新形勢(shì)下電子檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策分析

摘 要：互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展與普及，使我們迎來(lái)了新的發(fā)展形勢(shì)，在世界范圍內(nèi)都進(jìn)入到了信息時(shí)代，使得人們的生活方式、娛樂(lè)方式都發(fā)生了重大轉(zhuǎn)變，檔案有原來(lái)紙質(zhì)存儲(chǔ)方式轉(zhuǎn)變成為電子檔案儲(chǔ)存方式。對(duì)此，文章針對(duì)新形勢(shì)下電子檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì);電子檔案管理;問(wèn)題;對(duì)策;分析

電子檔案主要是通過(guò)對(duì)計(jì)算機(jī)內(nèi)置磁盤(pán)系統(tǒng)的充分利用，來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案文件的歸納工作與存儲(chǔ)工作實(shí)施電子化，通常電子檔案采用的計(jì)量單位是案卷。相比于紙質(zhì)檔案管理模式相比，電子檔案在對(duì)檔案管理工作進(jìn)行解決的時(shí)候，更加具有有效性[1]。但是，國(guó)內(nèi)大多企事業(yè)單位中，對(duì)于電子檔案依然缺乏重視程度，相關(guān)工作人員在實(shí)際工作中也較為敷衍，在電子檔案管理技術(shù)水平方面也較為落后。

1 新形勢(shì)下電子檔案管理中存在的主要問(wèn)題

1.1 企業(yè)對(duì)檔案管理工作重視不足

基于新形勢(shì)下，我國(guó)大多企業(yè)在實(shí)施現(xiàn)代化建設(shè)的時(shí)候，都對(duì)電子檔案管理工作進(jìn)行了有序開(kāi)展，但是在具體開(kāi)展的過(guò)程中，相關(guān)工作人員在自身思想意識(shí)、思維方式等方面，并沒(méi)有與時(shí)俱進(jìn)的進(jìn)行轉(zhuǎn)變，而電子檔案管理所具備的重要性也并沒(méi)有給予充足的認(rèn)識(shí)，對(duì)于相關(guān)工作也并沒(méi)有進(jìn)行充分的了解，在實(shí)際工作的時(shí)候知識(shí)簡(jiǎn)單地將相關(guān)檔案內(nèi)容通過(guò)電子形式來(lái)完成相應(yīng)的錄入工作。在對(duì)電子檔案實(shí)施相應(yīng)管理的過(guò)程中，還會(huì)出現(xiàn)一定程度的人為錯(cuò)誤，由于管理人員自身一時(shí)間出現(xiàn)的疏忽大意，使得輸入的信息內(nèi)容出現(xiàn)錯(cuò)誤。

1.2 檔案管理中軟件類型復(fù)雜

但前階段國(guó)內(nèi)市場(chǎng)環(huán)境中的電子檔案管理軟件類型是多樣化的，各個(gè)企業(yè)在選擇電子檔案管理軟件的時(shí)候，也面臨著多種多樣的選擇，企業(yè)在實(shí)際選擇的時(shí)候基本都是將自身作為標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合自身在經(jīng)營(yíng)發(fā)展中的實(shí)際需求，來(lái)對(duì)自身工作系統(tǒng)軟件進(jìn)行選用[2]。但是，由于每個(gè)軟件都是由不同企業(yè)進(jìn)行開(kāi)發(fā)的，負(fù)責(zé)相應(yīng)維護(hù)工作的人員也是不同的，所以在具體實(shí)施管理的過(guò)程中，非常容易出現(xiàn)信息丟失、被復(fù)制等弊端問(wèn)題，還有使系統(tǒng)受到病毒攻擊的概率大大提升。此外，電子檔案管理過(guò)程中，主要出現(xiàn)問(wèn)題的因素體現(xiàn)在以下兩種情況。1）相關(guān)企業(yè)所采用的軟件本身就存在著一定程度的缺陷;2）相關(guān)檔案管理工作人員存在馬虎大意的狀態(tài)。當(dāng)前階段大多企業(yè)單位內(nèi)部負(fù)責(zé)電子檔案工作的人員，對(duì)于企業(yè)使用的系統(tǒng)在安全性方面太過(guò)相信，在實(shí)際工作中很少及時(shí)進(jìn)行備份，在這方面的重要性認(rèn)知也存在不足。

1.3 電子檔案管理并未明確相應(yīng)管理范圍

我國(guó)當(dāng)前大多企業(yè)具體實(shí)施電子檔案管理的過(guò)程中，普遍存在的問(wèn)題就是在管理邊界方面不清晰，也并未明確相應(yīng)的管理范圍，這就使得電子檔案管理工作很容易產(chǎn)生巨大的漏洞問(wèn)題以及各種安全隱患問(wèn)題。相比于原來(lái)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式，電子檔案管理模式所具備的特點(diǎn)，就是輸入于電子檔案中的全部資源都是以虛擬化形態(tài)存在的。此外，盡管在當(dāng)前階段市場(chǎng)中有很多信息輸入軟件經(jīng)過(guò)研發(fā)與改進(jìn)，都具備了定期自動(dòng)備份的這項(xiàng)功能，但是這項(xiàng)功能在實(shí)際使用中依然存在著非常大的缺陷。因此，很多企業(yè)在具體實(shí)施電子檔案管理工作時(shí)，由于備份工作存在的弊端問(wèn)題而使得檔案的內(nèi)容缺乏連續(xù)性，進(jìn)而出現(xiàn)相應(yīng)的斷檔情況。還有就是電子檔案信息管理系統(tǒng)在使用的過(guò)程中，也非常容易遭受到木馬病毒的攻擊，當(dāng)病毒對(duì)其進(jìn)行攻擊之后，不僅會(huì)使得系統(tǒng)數(shù)據(jù)丟失，嚴(yán)重時(shí)檔案信息還可能會(huì)出現(xiàn)被竊取的問(wèn)題。

2 新形勢(shì)下檔案管理問(wèn)題解決的對(duì)策分析

2.1 電子檔案管理流程規(guī)范、合理、標(biāo)準(zhǔn)化

電子檔案管理流程是出現(xiàn)問(wèn)題的關(guān)鍵，以廣告業(yè)務(wù)檔案為例，其檔案內(nèi)容主要包括廣告樣張（主要有圖片、照片、文字）資料、廣告證明及查驗(yàn)記錄、廣告合同、廣告審查情況記錄材料以及其他需要保存的材料等，可以說(shuō)具體的檔案管理流程是非常復(fù)雜的，所以必須要對(duì)其加以規(guī)范，具體通過(guò)以下幾個(gè)方面進(jìn)行解決：1）電子檔案安全方案：企業(yè)應(yīng)該結(jié)合自身的實(shí)際情況，盡量制定出多種能夠保證電子檔案安全的相關(guān)方案，這樣能夠使企業(yè)內(nèi)部的檔案信息在多個(gè)角度得到保護(hù)[3]。在對(duì)企業(yè)相關(guān)的檔案信息具體實(shí)施相應(yīng)錄入、存儲(chǔ)、調(diào)用等工作的過(guò)程中，需要能夠嚴(yán)格的依照操作流程規(guī)范來(lái)執(zhí)行;2）電子檔案管理人員：企業(yè)內(nèi)部的相關(guān)工作人員，必須要針對(duì)自身在崗位責(zé)任心、安全管理意識(shí)等方面不斷進(jìn)行增強(qiáng);3）病毒查殺：企業(yè)需要定期針對(duì)自身系統(tǒng)開(kāi)展相應(yīng)的病毒查殺處理環(huán)節(jié)，從而使電子系統(tǒng)能夠始終保持運(yùn)行狀態(tài)的良好性。

2.2 保證軟件選取的數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一性

當(dāng)前階段我國(guó)各個(gè)企業(yè)單位在具體實(shí)施電子檔案管理時(shí)，僅僅針對(duì)檔案信息實(shí)施了單純的數(shù)據(jù)化處理工作，而對(duì)于軟件格式的使用和理性并未細(xì)致地進(jìn)行思考。甚至有些企業(yè)在內(nèi)部都沒(méi)有對(duì)系統(tǒng)格式的統(tǒng)一化給予過(guò)相應(yīng)的思考，這也使得企業(yè)的電子檔案管理中，是存在著格式統(tǒng)一問(wèn)題的，促使企業(yè)在具體實(shí)施檔案管理對(duì)接工作的時(shí)候顯得極為困難，檔案中的信息也不能有效地將自身的作用進(jìn)行發(fā)揮，有時(shí)屬于同一家企業(yè)的單位各個(gè)部門(mén)之間，也有可能會(huì)存在信息格式之間不相容的狀況[4]。因此，企業(yè)在具體實(shí)施電子檔案管理工作的時(shí)候，應(yīng)該盡量選擇相同格式的軟件在相關(guān)工作當(dāng)中進(jìn)行使用，并針對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)追蹤，從而及時(shí)將其中存在的問(wèn)題進(jìn)行發(fā)現(xiàn)并有效地進(jìn)行解決。

2.3 定期開(kāi)展電子檔案?jìng)浞莨ぷ鞔_保資料的完整性

由于電子檔案很容易受到各種客觀因素的影響，使得單位很難長(zhǎng)期、有效地將電子檔案保存工作進(jìn)行完成。盡管電子信息在實(shí)際使用中具有不可消耗性，但是在具體實(shí)施相應(yīng)管理工作的時(shí)候，亦會(huì)不可避免地產(chǎn)生各種疏漏有失資料的適時(shí)性和完整性，進(jìn)而使得系統(tǒng)在實(shí)施管理過(guò)程中出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題，比如電視臺(tái)廣告費(fèi)用出現(xiàn)欠付的情況時(shí)，可結(jié)合欠付實(shí)際情況，來(lái)對(duì)欠付金額、原因、時(shí)間來(lái)進(jìn)行了解，并通知財(cái)務(wù)管理部門(mén)?？梢?jiàn)檔案?jìng)浞輰?duì)于檔案管理工作而言產(chǎn)生的影響是極為嚴(yán)重的，因此，需要從以下幾點(diǎn)著手實(shí)施管理。⑴制定相應(yīng)的安全管理制度：在制定制度時(shí)需要注重嚴(yán)格性及全面性，針對(duì)電子檔案定期實(shí)施相應(yīng)的備份工作，如果在特殊情況下，可以選擇對(duì)本機(jī)脫離并采用第三方存儲(chǔ)的方式來(lái)對(duì)數(shù)據(jù)備份處理進(jìn)行完成;⑵細(xì)化管理環(huán)節(jié)：企業(yè)單位及其內(nèi)部工作管理人員，在實(shí)際管理的過(guò)程中，必須要將每一個(gè)管理環(huán)節(jié)實(shí)施細(xì)化，穩(wěn)扎穩(wěn)打地將相關(guān)的各項(xiàng)工作完成，從而使得由于人為因素而出現(xiàn)的操作失誤現(xiàn)象盡可能減少，進(jìn)而降低對(duì)電子檔案造成的損壞程度。

3 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，基于新形勢(shì)下，現(xiàn)代化信息技術(shù)得到了突飛猛進(jìn)的發(fā)展，電力檔案管理已經(jīng)成為時(shí)代發(fā)展的總趨勢(shì)，但是在具體實(shí)施管理的時(shí)候，依然存在著眾多需要重視的問(wèn)題。因而，相關(guān)企業(yè)單位需要針對(duì)自身電子檔案規(guī)章管理制度實(shí)施相應(yīng)的完善工作，同時(shí)也需要針對(duì)相關(guān)檔案工作管理人員加強(qiáng)綜合能力的提升力度，從而有利于企業(yè)員在綜合素養(yǎng)方面獲得有效性提高。

參考文獻(xiàn)

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作者簡(jiǎn)介

張?。?969-），女，漢族，山西忻州人，大專，圖書(shū)管理員，忻州市廣播電視臺(tái)，研究方向：圖書(shū)管理。