禮貌原則在撰寫(xiě)商務(wù)英語(yǔ)信函中的重要性

陳琳娜 王運(yùn)華（福州工商學(xué)院）

近年來(lái)，中國(guó)經(jīng)濟(jì)逐漸融入世界經(jīng)濟(jì)體系中，與各國(guó)間的商貿(mào)關(guān)系日益密切。在商務(wù)溝通中，其中英語(yǔ)信函起到了重要作用。商務(wù)英語(yǔ)信函是書(shū)面交流溝通的主要手段，是以英語(yǔ)為語(yǔ)言媒介，以商貿(mào)活動(dòng)為內(nèi)容，以信函為信息交流的載體，以促進(jìn)商貿(mào)發(fā)展為最終目標(biāo)。若想撰寫(xiě)一封高質(zhì)量的商務(wù)英語(yǔ)信函， 首先要考慮禮貌，因?yàn)檫@關(guān)系到信函能否達(dá)到撰寫(xiě)意圖，實(shí)現(xiàn)交際功能。

一、禮貌原則及在商務(wù)英語(yǔ)信函中的重要性

英國(guó)語(yǔ)言學(xué)家Leech在Principles of Pragmatics提出了著名的禮貌原則，他認(rèn)為人們?cè)谘哉Z(yǔ)交際中都有意識(shí)或無(wú)意識(shí)遵從一定的語(yǔ)言原則，即講話(huà)人與聽(tīng)話(huà)人之間應(yīng)盡量凸顯禮貌和盡量減少粗魯?shù)谋磉_(dá)方式。Leech將禮貌原則劃分為六個(gè)準(zhǔn)則，具體如下：得體準(zhǔn)則(Tact Maxim)最小化自己利益，最大化他人利益；慷慨準(zhǔn)則(Generosity Maxim) 最小化他人損失，最大化自己損失；贊賞準(zhǔn)則(Approbation Maxim) 最小化貶損他人，最大化贊賞他人；謙遜準(zhǔn)則(Modesty Maxim) 最小化夸贊自己，最大化貶低自己；贊同準(zhǔn)則(Agreement Maxim) 最小化反對(duì)他人，最大化贊許他人；同情準(zhǔn)則(Sympathy Maxim) 最小化厭惡他人，最大化同情他人。

這六條準(zhǔn)則是希望講話(huà)人和聽(tīng)話(huà)人在溝通交流時(shí)，最好說(shuō)一些得體、贊賞、謙虛和贊同的話(huà)，從而保證雙方友好順暢地溝通交流。

隨著中國(guó)對(duì)外開(kāi)放的不斷深入，與國(guó)際上的合作日益增多，信函已成為商務(wù)貿(mào)易交流中不可缺少的重要手段。中國(guó)一直被視為禮儀之邦，所以在商務(wù)信函撰寫(xiě)中盡量融入禮貌這一元素。在國(guó)際商貿(mào)活動(dòng)中，只有在信函中多運(yùn)用禮貌策略， 一封無(wú)論形式還是內(nèi)容都滲透著禮貌的商務(wù)信函，不僅能促進(jìn)貿(mào)易雙方的好感和信任感，還能在商務(wù)貿(mào)易溝通中達(dá)到撰寫(xiě)意圖和預(yù)期效果，從而提高國(guó)際商務(wù)合作成功的概率，實(shí)現(xiàn)雙贏效果。同時(shí)，還可以塑造良好的個(gè)人和公司形象，爭(zhēng)取獲得更多客戶(hù)，維護(hù)老客戶(hù)，從而實(shí)現(xiàn)更多的經(jīng)濟(jì)利益。因此，禮貌原則在信函中的重要作用不言而喻。

二、Leech禮貌原則在商務(wù)英語(yǔ)信函中的運(yùn)用

商務(wù)英語(yǔ)信函質(zhì)量的高低，在某種程度上會(huì)影響到國(guó)際貿(mào)易雙方能否順利合作，從而實(shí)現(xiàn)預(yù)期的經(jīng)濟(jì)利益。因此，一封成功且有效的商務(wù)英語(yǔ)信函要求撰寫(xiě)人不僅要具有較高的英語(yǔ)水平，熟練掌握固有的信函套話(huà)和格式，還需注意信函撰寫(xiě)中的禮貌原則，因此，本文嘗試將Leech的禮貌原則應(yīng)用于商務(wù)英語(yǔ)信函的撰寫(xiě)中，具體如下：

（一）得體準(zhǔn)則(Tact Maxim)

得體準(zhǔn)則指的是盡量少讓對(duì)方吃虧，多讓對(duì)方受益，減少表達(dá)有損對(duì)方的觀點(diǎn)。此準(zhǔn)則多用于承諾和指令中，希望對(duì)方利益損失最少，獲得利益最多，需要秉持尊重和關(guān)心對(duì)方的態(tài)度。

在撰寫(xiě)商務(wù)英語(yǔ)信函時(shí)，一般來(lái)說(shuō)，經(jīng)常采用的是對(duì)方態(tài)度（You-attitude），這種態(tài)度充分考慮到了對(duì)方的想法和利益，極大體現(xiàn)了對(duì)收信人的關(guān)注和尊重。例如：You are welcome to open your VIP checking account． 在句首使用you，便會(huì)讓收信人感受到被尊重之感。然而，當(dāng)一封商務(wù)信函主要傳達(dá)的信息是負(fù)面且消極時(shí)，如撰寫(xiě)投訴信時(shí)，則應(yīng)盡量避免使用第二人稱(chēng)you，因?yàn)檫@樣非常直接強(qiáng)烈，讓對(duì)方心里不太舒服，心生罅隙和不滿(mǎn)，進(jìn)而讓信函撰寫(xiě)達(dá)不到預(yù)期效果，甚至經(jīng)濟(jì)會(huì)受到損失，嚴(yán)重的還會(huì)阻礙雙方今后的商務(wù)合作。

（二）寬容準(zhǔn)則(Generosity Maxim)

寬容準(zhǔn)則指的是盡量讓自己少獲益多吃虧，減少表達(dá)利己觀點(diǎn)。在商務(wù)活動(dòng)中，不可避免地會(huì)出現(xiàn)一些差錯(cuò)，從而造成不同程度的損失。在這種情況下，遇到撰寫(xiě)回復(fù)投訴或索賠信函時(shí)，應(yīng)肩負(fù)起自己該負(fù)的責(zé)任，態(tài)度應(yīng)誠(chéng)懇寬容且心平氣和，多使用一些積極諸如brilliant， excellent和united等的詞匯；少用一些消極諸如unfortunately， depressed和sorrowful的詞匯。此時(shí)信函撰寫(xiě)人最好站在對(duì)方立場(chǎng)考慮問(wèn)題和事情，試對(duì)比下列兩個(gè)句子：

①Please give us a discount in 4% and 6%。

②I would like you can give us a discount in 4% and 6%．

兩個(gè)句子表達(dá)的意思雖相同，但很明顯例②會(huì)更好一些，也更容易實(shí)現(xiàn)信函撰寫(xiě)的意圖和目的。

（三）稱(chēng)贊準(zhǔn)則(Approbation Maxim)

稱(chēng)贊準(zhǔn)則指盡量減少表達(dá)貶損，而是多贊譽(yù)對(duì)方。在信函撰寫(xiě)中多稱(chēng)贊對(duì)方，會(huì)讓對(duì)方產(chǎn)生優(yōu)越感和自豪感。若能巧妙運(yùn)用這一準(zhǔn)則，通常能讓商務(wù)貿(mào)易活動(dòng)得以順利發(fā)展并促進(jìn)雙方今后的合作交流，可以達(dá)到事半功倍之效果。因此，在撰寫(xiě)信函時(shí)，應(yīng)多采用一些積極贊美之詞和稱(chēng)贊肯定語(yǔ)句，會(huì)給收信人營(yíng)造一種贊美和被尊重的氛圍，從而贏得對(duì)方的信任和好感，如：

①You cannot buy wooden chairs at the same price as last year．

②As we understand that you think you could have gained essentially the same quality wooden chairs as you purchased at same price as last year．

這兩句表達(dá)意思雖相同，但例①太過(guò)直接強(qiáng)硬，而例②采用了虛擬語(yǔ)氣，運(yùn)用了稱(chēng)贊準(zhǔn)則，從而婉拒了對(duì)方的降價(jià)訴求。

（四）謙遜準(zhǔn)則(Modesty Maxim)

謙遜準(zhǔn)則指的是盡量少稱(chēng)贊和多貶損自己。放低姿態(tài)，讓對(duì)方體會(huì)到被尊重之感。無(wú)論貿(mào)易雙方誰(shuí)的實(shí)力強(qiáng)，若想雙方保持持久發(fā)展和長(zhǎng)期穩(wěn)定的合作關(guān)系，都應(yīng)該平等相待，以謙卑之態(tài)對(duì)待合作客戶(hù)。將自己的身份地位降低，態(tài)度溫和彬彬有禮，從而給客戶(hù)留下良好的印象。在撰寫(xiě)商務(wù)信函時(shí)，這一準(zhǔn)則主要體現(xiàn)在盡量多采用條件句和虛擬句，因?yàn)榭梢云骄徴Z(yǔ)氣，凸顯對(duì)別人的尊重。放低姿態(tài)秉持謙虛的態(tài)度去處理事情，更容易贏得對(duì)方的尊重和理解。

（五）一致準(zhǔn)則(Agreement Maxim)

一致準(zhǔn)則指的是盡量減少雙方的分歧和不一致，增加雙方的一致性。在商務(wù)貿(mào)易中，應(yīng)盡量縮小或模糊與合作伙伴的沖突及矛盾，尋找更多共同點(diǎn)和一致性，但當(dāng)出現(xiàn)分歧時(shí)，需要婉轉(zhuǎn)表達(dá)出來(lái)。因此，在撰寫(xiě)信函時(shí)，應(yīng)使用緩和模糊的詞語(yǔ)，多采用被動(dòng)語(yǔ)態(tài)含蓄地表達(dá)分歧和不一致。例如采用I am afraid， I think等引導(dǎo)性詞組，或用as you properly know等模糊短語(yǔ)，均可減少矛盾和不一致。

（六）同情準(zhǔn)則(Sympathy Maxim)

同情準(zhǔn)則指的是盡量減少和對(duì)方在情感上的對(duì)立，增加同情感。這一準(zhǔn)則要求盡量站在對(duì)方的角度考慮問(wèn)題，多為對(duì)方考慮。降低減少對(duì)他人的厭惡之情，應(yīng)特別注意語(yǔ)氣。當(dāng)撰寫(xiě)信函時(shí)，若提出某些建議或批評(píng)指責(zé)對(duì)方時(shí)， 最好采用一些表示理解同情對(duì)方的表達(dá)方式，這不僅可以減輕指責(zé)的語(yǔ)氣，從而使語(yǔ)言強(qiáng)制力變?nèi)?，還能讓收信人不至于太過(guò)厭煩，能接受訴求。在撰寫(xiě)時(shí)，不應(yīng)將自己的不滿(mǎn)、憤怒反映在信函里，而應(yīng)充分給予同情，凸顯人情味及禮貌。在信函撰寫(xiě)時(shí)，多用 We are sorry that．．．或者 It is a pity ．．．等句式以示同情并理解對(duì)方的處境，這更能從情感上拉近雙方距離，從而建立良好的長(zhǎng)期貿(mào)易合作關(guān)系。

綜上所述，商務(wù)英文信函在外貿(mào)活動(dòng)中起著較為重要的作用，是貿(mào)易雙方為增進(jìn)彼此之間的了解、進(jìn)行溝通交流的主要且有效的手段之一。信函內(nèi)容自然至關(guān)重要，但禮貌的表達(dá)方式同樣不可忽視。本文嘗試將Leech的禮貌原則應(yīng)用于商務(wù)英語(yǔ)信函的撰寫(xiě)中，從而不僅能讓對(duì)方覺(jué)得撰寫(xiě)人熱情正直，具有良好的職業(yè)修養(yǎng)，也可以體現(xiàn)出撰寫(xiě)人的公司的良好形象。因此，撰寫(xiě)一封正式禮貌且高水平的商務(wù)信函就顯得十分必要，能更好地推動(dòng)商務(wù)貿(mào)易活動(dòng)的合作交流。