文物科技保護(hù)檔案及其歸檔方法

□ 磨占雄

近年來，在國家政策引導(dǎo)和支持下，我國的文物保護(hù)事業(yè)快速發(fā)展，與此同時(shí)，由于先進(jìn)科學(xué)技術(shù)和研究方法的不斷引入，文物保護(hù)領(lǐng)域的科技含量也越來越高。在這兩方面的共同作用下，產(chǎn)生了大量具有較高參考價(jià)值、科學(xué)研究?jī)r(jià)值和利用價(jià)值的文物科技保護(hù)檔案。與文物法規(guī)管理、文物行政管理和文物計(jì)劃管理等宏觀內(nèi)容的文物管理檔案不同，這類檔案內(nèi)容更加微觀，主要包含有文物組成結(jié)構(gòu)、文物保護(hù)材料、文物保存環(huán)境、文物保護(hù)修復(fù)技術(shù)以及文物保護(hù)理念等[1]。隨著時(shí)代的發(fā)展，如何深入認(rèn)識(shí)文物科技保護(hù)檔案內(nèi)容并進(jìn)行科學(xué)有效地歸檔管理與利用，已成為文物保護(hù)領(lǐng)域亟待解決的問題。

一、文物科技保護(hù)檔案的含義

文物科技保護(hù)檔案是對(duì)文物科技保護(hù)活動(dòng)的客觀記錄。在文物科技保護(hù)過程中，會(huì)形成大量的科技文件，經(jīng)過鑒別和篩選后，便成為文物科技保護(hù)檔案保存下來。文物科技保護(hù)檔案是科技檔案的一種，是發(fā)生文物科技保護(hù)活動(dòng)中直接形成的、保存?zhèn)洳榈男畔⒂涗沎2]，是文物科技保護(hù)中獲得的重要信息及其載體。但是，并非所有在文物科技保護(hù)活動(dòng)中產(chǎn)生的科技文件，都屬于文物科技保護(hù)檔案，它必須具備兩個(gè)特點(diǎn)：一是要經(jīng)過科學(xué)選擇，去偽存真；二是直接形成，客觀真實(shí)且具有保存價(jià)值。

二、文物科技保護(hù)檔案歸檔的范圍

文物科技保護(hù)活動(dòng)是以文物為對(duì)象，即包括了古代社會(huì)的一切遺存[3]，它是為了最大限度地延長(zhǎng)文物壽命而采取的科學(xué)措施及研究。文物科技保護(hù)檔案是對(duì)文物科技保護(hù)活動(dòng)的客觀記錄，它是不斷積累和創(chuàng)新的過程與依據(jù)，具有極高的參考價(jià)值，與文物一同被長(zhǎng)久保存下來。依據(jù)文物科技保護(hù)的基本內(nèi)容，將文物科技保護(hù)檔案的歸檔范圍歸納為以下四個(gè)方面：

（一）文物科技保護(hù)修復(fù)或工程類項(xiàng)目檔案的歸檔

具有從事文物科技保護(hù)資質(zhì)的機(jī)構(gòu)，要預(yù)先編寫和設(shè)計(jì)文物科技保護(hù)修復(fù)項(xiàng)目或工程方案，經(jīng)相關(guān)部門批準(zhǔn)，審核通過后方可實(shí)施項(xiàng)目。通常，一個(gè)文物保護(hù)項(xiàng)目包含了項(xiàng)目方案設(shè)計(jì)、項(xiàng)目實(shí)施和驗(yàn)收兩個(gè)主要階段。

1.方案設(shè)計(jì)階段

方案設(shè)計(jì)階段對(duì)一個(gè)文物保護(hù)項(xiàng)目非常重要，是形成第一手資料的重要環(huán)節(jié)。必須經(jīng)過前期準(zhǔn)備，形成現(xiàn)狀調(diào)查研究、價(jià)值評(píng)估、環(huán)境報(bào)告等一系列的研究報(bào)告，這是對(duì)研究對(duì)象進(jìn)行科技保護(hù)可行性的依據(jù)，同時(shí)也是對(duì)文物階段性的研究成果。這個(gè)階段的科技保護(hù)檔案形式主要以文字、圖片、檢測(cè)分析研究為主的原始資料，內(nèi)容隨機(jī)性很強(qiáng)，即使是同類材質(zhì)的文物也需要具體情況具體分析，并不是固定不變的且繁簡(jiǎn)不一。設(shè)計(jì)方案形成時(shí)，其所包含科技保護(hù)檔案就可以由項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人統(tǒng)一匯總，按項(xiàng)目成套原則，系統(tǒng)地交由專人歸檔。一般這部分的內(nèi)容包含文物的原始信息（文字和圖片）、樣品標(biāo)本、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、檢測(cè)分析原始資料、現(xiàn)狀照片及線圖、測(cè)繪信息、保護(hù)修復(fù)技術(shù)流程、數(shù)字化技術(shù)內(nèi)容等等。

2.項(xiàng)目實(shí)施和驗(yàn)收階段

文物科技保護(hù)項(xiàng)目的實(shí)施中總會(huì)伴隨著保護(hù)對(duì)象現(xiàn)狀的改變，沒有科學(xué)依據(jù)的改變是不可行的，要通過前期試驗(yàn)和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)雙重印證。保護(hù)對(duì)象現(xiàn)狀的改變會(huì)通過記錄的方式完成，記錄要詳實(shí)完整，貫穿整個(gè)實(shí)施過程，包含有文字、圖片、視頻等資料。同時(shí)，在文物上發(fā)現(xiàn)的重要?dú)埩粑?、提取的檢測(cè)樣品也應(yīng)歸入項(xiàng)目檔案。驗(yàn)收階段是對(duì)文物產(chǎn)生變化的所有環(huán)節(jié)的重組和梳理，該階段工作的完成，意味著可以對(duì)文物科技保護(hù)項(xiàng)目檔案進(jìn)行整理并全套歸檔。

有時(shí)，文物科技保護(hù)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)和實(shí)施的承擔(dān)者是不同的，文物收藏單位的檔案管理意識(shí)就顯得尤為重要，做到及時(shí)有效地在各個(gè)項(xiàng)目的全過程中主動(dòng)收集和監(jiān)督文物科技檔案的歸檔，才能保障文物檔案的完整和歸檔質(zhì)量。

（二）文物科技保護(hù)中科研檔案的歸檔

文物的科技保護(hù)研究，是以文物為基本研究對(duì)象，圍繞其本質(zhì)展開的科學(xué)技術(shù)研究，具有綜合性、隨機(jī)性等特點(diǎn)。這類科研檔案，是文物科技保護(hù)研究活動(dòng)的直接記錄，通常是以課題的形式產(chǎn)生?！犊茖W(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》第二章中明確了科研檔案的歸檔范圍并提出要求，對(duì)文物科技保護(hù)中的科研檔案歸檔同樣受用。一般包括研究準(zhǔn)備工作文件、研究試驗(yàn)文件、成果和總結(jié)鑒定文件、成果獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)文件、成果推廣應(yīng)用文件及其他相關(guān)文件。對(duì)文物科技保護(hù)科研檔案也實(shí)行責(zé)任人負(fù)責(zé)制，將科研檔案歸檔按科研構(gòu)成比例分?jǐn)偟矫總€(gè)科研人員，納入課題驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)中，是做好科研檔案工作的一個(gè)行之有效的好方法。

（三）文物科技保護(hù)中設(shè)備檔案的歸檔

為了更好地深入研究文物科技保護(hù)，往往會(huì)外購大量的高精尖儀器設(shè)備，用于文物科技保護(hù)的研究。這些設(shè)備往往科技含量高，需要專人專管，從購入開始就應(yīng)該被納入到了文物科技保護(hù)工作的管理范疇。設(shè)備管理員對(duì)設(shè)備的相關(guān)檔案及時(shí)歸檔也應(yīng)納入基本工作中，包括設(shè)備安裝、調(diào)試、運(yùn)行記錄、規(guī)范操作、維修保養(yǎng)、更新改造等。需要注意的是，設(shè)備檔案的歸檔不是一次可以完成的，設(shè)備在運(yùn)行使用中不斷有新的設(shè)備檔案產(chǎn)生，因此需要定期多次補(bǔ)充。

（四）文物科技保護(hù)中保存環(huán)境檔案的歸檔

文物有其保存最適宜的環(huán)境參數(shù)，根據(jù)存放地點(diǎn)不同，分為室外環(huán)境和室內(nèi)環(huán)境，有溫度、濕度、照度、有害氣體濃度、大氣顆粒物等環(huán)境指標(biāo)。環(huán)境的各項(xiàng)指標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)因文物材質(zhì)的不同而略有不同，對(duì)保存環(huán)境進(jìn)行有效的監(jiān)測(cè)和控制，抑制環(huán)境與文物材質(zhì)之間的相互作用，是文物科技保護(hù)的技術(shù)源頭。對(duì)環(huán)境的監(jiān)測(cè)所產(chǎn)生的各項(xiàng)環(huán)境監(jiān)測(cè)原始記錄和周期性統(tǒng)計(jì)成果報(bào)告也應(yīng)屬于文物科技保護(hù)檔案的歸檔范圍。基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的文物環(huán)境監(jiān)測(cè)系統(tǒng)，空氣調(diào)節(jié)系統(tǒng)等引入到文物保存環(huán)境的監(jiān)測(cè)中，可以依靠環(huán)境監(jiān)測(cè)設(shè)備傳達(dá)環(huán)境指標(biāo)的數(shù)據(jù)，使得文物環(huán)境監(jiān)測(cè)更為直觀，實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)到保存環(huán)境的細(xì)微變動(dòng)，并進(jìn)行一定范圍的實(shí)時(shí)調(diào)節(jié)。對(duì)于這些系統(tǒng)產(chǎn)生的記錄和數(shù)據(jù)，也應(yīng)定期歸檔，為文物預(yù)防性工作和環(huán)境研究提供詳實(shí)的大數(shù)據(jù)。

三、文物科技保護(hù)檔案歸檔的方法

文物科技保護(hù)檔案是文物科技保護(hù)的物相形態(tài)。實(shí)際工作中，由于對(duì)文物科技保護(hù)工作內(nèi)容和流程細(xì)節(jié)揭示深度不夠，導(dǎo)致理論與實(shí)踐發(fā)展不同步，對(duì)文物科技保護(hù)檔案的管理也顯得心余力拙。因此，掌握科學(xué)合理的歸檔方法，深挖文物科技保護(hù)的內(nèi)容實(shí)質(zhì)和流程細(xì)節(jié)，才能有效地指導(dǎo)和輔助完成文物保護(hù)科技檔案的歸檔工作。下面總結(jié)兩種歸檔方法，僅供參考。

（一）跨界歸檔法

文物科技保護(hù)檔案產(chǎn)生于文物科技保護(hù)的一線，記錄文物保護(hù)機(jī)構(gòu)的科技保護(hù)活動(dòng)，內(nèi)容分為科學(xué)技術(shù)資料和行政管理文件[4]。科學(xué)技術(shù)資料被歸入文物科技保護(hù)檔案容易理解，行政管理文件一般會(huì)作為文書檔案歸檔管理，但是文物科技保護(hù)檔案在歸檔時(shí)則要分辨其產(chǎn)生于哪一種性質(zhì)的活動(dòng)領(lǐng)域，內(nèi)容相同的文件，也會(huì)由于產(chǎn)生領(lǐng)域的不同而歸屬不同[5]。有些時(shí)候，圍繞著文物科技保護(hù)活動(dòng)產(chǎn)生的行政請(qǐng)示、申請(qǐng)、審批、批復(fù)文件，也應(yīng)當(dāng)作為文物科技保護(hù)檔案與相關(guān)的文物保護(hù)內(nèi)容成套歸入到文物科技保護(hù)檔案中，實(shí)現(xiàn)了行政管理文件從文書檔案跨界歸檔為科技檔案[6]，保持檔案的完整性。

（二）專業(yè)歸檔法

文物科技保護(hù)檔案通常是由產(chǎn)生部門進(jìn)行歸檔。在部門設(shè)置較為科學(xué)合理的機(jī)構(gòu)中，可以由機(jī)構(gòu)內(nèi)文物保護(hù)部門或綜合檔案管理部門完成歸檔，一般建議由前者負(fù)責(zé)歸檔，后者進(jìn)行統(tǒng)一管理，并做好歸檔前的監(jiān)督、指導(dǎo)工作。無論歸檔是由文物科技保護(hù)檔案的產(chǎn)生部門，還是由組織機(jī)構(gòu)內(nèi)的綜合檔案管理部門來完成，最終都會(huì)延伸到“人”——檔案管理中的最小個(gè)體單位。在檔案管理工作中，對(duì)從事歸檔工作的人員在檔案意識(shí)和檔案工作能力均有嚴(yán)格要求，尤其是文物保護(hù)科技檔案。此類檔案專業(yè)性強(qiáng)，它的歸檔工作應(yīng)該由既懂得檔案專業(yè)知識(shí)，又了解文物保護(hù)業(yè)務(wù)流程的人員擔(dān)任，會(huì)使文物科技保護(hù)檔案的歸檔工作事半功倍，極大程度地保證了文物科技保護(hù)檔案的專業(yè)性和完整性。然而現(xiàn)實(shí)情況是由機(jī)構(gòu)內(nèi)的一個(gè)或多個(gè)其他人員兼職完成歸檔工作，長(zhǎng)此以往，就會(huì)暴露出歸檔人員檔案意識(shí)薄弱、歸檔不規(guī)范等問題。故而，做好機(jī)構(gòu)人員的檔案培訓(xùn)工作就顯得尤為重要。專業(yè)的培訓(xùn)和指導(dǎo)，不僅能夠提升歸檔人員的檔案意識(shí)和專業(yè)能力，還可以有效促進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化。

四、結(jié) 語

在文物保護(hù)的管理體系之下，文物科技保護(hù)作為文物保護(hù)微觀管理的核心，其檔案歸檔的重要性不言而喻。做好文物科技保護(hù)檔案管理工作，首先要掌握文物科技保護(hù)活動(dòng)的核心價(jià)值，辯證地、全面地認(rèn)識(shí)文物科技保護(hù)檔案的內(nèi)容[7]，細(xì)化工作流程和實(shí)施環(huán)節(jié)，才能有效發(fā)揮歸檔作用，提高文物科技保護(hù)檔案的利用效率。做好文物科技保護(hù)檔案的歸檔工作，既是文物科技保護(hù)科學(xué)規(guī)范的重要體現(xiàn)，也是促進(jìn)文物保護(hù)研究和科技保護(hù)可持續(xù)發(fā)展的必要條件，同時(shí)也是實(shí)現(xiàn)文物長(zhǎng)久保存和有效利用的基礎(chǔ)。

[1]胡東波《館藏文物保護(hù)中的科學(xué)與技術(shù)》，《中國博物館》2009年第1期。

[2]王傳宇、張斌編著《科技檔案管理學(xué)》（第三版），第12頁，中國人民大學(xué)出版社，2015年。

[3]郭宏《論文物保護(hù)科學(xué)研究的內(nèi)容與方法》，《文物保護(hù)與考古科學(xué)》2003年第3期。

[4]國家文物局《全國重點(diǎn)文物保護(hù)單位保護(hù)范圍、標(biāo)志說明、記錄檔案和保管機(jī)構(gòu)工作規(guī)范試行》第四章，1991年3月25日。

[5]馬靜《科技檔案與文書檔案的比較》，《“決策論壇——企業(yè)黨建與政工創(chuàng)新工作發(fā)展學(xué)術(shù)研討會(huì)”論文集（上）》第206～207頁，2016年。

[6]秦通、顧成潔《科技檔案與文書檔案跨界歸檔的探討》，《山西檔案》1998年第 4期，20～21頁。

[7]宗培嶺《對(duì)科技檔案管理學(xué)理論基礎(chǔ)的思考——析集中與分散矛盾原理的體現(xiàn)與應(yīng)用》，《上海檔案》1999年第1期。