路橋施工企業(yè)檔案管理問題剖析及前景展望

郭亞麗

摘 要：公路建設(shè)是國家基礎(chǔ)建設(shè)的重要組成部分，路橋施工企業(yè)在公路建設(shè)中扮演著不可或缺的重要角色。隨著信息化大數(shù)據(jù)時代的到來，各施工過程中的信息資料愈加繁雜而多樣，檔案收集與整理工作面臨著機(jī)遇與挑戰(zhàn)，本文對路橋施工企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并對融入數(shù)字化管理之后的施工企業(yè)檔案前景予以展望。

關(guān)鍵詞：路橋企業(yè);檔案;問題;展望

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.042

進(jìn)入21世紀(jì)以來，檔案的整理與保管呈現(xiàn)向多元化轉(zhuǎn)型發(fā)展。根據(jù)山西省檔案局頒布的《企業(yè)檔案管理規(guī)范》的規(guī)定，各企業(yè)檔案管理已逐步完善并向電子化、信息化轉(zhuǎn)變。而對于路橋企業(yè)來說，卻存在著一些有待解決的問題。

1 路橋施工企業(yè)工程檔案管理的現(xiàn)狀及問題

1）單位的工作性質(zhì)決定了路橋施工企業(yè)檔案管理的不足。細(xì)化來說，具體表現(xiàn)為項目多、流動性大，人員調(diào)動頻繁。項目部根據(jù)施工項目的地域不同會出現(xiàn)在國外、省外、不同縣市，并且在一個工程完工后，項目部所屬人員、設(shè)備就會被抽調(diào)到下一個工程項目，遺留的有關(guān)檔案不能得到及時的整理，從而導(dǎo)致了文件資料收集問題的日趨顯著。2）施工過程中的中間環(huán)節(jié)、隱蔽工程資料不足。對于一些特殊環(huán)節(jié)、特殊部位、隱蔽工程等技術(shù)性較強(qiáng)而且過后不可追述的工程資料諸如照片、影像等收集不足。3）沒有針對本企業(yè)的項目檔案管理方案。雖然根據(jù)建設(shè)單位要求，項目部會安排工程收尾人員整理工程檔案，并在整理完畢后移交給建設(shè)單位。但對于施工企業(yè)自身來說，依據(jù)建設(shè)單位要求整理的工程檔案在一定程度上并不能滿足其自身的需要。由于檔案整理的立足點不盡相同，檔案收集整理的方向也有所差異。4）各類工作電子平臺標(biāo)準(zhǔn)不一，不能與檔案管理系統(tǒng)合理接軌。隨著時代的進(jìn)步，數(shù)字資源逐漸成為工作學(xué)習(xí)的主流，公路建設(shè)項目各項管理水平也不斷提升，各種管理電子平臺層出不窮。如工程管理系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)……各類平臺在運(yùn)行過程中產(chǎn)生的電子文件資料只能經(jīng)由“電子文件——紙制文件——電子檔案”這一過程進(jìn)行整理，卻不能直接將文件轉(zhuǎn)化為電子檔案。重復(fù)的工作不僅使檔案整理工作事倍功半，而且還增加了檔案丟失的風(fēng)險。

2 針對突出問題的解決辦法

2.1 增強(qiáng)檔案管理意識，強(qiáng)化管理監(jiān)督機(jī)制

無論施工企業(yè)處在什么施工階段，什么施工地域，各類有關(guān)的文件材料必然會產(chǎn)生。如果檔案管理意識不強(qiáng)、日常文件材料收集理念貫徹落實不到位，待到完工后就可能會面臨文件材料丟失的風(fēng)險。由此可見，樹立起檔案管理的意識尤為重要。

1）培養(yǎng)依法合規(guī)的檔案管理意識。做到有法必依、執(zhí)法必嚴(yán)，從而實現(xiàn)依法管檔。2）微觀來講，培養(yǎng)項目施工人員全過程檔案收集意識是主管單位提高檔案收集效率的重要方法。在每個項目的崗前培訓(xùn)中，把檔案管理制度和檔案管理規(guī)范作為宣傳教育的“必修課”， 并把這一理念貫穿于工程施工的全過程，使檔案收集人員端正態(tài)度，強(qiáng)化對工作和事業(yè)的責(zé)任與擔(dān)當(dāng)。3）面對檔案發(fā)展新走向，將檔案收集整理的意識融入到施工企業(yè)文化建設(shè)之中，已經(jīng)成為企業(yè)提升宏觀檔案管理質(zhì)量的必經(jīng)之路。樹立正確的檔案管理理念，將檔案管理意識轉(zhuǎn)化為自覺行為，使其成為一種企業(yè)發(fā)展中不可磨滅的“傳統(tǒng)文化”。

2.2 完善施工單位項目檔案管理制度

早在春秋戰(zhàn)國時期，著名思想家呂不韋便在其著作中說道：“欲知平直，則必準(zhǔn)繩;欲知方圓，則必規(guī)矩?！币虢鉀Q問題，首先就是要樹立規(guī)章制度。對于施工企業(yè)檔案管理來說，量身定做一套企業(yè)自身的管理制度，就是在“立規(guī)矩”。

1）建立健全的施工企業(yè)檔案收集整理制度。針對項目的各個階段、各個工序，明確收集資料的范圍及其保管期限，可操作性要強(qiáng)，讓每個相關(guān)人員都能“知其所以然”，從中明確行動目的，并能在工程施工所產(chǎn)生的繁多文件資料中選出需要歸檔的重點要點。2）建立健全的檔案工作責(zé)任追究制度，首先要明確公司各級層主管、分管領(lǐng)導(dǎo)及檔案工作人員的責(zé)任，再將工作責(zé)任追究制度作為公司檔案管理工作的重要內(nèi)容，納入公司和下屬分公司年度目標(biāo)考核范圍，及員工年度晉級、評先、加薪的范圍，責(zé)任追究制要堅持責(zé)任倒追，按工作職責(zé)、工作內(nèi)容、工作程序，從最后環(huán)節(jié)查起，按照“誰主管誰負(fù)責(zé)的原則”一級抓一級，層層抓落實，只有這樣才能強(qiáng)化工作人員責(zé)任心，提高工作效率，只有當(dāng)責(zé)任人感覺到肩上的責(zé)任與壓力時，才能將檔案工作確實落實到位。3）建立健全的檔案工作的監(jiān)督制度，強(qiáng)化對檔案工作的跟蹤監(jiān)督，明確各部門及相關(guān)人的職責(zé)，強(qiáng)化檔案管理制度執(zhí)行力度。

2.3 完善領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制，建立檔案管理的組織機(jī)構(gòu)

檔案管理工作應(yīng)遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理”的管理模式，每一個工程項目，由項目負(fù)責(zé)人負(fù)總責(zé)，項目辦公室設(shè)立專職檔案員負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)，每個職能部門設(shè)立兼職檔案員負(fù)責(zé)其所在單位的文件材料的收集與整理，由此在項目部形成一個橫向的檔案管理網(wǎng)絡(luò)組織。再由項目部對所屬單位負(fù)總責(zé)，形成縱向管理框架。由此規(guī)范權(quán)限，明確職責(zé)，捋順檔案工作的各個環(huán)節(jié)。另外，對于工作人員中間調(diào)動，則要遵循制度規(guī)定，辦理好移交手續(xù)，務(wù)必交接到人，只有當(dāng)檔案資料移交手續(xù)辦理完畢并且在善后過程完成后，方可辦理調(diào)離或離職手續(xù)。

2.4 強(qiáng)化監(jiān)督機(jī)制

建立健全檔案工作的監(jiān)督機(jī)制，尤其是在日常監(jiān)督上下功夫，探索構(gòu)成“上級檢查，專項檢查，各分公司交叉檢查，內(nèi)部自查”相結(jié)合的有效監(jiān)督途徑，強(qiáng)化對檔案工作的跟蹤監(jiān)督，建立監(jiān)督信息共享制度，明確監(jiān)督力量側(cè)重點，加強(qiáng)監(jiān)督力量，協(xié)調(diào)聯(lián)動，提出對重點部位和下屬單位開展專項巡查。建議把好四關(guān)，一是把好方向觀，要求公司機(jī)關(guān)部室及所屬分公司嚴(yán)格按《檔案管理制度》要求執(zhí)行，理清主要工作內(nèi)容和思路，夯實基礎(chǔ)工作。二是把好內(nèi)容質(zhì)量關(guān)，重點緊盯檔案管理工作的重點部位和關(guān)鍵環(huán)節(jié)，規(guī)范制度流程，實現(xiàn)基礎(chǔ)工作的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。三是把好檔案人員能力水平關(guān)，加強(qiáng)檔案隊伍自身建設(shè)，結(jié)合公司和所屬分公司檔案工作實際，開展能力提升年活動，通過宣貫學(xué)習(xí)、培訓(xùn)等形式，切實促進(jìn)公司檔案工作的改革創(chuàng)新和激發(fā)檔案人員干事創(chuàng)業(yè)的動力、活力。全面提升公司檔案人員素質(zhì)和能力，工作質(zhì)量和水平。四是做好日常監(jiān)督檢查關(guān)，運(yùn)用好幾種監(jiān)督檢查的相互銜接，信息共享，精準(zhǔn)發(fā)現(xiàn)問題，針對問題要建立負(fù)面清單，要求受檢單位及時整改，對賬銷號，推動問題得到根本解決。

3 新形勢下公路施工企業(yè)項目工程檔案的發(fā)展方向與展望

傳統(tǒng)模式下的檔案管理方式僅僅局限于紙制實體檔案的收集與保管。但隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”的時代到來，電子數(shù)據(jù)無所不在，電腦高速而龐大的計算功能正在逐步應(yīng)用于我們生活和工作。在公路施工企業(yè)的發(fā)展進(jìn)程中，高端的施工技術(shù)與電子數(shù)據(jù)的分析測算將會逐步取代人工出現(xiàn)在公路施工的方方面面。而企業(yè)的檔案工作勢必要與時俱進(jìn)，在適應(yīng)時代變革的同時跟進(jìn)時代、與先進(jìn)的管理方式相接軌，才能做到“海納百川，有容乃大”。

1）OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)合理接軌，實現(xiàn)歸檔自動化。所謂歸檔自動化就是指歸檔過程不需要手工操作，實現(xiàn)電子文件轉(zhuǎn)化為檔案數(shù)據(jù)的傳輸自動化。這就要求OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)要留有相互兼容的端口。OA系統(tǒng)在辦公過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)（包括目錄、正文、附件、文件簽發(fā)單及閱處單、流程圖等），要依據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》及《電子公文歸檔管理暫行辦法》的要求，經(jīng)過OA系統(tǒng)的批量信息處理后，轉(zhuǎn)換為檔案管理系統(tǒng)所認(rèn)可的數(shù)據(jù)形態(tài)，再在安全測試后分門別類地加密并轉(zhuǎn)入檔案管理系統(tǒng)，成為電子檔案，實現(xiàn)真正意義上的辦公自動化。2）施工過程中特殊工序、隱蔽工程的影像、圖片資料的現(xiàn)場自動采集。在施工過程中不可避免的會出現(xiàn)特殊處理工序和隱蔽工程，為防止資料記錄不及時、不全面，使用與電子記錄設(shè)備直聯(lián)的檔案信息采集系統(tǒng)十分有必要。在施工前期，對于需要留有影像資料的施工任務(wù)，工作人員提前安裝具有無線傳輸功能的數(shù)字?jǐn)z像設(shè)備，完整記錄施工過程，并對重要節(jié)點進(jìn)行著重拍攝。拍攝完畢后直接上傳至服務(wù)器，進(jìn)行該段工程的影像檔案資料的生成。這樣的做法減少了人工干預(yù)的不確定性，保證了影像檔案資料的真實與完整。3）測量、試驗數(shù)據(jù)直接收集，并與BIM模型系統(tǒng)相結(jié)合，形成三維立體影像，更直觀的在檔案中呈現(xiàn)公路施工全過程。測量、試驗儀器加裝無線數(shù)據(jù)傳輸設(shè)備，在測量、試驗的同時將數(shù)據(jù)同步上傳至中心服務(wù)器，再經(jīng)由BIM模型系統(tǒng)從中心服務(wù)器上提取數(shù)據(jù)，使項目施工從開工到完工生成動態(tài)三維模型，并在檔案資料庫中建立可隨時提取的各個階段的施工視頻，從而使管理人員更直觀地了解、管理和控制現(xiàn)場的施工進(jìn)程。

4 結(jié)束語

隨著高新電子科技融入公路工程建設(shè)行業(yè)，公路工程施工將步入一個嶄新的時代。在順應(yīng)工作發(fā)展潮流的同時，作為企業(yè)管理重要組成部分的檔案工作也會面臨著各種各樣的問題，這就需要檔案工作者們以不變的初心、堅定的意志不斷探尋解決途徑，共同推動檔案工作的進(jìn)步。

參考文獻(xiàn)

[1]佚名.電子公文歸檔管理暫行辦法[J].航空檔案，2004（1）：66.

[2]王紅敏.《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》解讀[J].中國檔案，2019，544（2）：26-27.

[3]高麗.淺談《煤炭建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》在實踐中的應(yīng)用[J].陜西檔案，2014（1）：37.

[4]王英瑋.《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》（修訂稿）的解讀[J].北京檔案，2018，326（2）：21-25.

[5]高麗.淺談《煤炭建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》在實踐中的應(yīng)用[J].陜西檔案，2014（1）：39.