分析事業(yè)單位如何全面實(shí)現(xiàn)綜合檔案數(shù)字化管理

張曉雯

摘 要：2020年6月19日，國(guó)家檔案局舉辦區(qū)塊鏈技術(shù)視頻專題講座，中央檔案館館長(zhǎng)、國(guó)家檔案局局長(zhǎng)陸國(guó)強(qiáng)要求，要加快厘清運(yùn)用新一代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的思路舉措。在“十四五”時(shí)期實(shí)現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化必須取得突破。因此，數(shù)字化轉(zhuǎn)型是“十四五”時(shí)期事業(yè)單位檔案工作的重點(diǎn)任務(wù)。檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型是指事業(yè)單位將檔案工作的管理對(duì)象、管理手段等由傳統(tǒng)向數(shù)字化轉(zhuǎn)變及依此提升檔案管理水平和效益的過(guò)程。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;綜合檔案;數(shù)字化管理

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.077

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的到來(lái)，各行各業(yè)均致力于數(shù)字化建設(shè)，事業(yè)單位綜合檔案管理也應(yīng)如此。據(jù)調(diào)查得知，事業(yè)單位綜合檔案數(shù)字化建設(shè)均存在資金與設(shè)備匱乏、管理制度不完善、檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)參差不齊，跟不上檔案新時(shí)代發(fā)展的要求等一系列問(wèn)題，嚴(yán)重阻礙了綜合檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程，導(dǎo)致檔案管理差強(qiáng)人意，事業(yè)單位中的檔案管理難以取得創(chuàng)新性發(fā)展。為此，事業(yè)單位應(yīng)深入探究，想方設(shè)法推動(dòng)數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程，最大化開(kāi)發(fā)與利用綜合檔案資料信息，確保各項(xiàng)工作順利開(kāi)展，以此來(lái)促使事業(yè)單位早日實(shí)現(xiàn)綜合檔案信息化管理，為社會(huì)大眾提供優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)。

1 事業(yè)單位綜合檔案數(shù)字化管理意義

1.1 滿足檔案使用需要

數(shù)字化管理的實(shí)施，主要是利用信息系統(tǒng)來(lái)推動(dòng)檔案管理，這樣就可以在檔案管理之中融入網(wǎng)絡(luò)化、信息化、智能化以及個(gè)性化的理念，也可以合理借助云計(jì)算、大數(shù)據(jù)平臺(tái)來(lái)做好檔案數(shù)據(jù)信息的處理，進(jìn)而滿足事業(yè)單位對(duì)于檔案資源實(shí)際的使用要求。伴隨著事業(yè)單位改革的持續(xù)深入，檔案管理工作也從原本的傳統(tǒng)檔案保管逐漸朝著開(kāi)放性的檔案資源體系建設(shè)發(fā)展。檔案管理需要注重對(duì)于完善管理體系的形成，強(qiáng)調(diào)檔案資源的實(shí)際使用價(jià)值，進(jìn)而滿足各個(gè)事業(yè)單位以及大眾對(duì)于公共信息調(diào)閱與使用的要求。

1.2 提高檔案運(yùn)行效率

新時(shí)期，事業(yè)單位開(kāi)展檔案數(shù)字化管理，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理工作效率的提升，有效克服紙質(zhì)檔案管理弊端，這樣就可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)化，從而滿足建設(shè)戰(zhàn)略、管理設(shè)備、人力資源對(duì)應(yīng)的優(yōu)化配置處理。對(duì)于檔案室的發(fā)展，有利于對(duì)龐大檔案信息量的處理。通過(guò)數(shù)字化的管理措施，在滿足工作效率提升的同時(shí)，也可以滿足管理成本的降低，最終形成相應(yīng)的運(yùn)行管理體系，從而在實(shí)現(xiàn)上級(jí)行政機(jī)構(gòu)服務(wù)、社會(huì)公益服務(wù)方面可以實(shí)現(xiàn)彼此的聯(lián)系，最終達(dá)到人民群眾、機(jī)關(guān)的檔案需求，在管理壓力降低的同時(shí)，可以實(shí)現(xiàn)檔案管理有效性的全面提高，最終推動(dòng)檔案事業(yè)高速運(yùn)轉(zhuǎn)。

2 事業(yè)單位全面實(shí)現(xiàn)綜合檔案數(shù)字化管理的幾點(diǎn)措施

2.1 注重?cái)?shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)力度

在開(kāi)展檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程之中，最為核心的部分是檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，其直接關(guān)系到數(shù)字檔案管理的有序?qū)嵤?。所以，需要增?qiáng)檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)力度，具體來(lái)說(shuō)，還需要考慮到：第一，檢索型的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，主要是對(duì)于開(kāi)放性的檔案，提供相應(yīng)的目錄、范圍以及檢索。第二，文件型檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，主要通過(guò)檔案文件的順利載入，提供網(wǎng)絡(luò)方面的檔案信息服務(wù)，并且最為關(guān)鍵的在于廣泛的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)類型的有效使用。另外，對(duì)于電子文檔系統(tǒng)建設(shè)力度的加大。一直以來(lái)，電子文檔管理系統(tǒng)都是基于數(shù)字化的模式存在。對(duì)于各種電子文檔，其本身都會(huì)擁有錄入、修改、歸檔、查詢等配套的功能，這一系統(tǒng)，其本身?yè)碛邢鄳?yīng)的數(shù)碼攝像與掃描功能，并且還能夠?qū)⒃镜募堎|(zhì)信息內(nèi)容實(shí)現(xiàn)數(shù)字化方面的轉(zhuǎn)化，然后針對(duì)轉(zhuǎn)化之后的電子文件，可以開(kāi)展相應(yīng)的科學(xué)化管理，其包含了簽發(fā)、起草、歸檔、審核等諸多事項(xiàng)，最終才能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)存儲(chǔ)情況和使用情況的監(jiān)控。

2.2 提供便捷信息服務(wù)

事業(yè)單位綜合檔案的服務(wù)對(duì)象為事業(yè)單位及社會(huì)大眾，所以在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，利用綜合檔案信息化，增強(qiáng)信息服務(wù)的質(zhì)量，向用戶提供不同需要以及類型，有價(jià)值的檔案資源，表現(xiàn)出了大數(shù)據(jù)背景下信息服務(wù)的特色。運(yùn)用電子郵件、視頻以及網(wǎng)絡(luò)短信等相關(guān)信息傳輸方式，讓事業(yè)單位及社會(huì)大眾能夠?qū)n案信息予以有效的查詢以及利用。立足于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，構(gòu)建信息資源共享平臺(tái)，進(jìn)而讓檔案能夠?qū)崿F(xiàn)開(kāi)放式服務(wù)，同時(shí)通過(guò)檔案資源，有目的性地向事業(yè)單位及社會(huì)大眾提供服務(wù)、政策等相關(guān)信息，進(jìn)而滿足其具體需求，促進(jìn)信息服務(wù)質(zhì)量及效率的提升。

2.3 構(gòu)建完善綜合檔案電子管理系統(tǒng)

信息時(shí)代下，充分利用綜合檔案，不僅能夠?yàn)槲覈?guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)可持續(xù)健康發(fā)展奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)，還可實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位部門信息交流與共享資源。綜合檔案是社會(huì)發(fā)展過(guò)程中全部信息全面、如實(shí)的記錄，它能夠?qū)⒔?jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展進(jìn)程全面展示出來(lái)，為各項(xiàng)決策提供信息。綜合檔案數(shù)字化管理過(guò)程中，事業(yè)單位應(yīng)立足于自身實(shí)際情況，合理設(shè)計(jì)各項(xiàng)指標(biāo)，迅速將以前紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訑?shù)據(jù)。另外，構(gòu)建檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)時(shí)，不得忽視數(shù)據(jù)采集這一環(huán)節(jié)，在自然語(yǔ)言功能處理過(guò)程中，應(yīng)根據(jù)術(shù)語(yǔ)設(shè)計(jì)相對(duì)應(yīng)的索引關(guān)鍵詞，為事業(yè)單位及群眾查找提供便捷。

2.4 完善檔案管理安全保密制度

針對(duì)事業(yè)單位檔案管理，無(wú)論是組織文件，還是個(gè)人信息，都要求保密，一旦信息泄露，可能會(huì)對(duì)檔案所有者帶來(lái)一定的影響與危害。所以，在具體的管理環(huán)節(jié)之中，合理有效的安全保密制度是不可缺少的。第一，不同的檔案，其對(duì)應(yīng)的檔案保密的等級(jí)是存在一定差異的，同時(shí)，在實(shí)際的使用之中，還應(yīng)該配套其管理權(quán)限，這樣才能夠保障信息的安全性不受任何的影響。第二，檔案管理人員應(yīng)該具有保密意識(shí)和安全意識(shí)，能夠在需求的時(shí)候，打開(kāi)需要的具體信息。第三，完善檔案和系統(tǒng)的加密處理，同時(shí)做好定期的檢查和維護(hù)，這樣才可以將隱患及時(shí)消除掉，確保檔案信息本身的安全性。

2.5 提高檔案管理人員的素質(zhì)

事業(yè)單位檔案管理人員必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理思想觀念，樹(shù)立數(shù)字化的檔案管理意識(shí)，同時(shí)積極學(xué)習(xí)和掌握先進(jìn)的檔案管理知識(shí)和技能，才能迅速地適應(yīng)檔案數(shù)字化管理工作的節(jié)奏，確保檔案數(shù)字化管理工作的順利開(kāi)展。事業(yè)單位在開(kāi)展檔案數(shù)字化體系的建設(shè)工作時(shí)，應(yīng)該將檔案管理人員綜合素質(zhì)和專業(yè)能力的提高作為首要工作目標(biāo)，首先，加大檔案管理人員培訓(xùn)工作的力度，合理運(yùn)用多樣化檔案管理人員培訓(xùn)方式的優(yōu)勢(shì)，確保檔案管理培訓(xùn)內(nèi)容的全面性與實(shí)用性。比如，通過(guò)會(huì)議、視頻、學(xué)習(xí)手冊(cè)等方式向檔案管理人員普及檔案數(shù)字化管理的理論、技巧以及必須注意的事項(xiàng)，同時(shí)在檔案管理人員培訓(xùn)過(guò)程中加入信息化技術(shù)應(yīng)用技能培訓(xùn)的內(nèi)容，通過(guò)定期開(kāi)展檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)的方式，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和技能。其次，加大高素質(zhì)檔案管理人才引進(jìn)工作的力度，促進(jìn)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理團(tuán)隊(duì)文化水平的有效提升。事業(yè)單位在積極推動(dòng)檔案數(shù)字化管理工作時(shí)，應(yīng)該制定完善的檔案管理人員考核機(jī)制，定期進(jìn)行檔案管理人員專業(yè)技能的評(píng)估和考核，才能在促進(jìn)檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)穩(wěn)步提升的基礎(chǔ)上，為檔案數(shù)字化管理工作的高效開(kāi)展提供全方位的支持。

3 結(jié)語(yǔ)

總而言之，在技術(shù)逐漸成熟的今天，事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理能夠直接步入全新的階段。針對(duì)檔案數(shù)字化管理可能存在的問(wèn)題，事業(yè)單位本身也能夠提高其對(duì)應(yīng)的認(rèn)識(shí)，能夠采取科學(xué)合理的策略來(lái)持續(xù)優(yōu)化，這樣就可以滿足檔案管理和利用效率的提升，在保證檔案安全性的同時(shí)，也可以推動(dòng)事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展，最終成為合格的服務(wù)型單位。

參考文獻(xiàn)

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