新時(shí)期檔案數(shù)字化管理及其創(chuàng)新策略

鄒曲波

摘 要：眾所周知，無(wú)論是在行政機(jī)關(guān)還是在事業(yè)單位當(dāng)中，檔案管理工作都是一項(xiàng)極為重要的工作，不僅記錄著其發(fā)展的歷史沿革，同時(shí)也能夠?yàn)楹罄m(xù)決策工作的開展提供有力的參考依據(jù)。但隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展進(jìn)步，數(shù)字化技術(shù)已經(jīng)逐步滲透至各個(gè)領(lǐng)域當(dāng)中，并發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。但就目前情況來(lái)看，檔案數(shù)字化管理工作的開展仍然存在著諸多的不足，我們必須積極尋求有效的數(shù)字化管理創(chuàng)新策略，才能夠更大程度上強(qiáng)化檔案管理工作的開展水平。

關(guān)鍵詞：檔案管理;數(shù)字化;創(chuàng)新策略

1 引言

檔案管理的數(shù)字化是檔案管理工作發(fā)展的必然產(chǎn)物，加強(qiáng)檔案管理工作的數(shù)字化水平，一方面能夠有效提升檔案管理工作的開展效率，為事業(yè)單位的發(fā)展指明正確的方向，另一方面也能夠提升檔案管理工作的質(zhì)量，從根本上避免人為管理誤差問(wèn)題所造成的不良影響，除此之外，檔案管理工作的數(shù)字化發(fā)展還能夠有效延長(zhǎng)檔案的存儲(chǔ)壽命，避免檔案遺失問(wèn)題的出現(xiàn)。就目前情況來(lái)看，越來(lái)越多的行政機(jī)關(guān)和事業(yè)單位都已經(jīng)意識(shí)到了檔案數(shù)字化管理的重要作用，但在實(shí)際管理工作開展的過(guò)程當(dāng)中，卻仍然存在著諸多的不足。在下文當(dāng)中，我們就從檔案數(shù)字化管理中存在的常見(jiàn)性問(wèn)題入手，有針對(duì)性的提出相應(yīng)的創(chuàng)新管理策略。

2 檔案數(shù)字化管理中存在的常見(jiàn)性問(wèn)題

2.1 檔案管理未能獲得足夠重視

在許多單位當(dāng)中，領(lǐng)導(dǎo)和管理人員會(huì)將更多的精力投入到產(chǎn)品的生產(chǎn)以及財(cái)務(wù)管理等方面，但卻未能給予檔案信息管理工作足夠的重視，無(wú)論是在設(shè)備和資金的投入方面，還是在人才的培養(yǎng)方面都存在著諸多的不足。加之，部分工作單位單位將檔案管理工作看作一項(xiàng)輔助性的工作，而檔案管理部門也未能積極主動(dòng)的與其他部門之間進(jìn)行溝通和交流，這使得檔案管理工作的開展未能做到顧全大局，檔案管理工作數(shù)字化發(fā)展的條件也不夠充足，檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化水平自然難以獲得顯著的提升。

2.2 檔案管理的形式存在滯后

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的逐漸發(fā)展進(jìn)步，大部分的單位都已經(jīng)完全實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化的辦公，但在行政部門和事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程當(dāng)中所形成的各類檔案卻未能及時(shí)轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的形式。長(zhǎng)此以往，隨著時(shí)間的推移，許多紙質(zhì)檔案逐漸破損，檔案的使用壽命明顯縮短，檔案中所存儲(chǔ)的信息也逐步丟失。如果需要進(jìn)行檔案的查詢或應(yīng)用，不僅會(huì)消耗大量的時(shí)間，且會(huì)耗費(fèi)較多的人力資源。

2.3 檔案管理的體系存在漏洞

目前在許多行政機(jī)關(guān)和事業(yè)單位當(dāng)中，雖然已經(jīng)構(gòu)建起了專門的檔案管理部門，但由于已有管理體系存在明顯的不足，使得檔案管理工作的開展也受到了較大的局限。在不完備的檔案管理體系的影響下，檔案管理人員工作行為的規(guī)范性難以得到充分的保障，所運(yùn)用到的檔案管理方法也缺乏科學(xué)性和合理性，這使得檔案管理工作出現(xiàn)誤差的可能性明顯增加。

3 新時(shí)期檔案數(shù)字化管理的創(chuàng)新策略

3.1 構(gòu)建完備的檔案管理系統(tǒng)

為了更大程度上強(qiáng)化檔案管理工作的開展效率和開展質(zhì)量，首先，必須積極引入優(yōu)質(zhì)的數(shù)字化軟件，并定期對(duì)于已有的軟件體系進(jìn)行更新，從根本上避免檔案資料上傳效率慢、檔案管理安全水平差等問(wèn)題的出現(xiàn)。同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)結(jié)合檔案管理部門當(dāng)中已有硬件設(shè)備的實(shí)際情況，及時(shí)進(jìn)行檢查和更新，確保檔案管理工作能夠更加順利的開展。其次，打造更加完備的檔案統(tǒng)一化管理系統(tǒng)。盡管檔案管理的數(shù)字化已經(jīng)取得了較為突出的成果，但由于檔案管理的統(tǒng)一性較差，使得檔案管理工作的開展效率明顯降低，已有管理體系與單位發(fā)展之間所存在的差異也越來(lái)越顯著。針對(duì)這一方面的問(wèn)題，建議檔案管理部門能夠結(jié)合本單位發(fā)展的具體情況，制定更加完備的工作制度，打造更為全面的安全管理機(jī)制，從而有效促進(jìn)檔案數(shù)字化管理水平的進(jìn)步與提升。

3.2 打造專業(yè)的管理人員團(tuán)隊(duì)

在檔案管理工作開展的過(guò)程當(dāng)中，盡管數(shù)字化管理一定程度上減輕了工作人員所承擔(dān)的工作壓力，但數(shù)字化管理體系仍然需要由相關(guān)管理人員進(jìn)行操作，因此，事業(yè)單位必須構(gòu)建一支足夠完備的檔案管理人才隊(duì)伍。具體來(lái)說(shuō)，首先，單位方面應(yīng)當(dāng)面向社會(huì)各界招收優(yōu)質(zhì)的檔案管理人才，加強(qiáng)對(duì)于管理人員實(shí)踐操作能力以及責(zé)任意識(shí)的全面把控。其次，事業(yè)單位方面應(yīng)當(dāng)定期組織已有的檔案管理人員參與到檔案管理知識(shí)學(xué)習(xí)的過(guò)程當(dāng)中來(lái)，給予檔案管理人員更多的掌握數(shù)字化管理知識(shí)的機(jī)會(huì)，同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)于檔案管理人員的安全教育，從而有效強(qiáng)化其安全管理意識(shí)。最后，事業(yè)單位方面應(yīng)當(dāng)加大對(duì)于檔案管理數(shù)字化工作的宣傳，使檔案管理人員能夠更多的認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字化管理的重要性，而其他部門也能夠更加積極主動(dòng)的與檔案管理部門進(jìn)行溝通交流，共同促進(jìn)檔案管理水平的進(jìn)步與提升。

3.3 加強(qiáng)對(duì)于系統(tǒng)的全面管控

根據(jù)上文中的分析，我們可以發(fā)現(xiàn)，檔案管理數(shù)字化具備著多重優(yōu)勢(shì)，但與此同時(shí)，數(shù)字化的形式也加劇了檔案管理工作的風(fēng)險(xiǎn)。大量的具備實(shí)際應(yīng)用價(jià)值的檔案信息存儲(chǔ)于網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)系統(tǒng)當(dāng)中，雖然能夠有效延長(zhǎng)檔案的存儲(chǔ)壽命，也能夠有效提升檔案調(diào)取與應(yīng)用的效率，但是一旦檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)遭到破壞，就極有可能導(dǎo)致檔案信息泄露、檔案信息被惡意篡改、檔案信息丟失等問(wèn)題。因此，事業(yè)單位在充分發(fā)揮檔案管理數(shù)字化所具備的優(yōu)勢(shì)的同時(shí)，也必須積極尋求有效的方式強(qiáng)化檔案的安全管理水平。具體來(lái)說(shuō)，首先，事業(yè)單位方面應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化檔案管理人員的安全管理意識(shí)，培養(yǎng)管理人員的崗位責(zé)任感和集體榮譽(yù)感，通過(guò)適當(dāng)?shù)囊氇?jiǎng)懲機(jī)制，對(duì)于在日常管理工作開展過(guò)程當(dāng)中表現(xiàn)優(yōu)異的檔案管理人員給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于導(dǎo)致檔案管理不力現(xiàn)象出現(xiàn)的檔案管理人員給予相應(yīng)的懲罰，使其能夠全身心的投入到檔案管理工作當(dāng)中，在日常工作中做到嚴(yán)格謹(jǐn)慎，減少管理誤差的出現(xiàn)。其次，單位方面應(yīng)當(dāng)引入更為完備的檔案安全管理體系，定期對(duì)于檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)進(jìn)行檢測(cè)與殺毒，設(shè)置更為完備的防火墻，有效促進(jìn)檔案管理工作的安全開展。

4 總結(jié)

綜上所述，信息技術(shù)的不斷發(fā)展為檔案數(shù)字化管理工作的開展奠定了有利的基礎(chǔ)，為了更大程度上強(qiáng)化檔案的數(shù)字化管理水平，我們可以通過(guò)構(gòu)建完備的檔案管理系統(tǒng)、打造專業(yè)的管理人員團(tuán)隊(duì)、加強(qiáng)對(duì)于系統(tǒng)的全面管控等有效方式，強(qiáng)化檔案管理工作的開展質(zhì)量和開展效率，強(qiáng)化行政部門和事業(yè)單位的一體化辦公水平，從而為行政部門和事業(yè)單位的更好、更優(yōu)發(fā)展指明正確的方向，帶動(dòng)自身發(fā)展水平的進(jìn)步與提升。

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