“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下電子檔案與紙質(zhì)檔案融合的檔案管理模式探析

趙科

摘 要：檔案管理涉及檔案收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、使用等方方面面，內(nèi)容繁瑣，耗時(shí)耗力。隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的迅速發(fā)展，傳統(tǒng)的“紙質(zhì)化”檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足現(xiàn)代社會(huì)對(duì)信息的需求，檔案管理工作開(kāi)始向著網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化的方向邁進(jìn)。但是互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代有利也有弊，如何高效地處理好這些數(shù)據(jù)信息并有效的管理成為我們值得深入思考的問(wèn)題。本文就此探索互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下辦公室檔案管理新途徑，紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理相融合，希望能更好地加強(qiáng)檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效、快捷。

關(guān)鍵詞：“互聯(lián)網(wǎng)+”;紙質(zhì)檔案管理;電子檔案管理

1 傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的特點(diǎn)

在信息化時(shí)代之前，傳統(tǒng)檔案主要以紙質(zhì)檔案為主，檔案管理人員負(fù)責(zé)各部門(mén)文件的收集整理、鑒定組卷、分類(lèi)歸檔，因工作量大、辦理管理的手續(xù)繁瑣、消耗大量的人力物力資源，卻又容易丟失破損，促使檔案管理者不得不尋求更為有效的管理方法[1]。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案作為一種古老的記錄信息的方法，客觀地記錄了當(dāng)時(shí)信息，以其直觀的方式呈現(xiàn)在我們的工作中，具有很強(qiáng)的原始性和真實(shí)性。但是由于媒介是紙張，會(huì)因?yàn)闀r(shí)間過(guò)久或翻閱次數(shù)過(guò)多等因素容易造成紙張信息丟失等情況，給檔案管理工作帶來(lái)一定的難度。

2 “互聯(lián)網(wǎng)+”背景下電子檔案的優(yōu)勢(shì)

隨著科技的發(fā)展，情報(bào)來(lái)源范圍擴(kuò)大、種類(lèi)增多，情報(bào)的精確度要求也隨之加深。如何在龐大的信息數(shù)據(jù)中準(zhǔn)確篩選、科學(xué)分類(lèi)，讓數(shù)據(jù)得到妥善歸類(lèi)和管理，是情報(bào)工作最基本的一步，也是進(jìn)一步分析利用數(shù)據(jù)的首要前提[2]。電子檔案所占空間小，方便存儲(chǔ)，可以存儲(chǔ)高密度、大容量信息，能滿(mǎn)足信息集中有效的管理;通過(guò)設(shè)置密碼對(duì)檔案進(jìn)行保存和查看還能有效的避免檔案丟失;同時(shí)還可以通過(guò)，圖像、聲音、文字或圖片等多種形式完成存儲(chǔ)，將紙質(zhì)的檔案資料轉(zhuǎn)為電子的形式存放在相應(yīng)的文檔中，通過(guò)搜索便可快速找到所需的檔案，明確檔案存在的具體位置，這樣大大提升了檔案的查詢(xún)效率;電子檔案管理可以提供更加及時(shí)和有效地信息，具有即時(shí)性的特點(diǎn)，大眾可以在網(wǎng)上查到自己需要的信息，這就大大加強(qiáng)了檔案信息的利用率，提高了檔案管理工作的價(jià)值，體現(xiàn)了其重要性[3]。此外電子檔案能通過(guò)計(jì)算機(jī)自由傳輸、復(fù)制等，這樣避免了紙質(zhì)檔案在傳閱過(guò)程中的丟失或損壞;由此可見(jiàn)，電子檔案的應(yīng)用可以快速、高效的對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)和管理。

3 “互聯(lián)網(wǎng)+”背景下電子檔案與紙質(zhì)檔案融合的管理模式

隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的發(fā)展，辦公室的信息化檔案管理模式已成為不可避免的發(fā)展趨勢(shì)。電子檔案和紙質(zhì)檔案各有優(yōu)劣，兩者相輔相成，缺一不可。無(wú)論是電子檔案紙質(zhì)化還是紙質(zhì)檔案電子化后制成的兩套檔案，雖然兩者在內(nèi)容方面完全相同，但其載體形式和功能、效力卻有較大差異[4]。對(duì)于載有同樣內(nèi)容的電子文件與紙質(zhì)文件，需要同步歸檔，目的是在保證紙質(zhì)文檔憑證性作用的同時(shí)，也能有效解決檔案資源利用與共享的問(wèn)題，達(dá)到優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)、揚(yáng)長(zhǎng)避短的目的。

4 結(jié)論

“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下電子檔案與紙質(zhì)檔案兩軌并存的融合模式，為檔案搜索、查詢(xún)、信息服務(wù)等檔案管理工作方面提供了極大的便利，我們要轉(zhuǎn)變工作思路，提高專(zhuān)業(yè)技能和素質(zhì)，充分利用好網(wǎng)絡(luò)信息帶來(lái)的各種優(yōu)勢(shì)，提高對(duì)信息的采集、整合能力，切實(shí)做好檔案管理工作。

參考文獻(xiàn)

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[3]張敏.淺析信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下的檔案管理[J].科技傳播，2017（6）：64-65

[4]李春慧.紙質(zhì)檔案與電子檔案“雙套制”管理探析[J].檔案管理，2019：92-94.