淺析技工院校人事檔案管理工作改進(jìn)與創(chuàng)新

王飛

摘 要：在當(dāng)前的技工院校中，人事檔案管理是重要的工作內(nèi)容，并且隨著院校規(guī)模和人數(shù)的不斷增加，給其檔案管理工作提出了很高的要求和挑戰(zhàn)。在本文中，首先分析了技工院校人事檔案管理工作中的一些問題，然后針對問題提出了有效的解決對策，旨在為相關(guān)研究提供參考，促進(jìn)技工院校的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：技工院校;人事檔案;工作;創(chuàng)新

在人事檔案中，包含的內(nèi)容十分多樣，例如有教職員工的自傳材料、政審材料、履歷材料、處分材料、鑒定考核考察材料、黨團(tuán)材料、獎勵材料、學(xué)歷和評聘專業(yè)職務(wù)材料、工資任免出國材料和其它材料等等，包含了十大類別。在當(dāng)前信息化快速發(fā)展的背景下，技工學(xué)院的人員都十分關(guān)注人事檔案的信息化管理工作，并且實(shí)現(xiàn)了對檔案有效的收集、分類和整理以及保管，在進(jìn)行員工的評估和考察時，人事檔案資料能夠帶來充分的參考，對技工院校發(fā)展有著重要的意義。

1 新時期技校干部人事檔案管理工作中存在的問題

1.1 管理意識滯后

在人事檔案管理工作中，需要很強(qiáng)的保密性，同時該工作也是需要默默付出的工作，因此，一些教職員工并沒有充分認(rèn)識到其中的重要性，并且一些管理者認(rèn)為檔案管理工作這是人事部的工作，和自己關(guān)系不大。還有一些院校中，學(xué)生領(lǐng)導(dǎo)沒有充分重視人事檔案管理工作的開展，導(dǎo)致檔案管理工作常常是限于形式，不能充分利用檔案。因?yàn)閷W(xué)校和管理者不夠重視檔案管理工作，導(dǎo)致在人事檔案管理中容易產(chǎn)生很多問題，影響了技工院校相關(guān)工作的開展。

1.2 管理機(jī)制落后

在技工院校中，檔案管理工作包含了文書、教學(xué)和會計等等不同類別的檔案，這些工作尤為重要，也是院校基礎(chǔ)管理的重要內(nèi)容。在人事檔案中，需要做好集中性的統(tǒng)一性的管理，在檔案之間有著很強(qiáng)的互通性并且關(guān)聯(lián)性很強(qiáng)。但是在很多院校中，教學(xué)檔案、人事檔案以及文書檔案等等沒有實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理，在人事檔案中，是單獨(dú)人事部門管理的，使這就導(dǎo)致檔案管理工作比較分散，給工作人員的檔案整理工作帶來了不便，同時也無法對教職工的資料進(jìn)行統(tǒng)一的管理，無法掌握教職工的表現(xiàn)，同時也忽視了這些檔案之間存在的管理互通性問題，導(dǎo)致管理機(jī)制難以體現(xiàn)科學(xué)性。在人事檔案管理工作中，收集工作是基礎(chǔ)也是前提，同時也是檔案管理工作的難點(diǎn)。在當(dāng)前的檔案資料收集中，多數(shù)院校依然采用傳統(tǒng)的收集方式，并且在人員記錄中，方式也十分簡單和落后，這就導(dǎo)致收集的檔案資源和其中的教職員工情況無法全面完整地體現(xiàn)出來。在教職員工的綜合考量和定性描述中，不夠全面和細(xì)致。同時，人事檔案管理工作中的考核評語也是基本雷同，評價比較抽象，很難找到有建設(shè)性的意見和建議。在個人信息的范圍和人事資源信息資料中，其準(zhǔn)確度也有待提高，否則就會導(dǎo)致人事檔案管理不能發(fā)揮真正的作用。

1.3 管理方法落后

在技校的人事檔案管理工作中，多數(shù)的材料都是對教職員工個人學(xué)歷和工作經(jīng)歷以及政審材料等的管理，沒有記錄員工自身的表現(xiàn)。在當(dāng)前的人事檔案管理中，信息記錄太單一和簡單、信息記錄方式單一等等是主要的問題，多數(shù)的信息都是采用文字和表格記錄的，聲音和圖像比較少，這就使得檔案資源沒有充分和信息化結(jié)合起來，導(dǎo)致資源的應(yīng)用價值不足，也無法促進(jìn)信息資源的分享。另外，一些院校的檔案管理依然是人工方式開展的，在應(yīng)用計算機(jī)之后，配套的設(shè)備不全，這也使得管理效率難以提高。并且一些技工院校依然是采用卷宗管理方式進(jìn)行，難以進(jìn)行保養(yǎng)，時間一長容易損毀和破壞，使得檔案的應(yīng)用價值顯著降低。

2 人事檔案管理工作改革的對策

2.1 轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理工作的理念

在技工學(xué)院中，要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理方式和管理理念，不斷提高檔案的管理水平。在當(dāng)前的檔案管理工作中，只有十類索引目錄，這是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足需要的。要完成對檔案的及時更新，并且進(jìn)行電子儲存，在檔案利用過程中，就能夠直接利用電子設(shè)備完成檢索，節(jié)約了的卷宗查閱時間，提高了檔案管理的效率，實(shí)現(xiàn)了檔案的信息化管理。因此，在技工院校中，要不斷優(yōu)化人事檔案管理理念，加強(qiáng)檔案管理工作改革，讓人事檔案管理能夠符合社會的需要。另外，也要整理和歸檔人事政策性的文件，促進(jìn)其作用的發(fā)揮。同時，要轉(zhuǎn)變過去的人事檔案管理方式，促進(jìn)檔案資源的充分利用和開發(fā)，不斷更新管理理念，發(fā)揮人事檔案的真正作用，從而推動技工院校工作的開展。

2.2 加強(qiáng)人事檔案管理的信息化

在技工院校中，首先需要完善的人事檔案管理制度，并且做好保密管理。人事檔案需要很強(qiáng)的保密性，因此管理人員必須要提高保護(hù)意識。其次，要做好人事檔案的硬件管理，保證科學(xué)的檔案管理工作，加強(qiáng)信息化管理。在技工院校中，要不斷改善人事檔案管理工作的環(huán)境，完善其條件，添加現(xiàn)代化裝置，例如掃描儀和計算機(jī)等等，不斷提高管理人員的效率。使用計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行貯存和傳遞檔案，避免丟失檔案信息。在現(xiàn)代化技術(shù)輔助下，能夠有效地規(guī)劃和分析檔案的數(shù)據(jù)和內(nèi)容，促進(jìn)檔案的科學(xué)化和規(guī)范化的管理。要充分重視檔案收集工作，做好信息采集，這也是檔案管理的基礎(chǔ)，檔案工作者使用計算機(jī)加強(qiáng)信息的采集，有效甄別信息，保證檔案管理工作的準(zhǔn)確性。

2.3 構(gòu)建專業(yè)的人事檔案管理隊伍

在技工院校中，首先要選擇綜合素質(zhì)強(qiáng)的工作者進(jìn)行檔案管理工作，這也是確保檔案管理工作有效開展的基礎(chǔ)。并且檔案工作比較枯燥，因此工作者需要更多的耐力，需要吃苦耐勞。其次，要不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，構(gòu)建一支專業(yè)的業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的管理隊伍。對于人事檔案的管理，從業(yè)人員必須要經(jīng)過檔案專業(yè)培訓(xùn)，并且擁有很強(qiáng)的計算機(jī)運(yùn)用能力，能夠?qū)崿F(xiàn)信息化管理。

3 結(jié)束語

綜上所述，在當(dāng)前的技工院校中，信息化的發(fā)展給人事檔案管理工作帶來了機(jī)遇和挑戰(zhàn)。因此，要不斷提高對檔案管理的認(rèn)識，加強(qiáng)管理機(jī)制的改革和優(yōu)化，充分使用信息化，做好人事檔案管理的隊伍建設(shè)，提高信息化管理的效率和水平。只有這樣才能夠在人事檔案管理中充分發(fā)揮作用，保證人事檔案工作的高效開展，從而促進(jìn)檔案的應(yīng)用，促進(jìn)技工院校的長效發(fā)展。

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