關(guān)于數(shù)字化檔案建設(shè)相關(guān)問題的探討

摘 要：信息時代的到來，社會信息化以及信息社會化已經(jīng)成為時代發(fā)展的特征。由此而應(yīng)運(yùn)了信息處理新技術(shù)以及個各類型的先進(jìn)設(shè)備。信息化的發(fā)展改變了人們的思維、行為以及工作方式。尤其是在檔案信息化建設(shè)過程中，其信息技術(shù)的應(yīng)用，可以最大限度的提高檔案工作的現(xiàn)代化管理水平。本文就數(shù)字化檔案建設(shè)相關(guān)問題的探究，將數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化作為現(xiàn)代檔案工作的開展方向，引導(dǎo)檔案部門進(jìn)一步將傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化信息，轉(zhuǎn)變原有的工作模式，讓其在信息化社會中得到有效的運(yùn)轉(zhuǎn)，充分實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案信息的功能。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化檔案建設(shè);相關(guān)問題;探討

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.090

1 檔案數(shù)字化建設(shè)中需要具備的條件

1.1 技術(shù)條件

作為當(dāng)前高新科學(xué)技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物之一的檔案數(shù)字化。其檔案數(shù)字化建設(shè)是一項基礎(chǔ)性非常強(qiáng)大的工程。其工程中涉及了非常多的技術(shù)，比如有計算機(jī)技術(shù)，信息儲存技術(shù)以及多媒體技術(shù)等。由此可見，檔案數(shù)字化建設(shè)順利開展的一大關(guān)鍵要素就是技術(shù)。那么就數(shù)字檔案館而言，整個檔案數(shù)字化建設(shè)的最終目標(biāo)就是搭建一個數(shù)字檔案館，因此數(shù)字檔案館本身就是一個大規(guī)模的技術(shù)集成系統(tǒng)工程。那么在此工程中，需要有機(jī)結(jié)合軟件工程，網(wǎng)絡(luò)工程，以及計算機(jī)工程等。還有就是通過傳輸通道，比如可以借助寬帶高速網(wǎng)，進(jìn)一步轉(zhuǎn)換豐富多彩的檔案信息以及多媒體信息，然后通過數(shù)字檔案館傳遞給使用者。最后，檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，需要借助眾多的檔案管理技術(shù)。比如需要分類、索引以及檢索技術(shù)。由此可見這些技術(shù)的成熟以及普及程度，從側(cè)面上決定著檔案數(shù)字化的發(fā)展進(jìn)程。

1.2 網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施條件

檔案數(shù)字化的最終目的有兩個方面，第一方面是能夠最大限度的保障檔案原件的完好無損。第二方面就是能夠提高檔案信息的利用率，以及進(jìn)一步提供檔案信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。那么為了實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，就需要將網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施作為前提。例如需要建設(shè)區(qū)域網(wǎng)、信息資源網(wǎng)站等。通過各個網(wǎng)站的建設(shè)，充分提供給用戶各項數(shù)字信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)真正的信息資源共享目的。那么具體的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)需要其域名申請、服務(wù)器配置、網(wǎng)站規(guī)劃、網(wǎng)頁設(shè)計、數(shù)據(jù)庫、系統(tǒng)開發(fā)等多項內(nèi)容。所以數(shù)字化檔案信息能否在網(wǎng)絡(luò)上發(fā)布很大程度取決于網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)情況。

1.3 資金條件

眾所周知，檔案數(shù)字化建設(shè)是一項非常龐大的系統(tǒng)工程。數(shù)字資源數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)建設(shè)以及建立網(wǎng)站過程，都需要投入大量的資金。由此可見，檔案部門要是沒有相對應(yīng)的檔案數(shù)字化建設(shè)經(jīng)濟(jì)實(shí)力，那么其檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)度將會被大大拖延。

1.4 人才條件

作為新知識新技術(shù)應(yīng)用的檔案數(shù)字化建設(shè)過程，在建設(shè)過程中需要引入各個領(lǐng)域的高層次專業(yè)人才以及專家。比如其系統(tǒng)管理與維護(hù)專家、信息管理專家以及法律專家等。由此可見，人才是決定檔案數(shù)字化建設(shè)能否成功的一大要素。

2 檔案數(shù)字化建設(shè)需要注意的事項

2.1 檔案數(shù)字化建設(shè)要解決好儲存格式標(biāo)準(zhǔn)問題

經(jīng)過數(shù)字化處理過后的館藏檔案，會以什么格式儲存才能進(jìn)一步保證質(zhì)量，又能方便后續(xù)的利用？這個就是一個格式標(biāo)準(zhǔn)的問題。在考慮標(biāo)準(zhǔn)問題時，就需要充分融合信息技術(shù)。在我們的認(rèn)知中需要首先考慮的是國際標(biāo)準(zhǔn)，其次才是國家標(biāo)準(zhǔn)，最后才是行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。那么傳統(tǒng)檔案在進(jìn)行掃描過后，其儲存方式就會以圖像文件來儲存?，F(xiàn)如今卻可以通過多種格式儲存。比如jpg格式，gif格式，Tif格式的。這三種不同的格式都是國際標(biāo)準(zhǔn)格式。那么通過借鑒數(shù)字圖書館的實(shí)踐，可以明確提出全層可以應(yīng)用Tif格式。網(wǎng)絡(luò)層選用jpg格式。其索引層選用gif格式。

2.2 檔案數(shù)字化建設(shè)要立足于功能完善的系統(tǒng)

作為實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化所需的硬件軟件以及人類資源有機(jī)結(jié)合的檔案數(shù)字化系統(tǒng)，需要滿足系統(tǒng)論思想和集成化基礎(chǔ)要求。那么為了達(dá)到這一目的，可以將檔案數(shù)字化建設(shè)的著重點(diǎn)立足于技術(shù)成熟功能完善的系統(tǒng)中。即通過聯(lián)通網(wǎng)絡(luò)充分發(fā)揮檔案數(shù)字化系統(tǒng)的優(yōu)勢，不斷提高檔案數(shù)字化信息系統(tǒng)綜合能力，打下良好的檔案電子查詢基礎(chǔ)。功能完善的檔案數(shù)字化系統(tǒng)可以直接省略掉掃描圖像處理等工作，最大限度的節(jié)約人力以及物力資源。

2.3 檔案數(shù)字化建設(shè)要注重檔案保密數(shù)字管理工作

和一般的圖書以及資料不同，其檔案是要根據(jù)其價值劃分不同密級以及保存期限的。尤其是部分檔案中涉及黨和國家的機(jī)密事項或者是受法律保護(hù)的公民個人隱私。這些保密檔案只有在他保密期滿以及內(nèi)容不再涉及保密范圍后，才能由國家授權(quán)檔案館或者相關(guān)機(jī)關(guān)向社會公布。所以在檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，一定要注重對檔案的保管期限的區(qū)分，需要將開放檔案納入檔案信息利用系統(tǒng)中以供社會進(jìn)行查詢。而對于不可開放的檔案，可以進(jìn)一步借助數(shù)字化處理儲存于光盤中，在保密期滿后才能向社會公布。

2.4 檔案數(shù)字化建設(shè)需要做好數(shù)字庫建設(shè)與維護(hù)工作

與傳統(tǒng)的計算機(jī)信息系統(tǒng)不同，檔案信息數(shù)字化則是由紙質(zhì)文件處理向信息管理的過渡過程。所以在這個過程中，相關(guān)的工作人員需要做好其數(shù)據(jù)庫的建設(shè)與維護(hù)工作。尤其明確認(rèn)知國家檔案信息工程核心和基礎(chǔ)是開發(fā)與建設(shè)數(shù)字庫系統(tǒng)。所以勢必要結(jié)合先進(jìn)的信息技術(shù)，進(jìn)一步對資料進(jìn)行科學(xué)的管理。當(dāng)然需要認(rèn)知數(shù)據(jù)庫建設(shè)與維護(hù)工作是一項長期的任務(wù)。即維護(hù)環(huán)節(jié)需要循序漸進(jìn)，不可一蹴而就。與此同時，還要多個管理人員互相配合。比如服務(wù)器管理人員需要就安裝和設(shè)置服務(wù)器進(jìn)行科學(xué)化管理;而系統(tǒng)管理人員則需要就安裝和啟動操作系統(tǒng)進(jìn)行規(guī)范化管理。每一個系統(tǒng)維護(hù)環(huán)節(jié)中，相關(guān)的管理人員要做好自己的本職工作。還有在故障發(fā)生的第一時間內(nèi)，要是相關(guān)數(shù)據(jù)庫管理人員不在的情況下，其他領(lǐng)域的專業(yè)技術(shù)人員也要具備其故障處理的基礎(chǔ)知識，以此來保障整個數(shù)據(jù)庫的安全運(yùn)行狀態(tài)。

3 結(jié)語

本文就數(shù)字化檔案建設(shè)相關(guān)問題的探究，針對檔案數(shù)字化建設(shè)中需要具備的條件分析，提出相對應(yīng)的檔案數(shù)字化建設(shè)對策，以此來保障其數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)信息的安全。

參考文獻(xiàn)

[1]向立文.檔案數(shù)字化建設(shè)中若干問題的研究[D].湘潭大學(xué)，2004.

[2]譚遠(yuǎn)宏，趙家文，劉健華.我國檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題與對策[J].湘潭師范學(xué)院學(xué)報（社會科學(xué)版），2005，27（005）：174-176.

[3]李美娟.我國檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題與對策[J].經(jīng)濟(jì)管理（全文版）：00146-00146.

作者簡介

李屾（1987-），女，山東濰坊人，碩士，漢族，研究方向：檔案管理。