信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創(chuàng)新分析

肖倩琦

摘 要：在信息社會背景下，對辦公室文書檔案管理工作進行改革和創(chuàng)新是信息化技術(shù)不斷發(fā)展的結(jié)果，傳統(tǒng)的管理方式無法滿足信息社會對文書檔案管理工作的需求。本文分析了當(dāng)前辦公室文書檔案管理工作存在的問題，并提出相應(yīng)的改革和創(chuàng)新措施，有一定的參考價值。

關(guān)鍵詞：信息社會;辦公室;文書檔案管理;改革;創(chuàng)新

隨著經(jīng)濟社會的快速發(fā)展和信息化技術(shù)的應(yīng)用范圍擴大，我國的企事業(yè)單位的工作方式也發(fā)生了巨大變化。重大事件和日常工作事項等內(nèi)容的記錄任務(wù)均由辦公室文書檔案管理工作承擔(dān)，對日常工作的開展具有重要意義。在信息化的社會背景下，傳統(tǒng)的文書檔案管理方式已無法滿足企事業(yè)單位日常工作的需求，本文將結(jié)合廣州市增城區(qū)殘疾人聯(lián)合會的情況，分析信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創(chuàng)新方式。

1 傳統(tǒng)管理工作存在的問題

隨著近年來我國有關(guān)殘疾人的政策體系不斷完善，殘疾人聯(lián)合會的工作內(nèi)容不斷增加，辦公室文書檔案的數(shù)量也在不斷增加，對文書檔案管理工作提出了更高的要求，傳統(tǒng)管理方式的弊端也逐漸顯現(xiàn)出來。辦公室文書檔案管理工作出現(xiàn)問題會在一定程度上影響殘聯(lián)日常工作的開展，不利于各部門之間的溝通合作，嚴重的還會影響殘障人士的合法權(quán)益，甚至?xí)绊憵埪?lián)的長遠發(fā)展。辦公室文書檔案管理工作中存在的問題主要表現(xiàn)為以下幾個方面：一方面，相關(guān)工作和管理人員意識到辦公室文書檔案的重要性，意識不到文書檔案的價值。在實際的工作過程中，對辦公室文書檔案沒有做到及時的整理和分類，或者沒有注意到現(xiàn)代化信息技術(shù)的優(yōu)勢，僅用傳統(tǒng)的管理辦法來整理文書檔案，大大降低了管理工作的效率和水平。當(dāng)前，我國還沒有完善的文書檔案管理機制，現(xiàn)有機制存在較多不足，再加上工作人員責(zé)任意識落后，文書檔案管理工作的效果較差。另一方面，現(xiàn)在從事檔案管理工作的人員普遍能力水平較差，對先進的信息化技術(shù)不夠熟練，習(xí)慣于用傳統(tǒng)的管理辦法開展工作，這嚴重阻礙了文書檔案管理工作的開展。此外，相關(guān)工作人員綜合素質(zhì)水平不高，在實際工作中，違規(guī)操作的問題經(jīng)常出現(xiàn)，一旦操作失誤將會影響文書檔案管理工作的效果。管理人員不注重先進技術(shù)的運用，平時也不注重對工作人員能力的培養(yǎng)，嚴重影響辦公室文書檔案管理工作的工作效率。當(dāng)前，文書檔案的管理在規(guī)范化和系統(tǒng)化上還存在嚴重不足，缺乏對文書檔案整體的規(guī)劃，造成各部門之間協(xié)調(diào)運作的困難[1]。

2 信息化背景下辦公室文書檔案管理工作改革和創(chuàng)新的優(yōu)勢

2.1 提升工作效率

電子檔案隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，也在不斷進步，將其應(yīng)用在辦公室文書檔案管理工作當(dāng)中可以為工作人員提供不小的便利，顯著提高工作效率。信息化技術(shù)的運用可以幫助工作人員在短時間內(nèi)分析相關(guān)工作的進展或成果，為下一步工作提出更加合理的建議，確保相關(guān)工作的順利完成。另外，信息化技術(shù)能實現(xiàn)對數(shù)據(jù)信息的結(jié)構(gòu)化管理，這有利于文書檔案的分類和整理工作。對于需要解決的問題，可以對檔案進行有針對性的調(diào)取，提高調(diào)取準(zhǔn)確性的同時縮短了檔案調(diào)取所需的時間，提高了信息分析的效率，為決策的制定提供有力的支撐，大大提高開展工作的效率[2]。

2.2 提升管理水平

傳統(tǒng)的辦公室文書檔案管理工作流程復(fù)雜煩瑣，耗費的時間較長，效率低下，同時，管理工作一般只負責(zé)文書檔案的存儲，調(diào)用和運輸?shù)确矫?，對檔案的利用效率較低，而且缺乏對于文書檔案的全過程管理。引入信息化技術(shù)之后，文書方案管理工作相對簡便，但也有了更高的要求。首先，檔案形成的全過程都將屬于檔案的管理工作，保證檔案的完整性是管理人員需要注意的，另外，電子檔案的安全性是管理工作的重中之重[3]。其次，管理人員要增加對檔案資源共享的重視程度，可以與相關(guān)部門進行合作，搭建資源共享平臺，提高信息資源的利用率，發(fā)揮檔案的價值作用。但是在共享檔案資源的時候，要制定相應(yīng)的規(guī)章制度，確保檔案在移交過程中的安全性。

3 如何改革并創(chuàng)新辦公室文書檔案管理工作

3.1 建立完善管理制度

一套完善的管理制度，是改革并創(chuàng)新辦公室文書檔案管理工作的重要基礎(chǔ)。首先，要確保各項規(guī)章制度在管理文書檔案的過程中嚴格落實，還要對檔案管理過程中各項責(zé)任進行合理的劃分，提高管理工作的效率。另外，不同的檔案坑具有不同的保密級別，要在管理制度中制定相應(yīng)的管理措施，依靠信息化技術(shù)來實現(xiàn)不同級別檔案的合理分離，避免檔案遺失和泄露的情況出現(xiàn)。

3.2 升級管理方式

傳統(tǒng)辦公室文書檔案管理方式，會對文書檔案的安全造成一定的隱患。因此，要在先進的信息化技術(shù)的基礎(chǔ)上對傳統(tǒng)的管理方式進行改革。對于檔案管理方式的改革，要充分結(jié)合檔案形成的整個過程，確定每個環(huán)節(jié)的負責(zé)人，通過嚴格的管理制度來規(guī)范相關(guān)工作人員的行為，保證其將責(zé)任落到實處。大量的實踐證明，合理的分工體系，是提高工作效率的重要方法，改革檔案的管理方式要注重分工的合理性，簡化文書檔案管理工作的流程，提高管理水平，促進企事業(yè)單位的發(fā)展。

3.3 提高工作人員的能力

工作人員是檔案管理工作的主要執(zhí)行者，工作人員的綜合能力是辦公室文書檔案管理水平的重要體現(xiàn)。對信息社會背景下的辦公室文書檔案管理工作進行改革和創(chuàng)新的重要內(nèi)容就是要對工作人員進行有效的技能和素質(zhì)培訓(xùn)，提升其綜合能力。一方面，要根據(jù)員工的特點進行有針對性的培訓(xùn)，彌補其在工作能力上的不足，提高工作人員的綜合素質(zhì)有助于整體管理水平的提高。在培訓(xùn)的過程中要注意幫助工作人員把握工作的重點難點，并在實際的工作過程中加以指導(dǎo)，有效提高其工作效率。另一方面，要為工作人員提供更多的學(xué)習(xí)機會，組織各種形式的學(xué)習(xí)交流活動，提升工作人員的學(xué)習(xí)興趣，主動學(xué)習(xí)，提升綜合能力。只有工作人員的綜合能力提升了，檔案管理工作的改革和創(chuàng)新工作才能得到有效的推進[4]。

3.4 加強監(jiān)督和清理工作

首先，嚴格的監(jiān)督檢查工作可以保障辦公室文書檔案管理工作順利進行，除了要不定期抽查檔案管理工作的成效，在日常工作中也要對工作人員的檔案管理工作進行監(jiān)督，這有助于各項管理制度的落實。過期文檔的堆積會給查找和借閱工作造成一定程度的阻礙。因此，為了提高辦公室文檔管理工作效率，定期清理過期失效的普通文檔是十分必要的。無限期地保存已失效的重要文檔始終存在著潛在風(fēng)險，因此，清理過期失效的重要文檔正是為了確保文檔的安全和保密。清理過期失效的重要文檔首先需要報請單位主要領(lǐng)導(dǎo)審批。

4 結(jié)論

隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，電子文件存儲技術(shù)得到了廣泛的應(yīng)用。傳統(tǒng)的辦公室文書檔案管理方式的弊端在信息社會背景下逐漸顯露出來，為了保證檔案管理工作的順利進行，檔案管理方式急需進行改革。改革并創(chuàng)新檔案管理工作主要從完善管理制度、改變管理方式，提升工作人員能力水平和加強監(jiān)督管理四個方面進行，以達到提升管理水平和工作效率的目的[5]。

參考文獻

[1]余毅.信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創(chuàng)新分析[J].神州：2017（10）：236.

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[3]孫茜.信息社會視角下企業(yè)辦公室文書檔案管理工作的改革與創(chuàng)新[J].職工法律天地：下，2018（2）：280.

[4]于春玲.淺析信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創(chuàng)新[J].赤子：2019（13）：122.

[5]張玉梅.信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù)：2017（2）：108.