(shù)都是紙質(zhì)保存的，紙質(zhì)檔案的保存容易受到各種環(huán)境因素的影響，從而造成不同程度的損壞，一旦資料缺失就很難修復(fù)，這不僅會(huì)給個(gè)人帶來(lái)麻煩，而且還會(huì)影響整個(gè)單位的發(fā)展?，F(xiàn)在，隨著時(shí)代的快速發(fā)展，信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案管理模式日益多元化，它能夠通過(guò)利用新信息技術(shù)管理手段進(jìn)行存儲(chǔ)，從而進(jìn)行準(zhǔn)確分類，進(jìn)而推動(dòng)了整個(gè)事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展[1]。當(dāng)然，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在當(dāng)前檔案管理中仍舊無(wú)可取代，但是電子檔案的出現(xiàn)，通過(guò)信息化技術(shù)管理，可以對(duì)紙質(zhì)檔案的不足之處起到很好的彌補(bǔ)作用。

2 事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問(wèn)題

2.1 對(duì)檔案管理信息建設(shè)的重視程度不夠

大部分單位，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)和了解還是比較淺薄。因?yàn)闄n案管理信息化建設(shè)主要是使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作的，這是信息化技術(shù)的不可或缺的環(huán)節(jié)。領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)檔案管理信息化的工作重視、了解程度不夠，以及工作人員技術(shù)不精都是造成檔案管理工作效率低的原因。而且很多領(lǐng)導(dǎo)者也沒(méi)有從工作者的角度來(lái)觀察，真正為工作者考慮，有時(shí)只會(huì)一味地給檔案管理工作者分配多少工作量，通過(guò)工作者能夠完成多少的量，來(lái)衡量他們的工作質(zhì)量，從沒(méi)有從工作者的角度思考問(wèn)題，沒(méi)有真正地考慮如何更好地改進(jìn)檔案管理工作。

2.2 檔案管理工作人員技術(shù)水平大體不高

由于大部分單位工作量比較大，給工作者的工作量太大，檔案管理工作者沒(méi)有多余的時(shí)間去關(guān)注和了解信息化建設(shè)的相關(guān)信息，這就導(dǎo)致他們接觸不到信息化建設(shè)的技術(shù)，不能做到與時(shí)俱進(jìn)，另一方面是有些檔案工作者學(xué)術(shù)不精，專業(yè)知識(shí)欠缺，又缺乏積極進(jìn)取的學(xué)習(xí)態(tài)度，這些都導(dǎo)致信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢。就現(xiàn)在來(lái)說(shuō)，大部分單位以及大部分檔案管理工作者對(duì)信息化建設(shè)技術(shù)的認(rèn)識(shí)只是停留在表面形式，沒(méi)有進(jìn)一步觀察與分析，以致于工作者的工作技術(shù)水平始終達(dá)不到要求。

2.3 網(wǎng)絡(luò)大數(shù)據(jù)面臨新挑戰(zhàn)

各單位的文件資料都有一定的保密性，在檔案整理時(shí)，如果與互聯(lián)網(wǎng)接通，可能隨時(shí)要面臨著文件資料不小心泄露的風(fēng)險(xiǎn)，而且電腦的安全性有時(shí)候還會(huì)遭到攻擊和破壞，這都是需要信息化建設(shè)的主要因素。

32 檔案信息化建設(shè)問(wèn)題的解決方法

3.1 增加培養(yǎng)信息化技術(shù)人才的比重

對(duì)于檔案管理工作者來(lái)說(shuō)，只有高尚的道德品質(zhì)和優(yōu)秀的職業(yè)技能是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還需要有較硬的專業(yè)技能。不同的事業(yè)單位，不同的管理模式，有不同的要求，所以需要的技術(shù)人員技術(shù)能力也不同。為此，各單位需要重視檔案信息化管理人員的引進(jìn)和培養(yǎng)，要根據(jù)自身所需，有計(jì)劃、有目的性地培養(yǎng)信息化技術(shù)人員，從而促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的開展。也可以與校方合作，在學(xué)校里培養(yǎng)一批優(yōu)秀的計(jì)算機(jī)專業(yè)的人才，為我國(guó)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)奠定良好的基礎(chǔ)[2]。

3.2 加強(qiáng)構(gòu)建檔案網(wǎng)絡(luò)安全保障

各單位各行業(yè)的檔案管理體系都需要構(gòu)建自己獨(dú)特的網(wǎng)絡(luò)安全保障，確保檔案管理的安全性，防止檔案文件信息隨網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題泄露出去。所以網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題至關(guān)重要，只有確保工作者在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全，才有利于檔案管理工作的正常進(jìn)行，才能保證檔案文件的保密性。

3.3 加快推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)

加快檔案信息化技術(shù)的建設(shè)，可以提高檔案管理工作的整理效率，在高效率的前提下還能保證檔案信息的準(zhǔn)確性。為此，加快我國(guó)信息技術(shù)的建設(shè)不僅有利于工作效率的提高，而且培養(yǎng)了一批高技術(shù)的人才，這也為我們實(shí)現(xiàn)偉大復(fù)興的中國(guó)夢(mèng)奠定了良好的基礎(chǔ)，同時(shí)也可以積極鼓勵(lì)高校學(xué)生參加信息技術(shù)的建設(shè)，因?yàn)樾乱淮那嗄瓴粌H是祖國(guó)未來(lái)的接班人，更是未來(lái)的建設(shè)者[3]。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜合上述，在這個(gè)大數(shù)據(jù)快速的時(shí)代，事業(yè)單位應(yīng)該制定科學(xué)合理的方針，將信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，而針對(duì)目前存在的問(wèn)題，相關(guān)單位應(yīng)該重視檔案信息化技術(shù)建設(shè)，以及已經(jīng)引用到檔案管理工作中的信息技術(shù)，前提是還要提高檔案管理人員的信息化技術(shù)水平，使檔案管理人員在工作時(shí)能夠保證檔案信息的準(zhǔn)確性，最終保障檔案信息的安全性。為此，各單位需要構(gòu)建屬于自己獨(dú)特的、公正的、客觀的、權(quán)威的網(wǎng)絡(luò)安全體系。

參考文獻(xiàn)

[1]李欣.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題與解決措施[J].科學(xué)大眾（科學(xué)教育），2019（11）.

[2]于斌，馬健.淺談事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)[J].新商務(wù)周刊，2019，000（004）：63.

[3]孫要男.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問(wèn)題與解決措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018，000（004）：75.