論電子檔案管理在高職院校檔案管理中的應(yīng)用

摘 要：現(xiàn)在信息技術(shù)已經(jīng)在我國的各行各業(yè)得到了比較廣泛的普及，而信息技術(shù)在教育界也發(fā)揮了自身比較大的作用。比如對于高職院校來說，其檔案管理工作的任務(wù)相對來說比較重，同時(shí)工作內(nèi)容也比較煩瑣，而信息技術(shù)的存在就可以建立有效的電子檔案庫，提升檔案管理工作的效率。下文就將對電子檔案管理在高職院校檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：電子檔案;高職院校;檔案管理;應(yīng)用分析

基金項(xiàng)目：本文系2020年度內(nèi)蒙古自治區(qū)高等學(xué)?？茖W(xué)研究項(xiàng)目“高職院校教學(xué)檔案信息化管理研究”（項(xiàng)目編號：NJSY20319）研究成果。

現(xiàn)在我國的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)已經(jīng)逐漸保持在了高速發(fā)展的狀態(tài)，在此背景計(jì)算機(jī)技術(shù)不僅被有效應(yīng)用于社會上的各個(gè)生產(chǎn)領(lǐng)域，同時(shí)在高職院校的檔案管理工作中，也會見到計(jì)算機(jī)技術(shù)的身影。隨著科技的不斷發(fā)展，現(xiàn)在大部分高職院校在開展工作的過程中，如果用到文件，那么都會拋棄以往傳統(tǒng)的紙質(zhì)形式，更多地會選擇使用電子文件夾來開展工作。但大部分高職院校在對檔案進(jìn)行管理的時(shí)候，還是會使用傳統(tǒng)的管理模式。這樣一來不僅管理工作的效率會難以得到保障，同時(shí)還會耗費(fèi)管理人員大量的實(shí)時(shí)間。所以基于此，高職院校的管理人員一定要對電子檔案管理的應(yīng)用有所重視。

1 電子檔案管理存在的優(yōu)勢

1）符合科技進(jìn)步和時(shí)代發(fā)展。通過對我國現(xiàn)在社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展情況的分析可以得出，我國的主要發(fā)展趨勢已經(jīng)逐漸變?yōu)橛?jì)算機(jī)信息技術(shù)，在此背景下教育領(lǐng)域也開始對計(jì)算機(jī)信息技術(shù)進(jìn)行了大力使用。其中各個(gè)學(xué)校使用最多的就是多媒體教學(xué)以及辦公室自動化等。所以在此發(fā)展背景下，如果高職院校在開展檔案管理工作的時(shí)候?qū)﹄娮訖n案管理進(jìn)行使用，那么該做法也就符合了我國現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢。最后，高職院校在對電子檔案管理進(jìn)行應(yīng)用以后，其還可以與現(xiàn)代化教學(xué)技術(shù)進(jìn)行有效的結(jié)合，最終形成一體化的管理模式，提升高職院校的管理質(zhì)量。

2）提高工作效率。如果高職院校中的檔案管理人員可以在開展自身工作的時(shí)候，對電子檔案進(jìn)行有效的應(yīng)用，那么該工作就可以迎來很大的變革。比如，在以往檔案管理人員對檔案進(jìn)行整理的時(shí)候，如果需要對學(xué)生信息進(jìn)行記錄，那么記錄所使用的方式就是純手寫方式。同時(shí)在歸檔的時(shí)候，檔案管理人員還需要對這些文字進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。。這樣一來不僅工作效率難以得到保障，同時(shí)檔案管理人員還會因此耗費(fèi)自身較多的精力。而如果檔案管理人員可以對電子檔案管理進(jìn)行有效的使用，那么其在對學(xué)生信息進(jìn)行記錄保存的時(shí)候，就可以直接通過計(jì)算機(jī)設(shè)備完成。這樣一來不僅傳統(tǒng)檔案管理模式中的不便可以被有效解決，同時(shí)檔案管理工作的實(shí)際效率也會因此得到保障。除此之外，檔案管理人員在使用電腦對檔案進(jìn)行保存以后，整個(gè)檔案的安全性也可以因此得到保障。

3）提高管理水平和檔案質(zhì)量。對于以往的檔案管理模式來說，檔案都是以紙質(zhì)的形式存在。而如果檔案存檔環(huán)境相對來說比較潮濕，或者溫度比較高，那么這些紙質(zhì)檔案就會受到一定程度的損害。除此之外，對于高職院校來說，其學(xué)生的數(shù)量相對來說是比較多的，所以學(xué)生檔案所需要的紙張也會比較多，這樣一來學(xué)校在建立檔案的過程中，所使用的成本就會比較高。而如果檔案管理人員可以對電子檔案進(jìn)行使用，那么學(xué)生檔案就都會以電子的形式保存在u盤或者電腦之中，這樣一來不僅可以在空間以及紙張等方面有所節(jié)約，同時(shí)還可以降低檔案的管理難度，提升管理水平。

2 高職院校檔案工作存在的問題及風(fēng)險(xiǎn)

1）電子檔案對計(jì)算機(jī)設(shè)備的依賴程度比較高。檔案管理人員在對電子檔案進(jìn)行使用的過程中，主要是利用計(jì)算機(jī)來完成整個(gè)檔案的輸入與編制，所以對于電子檔案來說，其對計(jì)算機(jī)就會產(chǎn)生比較嚴(yán)重的依賴性。比如，對于文字檔案來說，檔案管理人員就需要使用word等辦公軟件，而如果檔案涉及一些比較特殊的算法，那么檔案管理人員就到對CAD等程序軟件進(jìn)行使用。所以檔案管理人員在對檔案進(jìn)行制作的過程中，軟件的實(shí)際運(yùn)行狀態(tài)會直接影響到檔案的制作效率。除此之外，檔案管理人員在對檔案進(jìn)行儲存或讀取的時(shí)候，也要通過軟件來實(shí)現(xiàn)，如果軟件運(yùn)行或者計(jì)算機(jī)設(shè)備存在問題，那么檔案的制作或保存就會以此受到影響。

2）檔案管理制度尚未完善。同時(shí)如果學(xué)校想要提升電子檔案的應(yīng)用效果，那么就一定要建立完整的電子檔案管理系統(tǒng)，并結(jié)合學(xué)校檔案的實(shí)際特點(diǎn)，制定科學(xué)的檔案管理制度。但雖然現(xiàn)在大部分高職院校存在制定管理制度的意識，但其所制定的管理制度相對來說并不完善，同時(shí)還存在許多大大小小的問題。比如，學(xué)校所制定的檔案管理制度中，并沒有針對檔案管理人員的實(shí)際工作責(zé)任進(jìn)行明確的劃分，同時(shí)對于檔案的定位也并不準(zhǔn)確。除此之外，大部分高職院校在建立電子檔案管理系統(tǒng)的時(shí)候，也沒有結(jié)合電子檔案管理制度完成該工作，這樣一來如果出現(xiàn)了檔案丟失或者檔案篡改等情況，那么這些問題就很難得到及時(shí)的處理，嚴(yán)重情況下高職院校還會因此受到損失。

3 高職院校檔案管理完善措施

1）加強(qiáng)電子檔案管理的重視度。隨著電子檔案的不斷改革，現(xiàn)高職院校一定要對電子檔案管理模式的應(yīng)用有所重視，利用電子檔案管理模式來提升檔案管理工作的效率以及水平。首先，高職院?？梢云刚堄薪?jīng)驗(yàn)的專家針對電子檔案模式的內(nèi)容以及應(yīng)用意義開展主題講座，然后組織檔案管理人員進(jìn)行參與。這樣一來檔案管理人員就可以通過講座對電子檔案管理有更多了解，同時(shí)其對于電子檔案管理的應(yīng)用意識也會因此提升。其次，高職院校還可以組織檔案管理人員開展培訓(xùn)活動，提升檔案管理人員對于電子檔案管理的應(yīng)用能力，這樣一來電子檔案管理的使用效果才可以得到保障。同時(shí)在培訓(xùn)過程中，高職院校還可以定期組織檔案管理人員進(jìn)行考核?？己送戤呉院?，高職院校不僅可以結(jié)合考核結(jié)果對檔案管理人員進(jìn)行后期針對性的培訓(xùn)，保證管理人員的工作能力可以得到有效提升。同時(shí)及高職院校還可以針對考核成績優(yōu)秀的員工進(jìn)行獎(jiǎng)金或者假期上的獎(jiǎng)勵(lì)，這樣一來檔案管理人員的工作及解析那個(gè)就會得到充分調(diào)動，檔案管理工作的實(shí)際效率也會因此提升。最后，學(xué)校還要對電子檔案管理開展大力的監(jiān)督工作，并結(jié)合該工作的實(shí)際情況向工作人員提出適當(dāng)?shù)囊螅诒ＷC檔案管理工作質(zhì)量的同時(shí)，也保證電子檔案管理應(yīng)用的有效落實(shí)。

2）規(guī)范操作流程，完善檔案管理制度。如果高職院校可以制定清晰化、科學(xué)化的檔案管理制度，那么如果檔案管理人員在工作過程中出現(xiàn)了任何一種問題，那么這些問題都會因?yàn)樵撝贫鹊拇嬖诙玫接行У慕鉀Q，同時(shí)檔案管理工作的質(zhì)量也可以因此得到保障。而高職院校在制定檔案管理制度的時(shí)候，首先要做的就是對學(xué)生檔案的實(shí)際情況進(jìn)行了解，然后再結(jié)合檔案管理人員的工作能力，以此為基礎(chǔ)完成檔案管理制度的制定工作，保證其科學(xué)性以及有效性。其次，學(xué)校在制定檔案管理制度的過程中，還要注意對檔案管理人員的責(zé)任進(jìn)行明確劃分，以便檔案管理人員可以清楚地了解自己的工作責(zé)任，盡可能地降低互相推脫責(zé)任現(xiàn)象出現(xiàn)的概率。

3）利用學(xué)校區(qū)域網(wǎng)建立服務(wù)平臺。對于高職院校的電子檔案來說，其存在的基本任務(wù)就是為師生進(jìn)行服務(wù)。所以基于此，學(xué)校還可以通過對學(xué)校局域網(wǎng)的利用，為師生提供一個(gè)開放性的服務(wù)平臺，以便教師以及學(xué)生都可以通過該平臺對共享性的電子檔案進(jìn)行訪問，查找自己所需要的檔案資料。比如，學(xué)生可以通過該平臺對自己的英語等級以及學(xué)歷證書等進(jìn)行查詢，而教師就可以利用該平臺對學(xué)生信息以及往屆畢業(yè)生的去向進(jìn)行查詢。這樣一來該服務(wù)平臺的存在不僅可以為學(xué)生的學(xué)習(xí)生活帶來便利，同時(shí)還可以為教師的工作帶來便捷。

4 結(jié)束語

總之，現(xiàn)在高職院校對電子檔案管理的使用，基本符合了我國現(xiàn)在的社會發(fā)展趨勢。而如果高職院校想要保證電子檔案管理的實(shí)際使用效果，那么首先要做的是組織檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提升其檔案管理能力。其次學(xué)校還要制定科學(xué)的管理制度，并對校內(nèi)網(wǎng)進(jìn)行利用，建立有效的檔案服務(wù)平臺。這樣一來電子檔案管理自身的價(jià)值就可以得到充分的發(fā)揮。

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作者簡介

侯永紅（1969-），女，漢族，2003年6月畢業(yè)于內(nèi)蒙古師范大學(xué)計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)與應(yīng)用專業(yè)，錫林郭勒職業(yè)學(xué)院教師，檔案系列副研究館員，研究方向：檔案管理、圖書館建設(shè)等。