企業(yè)負(fù)責(zé)人檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)體會

黃菲

摘 要：檔案管理工作是企業(yè)工作中的重點(diǎn)內(nèi)容，直接影響企業(yè)的整體發(fā)展和運(yùn)營，決定著企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和未來走向。對于企業(yè)的負(fù)責(zé)人來說，如何做好企業(yè)檔案的管理工作，促進(jìn)企業(yè)更長遠(yuǎn)的發(fā)展和進(jìn)步是急需解決的問題。本文將以企業(yè)負(fù)責(zé)人檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)體會為題，對檔案管理工作的意義、方法以及優(yōu)化方向進(jìn)行詳細(xì)的分析和論述。

關(guān)鍵詞：企業(yè)負(fù)責(zé)人;檔案管理工作;經(jīng)驗(yàn)體會

檔案管理工作是指檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究、檔案提供利用等部分。在企業(yè)運(yùn)營中，檔案管理工作非常關(guān)鍵和重要，對企業(yè)的發(fā)展具有重要的意義，接下來筆者將對檔案管理工作的意義進(jìn)行詳細(xì)的闡述。

1 檔案管理工作的意義

企業(yè)檔案是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的對國家、社會和企業(yè)有保存價(jià)值的各種形式的文件材料，其中包括行政管理類檔案、經(jīng)營管理類檔案、生產(chǎn)技術(shù)產(chǎn)品類檔案、設(shè)備儀器類檔案、人事工人類檔案以及會計(jì)檔案等多種檔案資料，設(shè)計(jì)企業(yè)各個(gè)方面的資料和數(shù)據(jù)，記錄著企業(yè)建成、發(fā)展以及經(jīng)營的各種資料，是企業(yè)建成發(fā)展的見證，對企業(yè)有著非常重要的意義[1]。企業(yè)檔案是企業(yè)發(fā)展的見證書，企業(yè)中的一些原始資料檔案記錄著企業(yè)的起源、發(fā)展、重大的事件以及詳盡的資料，見證著企業(yè)的發(fā)展和成長;企業(yè)檔案是企業(yè)商業(yè)運(yùn)營的密碼鎖，企業(yè)中各種經(jīng)營類的資料檔案，生產(chǎn)技術(shù)類、產(chǎn)品設(shè)備、會計(jì)類的檔案資源都是企業(yè)的機(jī)密材料，對這些材料檔案進(jìn)行管理，就是給企業(yè)經(jīng)營發(fā)展提供保障;企業(yè)檔案管理是企業(yè)建設(shè)宣傳發(fā)展的資料庫，企業(yè)檔案中不僅涉及珍貴的資源材料，也有包含著企業(yè)的文化和精神，其中涉及企業(yè)技術(shù)研究、人才的引進(jìn)以及企業(yè)精神的傳承，是企業(yè)不斷發(fā)展前進(jìn)的動力，對企業(yè)檔案的管理可以為企業(yè)今后的宣傳發(fā)展提供資料和支持，促進(jìn)企業(yè)更好的發(fā)展和進(jìn)步。

2 檔案管理工作的方法

1）檔案的庫房制度的建立。進(jìn)行企業(yè)檔案管理工作，首先要建立一個(gè)檔案庫房，以妥善保管企業(yè)各方面的資料和檔案。檔案庫房的建立和管理，是一個(gè)企業(yè)開展檔案管理工作的基本要求和保障。在檔案庫房的設(shè)立過程中，要對庫房的地點(diǎn)進(jìn)行精心的選擇，要符合國家相關(guān)的規(guī)定，綜合考慮多種因素進(jìn)行設(shè)定[2]。例如：要考慮庫房的安全性，最好與辦公樓分開單獨(dú)興建，即使選擇辦公樓中的房間也不要選擇一樓，以免出現(xiàn)暴雨、漏水、坍塌等自然災(zāi)害，使企業(yè)檔案遭到破壞。同時(shí)要注意門窗的加固和防盜，指派專員對檔案進(jìn)行管理，并制定嚴(yán)格的檔案管理制度，注意材料室與閱覽室的分開設(shè)置，避免因?yàn)殚営[過程中的意外造成對檔案資料的破壞。

2）檔案開放前的基礎(chǔ)工作。在檔案開放前要做好檔案的基礎(chǔ)工作，以確保檔案的完整合理性。（1）對原有檔案資料進(jìn)行系統(tǒng)的整理、分類和歸納，做到分類合理、編目科學(xué)、排列整齊的要求。（2）對整理好的檔案進(jìn)行建號管理和擺放，并根據(jù)建號建立檢索體系，方便檔案資料的查找和檢視。（3）檢索工具的編制，對檔案目錄進(jìn)行基礎(chǔ)性的檢索編制，設(shè)置相應(yīng)的骨干檢索工具以及敘述檢索工具，并將基礎(chǔ)檢索工具、骨干檢索工具以及敘述檢索工具進(jìn)行合理的融合和應(yīng)用，提升檢索工具的多樣性和準(zhǔn)確性，提高檔案檢索的效

率[3]。（4）做好珍貴檔案的備份和管理，對珍貴資源和檔案要通過抄錄、拍照、復(fù)印、留存電子版本的形式進(jìn)行復(fù)制和備份，以免因損壞和丟失給企業(yè)造成難以挽回的損失。

3）檔案的借閱和交接工作。檔案的借閱和交接工作是檔案管理工作的重中之重，一旦在檔案借閱和交接過程中出現(xiàn)問題，就會給企業(yè)造成嚴(yán)重的影響和損失。因此，在企業(yè)檔案管理工作中，一定要對檔案的借閱和交接工作進(jìn)行嚴(yán)密的管理和控制。在檔案交接和借閱過程中，很多企業(yè)檔案管理人員意識不強(qiáng)，借閱交接手續(xù)完整，流程較為疏漏，時(shí)間不符合規(guī)定，造成檔案在借閱交接過程中丟失、損壞、遺漏，給企業(yè)造成嚴(yán)重的影響。因此，在企業(yè)檔案借閱時(shí)，要嚴(yán)格按照相應(yīng)的借閱規(guī)定進(jìn)行借閱和管理，在檔案交接過程中，要提升管理人員的責(zé)任意識和安全觀念，在交接程序和規(guī)則上進(jìn)行嚴(yán)格的執(zhí)行，做好檔案的管理交接工作，避免責(zé)任不明的現(xiàn)象發(fā)生。

4）涉密檔案的管理和保密。對于企業(yè)涉密檔案的管理和保密工作也是非常重要的內(nèi)容，在涉密檔案的管理上，要設(shè)置相應(yīng)的密碼鎖、保險(xiǎn)箱等保密工具，以保證檔案資料的安全。同時(shí)對于涉密檔案的保密問題，要對相應(yīng)的人員進(jìn)行嚴(yán)格的保密要求，提升保密人員的思想層次和觀念素養(yǎng)，并制定嚴(yán)格的泄密追責(zé)制度，規(guī)范保密人員的行為舉止。在涉密檔案的管理中，要嚴(yán)格制定相應(yīng)的借閱、轉(zhuǎn)移等制度，嚴(yán)格按照相應(yīng)規(guī)則和程序進(jìn)行，并對保密文件和檔案設(shè)定相應(yīng)的保密時(shí)間和期限，對保密資料進(jìn)行單獨(dú)存放和保管，以確保檔案的安全性[4]。

3 檔案管理工作的優(yōu)化

1）提升檔案管理意識，提升管理人員素質(zhì)。想要提升企業(yè)檔案管理工作的質(zhì)量和效率，促進(jìn)企業(yè)長遠(yuǎn)的發(fā)展和提升，一定要對檔案管理工作進(jìn)行足夠的重視和關(guān)注，提升檔案管理意識和觀念，提升檔案管理人員的素質(zhì)和水平。檔案管理工作的主體是檔案，主導(dǎo)是管理人員，管理人員的工作態(tài)度和工作嚴(yán)謹(jǐn)性對檔案資料的安全性有著重要的作用，直接影響企業(yè)檔案管理的質(zhì)量。因此，企業(yè)負(fù)責(zé)人要對企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行關(guān)注，提升檔案管理的觀念和意識，對檔案管理人員進(jìn)行嚴(yán)格的選拔和系統(tǒng)的培訓(xùn)，提升檔案管理人員的素質(zhì)和能力，確保檔案管理工作的順利進(jìn)行。

2）創(chuàng)新檔案管理形式，強(qiáng)化電子信息建設(shè)。在檔案管理工作中，要對檔案管理形式進(jìn)行改革和創(chuàng)新，強(qiáng)化電子化檔案信息建設(shè)，隨著我國經(jīng)濟(jì)社會的不斷發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的不斷提高，越來越多的先進(jìn)技術(shù)被應(yīng)用到企業(yè)檔案管理當(dāng)中，企業(yè)在檔案管理過程中，可以利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)對檔案資源進(jìn)行電子化管理，將企業(yè)檔案資源進(jìn)行電子化轉(zhuǎn)化，從而提升企業(yè)檔案管理的工作質(zhì)量和效率，提升企業(yè)檔案的安全性和高效性，更好的促進(jìn)企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展[5]。

3）完善檔案管理制度，加強(qiáng)檔案管理監(jiān)督。在企業(yè)檔案管理工作中，企業(yè)負(fù)責(zé)人要健全和完善企業(yè)檔案管理制度和體系，加強(qiáng)對企業(yè)檔案管理工作的監(jiān)督。完善的制度是保證企業(yè)檔案管理工作順利開展的前提條件，也是檔案管理人員工作的重要依據(jù)。在企業(yè)檔案管理工作中， 負(fù)責(zé)人要制定嚴(yán)格的檔案管理制度，規(guī)范檔案管理人員的工作態(tài)度和工作流程，并設(shè)置專門的人員對企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和管理，實(shí)時(shí)監(jiān)管檔案管理人員的行為，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中出現(xiàn)的問題和不足，并有針對性的對檔案管理中出現(xiàn)的問題和漏洞進(jìn)行妥善的處理和解決，提升企業(yè)檔案管理監(jiān)督工作的質(zhì)量和水平，更好的管理企業(yè)檔案資源和材料，保證企業(yè)檔案的安全，促進(jìn)企業(yè)各方面的平穩(wěn)發(fā)展，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和發(fā)展目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

4 總結(jié)

總而言之，想要做好企業(yè)檔案管理工作，必須對檔案管理工作給予足夠的重視，提升檔案管理觀念，建立完善的檔案管理制度，建立檔案管理庫房，在檔案管理交接等方面進(jìn)行細(xì)致的規(guī)定，強(qiáng)化信息電子化建設(shè)，創(chuàng)新檔案管理形式，加強(qiáng)對檔案管理進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督，提高檔案管理人員的素養(yǎng)和能力，從多方面做好檔案管理工作，促進(jìn)企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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