檔案保管利用中的保密問題探討

王志英

莆田市城市基本建設(shè)檔案館，福建 莆田 351100

檔案是在社會的發(fā)展中直接形成的原始記錄，它在繼承了文化的原始性的同時，也繼承了文件的記錄性。它對于社會主義現(xiàn)代化的建設(shè)起到了關(guān)鍵性的作用。人們可以通過檔案來了解歷史，分析問題，進而進行思考探究，尋求更好的方法途徑，來建設(shè)中國。這就要求檔案管理人員提高自身的專業(yè)化程度，適應(yīng)時代的需要，做到既能便捷高效地為社會提供利用服務(wù)，又能確保檔案不失密、泄密。

一、檔案保管利用中的保密問題的必要性

（一）構(gòu)建國家安全體系

國家安全體系是一個龐大的整體，檔案雖然是其中的一個分支，但是它對于整體的發(fā)展，存在形式是不容小覷的。對于檔案的保管問題，從中央到地方各級政府都高度重視，為確保檔案得到妥善保管，檔案工作得到進一步加強，中央頒布了《中華人民共和國檔案法》，《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《機關(guān)檔案工作條例》等法律、法規(guī)、規(guī)范，要求各檔案部門、各級行政機關(guān)、企事業(yè)等單位提高檔案意識，制定和完善檔案保管保密制度，做到不泄漏國家的機密，不違反法律法規(guī)，從而構(gòu)建國家的安全體系。

（二）保障國家的利益和公民的合法權(quán)益不受侵害

做好檔案的保密工作，是中華人民共和國的每一位公民應(yīng)盡的責任和義務(wù)，各級檔案主管部門應(yīng)通過加強宣傳，不斷增強全社會對檔案保密工作的責任感和使命感，維護國家的權(quán)益不受到侵害，在使用的過程中嚴格做好防護措施，對于紙質(zhì)版的檔案，應(yīng)保持檔案的原始性，嚴禁隨意篡改，嚴格按照檔案利用權(quán)限和程序提供服務(wù)，杜絕徇私舞弊，不將重要的機密泄露給不利的人，特別是可能造成重大威脅的人。對于電子檔案，在使用前，明確電子檔案的使用須知，并且嚴格遵守，對于絕密的檔案，更要加強檔案保密的等級，不隨便借閱，若需要使用，應(yīng)該與相關(guān)部門進行核實，登記，辦理相關(guān)的手續(xù)，才可以借閱。

二、檔案保管利用中保密工作所存在的問題

（一）檔案保管制度不健全

在現(xiàn)如今，人們漸漸意識到檔案的重要性，但是實際上對于檔案的保管依然存在著漏洞。一些基礎(chǔ)條件比較薄弱的單位、企業(yè)，不能較好地落實檔案庫房的“十防”管理工作。由于紙質(zhì)版檔案的特殊性，保管就需要特別注意。如果紙質(zhì)版檔案在潮濕的地方儲存會造成發(fā)霉、文字模糊現(xiàn)象，會影響檔案的使用；如果不能將檔案分門別類的存放，可能導(dǎo)致檔案保管不完善。在提供利用的時候，不能及時找到，會浪費大量地時間和精力，影響工作效率。除此以外，檔案保管要注意保密性，做好保密措施，庫房管理人員應(yīng)當加強監(jiān)管措施，可以通過監(jiān)控設(shè)備，人員的監(jiān)督，定期查看等一些措施，來降低風(fēng)險，健全檔案的庫房管理制度。

（二）網(wǎng)絡(luò)的安全性存在問題

網(wǎng)絡(luò)的問世，改變了人類生活。人們可以進行網(wǎng)上學(xué)習(xí)，工作，交往，購物等等活動。網(wǎng)絡(luò)在為人們的生活、工作提供便利的同時，也潛藏著巨大的安全隱患。一些不法分子通過網(wǎng)絡(luò)收集人們的個人信息，進行倒買倒賣個人信息的非法交易，以此來獲取暴利。還有一些黑客可能會利用網(wǎng)絡(luò)來偷盜重要的信息。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，網(wǎng)絡(luò)安全問題越發(fā)的嚴峻，大數(shù)據(jù)就是通過信息軟件，來對個人進行分析，就拿淘寶來說，在你瀏覽這個東西的時候，后臺就已經(jīng)可以分析出你的喜好，大致可以接受的價格范圍，買這件商品的可能性，淘寶就會推薦諸如此類的商品，來供你挑選，目的就是擴大消費，其實，這間接性的在讀取個人的隱私。所以，對于電子檔案的使用，存在著很大的風(fēng)險隱患。

三、檔案保管利用中保密問題的解決措施

（一）落實高校相關(guān)檔案專業(yè)的建立

國家建立高校，就是能源源不斷的向社會輸入優(yōu)秀人才，國家的領(lǐng)導(dǎo)人在二十世紀七十年代就率先認識到，國家的發(fā)展離不開人才，人才就像是肥料，中國的發(fā)展就像是大樹，肥料越優(yōu)質(zhì)，大樹才能茁長成長。才能枝繁葉茂，頂天立地。只有重新拾起高考制度，中國才有新的希望。在社會發(fā)展的今天，高校與社會緊密的聯(lián)系，通過了解社會，國家的需要，高校能建立相關(guān)的專業(yè)，從而培養(yǎng)相關(guān)的人才，為社會主義建設(shè)做貢獻。在得知社會需要檔案人才各大高校開設(shè)了相關(guān)的檔案管理專業(yè)，主要學(xué)習(xí)研究檔案文獻資料的收集、保管以及方法。它要求學(xué)生能夠培養(yǎng)記錄、邏輯分析能力，隨著社會現(xiàn)代化的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)的進步，檔案在向著電子化、自動化方向發(fā)展。隨之就需要高校師生轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思維方式，以數(shù)字管理方式為主，相對應(yīng)提高軟件的編程能力，為適應(yīng)社會的需要。

（二）創(chuàng)新檔案保管方式，實現(xiàn)精準管理

檔案管理對于黨政機關(guān)、事業(yè)單位、大中小型企業(yè)以及上百所科研機構(gòu)來說，都是重要的。但是，不是所有的企業(yè)，單位都實行統(tǒng)一化管理模式，可以根據(jù)企業(yè)，單位實際情況，來創(chuàng)新檔案保管方法，從而更好的實現(xiàn)保密效果。就精準管理而言，可以借鑒鎮(zhèn)海市首創(chuàng)的”啄木鳥”三色碼系統(tǒng)，就是根據(jù)三種不同的顏色，來區(qū)別每一位居民的健康檔案，開啟健康檔案信息化質(zhì)量內(nèi)控時代，這種方法改變了原有人工抽樣檢查健康檔案信息登記，彌補了原有方式存在的漏洞，這樣方法節(jié)約了時間，簡化了不必要的麻煩，企業(yè)，單位可以根據(jù)具體的檔案管理中存在的問題，改進傳統(tǒng)的方式，單一的軟件控制系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案質(zhì)量管理內(nèi)控精準化管理全覆蓋。

（三）權(quán)衡好檔案利用與保密之間的關(guān)系

在傳統(tǒng)觀念的影響下，大部分人存在著這樣的觀念，檔案的保密比檔案利用更加重要。其實不然，若是因為檔案很重要，不允許人使用，那么檔案的存在就沒有必要了，不能發(fā)揮其自身的價值，對于人們來說，就是廢紙。檔案保管利用過程中，一方面保管人員的監(jiān)察要到位，另一方面就要求使用者在使用的過程中遵守規(guī)章制度，不將檔案中涉及到的秘密隨意的傳播，不做違反法律法規(guī)的事情。在使用完后，使用者應(yīng)該如實的反映檔案現(xiàn)存的情況，并且應(yīng)該作出相應(yīng)的保證，不將檔案的內(nèi)容告知給他人，保守秘密。

（四）加強網(wǎng)絡(luò)監(jiān)督管理措施

對于檔案保管利用中保密問題的研究，可以通過加強軟件的安全等級，可以請相關(guān)專業(yè)的人才利用水印功能等功能，對檔案加密，除此之外，檔案的保管人員，為了不讓檔案落入非法人的手中，在人們使用之前，就要登記個人的信息，例如，身份證號，因為在對于每個人來說，身份證是一個人所存在的代表，是獨一無二，無法代替的。這樣人們在網(wǎng)絡(luò)世界里可以合法使用，既切實保障了檔案的安全。也減少網(wǎng)絡(luò)帶來的隱患。加強網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管，還應(yīng)該建立健全相關(guān)的法律制度，來規(guī)范人們的行為。這樣即使出現(xiàn)了相關(guān)的問題，也有法可依。

四、結(jié)語

檔案保管利用中保密問題是事關(guān)重大的，關(guān)乎整個社會的發(fā)展，對于檔案的保管人來說，要時時謹記職業(yè)準則，提高自身素質(zhì)，做到合理合法監(jiān)督，不從中謀取私利。對于使用者來說，要規(guī)范自己的行為，提高認知能力，不做違反法律的事情，盡最大的努力，為社會奉獻出自己的一份力。只有雙方共同協(xié)商，共同努力，才能將檔案發(fā)揮出最大的效用，為人類更好的謀福利。