數(shù)字化管理人事檔案若干問題的思考

劉爽

摘 要：結(jié)合干部人事檔案數(shù)字化管理的實(shí)際，探索在安全的管理干部人事檔案的同時(shí)，加強(qiáng)檔案管理人員的思想政治教育，采取有效地安全保護(hù)措施，更好地提高工作質(zhì)量和工作效率，確保工作的準(zhǔn)確無誤，科學(xué)高效的完成人事檔案的數(shù)字化工作。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化管理;人事檔案;優(yōu)勢

干部人事檔案的管理核心是確保人事檔案材料的真實(shí)性、可靠性。只有真實(shí)、可靠的檔案信息才能為組織人事部門提供更加科學(xué)的決策依據(jù)。近年來，我國曝光的個(gè)別黨員干部檔案中出現(xiàn)了涂改造假等現(xiàn)象，改年齡，造假學(xué)歷，對社會(huì)的影響極其惡劣。這些事件的出現(xiàn)，也體現(xiàn)出了檔案管理人員的政治素質(zhì)不高，職業(yè)道德嚴(yán)重缺失，也體現(xiàn)了干部檔案管理中存在著一定的安全漏洞，為了解決這些安全隱患，更好地提高檔案管理的水平，數(shù)字化檔案管理已迫在眉睫，是當(dāng)前的主要趨勢。數(shù)字化的檔案管理，才能提高人事檔案的管理和利用水平。但是數(shù)字化管理還面臨著許多問題，需要我們進(jìn)一步的研究和解決，這樣才能更好地使檔案數(shù)字化管理。

在市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境的影響下，傳統(tǒng)人事檔案的管理模式已經(jīng)越來越無法與當(dāng)前的人事管理工作相適應(yīng)。在當(dāng)前的信息時(shí)代的環(huán)境下，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)成為人們工作、學(xué)習(xí)和生活中不可或缺的工具，人事檔案的管理，也必須運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)來推動(dòng)和加快數(shù)字化人事檔案的發(fā)展。才能更好地為檔案的管理者和使用者提供更加便捷和高效的檔案信息服務(wù)，有效地提高人事檔案管理工作的使用效率，更好地發(fā)揮出人事檔案的價(jià)值。

1 數(shù)字化管理人事檔案的優(yōu)勢

1.1 可以有效地保護(hù)紙質(zhì)板檔案，有效地縮短查找檔案的時(shí)間

在數(shù)字化管理人事檔案工作中，通過掃描檔案來實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，并將掃描的人事檔案上傳到計(jì)算機(jī)中，形成電子版的人事檔案，這樣不僅僅實(shí)現(xiàn)了對紙質(zhì)版檔案的有效保護(hù)，而且還擴(kuò)大了人事檔案的使用范圍，為相關(guān)工作人員對人事檔案的查找、更新提供更多、更便捷的途徑。

1.2 電子存儲(chǔ)，有效防止涂改

紙質(zhì)版檔案經(jīng)過掃描后，形成的電子版人事檔案，在日常使用中，有效地保證紙質(zhì)版檔案的安全。數(shù)字化管理人事檔案，可以實(shí)現(xiàn)對檔案信息的有效備份，確保了數(shù)字化檔案與紙質(zhì)版檔案信息的一致性。在對人事檔案進(jìn)行處理的過程當(dāng)中，必須分批次進(jìn)行處理，對于要修改的檔案，要經(jīng)過多位領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后，方能修改。這樣有效地保護(hù)了人事檔案。

1.3 實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，有效降低工作強(qiáng)度

在傳統(tǒng)的人事檔案管理工作進(jìn)行中，不僅需要花費(fèi)大量的時(shí)間精力整理和歸納檔案，若是某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)失誤，無法確保整體檔案管理工作的實(shí)際效果。但是在檔案管理中引進(jìn)數(shù)字化技術(shù)的科學(xué)應(yīng)用，能夠結(jié)合數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用構(gòu)建完善的檔案管理系統(tǒng)，有效縮減管理工作中一些并不是很重要的環(huán)節(jié)，也就是有效降低管理工作人員的工作強(qiáng)度，同時(shí)有助于提高檔案管理工作水平和效率。

1.4 應(yīng)用數(shù)學(xué)化模式有效實(shí)現(xiàn)檔案共享，便于收集檔案數(shù)據(jù)與資料

隨著經(jīng)濟(jì)和科技的不斷發(fā)展與革新，數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用在社會(huì)很多行業(yè)中有著普遍的應(yīng)用，結(jié)合數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用創(chuàng)建合理的數(shù)字化模式，在人事檔案管理工作中通過數(shù)字化模式的應(yīng)用有效實(shí)現(xiàn)不同部門及不同部分的檔案之間的共享。畢竟不同部門的工作職責(zé)和工作任務(wù)是有明確劃分的，所以結(jié)合數(shù)字化模式的應(yīng)用便于收集不同部門及不同部分的數(shù)據(jù)與資料，同時(shí)還能及時(shí)發(fā)現(xiàn)和掌握人事檔案管理的最新動(dòng)態(tài)，當(dāng)人事檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)失誤的時(shí)候還能夠應(yīng)用數(shù)字化管理技術(shù)進(jìn)行更新和修正，確保人事檔案的真實(shí)性和完整性。

2 數(shù)字化管理檔案面臨的問題和解決辦法

2.1 加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案的管理意識(shí)

在當(dāng)前數(shù)字化人事檔案建設(shè)進(jìn)程推動(dòng)過程中，需要全面地提高數(shù)字化人事檔案管理的意識(shí)，加快數(shù)字化檔案管理理念的轉(zhuǎn)變，在實(shí)際的工作中，能夠嚴(yán)格地按照相關(guān)要求，更好地將人事檔案的信息實(shí)時(shí)更新，強(qiáng)化對數(shù)字化人事檔案的監(jiān)督，為數(shù)字化管理人事檔案奠定良好地基礎(chǔ)。尤其是應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理工作人員專業(yè)知識(shí)與技能的培訓(xùn)，組織管理人員參與專業(yè)技能培訓(xùn)活動(dòng)，增強(qiáng)管理人員對數(shù)字化的全面認(rèn)知，不斷提升管理人員的工作水平，才能有效保障數(shù)字化人事檔案管理的實(shí)際效果。

2.2 建立健全大型的數(shù)據(jù)庫

在數(shù)字化人事檔案管理的推進(jìn)過程中，根據(jù)各個(gè)單位的自身情況，對紙質(zhì)版人事檔案內(nèi)容進(jìn)行編輯，并通過建立完成的人事檔案數(shù)據(jù)庫，將人事檔案的信息轉(zhuǎn)換成數(shù)字化的形式，導(dǎo)入到電腦中，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)版檔案與數(shù)字化檔案信息一致性。建立健全人事檔案信息的管理系統(tǒng)，是由前臺(tái)與后臺(tái)操作系統(tǒng)共同組成的，前臺(tái)的系統(tǒng)主要為工作人員提供檔案信息的完善與修改工作，這樣可以保證檔案信息的錄入與存儲(chǔ)的完整性。后臺(tái)系統(tǒng)則用于信息的檢索與查詢。在人事檔案信息數(shù)字化建設(shè)的過程中，大型的數(shù)據(jù)庫建立是必不可少的硬件基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)信息的載入與存儲(chǔ)，為人事檔案的管理工作提供更加便捷的途徑，可以更加全面的提高人事檔案信息的管理。

2.3 建立健全人事檔案管理的安全機(jī)制

為推進(jìn)人事檔案數(shù)字化管理的建設(shè)進(jìn)程，應(yīng)有完善的安全管理機(jī)制。事業(yè)單位的人事檔案會(huì)涉及很多的保密信息，檔案的管理人員應(yīng)根據(jù)需求，對檔案管理的安全系統(tǒng)進(jìn)行健全，積極做好檔案信息的備份工作，保障人事檔案存儲(chǔ)工作的安全性。同時(shí)，要對檔案管理人員進(jìn)行法律法規(guī)的教育工作，要意識(shí)到工作的重要性。數(shù)字化管理檔案，要使用互聯(lián)網(wǎng)，所以必須利用安全防護(hù)措施避免第三方攻擊，避免信息的泄密問題，要嚴(yán)格按照相關(guān)的要求使用電腦。加強(qiáng)人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)，結(jié)合數(shù)字化技術(shù)和信息技術(shù)構(gòu)建完善的檔案保護(hù)系統(tǒng)，并安排專業(yè)技術(shù)人員做好網(wǎng)絡(luò)維修工作，確保系統(tǒng)的安全和穩(wěn)定運(yùn)行，同時(shí)需要嚴(yán)格要求工作人員依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行人事檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化人事檔案管理的安全性和時(shí)效性。

2.4 提高人事檔案管理人員的素質(zhì)

數(shù)字化管理人事檔案水平的高低與檔案管理人員的素質(zhì)有密切的關(guān)系。檔案管理人員中年齡普遍偏大，對于新的知識(shí)接受能力偏低，尤其是對數(shù)字化檔案管理模式的認(rèn)知不夠清晰，這對數(shù)字化人事檔案的管理工作帶來了很大的影響。因此，要注重對人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，要經(jīng)常開展計(jì)算機(jī)使用的培訓(xùn)，使檔案的管理人員能夠準(zhǔn)確地掌握計(jì)算機(jī)的相關(guān)知識(shí)，并且能夠靈活地運(yùn)用到檔案的數(shù)字化管理中，從而提高數(shù)字化管理檔案的效率和質(zhì)量。

3 根據(jù)工作實(shí)際，制定檔案數(shù)字化管理的相關(guān)規(guī)章制度

為了防止工作中出現(xiàn)盲目性、隨意性。結(jié)合工作的實(shí)際，從管理檔案、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、技術(shù)指導(dǎo)三方面提出并完善人事檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范體系，以確保電子檔案信息的采集、存儲(chǔ)等方面工作能夠有章可循，職責(zé)更加明確，也確保了數(shù)據(jù)更加準(zhǔn)確、真實(shí)、規(guī)范和統(tǒng)一。

數(shù)字化管理檔案已經(jīng)成為大勢所趨，因此，事業(yè)單位更要重視人事檔案的數(shù)字化建設(shè)，積極地轉(zhuǎn)變觀念，重視檔案管理人員的培養(yǎng)，全面地提高人事檔案數(shù)字化管理的水平，從而推動(dòng)人事檔案的管理工作。

參考文獻(xiàn)

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