公立醫(yī)院人事檔案信息化管理體系的建設(shè)和實踐

摘 要：公立醫(yī)院是保障基層群眾生命健康的基礎(chǔ)機構(gòu)。公立醫(yī)院的人事檔案工作屬于該醫(yī)院人力資源管理的一個分支，力求滿足醫(yī)院人才培養(yǎng)和組織管理工作。本文針對公立醫(yī)院人事檔案管理的信息化管理體系建設(shè)途徑和方式進行研究，對比傳統(tǒng)的人事檔案分析其優(yōu)越性，希望能夠為相關(guān)單位提供參考。

關(guān)鍵詞：公立醫(yī)院;人事檔案信息化管理;建設(shè)和實踐

隨著我國現(xiàn)代科學技術(shù)不斷發(fā)展，信息化管理開始成為眾多組織管理的重要手段。人事檔案是記錄醫(yī)院各項職工活動，中國職業(yè)發(fā)展的原始資料。隨著我國現(xiàn)代管理的科學化和現(xiàn)代化，人事檔案的管理作用也被放大。目前，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)不能夠滿足當前新時代的檔案管理的各項需求，在一定程度上影響了我國的綜合建設(shè)和發(fā)展。與此同時，醫(yī)院也要多借鑒信息化的現(xiàn)代化管理措施，最終全面提升檔案管理的工作質(zhì)量以及使用效率。本文針對基層公立醫(yī)院的人事檔案管理工作進行研究，針對人事檔案的信息化建設(shè)管理工作相關(guān)內(nèi)容進行研究分析。

1 分析人事檔案對公立醫(yī)院建設(shè)價值和重要性

人事檔案屬于一項基礎(chǔ)的管理工作，該工作崗位需要收集相關(guān)員工的職業(yè)發(fā)展信息和內(nèi)容，記錄職工的職業(yè)道德、工作能力、薪酬核算內(nèi)容等，對后期提拔重要人才，提升干部工作管理有重要的價值和意義。

2 分析我國公立醫(yī)院傳統(tǒng)的人事檔案管理工作存在的不足

2.1 沒有意識到人事檔案的管理價值

考慮到人事檔案的管理要點，很多單位沒有注重人事檔案管理的重要價值，再具體的工作中沒有做好檔案管理，且沒有科學利用檔案信息。針對檔案工作的各項工作優(yōu)化情況來看，極少有單位會對其投資，信息化設(shè)備的啟動資金、更新資金不足，最終也嚴重阻礙了檔案利用的效率。

2.2 檔案人員缺乏專業(yè)的素質(zhì)

從目前醫(yī)院的檔案工作現(xiàn)狀來看，醫(yī)院為了節(jié)約人力資源成本，大多聘請非專業(yè)的行政人員，或讓臨床工作人員專職或兼職醫(yī)院的檔案工作。在缺乏專業(yè)性和資源利用能力的背景下，檔案管理工作停滯不前，甚至出現(xiàn)了惡意篡改信息的問題。

2.3 沒有形成流暢的檔案管理制度

在實際的工作建設(shè)中，檔案管理的工作內(nèi)容不完善往往是造成檔案管理工作效率低的直接原因。一方面檔案組織設(shè)計的內(nèi)容偏多，若工作不當可能導致分工不明，責任不清等問題，員工之間若沒有建立完善的協(xié)調(diào)管理機制，也容易造成工作推諉，勞動力重復(fù)的問題。相應(yīng)的單位應(yīng)當做好制度設(shè)計管理，通過采用科學的預(yù)防處理方式，積極糾錯，預(yù)防檔案管理的質(zhì)量不當。

綜上可知，缺乏科學的管理機制，醫(yī)院的人事檔案管理已經(jīng)部門適應(yīng)當前社會發(fā)展。為了科學有效地促進現(xiàn)代化信息技術(shù)的改革和提升，建議相應(yīng)的單位通過科學的處理方式有效管控醫(yī)院人事檔案管理可能存在的效率，進而保證信息檔案的安全性，減少信息泄露或者是信息被篡改的風險。

3 醫(yī)院提升信息化人事檔案管理質(zhì)量的措施建議

3.1 轉(zhuǎn)變工作人員對傳統(tǒng)檔案管理的錯誤認識

檔案部門應(yīng)當通過科學的處理方式，真實有效地提升對檔案的工作認識。在具體的工作中，檔案管理人員要將相關(guān)的檔案信息管理輸送給醫(yī)院的全體職工，并從思想上開展一定轉(zhuǎn)化和深化認識工作，最終讓所有員工深刻認識并積極配合檔案管理的標準化、信息化建設(shè)。此外，檔案主管部門要將信息化建設(shè)列入年度計劃，以此來提升其在日常工作的具體地位，最終確保工作和設(shè)備配置得當。

3.2 建立完善的人事信息管理制度

建議相關(guān)單位制定完善的人事信息化管理制度，通過要求基層員工對人事檔案信息工作的了解，科學減少工作的隨意性，提升其針對性。在具體的工作管理中，相應(yīng)的人事檔案管理人員要建立科學的工作流程和管理制度，最終強化人事檔案管理質(zhì)量。

3.3 提升基層工作人員的綜合素質(zhì)

目前，我國人事檔案管理工作有了明顯的優(yōu)化，特別是在醫(yī)院檔案管理工作中，檔案管理工作有了新的創(chuàng)新。如檔案的專業(yè)分類要求增加，管理人員需要承擔檔案接收、分類、編制以及檢索等細節(jié)工作;做好檔案風險管理和信息保密、信息監(jiān)督等工作。建議醫(yī)院通過建立完善的培訓、考核機制，提升檔案管理人員的工作積極性和創(chuàng)新性。減少分享意外的發(fā)生，綜合強化檔案管理人員的職業(yè)意識。

3.4 做好檔案驗收管理

人事檔案的信息化是一項龐大的工作，需要前期大量的基礎(chǔ)性掃描、整理、上傳工作，為做到檔案的分類準確、編排有序，使檔案信息化的各個工作環(huán)節(jié)有效銜接，通過各工作環(huán)節(jié)人員在同一流程表上的工作記錄，每一項工作完成后，相應(yīng)環(huán)節(jié)負責人均在流程登記表中簽字。

4 結(jié)語

綜上所述，在信息化建設(shè)的大時代下，醫(yī)院的檔案管理工作有了明顯的優(yōu)化和創(chuàng)新，在特定的信息管理體系下，大量的公立醫(yī)院通過檔案升級以及細節(jié)管理等工作，全面提升了檔案的使用效率，真正科學地實現(xiàn)了檔案綜合、全面、動態(tài)化的長效管理建設(shè)，真真正正地提升了檔案管理的綜合質(zhì)量。

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作者簡介

肖潔（1990-），女，漢族，湖南衡陽人，南華大學附屬第一醫(yī)院，助理館員，碩士研究生，研究方向：人事檔案管理。