檔案存管服務供給側改革探討

申金悅 王貴華

摘 要：電子檔案所具備的高存儲容量、占地空間小、運輸發(fā)送便捷等優(yōu)勢，電子檔案正在逐漸取代原有的紙質檔案成為當前日常辦公以及文件存儲的重要形式。然而在實際的檔案存儲過程中，由于紙質檔案所具備的不可復制性和法律文書效應，紙質檔案仍然作為檔案存儲的重要形式而廣泛的被采用。本文基于此背景，對檔案存管服務供給側改革進行了探討。

關鍵詞：檔案存管;服務;供給側改革

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.025

供給側結構性改革旨在調整經濟結構，使要素實現(xiàn)最優(yōu)配置，提升經濟增長的質量和數量。當前我國社會中的檔案存管服務已經成為我國政府性事務管理工作中的重點內容，由此引發(fā)了我國的檔案存管服務在供給側端的改革事務。在科技不斷進步的當下，電子檔案愈發(fā)成為日常辦公、生活中的必備檔案服務管理形式。因此，有必要結合當前的檔案服務管理模式對檔案存管服務供給側進行合理、科學、有效的改革。

1 市場經濟體制下檔案存管服務模式現(xiàn)狀

在當前的市場經濟體制下檔案存管服務模式逐漸趨向于多元化。由最傳統(tǒng)的紙質檔案存放模式到最新的電子檔案存放，這些多層次、多面性的檔案存放管理方式為檔案存儲管理帶來了便捷、快速以及流暢的服務。這其中，紙質檔案作為最傳統(tǒng)的檔案存儲方式，在實際的應用和存儲過程具備良好的優(yōu)勢，但在當前信息化技術發(fā)展的條件和市場經濟體制下也存在著明顯的不足。其優(yōu)勢在于：很多紙質檔案都是采用較為直觀明了的書面化語言進行表達，在內容和格式上具有良好的簡潔性、便利性和利于查找性，對于檔案的存儲來說，具有良好的查閱價值。紙質檔案由于自信息存儲以來就是最為保險、保障程度最高的檔案存儲方式，而且由于紙質檔案上往往具備很多法律效益的簽名和印章，從而有效的保證了紙質檔案的真實性和有效性。因此，在傳統(tǒng)的紙質檔案保存和應用過程中，具有較好的相對優(yōu)勢。但與此同時的劣勢也是紙質檔案所無法避免的。紙質檔案在文件空間以及存儲的容量上所占的空間較大，對于圖書館、檔案室等文件密集、檔案較多的地方來說，往往對于紙質空間的密閉性、干燥性和通風性等存儲要求較高，對于紙質文件、檔案的保存尤為關鍵。此外，在長期的保存過程中，對于紙質檔案的磨損、污漬以及褶皺都會對紙質文檔的使用造成影響。因此，對于紙質文檔的保存和使用來說，優(yōu)勢劣勢十分明顯。

一個顯而易見的事實是，隨著市場經濟和信息化時代的到來，檔案數量的急劇增長已呈不可逆轉之勢，為應對各種突發(fā)事件的檔案雙套制及備份制的國家要求，更使這一增長速率大幅上揚，全國檔案界面對的客觀形勢非但嚴峻，而且迫在眉睫。我們所看到的，都只是增長的現(xiàn)象和現(xiàn)象的羅列而已。在我國，檔案存管一向由政府全包，禁止其他方面介入，這一模式延續(xù)至今已難以為繼。以上海市檔案館為例，本世紀初館藏量尚不足200萬卷，便已高居全國省級檔案館之首，短短十幾年之后，據2013年國際檔案日公布的數據，其館藏量已然攀升到300萬卷。增長幅度超過了50%，不僅繼續(xù)高居省級檔案館之首，甚至超過了一些國家級檔案館。按照現(xiàn)行《檔案館工作通則》規(guī)定：“檔案館的基本任務是在維護黨和國家歷史真實面貌的前提下，集中統(tǒng)一地管理黨和國家的檔案及有關資料，維護檔案的完整與安全，積極提供利用，為社會主義現(xiàn)代化建設服務?！币簿褪钦f，國家各級綜合性檔案館的基本任務并非將國有檔案“全面承包”，而是應對其中的核心資源、即“黨和國家的檔案及有關資料"實行集中統(tǒng)一管理。

2 多種檔案存管服務模式供給側改革創(chuàng)新

電子檔案和紙質檔案作為檔案存儲管理重要的組成部分，需要跟上時代的發(fā)展步伐，由供給側進行創(chuàng)新改革以適應存儲端的需要。傳統(tǒng)紙質檔案以安全性、法律性為主的方式應該在結合電子檔案的先進化優(yōu)勢的基礎上，隨著信息化建設推進而逐步整合和利用，具體的供給側改革途徑如下：

2.1 市場經濟效率機制在檔案公共服務管理領域的創(chuàng)新

我們國內，隨著服務外包在企業(yè)界運用成效的日益顯著，它也逐漸成為各類機構提高管理效率、降低管理成本的有效手段。目前，除企業(yè)外，政府機關、學校、醫(yī)院、圖書館等，也在逐步擺脫“自力更生”“小而全，大而全”思想的束縛，相應進行了一些外包服務的有益嘗試。包括檔案部門在內，在一些自身能力有限或不足的業(yè)務領域，如檔案信息化建設、檔案展覽制作、安全保衛(wèi)、后勤服務，以及案卷整理、著錄、鑒定、縮微等，也都不同程度地利用了外部技術力量。但在核心領域，即檔案的保管與利用方面，卻長期裹足不前，步履蹣跚，購買公共服務的意愿不強，外包服務的動力不足。

2.2 檔案社會存管作為補充檔案存管服務的重要形式

隨著社會的發(fā)展進步，一批有志于市場開拓的社會賢達人士，正在努力改變這種狀況。他們在看準看好這個市場發(fā)展前景的前提下，為提高承接能力，以高投入為前導，使原有狀況發(fā)生了質的轉變。以河南省“匯金信達”公司為例，創(chuàng)建伊始，即按照國家《檔案館建筑設計規(guī)范》要求，投入近億元資金，一期工程首先設計建造了1.8萬平方米兩幢甲級檔案庫房，繼而又完成了二期工程近萬余平方米乙級庫。河南匯金信達檔案管理咨詢服務公司是河南省首家擁有自主產權庫房的民營企業(yè)，其檔案存管的軟硬件條件完全不亞于省市級國家檔案館。整體建筑具有抗震、防盜、防漬、防塵、防霉、防紫外線、防有害生物等“九防”功能;公司還自主開發(fā)了“檔案條形碼管理系統(tǒng)”、與河南省通用識別技術研究所合作開發(fā)了“RFID檔案管理系統(tǒng)”等，完全能滿足檔案長期、足量和規(guī)范化的安全保管與利用的需要，成為檔案服務外包市場中的佼佼者和領軍企業(yè)。有這樣一批民間資本和管理人才的加入，大大提高了檔案服務外包的社會承接能力，一個多元化的檔案存管體系已初具規(guī)模，正在成為我國檔案管理體系的重要補充。

2.3 建立檔案管理產權、競爭機制

首先應該加大對內部檔案管理人員單位的合理建設，區(qū)別于傳統(tǒng)的內部管理人員管理制度，信息化建設中，更應該重視內部管理人員對于信息化設備的操作方法的使用以及對于檔案存放相關產權的合法取舍。在面對市場機制下的企業(yè)競爭檔案存管服務，要在加強檔案管理產權建設標準化、制度化的基礎上，保證檔案短期、中期、長期的保存都能夠在合理風險的控制之下。

3 結束語

綜上，由于電子檔案和紙質檔案在實際的檔案存管服務中的優(yōu)勢不同，因此，需要結合兩者對檔案存管服務供給側進行全方位的改革以適應時代發(fā)展需要。

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