新時代檔案信息化探究

莊月華

摘 要：在我國從21世紀(jì)開始國家檔案局為檔案信息化的建設(shè)，為了追趕社會信息化的浪潮，所以對檔案的建設(shè)發(fā)展提供了明確的綱要，以及出臺了《全國檔案信信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，在實(shí)施綱要中明確的提出了國家對檔案信息化的方針與目的。實(shí)施綱要的頒布對我國的檔案事業(yè)提供了具體的指標(biāo)，將檔案信息化投入到工作生活的方方面面，所以就需要通過研習(xí)實(shí)施綱要對檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)探究。本文從新時代的檔案信息化發(fā)展建設(shè)需要面臨的問題進(jìn)行探究，總結(jié)出了一些優(yōu)秀的指導(dǎo)方針，對檔案信息化在我國的開展起到的促進(jìn)的作用。

關(guān)鍵詞：新時代;檔案;信息化;方法

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.075

檔案是歷史記錄的為文件，從歷史文件進(jìn)行轉(zhuǎn)變，可以將人類所有的發(fā)展歷史進(jìn)行總結(jié)、整理的一種方法，檔案是從人類的日常生活得來的，將人類的日常與國家進(jìn)程的實(shí)質(zhì)的進(jìn)展，他在檔案事業(yè)進(jìn)程的全部階段會產(chǎn)生不同的變化[1]。這就使得檔案建設(shè)的工作中需要由信息化進(jìn)行發(fā)展建設(shè)，當(dāng)前檔案信息化建設(shè)需要長遠(yuǎn)的目的和擴(kuò)散的思維進(jìn)行建設(shè)。

1 檔案信息化建設(shè)

由于社會的發(fā)展、國家信息化的推行，拓寬了我們獲取數(shù)據(jù)資料的來源范圍，并且由于社會信息化的普及發(fā)展，開展檔案信息化是檔案館對于時代和技術(shù)的發(fā)展必經(jīng)之路。在煙波浩渺的社會發(fā)展資料中，各種不同的信息模式、各異的資料形式、飛快的信息傳輸就將傳統(tǒng)的檔案工作至于無法適從的境界，這就使得檔案工作人員需要使用動態(tài)的目的對檔案信息化的發(fā)展提供相應(yīng)的支撐技術(shù)與硬件設(shè)備。

目前情況，在檔案館進(jìn)行信息化建設(shè)主要是將最基本的歸檔檔案信息的建設(shè)以及檔案信息化的線上平臺建設(shè)，檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)的制定，以及高素質(zhì)人才的培養(yǎng)。在檔案信息化的實(shí)踐操作中，當(dāng)前檔案工作人員的工作素養(yǎng)，技術(shù)能力趕不上檔案信息化的要求。但是，檔案信息化的發(fā)展需要有檔案信息傳輸、交換和資源共享等，有利于信息載體的傳播，充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益和能動性可持續(xù)性利用，它也是國家信息化戰(zhàn)略在當(dāng)今現(xiàn)代化科技發(fā)展中在檔案領(lǐng)域的體現(xiàn)[2]。

檔案信息化的開展會將國家的整個資源利用起來將檔案信息化發(fā)展到宏觀的國家信息化的進(jìn)程上來，以至于國家優(yōu)先發(fā)展的地步。在檔案信息化的建設(shè)中，可以將群眾的日常生活進(jìn)行記錄，將人們實(shí)時發(fā)生的情況進(jìn)行記錄，對廣大人民群眾提供了便捷的操作，在檔案信息化建設(shè)過程中，可以將群眾需要瀏覽、查閱、學(xué)習(xí)的資料進(jìn)行收集，并且在檔案信息化的其它方面，可以將某些可以公開的政務(wù)事項(xiàng)進(jìn)行公開，使得國家民族的統(tǒng)一團(tuán)結(jié)。

2 當(dāng)下檔案信息化開展的情況以及解決方法

1）檔案信息化建設(shè)管理制度的不完整。我國的檔案信息化建設(shè)意識雖然在21世紀(jì)初期就已經(jīng)開展，但是由于種種原因檔案信息化的進(jìn)程不是很好，到目前為止有些檔案館的檔案信息化建設(shè)也不是十分完備。比如：在實(shí)行檔案信息化的建設(shè)中，思想陳舊，模式固化，使得檔案信息化失去了最初的合理性，不能有效的收集整理檔案資源，對檔案信息化中新興的檔案工作不了解，使得檔案管理人員對檔案信息化的利用管理不到位，反而使得檔案工作出現(xiàn)了較多的問題。

這就使得廣大的檔案工作人員需要構(gòu)建全面的檔案信息化管理方法：（1）從國家公職部門來講：各級有關(guān)部門需要匯總出一套檔案信息化的詳細(xì)規(guī)范，并且使之得到相應(yīng)的法律支持。將檔案信息化的體系進(jìn)行擴(kuò)充，增強(qiáng)檔案工作人員和廣大人民群眾對檔案信息化的專業(yè)知識及相應(yīng)的認(rèn)知，要從基層做起夯實(shí)基礎(chǔ)，從基層解決問題。（2）從各個組織：各個組織（包括行政單位、事業(yè)單位等）應(yīng)從自身出發(fā)，順應(yīng)時代改變自身檔案管理模式，從實(shí)際出發(fā)注重檔案信息化本身的能動性，注重總體的策劃方案，并充分考慮可實(shí)踐效益。同時要注重相關(guān)人員，對于當(dāng)前信息化檔案建設(shè)的理解，定期培訓(xùn)提高工作人員的理解與實(shí)踐能力[3]。

2）檔案信息化工作中相應(yīng)專業(yè)技能不全面。檔案信息化的工作是將傳統(tǒng)的檔案工作融入信息化后得出的符合現(xiàn)階段我國信息化發(fā)展的一項(xiàng)重要的活動，但是在現(xiàn)階段由于檔案信息化中用到的是較為前沿的科學(xué)技術(shù)以及相應(yīng)的發(fā)展理念，這就使得檔案工作人員需要增強(qiáng)專業(yè)的檔案信息化方面的技能。

故面對全球信息化高潮，完善檔案信息化建設(shè)技術(shù)是我們的必然選擇，當(dāng)然這也離不開信息技術(shù)及信息產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。對比在保障了技術(shù)的前提下，我們可以用發(fā)展的眼光，不斷合理的更新檔案工作的理念，然后積極的探索創(chuàng)新，去嘗試新的發(fā)展手段，并進(jìn)行合理有效的順應(yīng)社會發(fā)展的新形式、新動態(tài)，同時也可豐富宣傳檔案工作的內(nèi)容，使之進(jìn)一步發(fā)展。兩者互利，技術(shù)帶動了信息化的管理，信息化的管理也為新的技術(shù)的帶動提供了物質(zhì)基礎(chǔ)，形成雙贏局面。

3）檔案信息化中對檔案資料的歸檔需要新的技術(shù)。因?yàn)闀r代背景下的非靜止化數(shù)據(jù)動態(tài)和逐漸提高的數(shù)據(jù)價值構(gòu)成了大數(shù)據(jù)的形態(tài)，所以這對檔案信息化歸檔管理細(xì)則方面提出了新的挑戰(zhàn)[4]。檔案收集的形式多樣，有文字，圖表等多種，而新媒介的出現(xiàn)又增加了音頻文件等，所需要檔案信息化歸納的內(nèi)容，又龐大且繁多、零碎。

檔案信息化過程中檔案工作人員需要在檔案歸檔中使用信息化帶來的新的技術(shù)，可以將不同的途徑將檔案資源由信息化的方式進(jìn)行收集整理，對通過信息化收集的檔案資料可以進(jìn)行分類處理，在利用時進(jìn)行高效的展示，這就使得檔案信息化對檔案工作具有極大地促進(jìn)支持作用。

4）檔案信息化過程中檔案資源的安全問題。當(dāng)下我國正處在信息化的前沿，各種信息資源爆炸式增長，給予我們科技力量的支持，但是其中至關(guān)重要的一點(diǎn)就是在當(dāng)前的國際形式中，各種因素的影響，檔案信息化中安全問題尤為重要。之前我們國家的檔案資料絕大部分都是紙質(zhì)保存，雖然在利用方面有所欠缺，但是紙質(zhì)檔案的保管卻是較為容易，當(dāng)下檔案信息化的同時檔案資料全部轉(zhuǎn)為信息形式進(jìn)行保存，這樣再利用方面具有較大優(yōu)勢，但是在檔案安全方面是值得我們進(jìn)行深思探究的。

我國的檔案信息化正在如火如荼的進(jìn)行開展，檔案的安全問題就必須提出并且進(jìn)行執(zhí)行，各個單位的有關(guān)人員，有關(guān)部門必須將檔案的安全問題放在首位，一定要確保信息化的檔案資料的安全保管以及安全利用，這就對相關(guān)安全人員提出了較為明確的目標(biāo)，將檔案信息化中從檔案的電子掃描，到檔案的電子歸檔都需要進(jìn)行安全的考量，以及檔案信息化的數(shù)據(jù)庫，檔案信息化完成的檔案資料保存也需要有相應(yīng)的安全保障措施。并且檔案信息化的安全問題也要上升到法律法規(guī)的范圍中，從法律的角度對檔案信息化進(jìn)行強(qiáng)有力的支持。

3 我國檔案信息化開展的意義

檔案信息化是遵循了社會發(fā)展的必要，而且以黨中央對檔案信息化頒布的《全國檔案信信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，檔案信息化建設(shè)需要由各行各業(yè)的支持，以及檔案工作人員的工作努力開展的。檔案信息化的基礎(chǔ)就是我過當(dāng)前的信息化潮流，將檔案資料的收集、整理、利用為核心，將原有的檔案事業(yè)進(jìn)行拓展，轉(zhuǎn)變檔案管理思路，推進(jìn)社會變革，將國家檔案信息化一步步的進(jìn)行深入探究、實(shí)踐，從而總結(jié)出我國特有的檔案信息化方面的資料，為我國的現(xiàn)代化事業(yè)不斷的添磚加瓦。

我國進(jìn)行的檔案信息化建設(shè)意義方面來看，隨著檔案信息化的全面建設(shè)，國家和人民在檔案資源的利用中就顯得尤為重要，檔案信息化的開展拓寬了人民的視野，豐富了國家歷史進(jìn)程的腳步。

參考文獻(xiàn)

[1]王瑞博.關(guān)于檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)建議[J].蘭臺世界，2015（S3）：50-51.

[2]張照余，吳品才.檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀、問題與對策[J].檔案管理，2007（6）：

[3]楊芳.高校檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀及對策研究[J].山西科技，2015（5）：107-109.

[4]張照余.關(guān)于檔案信息化建設(shè)效益問題的思考[J].檔案學(xué)通訊，2007（4）：57-5